KOMMUNSTYRELSEN. kallas till sammanträde onsdagen den 5 december kl i Borgmästaren, Kungsgatan 44, Lysekil, för behandling av följande ärenden:

Transkript

1 Innehållsförteckning Kallelsen/dagordning 1.1 Medborgarförslag - inrätta ett golfgymnasium 1.2 Rapport över ej verkställda beslut 3:e kvartalet 1.3 Offentlig miljö som konstform 2.1 Bildande av gemensam It-organisation 2.2 Ny byggnadsnämnd Svar på motion om framtagande av näringslivsstrategi 2.4 Förslag till revidering av avgifter brygg- och sjöbodsarrenden 2.5 Småbåtshamn vid Pinneberget 2.7 Tillägg till avtal avseende överföring av handelshamnsverksamhet Uppdaterade regler och taxor för småbåtshamnarna 5.3 Anmälningsärende 6.1 Sammanträdeskalender Strategi för e-samhället

2 KOMMUNSTYRELSEN kallas till sammanträde onsdagen den 5 december kl i Borgmästaren, Kungsgatan 44, Lysekil, för behandling av följande ärenden: OMRÅDE OCH ÄRENDE Område 1 Social omsorg och bildningsfrågor 1.1 Medborgarförslag - inrätta ett golfgymnasium i Lysekils kommun 1.2 Individ- och myndighetsnämndens rapport över ej verkställda beslut 3:e kvartalet Offentlig miljö i konstform Område 2 Bygg- och miljö, infrastruktur, näringsliv, sysselsättning och boende 2.1 Bildande av en gemensam IT-organisation för Lysekils- Munkedals- och Sotenäs kommun 2.2 Ny byggnadsnämnd Motion om framtagande av näringslivsstrategi i Lysekils kommun 2.4 Förslag till revidering av avgifter och villkor för brygg- och sjöbodsarrenden inom Lysekils kommun 2.5 Småbåtshamn vid Pinneberget, del av Vägeröd 1: Reglemente för den gemensamma nämnden Miljönämnden i Mellersta Bohuslän 2.7 Tillägg till avtal avseende överföring av handelshamnsverksamheten inom Lysekils kommuns hamnförvaltning till Kolholmarna AB samt bekräftelse av avtal om anläggningsarrende 2.8 Uppdaterade regler och taxor för småbåtshamnarna inklusive gästhamnarna Redovisning av fastighetsförsäljning

3 LYSEKILS KOMMUN Område 3 Ekonomi och personal Område 4 Övriga ärenden 4.1 Information från kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen Område 5 Anmälningsärenden 5.1 Anmälan av delegationsbeslut 5.2 Anmälan av bolags- och rådsprotokoll 5.3 Övriga anmälningsärenden Område 6 Kommunstyrelsen som nämnd 6.1 Sammanträdeskalender förslag 6.2 Strategi för e-samhället Lysekil KOMMUNLEDNINGSKONTORET/mld Roland Karlsson Ordf / Mari-Louise Dunert Sekr

4 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens ledningsutskott (16) 174 MEDBORGARFÖRSLAG - INRÄTTA ETT GOLFGYMNASIUM I LYSEKILS KOMMUN Dnr: LKS Toivo Tuulari har i ett medborgarförslag framfört önskemål om inrättande av golfgymnasium i Lysekils kommun alternativt utreda möjligheter till ett samarbete med Skaftö GK. Nämnden har genom förvaltningschefen Roland Mattsson kontaktat Skaftö GK och diskuterat ovanstående förslag. De kom gemensamt fram till att ett golfgymnasium inte var genomförbart däremot kunde golf ingå som en idrott inom idrottsgymnasium där skolan också erbjuder handboll, fotboll och ridning. Elevens tid tas från individuellt val (300 poäng 2008 numera 200 poäng) och läggs in i elevens schema alternativt utanför schema beroende på elevens boendeort. Nämnden har också utökat samarbetet att också gälla Sotenäs GK och Torreby GK för att på så vis bredda utbud och möjligheter för eleven. Detta upplägg har pågått sedan 2009 och fortgår även läsåret Enligt rapporter fungerar upplägget bra för både eleven, golfklubbarna och skolan. Eleven fullföljer sina studier och kan utveckla sin golf utifrån sina förutsättningar. För de elever som vill göra en vidare elitsatsning finns riksrekryterande golfgymnasier. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteskrivelse Ledningsutskottets förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att med hänvisning till förvaltningschefen för gymnasiet anfört anse medborgarförslaget besvarat. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen JUSTERING Sign:

5 Tjänsteskrivelse Till: Kommunstyrelserna i Lysekil Datum : Dnr: LKS Förvaltning : Lysekil och Sotenäs Gymnasie-Vuxenutbildning Handläggare: Roland Mattsson, förvaltningschef E-post : roland.mattsson@lysekil.se Svar:Remiss- Medborgarförslag angående inrättande av ett golfgymnasium i Lysekils kommun alternativt utreda möjligheter till ett samarbete med Skaftö GK Bakgrund Toivo Tuulari har i ett medborgarförslag framfört önskemål om inrättande av golfgymnasium i Lysekils kommun alternativt utreda möjligheter till ett samarbete med Skaftö GK. Nämnden genom fc Roland Mattsson kontaktade Skaftö GK och diskuterade ovanstående förslag. Vi kom gemensamt fram till att ett golfgymnasium inte var genomförbart däremot kunde golf ingå som en idrott inom vårt idrottsgymnasium där vi också erbjuder handboll, fotboll och ridning. Elevens tid tas från individuellt val(300 poäng 2008 numera 200 poäng) och läggs in i elevens schema alternativt utanför schema beroende på elevens boende ort. Nämnden har också utökat samarbetet att också gälla Sotenäs GK och Torreby GK för att på så vis bredda utbud och möjligheter för eleven. Detta upplägg har pågått sedan 2009 och fortgår även läsåret Enligt rapporter fungerar upplägget bra för både eleven, golfklubbarna och skolan. Eleven fullföljer sina studier och kan utveckla sin golf utifrån sina förutsättningar. För de elever som vill göra en vidare elitsatsning finns riksrekryterande golfgymnasier. Mot bakgrund av ovanstående anser nämnden att frågan är besvarad och hanterad. I tjänsten Roland Mattsson Förvaltningschef Lysekil och Sotenäs Gymnasie-Vuxenutbildningsnämnd

6 LYSEKILS KOMMUN Utdrag ur protokoll Bildningsnämnden (15) 12 REMISS/MEDBORGARFÖRSLAG ANGÅENDE INRÄTTANDE AV ETT GOLFGYMNASIUM I LYSEKILS KOMMUN ALTERNATIVT UTRED MÖJLIGHETER TILL ETT SAMARBETE MED SKAFTÖ GK Dnr BIN 08/ Toivo Tuulari, Fiskebäckskil, har i medborgarförslag framfört önskemål om inrättande av golfgymnasium i Lysekils kommun alternativt utred möjligheter till ett samarbete med Skaftö GK. Ärendet har remitterats till kommunstyrelsen, bildningsnämnden och gymnasienämnden för yttrande. Beredning Medborgarförslag från Toivo Tuulari, Fiskebäckskil. Remiss från kommunkansliet. Arbetsutskottets protokoll , 4. Samverkansprotokoll Bildningsnämnden beslutar att att uttala att det inte finns några synpunkter avseende inrättande av ett golfgymnasium samt nämnden är öppen för ett fortsatt samarbete med Skaftö GK inom ramen för fritidsverksamheten Exp.: Kommunstyrelsen Från det justerade protokollet rätt utdraget intygar:

7 LYSEKILS KOMMUN Utdrag ur protokoll Kommunfullmäktige (65) 192 MEDBORGARFÖRSLAG OM UTREDNING AV MÖJLIGHETERNA ATT INRÄTTA ETT GOLFGYMNASIUM Dnr: Toivo Tuulari, Fiskebäckskil, har i medborgarförslag föreslagit, att kommunen i första hand utreder möjligheterna att inrätta ett golfgymnasium, i andra hand att möjligheterna till en lokal variant av organiserat samarbete mellan kommunen och Skaftö GK utreds. Kommunfullmäktiges ordförande har remitterat medborgarförslaget till kommunstyrelsen, bildningsnämnden och Lysekil-Sotenäs gymnasienämnd. Beredning Medborgarförslag från Toivo Tuulari, Fiskebäckskil, Kommunfullmäktige beslutar att godkänna ordförandens åtgärd. Exp: Toivo Tuulari Kommunstyrelsen Bildningsnämnden Lysekil-Sotenäs Gymnasienämnd Från det justerade protokollet rätt utdraget intygar:

8

9 INDIVID- OCH MYNDIGHETSNÄMNDENS RAPPORT ÖVER EJ VERKSTÄLLDA BESLUT 3:E KVARTALET 2012 Dnr: Individ- och myndighetsnämnden har upprättat rapport till socialstyrelsen över ej verkställda beslut 3:e kvartalet Bestlutsunderlag Individ- och myndighetsnämnden beslut , 294 Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar anteckna redovisningen.

10

11

12

13 OFFENTLIG MILJÖ SOM KONSTFORM Dnr: LKS Projekt Offentlig miljö som konstform har pågått sedan 2007 i Fyrbodals kommuner. Syftet med projektet är att öka graden av helhetstänkande kring konst, arkitekturfrågor och offentligt planeringsarbete. Styrdokumentet Offentlig miljö som konstform Fyrbodalsmodellen har tagits fram i samarbete med Fyrbodals kommuner. Fyrbodals direktion antog styrdokumentet den 16 september 2010 och rekommenderar medlemskommunerna att anta dokumentet i sina fullmäktigeförsamlingar. Lysekil har deltagit i projektarbetet under större delen av projektperioden. I detta arbete har kultursekreterare liksom kultur- och fritidschefen varit involverade tillsammans med bland annat stadsarkitekt och enhetschef för plan- och byggenheten. Arbetet har också stämts av med kommunchefen. Beslutsunderlag Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse med bilaga Protokoll från bildningsnämndens arbetsutskott , 53 Bildningsnämndens protokoll , 73 Kommunstyrelsens ledningsutskott , 145 Bildningsförvaltningens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att utse en Beredningsgrupp för offentlig miljö med ansvar för offentlig gestaltning och konst i offentlig miljö, bestående av representanter från samhällsbyggnadsförvaltning, informatör, representanter från berörda kommunala bolag, samt bildningsförvaltning. Kommunfullmäktige beslutar att ha som målsättning att i framtiden avsätta 1 % av kommunens totala investeringsbudget till konstnärlig gestaltning av offentliga miljöer i respektive års budget i enlighet med ovan nämnda styrdokument. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen (24) 202 BILDANDE AV EN GEMENSAM IT-ORGANISATION FÖR LYSEKILS- MUNKEDALS- OCH SOTENÄS KOMMUN Dnr: LKS För att kunna möta framtida IT-utmaningar, bromsa kostnadsutvecklingen och för att kunna ge bibehållen service och IT-drift av god kvalitet förslår projektgruppen att IT-enheten i Sotenäs kommun ska ingå i servicenämnden för kommunerna Lysekil och Munkedal. I denna servicenämnd ingår kommunernas IT-drift och support (IT-organisation), med start Annan verksamhet kan när så behovet uppstår tillföras servicenämnden. Genom att skapa en gemensam IT-organisation underlättas samverkan för övriga verksamheter över kommungränserna. Sedan 2008 har områden aktuella för utökat samarbete undersökts i olika arbetsgrupper inom ramen för samarbetet mellan de fem kommunerna i norra Bohuslän på uppdrag av kommuncheferna och den politiska ledningen. Ett sådant område är IT-frågorna. För att undersöka möjligheter till IT-samarbete och hur detta samarbete ska förverkligas har en förstudie gjorts och två förstudierapporter skrivits, dessa rapporter har presenterats för kommunstyrelserna och för kommunchefernas ledningsgrupper samt facklig samverkan. Budgeten för den gemensamma IT-organisationen för Sotenäs, Munkedal och Lysekil ska ligga på samma nivå som idag eller på sikt minska. Den finansieras via kommunbidrag samt debitering till verksamheterna. Den totala budgetomslutningen 2013 ligger på samma nivå som för Beslutsunderlag IT-enhetens tjänsteskrivelse med bilagor Ledningsutskottets protokoll , 157 Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet för kompetterande utredning. Beslutet skickas till IT-enheten Justerare: Utdragsbestyrkande:

37 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens ledningsutskott (29) 157 BILDANDE AV EN GEMENSAM IT-ORGANISATION FÖR LYSEKILS- MUNKEDALS- OCH SOTENÄS KOMMUN Dnr: LKS För att kunna möta framtida IT-utmaningar, bromsa kostnadsutvecklingen och för att kunna ge bibehållen service och IT-drift av god kvalitet förslår projektgruppen att IT-enheten i Sotenäs kommun ska ingå i servicenämnden för kommunerna Lysekil och Munkedal. I denna servicenämnd ingår kommunernas IT-drift och support (IT-organisation), med start Annan verksamhet kan när så behovet uppstår tillföras servicenämnden. Genom att skapa en gemensam IT-organisation underlättas samverkan för övriga verksamheter över kommungränserna. Sedan 2008 har områden aktuella för utökat samarbete undersökts i olika arbetsgrupper inom ramen för samarbetet mellan de fem kommunerna i norra Bohuslän på uppdrag av kommuncheferna och den politiska ledningen. Ett sådant område är IT-frågorna. För att undersöka möjligheter till IT-samarbete och hur detta samarbete ska förverkligas har en förstudie gjorts och två förstudierapporter skrivits, dessa rapporter har presenterats för kommunstyrelserna och för kommunchefernas ledningsgrupper samt facklig samverkan. Budgeten för den gemensamma IT-organisationen för Sotenäs, Munkedal och Lysekil ska ligga på samma nivå som idag eller på sikt minska. Den finansieras via kommunbidrag samt debitering till verksamheterna. Den totala budgetomslutningen 2013 ligger på samma nivå som för Beslutsunderlag IT-enhetens tjänsteskrivelse med bilagor Ledningsutskottets förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att under förutsättning att fullmäktige i Sotenäs kommun fattar motsvarande beslut, låta Sotenäs bli en del av den gemensamma nämnd, som benämns Servicenämnden, för kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil. Kommunfullmäktige beslutar att nämnden ska bestå av två ledamöter och en ersättare från varje kommun. Respektive samverkanskommun väljer två ledamöter och en ersättare till den gemensamma servicenämnden Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättat förslag till reglemente. Kommunfullmäktige beslutar att godkänna upprättat förslag till samverkansavtal. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen JUSTERING Sign:

38 TJÄNSTESKRIVELSE Servicenämnden Datum: Förvaltn/enhet: IT-enheten Handläggare: Anders Siljeholm Telefon: E-post: Dnr: BILDANDE AV EN GEMENSAM IT-ORGANISATION FÖR LYSEKILS- MUNKEDALS- och SOTENÄS KOMMUN Sammanfattning För att kunna möta framtida IT-utmaningar, bromsa kostnadsutvecklingen och för att kunna ge bibehållen service och IT-drift av god kvalitet förslår projektgruppen (Anders, Hans, Johan, Malin och Kit) att IT-enheten i Sotenäs kommun skall ingå i servicenämnden för kommunerna Lysekil och Munkedal. I denna servicenämnd ingår kommunernas IT-drift och support (IT-organisation), med start Annan verksamhet kan när så behovet uppstår tillföras servicenämnden. Genom att skapa en gemensam IT-organisation underlättas samverkan för övriga verksamheter över kommungränserna. Bakgrund Sedan 2008 har områden aktuella för utökat samarbete undersökts i olika arbetsgrupper inom ramen för samarbetet mellan de fem kommunerna i norra Bohuslän på uppdrag av kommuncheferna och den politiska ledningen. Ett sådant område är IT-frågorna. För att undersöka möjligheter till IT-samarbete och hur detta samarbete ska förverkligas har en förstudie gjorts och två förstudierapporter skrivits, dessa rapporter har presenterats för kommunstyrelserna och för kommunchefernas ledningsgrupper samt facklig samverkan. Uppdraget till projektgruppen har varit att fortsätta med uppdraget och återkomma med förslag på lösning. Förutsatt att beslut fattas att IT-enheten i Sotenäs kommun skall ingå i gemensam ITorganisation påbörjas genomförandet. bör vara genomfört till årsskiftet 2014 och kommer bland annat att innehålla gemensam teknisk plattform hållbar för framtidens utmaningar och verksamheternas behov, analys om eventuellt behov av förstärkning av IT infrastrukturen. Budgeten för den gemensamma IT-organisationen för Sotenäs, Munkedal och Lysekil ska ligga på samma nivå som idag eller på sikt minska. Den finansieras via kommunbidrag samt debitering till verksamheterna. Den totala budgetomslutningen 2013 ligger på samma nivå som för 2012.

39 Nämndens sammansättning Då nämnden kommer att ges ett utpräglat driftsuppdrag är bedömningen att det kan vara lämpligt överväga att val av ledamöter sker med inriktningen att sakkunskap ska värderas före politiskt mandat. Antalet ledamöter i nämnden är två från varje kommun samt en ersättare. Syfte Syftet är att skapa en gemensam IT organisationen. IT- organisationen ska samverka i drift, support och utveckling. Följa kommunallagen i samverkansprojekt. Mål att kunna ge god service och IT-drift av hög kvalitet både nu och i framtiden en kostnadseffektiv utveckling genom stordriftsfördelar och gemensamma investeringar kostnadseffektiva gemensamma avtal, sker genom inköp av större kvantiteter av t.ex. licenser och datorer genom att samdrifta verksamhetssystem möjliggörs en större samverkan över kommungränserna Genom att samverka kunna bemöta ökade nationella krav, såsom o Nationell IT-strategi för vård och omsorg o IT-relaterade krav för och mål inom utbildningen o E-delegationen och regeringens strategi för utveckling av e-tjänster Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Kostnadsutvecklingen dämpas genom att utnyttja stordriftsfördelar 2. Miljö Ökad bilkörning, ev. minskad energiförbrukning tack vare effektivare IT-drift 3. Folkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS-05 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: 1. Under förutsättning att fullmäktige i Sotenäs kommun fattar motsvarande beslut, låta Sotenäs bli en del av den gemensamma nämnd, som benämns Servicenämnden, för kommunerna Sotenäs, Munkedal och Lysekil 2. Nämnden ska bestå av två ledamöter och en ersättare från varje kommun. Respektive samverkanskommun väljer två ledamöter och en ersättare till den gemensamma servicenämnden 3. Godkänna upprättat förslag till reglemente 4. Godkänna upprättat förslag till samverkansavtal

40 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (7) 1 (7) SERVICENÄMNDEN Sammanträdestid: kl 13:30-16:00 Lokal: Gäven, Stadshuset, Lysekil Beslutande ledamöter: Jan-Erik Larsson (opol Munkedal, ordf) Michael Johansson (opol Lysekil, vice ordf) Maria Strömberg (opol Munkedal) Marianne Olofsson (opol Munkedal) Ersättare: Tjänstemän: Icke tjänstgörande ersättare: Anders Siljeholm, it-chef Johan Carlgren, it-arkitekt/nämndsekreterare Paragrafer: Sekreterare: Ordförande: Justerare:.. Johan Carlgren.. Jan-Erik Larsson.. Michael Johansson ANSLAGSBEVIS: Nämnd: Servicenämnden Sammanträdesdatum: Anslagsdatum: Bevis om tillkännagivande av justering: Förvaringsplats: IT-enheten Justeringsdatum: Anslagets nedtagande:

41 LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Servicenämnden (7) 18 INFORMATION OM PÅGÅENDE ARBETE MED REVIDERING AV REGLEMENTE OCH SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE Enhetschefen informerar om det pågående arbetet och uppdragen han och IT-styrgruppen (ISG) fått att revidera samverkansöverenskommelsen och reglementet. Förslaget färdigställdes den 7 oktober och har skickats till Sotenäs för vidare beslut i deras politiska ledning. Servicenämnden informeras och skickar ärendet vidare för beslut i Lysekils och Munkedals KS, KF men med följande synpunkter. Servicenämndens synpunkter I reglementet: 2 Reglementet överensstämmer inte med samverkansöverenskommelsen och saknar lydelsen om att nämnden även ansvarar för utveckling av IT-miljön i syfte att stödja verksamheternas behov. Det står nu att den endast ansvarar för drift och support av IT-miljön. 14 Texten om politiska partier och styrkebalansen behöver tas bort. 18 Ska samtliga ärenden beredas i ISG och ISG då också är föredragande eller är avsikten att endast ärenden som berör ISG i enlighet med uppdraget i samverkansöverenskommelsen (punkten Forum ) förankras i ISG och därefter föredras av ansvarig tjänsteman för nämnden? Nämnden förordar det senare alternativet. I samverkansöverenskommelsen: 3 Nämnden önskar ett förtydligande vad som menas med verksamhetssystem där så är avtalat 6 Nämnden förordar att tjänstemän (framförallt inom IT-organisationen) med ansvar för och kunskap om modern IT-utveckling är föredragande inför nämnden. Däremot är det bra att ärendet förankras och lyfts till dialog i ISG. Forum Nämnden anser att ISG bereder ärenden mot servicenämnden bör bytas mot ISG bereder ärenden av övergripande karaktär mot servicenämnden Bilden Nämnden vill få ett förtydligande vad som menas med de olika heldragna, streckade resp. tjocka linjerna mellan de olika funktionerna samt vad ordet chefsskap innebär. Nämnden har också uppmärksammat att nämnden eller ISG bryter mot reglementet och samverkansöverenskommelsen i och med att bägge ordförandeposterna innehas av Munkedal. Justerare: Utdragsbestyrkande:

42 SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKIL KOMMUNER GEMENSAM IT-ORGANISATION MELLAN SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKILS KOMMUNER HAR TRÄFFATS FÖLJANDE AVTAL OM EKONOMISK REGLERING MM AVSEENDE GEMENSAM IT ORGANISATION. 1

43 Ändringhistorik Godkännande av dokument Av Namn Datum Författad av: Anders Siljeholm Granskad av: Granskad av: Granskad av: Godkänd av: Ändringshistorik Version# Datum Version Första utkastet Innehållsförteckning Ändringhistorik... 2 Godkännande av dokument... 2 Ändringshistorik Inledning Den gemensamma IT - organisationens ansvarsområde och uppgift Avgränsningar Förvaltningsorganisation Personal Administration Lokalisering Ansvar och roller... 5 Gemensamma styrdokument... 5 Systemförvaltning... 5 Forum Budget och verksamhetsstyrning... 6 Principer för kostnadsfördelning... 7 Gemensam hård och mjukvara... 7 Driftskostnader... 7 Investeringar... 7 Avtal interna tjänster... 7 Ersättning... 8 Övergångsregler... 8 Avvecklingskostnader

44 Övriga principer för kostnadsfördelning Kvalitet och uppföljning Äganderätt till lös egendom Redovisning... 8 Redovisningsprinciper Försäkringar Tvister Omförhandling Avtalsperiod Villkor för giltighet... 9 Bilaga 1 - Principer för kostnadsfördelning Innehållsförteckning Avtalets omfattning Principer för investeringar Investeringar Ränta och kapitalkostnader Ägande av utrustning Omställningskostnader Projekt Kompetensutveckling Support, drift- och förvaltningskostnader Personal Serverhallar IT - infrastruktur och IT - drift IT arbetsplatser Utskrift Reglering av eventuella överskott/underskott Principer för fakturering och betalning Avtalstid och uppsägning

45 1 Inledning Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner har kommit överens om att from inrätta en gemensam nämnd, kallad servicenämnd. Detta dokument innehåller samarbetsavtalet för IT verksamheten, vilken kommer att ingå som en del i ansvaret för den gemensamma servicenämnden. Syftet med den gemensamma IT - organisationen är i första hand att genom att tillhandahålla samordnade IT tjänster uppnå kostnadseffektivitet genom ett bredare användarunderlag (stordriftsfördelar) samt i andra hand verka för en standardisering av kommungemensamma IT tillämpningar (synergieffekter). Genom samverkan skapas också bättre möjligheter att möta omvärldens krav på IT verksamhet t.ex. inom områdena vård, omsorg och skola samt krav på utveckling av e-tjänster. 2 Den gemensamma IT - organisationens ansvarsområde och uppgift Verksamheten omfattar tillsvidare IT - drift i respektive kommun. Undantaget IT driften för entill- en satsningen för Gymnasiet i Lysekil vilken är upphandlad av en extern leverantör. Verksamheten ansvarar utifrån fastställda förutsättningar och ramar för en effektiv och ändamålsenlig IT- försörjning, omfattande; Ansvarar för ändamålsenlig leverans av IT Upprätthållande av servicenivåer och kvalitet för tillhandahållna tjänster Efterlevnad av regler, riktlinjer och styrande verksamhetsbehov Förvaltning av strategiska planer för IT Den gemensamma IT organisationens uppgift är att tillhandahålla IT-drift, support, förvaltning samt utveckling av Sotenäs, Munkedals och Lysekils IT-miljö. Lysekils kommun är värdkommun och servicenämnden ingår i Lysekils kommuns organisation. 3 Avgränsningar Den gemensamma IT-organisationen ansvarar för driften av kommunernas verksamhetssystem och program där så är avtalat. Det innebär att varje förvaltning/enhet köper sina verksamhetsprogram och IT - organisationen ansvarar för driften. 4 Förvaltningsorganisation IT - organisationen ska ledas av en IT chef. 5 Personal Lysekils kommun är anställningsmyndighet för personal inom den gemensamma ITorganisationen. Vid överflyttning till annan huvudman tillämpas verksamhetsövergång. Personalförmåner t.ex. intjänade tjänsteår, semester etc. följer därmed med till värdkommunen. Lysekils kommun ansvarar för att IT - organisationens personal har den kompetens som behövs för verksamheten. Samtliga nyanställningar av personal inom servicenämndens verksamhetsområde skall göras av Lysekils kommun med Lysekils kommun som arbetsgivare. 4

46 6 Administration IT-organisationen handlägger ärenden genom tjänsteskrivelser som ISG bereder till servicenämnden. IT-organisationen verkställer nämndens beslut avseende IT-verksamheten. 7 Lokalisering IT -organisationen ska vara lokaliserad på det mest effektiva sättet i enlighet med värdkommunens lokalstyrningsprinciper. 8 Ansvar och roller För att kunna bedriva en verksamhets och kundfokuserad IT-verksamhet behöver ansvar och roller inom IT-organisationen och inom respektive kommun vara tydligt definierade. I samband med etablering av den gemensamma IT-driftorganisationen kommer ett antal forum och funktioner att införas. Här beskrivs dessa forum och funktioner samt vilka uppgifter och ansvar de har. Gemensamma styrdokument Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner ska gemensamt genom ISG utarbeta styrdokument som reglerar användandet av IT i kommunerna (IT -strategi, IT-policy och ITplan) Systemförvaltning Systemägarna för verksamhetssystemen inom kommunen ska med stöd av IT - organisationen utveckla en väl fungerande systemförvaltning. Forum Ett antal forum kommer initialt att upprättas i den gemensamma IT- organisationen. Representation och mötesfrekvens får gemensamt överenskommas mellan ITorganisationen och verksamheten inom respektive kommun. Kommunchefernas ledningsgrupper utser en IT-styrgrupp (ISG) som har till uppgift att ta fram strategier, policys och planer för kommunerna i ett tre årsperspektiv, revideras varje år, detta utifrån verksamheternas verksamhetsplaner och detta tillsammans med IT-organisationen. ISG ska verka för att alla deltagande kommuner får ett gemensamt mål med IT-stöd i verksamheterna. ISG bereder ärenden mot servicenämnden. Varje samverkande kommun har två representanter i styrgruppen Ordförandeskapet byts varje år och kan inte innehas av den kommun som har ordförandeskapet i Servicenämnden. Gemensamma referensforum ska skapas för samverkande kommuners olika verksamheter Ett för barn- och utbildning, ett för vård- och omsorg, och ett för övrig verksamhet. Varje kommun ska representeras av: Minst en verksamhetsföreträdare. De systemansvarige för övergripande verksamhetsystem (kan vara gemensam när kommunerna har gemensamma ITsystem) Minst en representant från ISG. Dessa forum ska ske regelbundet. Dagordning ska finnas och protokoll ska skrivas enligt god mötessed IT-chefen är sammakallande Möten ska ske minst tre gånger per år per forum 5

47 9 Budget och verksamhetsstyrning Den gemensamma IT-organisationens verksamhet ska läggas fast i en verksamhetsplan som inkluderar budget. Verksamhetsplanen ska omfatta tre år. Underlag från respektive kommuns verksamhet på nödvändiga/önskvärda investeringar ska lämnas till IT - verksamheten senast oktober året före planperioden. Förslag till verksamhetsplan ska överlämnas till kommunerna för samråd senast oktober året före planperioden. Värdkommunen ska fastställa budgeten för verksamheten. Gemensamma överläggningar mellan kommunernas budgetberedningar och servicenämnden om ekonomiska ramar för kommande års drift- och investeringsbudget och verksamhet skall ske under perioden mars - oktober. Värdkommunen ansvarar för att upprätta fungerande rutiner för budgetprocess. Alla ingående kommuner har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Värdkommunen tillser att det etableras fungerande avrapporteringsrutiner. Den gemensamma IT-organisationen ska årligen avge verksamhetsberättelse till de samverkande kommunerna för föregående verksamhetsår i enlighet med rapporteringsrutinen för värdkommunen. 6

48 Resultatöverföring av föregående års resultat skall behandlas i samband med överläggningar om ramar för kommande år. Resultatöverföring ska ske enligt fördelningen (Sotenäs-Munkedal-Lysekil) baserat på invånarantal. Principer för kostnadsfördelning Den gemensamma IT-organisationen avser att vara finansierad genom dels ett kommunbidrag dels genom intäkter från debitering av tjänster enligt nedanstående specifikation; Av den totala budgeten finansieras 36 % av kommunbidraget och 64 % finansieras av interndebiteringar enligt tjänstekatalog (PC-arbetsplatser). Kommunbidraget ska fördelas enligt % (Sotenäs-Munkedal-Lysekil) principen. Kommunbidragets andel av den totala finansieringen kan komma att ändras över tid beroende på utbudet i tjänstekatalogen. År 1 respektive kommuns befintliga IT budget samt omställningskostnader (löner, bandbredd, lokalanpassningar) År 2 och framåt en delad kostnad enligt nedanstående modell; a) ett kommunbidrag (täcker fasta kostnader) från respektive kommun baserat på ingångskostnader i samarbetet ( ). b) debitering enligt tjänstekatalog Överskott och underskott ska fördelas mellan kommunerna enligt (Sotenäs- Munkedal-Lysekil). Gemensam hård och mjukvara Investeringar i gemensam hård- och mjukvara för de samverkande kommunerna så som t.ex. serverhall, servrar, aktiv utrustning i nätet, arbetsstationer samt system för t.ex. säkerhet, underhåll, övervakning, service desk, och säkerhetskopiering görs av värdkommunen genom IT driftorganisationen. Driftskostnader Driftkostnader för verksamhet enligt detta avtal fördelas mellan kommunerna genom debitering av utnyttjade tjänster samt ett kommunbidrag för att täcka de fasta kostnaderna. I driftkostnaderna ingår samtliga driftåtaganden enligt detta avtal så som kapitaltjänstkostnader, hyreskostnader, kostnad för hård och mjukvara, löner, sociala avgifter, bil och reskostnadsersättning, fortbildning, lokalkostnader, försäkringar och overheadkostnader. Investeringar Investeringar i fasta installationer t.ex. kabeldragning i fastigheter för verksamhet i Lysekil finansieras av Lysekils kommun och investeringar för verksamhet i Munkedal finansieras av Munkedals kommun samt investeringar för verksamhet i Sotenäs finansieras av Sotenäs kommun. Genomförd investering förblir respektive kommuns egendom. Avtal interna tjänster Mellan servicenämnden och aktuella förvaltningar i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommun skall separata avtal tecknas om köp och försäljning av interna tjänster. Servicenämnden skall ha möjlighet att besluta om tjänstens omfattning och kvalitet. Prissättningen skall baseras på självkostnadsprincipen. 7

49 Ersättning Medlemskommunens kommunbidrag för och köpta tjänster av servicenämnden skall överföras till värdkommun tertialvis i förskott. Slutredovisning för föregående år skall upprättas i samband med bokslutet varefter återbetalning alternativt fyllnadsbetalning skall ske. Vid slutredovisning skall avräkning ske för eventuell resultatöverföring. Övergångsregler Kommunernas respektive resterande kapitalkostnader för befintliga IT- investeringar ska beaktas i den överenskomna debiteringskonstruktionen tills objektets värde är helt avskrivna. Omställningskostnader, i form av driftskostnader av engångskaraktär, som uppstår i Sotenäs kommun under 2013 till följd av att den gemensamma IT-organisationen inrättas, ska betalas av Sotenäs kommun. Dessa kostnader skall godkännas i förhand av kommunen. Avvecklingskostnader IT- organisationens ekonomi och investeringar ska dokumenteras på ett sätt som gör att eventuella avvecklingskostnader kan hanteras i händelse av att avtalet sägs upp av någon av kommunerna. Övriga principer för kostnadsfördelning Övriga principer för kostnadsfördelning i enlighet med bilaga 1 Avtal, principer för kostnadsfördelning, gemensam IT-organisation, Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. 10 Kvalitet och uppföljning IT-stödets innehåll och kvalitet ska baseras på verksamhetens krav och behov. Uppföljning av uppnådda effekter ska göras regelbundet utifrån värdkommunens kvalitetssystem och presenteras för servicenämnden. 11 Äganderätt till lös egendom Äganderätt till lös egendom som anskaffas efter avtalets ikraftträdande, ägs av servicenämnden, dvs Lysekils kommun. Gemensamma inventarier och annan lös egendom som fanns i båda kommunerna överförs till värdkommunen om inte annat överenskommes. Undantag gäller när någon verksamhet gör investeringar i något som är direkt kopplat till den egna verksamheten t.ex. verksamhetssystem. Respektive kommun/verksamhet blir då ägare till det som förvärvats. Om den gemensamma IT - organisationen upphör sker en fördelning av tillgångar enligt särskild förhandling mellan parterna. Utgångspunkten är att fördelningen ska ske rättvist med beaktande av den volym som respektive kommun bidragit till för investeringen och dess faktiska värde enligt avskrivningsplan. 12 Redovisning Sammanfattande redovisning av servicenämndens verksamheter sker i Lysekils kommuns redovisningssystem. Detaljerad uppföljning av verksamheten i respektive kommun 8

50 översändes i enlighet med värdkommunens rapporteringsmodell till vederbörande nämnder och förvaltningar i Sotenäs och Munkedal. Redovisningsprinciper Redovisning av servicenämndens verksamheter skall ske enligt god redovisningssed och följa råd och anvisningar från Rådet för kommunal redovisning. Samverkanskommunerna skall tillämpa gemensamma principer avseende i servicenämnden ingående verksamheter. 13 Försäkringar Värdkommunen svarar för att det finns ett tillräckligt försäkringsskydd för den egendom som är i värdkommunens besittning och som disponeras för den gemensamma verksamheten. För IT-utrustning som ägs av kommunerna själva eller är placerade av IT-organisationen i verksamhetens lokaler svarar respektive kommun för att det finns tillräckligt försäkringsskydd. 14 Tvister Tvister i anledning av detta avtals tillkomst, tolkning, tillämpning eller giltighet samt ur avtalet härflytande rättsförhållanden, skall i första hand avgöras i samråd mellan respektive kommuns kommunstyrelse. I andra hand skall det avgöras enligt gällande lag om skiljemän Skiljeförfarandet sker i Göteborg av en ensam skiljeman som på parts begäran utses av ordföranden i Västra avdelningen av Sveriges Advokatförbund. Rättegångsbalkens bestämmelser om förening av mål och fördelning av rättegångskostnader skall äga tillämpning, Att skiljeförfarandet inletts befriar ej part från skyldigheten att fullgöra sina övriga förpliktelser enligt avtalet. Avser tvistens/tvisternas värde (kapitalbeloppet) ett sammanlagt belopp överstigande :- kr, skall skiljenämnden bestå av tre ledamöter, att utses på samma sätt som anges i lagen om skiljemän. Skiljeförfarandet skall äga rum i Göteborg. 15 Omförhandling Varje kommun har rätt att begära omförhandling av villkoren i detta avtal om väsentlig förändring sker som inverkar på avtalets fullgörande. 16 Avtalsperiod Detta avtal gäller och därefter förlängs avtalet med 4 år i sänder om det inte sägs upp av någon av parterna senast 1 år före avtalstidens utgång. En uppföljning och revidering av avtalet skall ske senast Villkor för giltighet Detta avtal förutsätter för sin giltighet att det, med beslut som sedermera vinner laga kraft, godkänts av kommunfullmäktige i Sotenäs, Munkedal respektive Lysekils kommuner. 9

51 Bilaga 1 - Principer för kostnadsfördelning PRINCIPER FÖR KOSTNADSFÖRDELNING GEMENSAM IT-ORGANISATION SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKILS KOMMUNER 10

52 Innehållsförteckning 1 Avtalets omfattning Principer för investeringar Investeringar Ränta och kapitalkostnader Ägande av utrustning Omställningskostnader Projekt Kompetensutveckling Support, drift- och förvaltningskostnader Personal Serverhallar IT- infrastruktur och IT-drift IT arbetsplatser utskrift Reglering av eventuella överskott/underskott Principer för fakturering och betalning Avtalstid och uppsägning

53 1 Avtalets omfattning Detta avtal omfattar den gemensamma IT - organisationen för Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. 2 Principer för investeringar Den gemensamma IT- organisationen avser att vara finansierad dels genom ett kommunbidrag och dels genom debitering av tjänster till organisationerna. Investeringar avsedda för den nya gemensamma IT organisationen görs av värdkommunen. Investeringar i gemensam hårdvara och mjukvara för de samverkande kommunerna såsom t.ex. serverhall, servrar, aktiv utrustning i nätet, arbetsstationer samt system för t.ex. säkerhet, underhåll, övervakning, service desk och säkerhetskopiering görs av värdkommunen. När det i detta avtal nedan anges att fördelning av kostnader mm ska ske efter kommunstorlek avses förhållandet mellan kommuninnevånare i respektive kommun vid per den 1/1 innevarande år. När det anges nyttjande av tjänst som fördelningsgrund avses den fastställda kostnaden för nyttjande av respektive tjänst som IT organisationen tillhandahåller till respektive kommun. 2.1 Investeringar Investeringar i gemensam hård och mjukvara för de samverkande kommunerna som genomförts innan samverkansavtalet börjar ska överföras till värdkommunen. 2.2 Ränta och kapitalkostnader På alla investeringar utgår ränta på restvärdet. Räntesatsen är enligt värdkommunens internränta. Ränta och kapitalkostnader belastas servicenämnden enligt värdkommunens regelverk. 2.3 Ägande av utrustning När det funktionella ansvaret övergår till den gemensamma IT - organisationen flyttas även ägandet av utrustning. Övertagandet ska ske till ett dokumenterat och fast värde, senast Omställningskostnader Omställningskostnader är kostnader av engångskaraktär, som uppstår till följd av att den gemensamma IT-organisationen inrättas, som kompetensutveckling, migreringsprojekt, inventeringsarbeten, utökning av bandbredd mm. 4 Projekt De projekt som pågår innan den nya IT-organisationen är etablerad ska bemannas med en projektorganisation från den nya organisationen. Omfattning och vad som ska levereras föregås av en projektbeskrivning eller en förstudie. Av denna ska det framgå vilken fördelning av kostnader som ska tillämpas. 12

54 5. Kompetensutveckling All kompetensutveckling faller inom ramen för kompetensutveckling i den gemensamma ITorganisationen. 6 Support, drift- och förvaltningskostnader Den gemensamma IT - organisationen ska vara finansierad dels genom ett kommunbidrag och dels intäktsfinansierad genom försäljning av tjänster till verksamheten. Funktionen telefoni omfattas tills vidare inte av detta avtal. 6.1 Personal Personalkostnader kan ses som en summerad helhet bestående av bl.a. följande delar; Löner till arbetstagare Semesterlön Sjuklön Traktamenten Bilersättningar Personalomkostnadspålägg (innefattar arbetsgivaravgifter, kollektiv avtalad pension, samt kostnader för centrala fackliga representanter) Avgifter för kurser Friskvård Personalrepresentation Lokalhyror Hyra/leasing av inventarier Hyra/leasing av bilar inkl. drivmedel och service Förbrukningsinventarier Förbrukningsmaterial Tele- och IT kommunikation Resekostnader Försäkringskostnader Föreningsavgifter Overhead-kostnader för central administration inkl. nämndens kostnader avseende ITdriftsorganisation Andra liknande personalomkostnader samt sådana kostnader som framgent kan tillkomma eller förändras 6.2 Serverhallar I serverhallar ingår bl.a. följande delar/områden; Lokalhyror inkl. elförbrukning Skalskydd Larm Släckutrustning Kylanläggning UPS (batteribackup) Reservkraft (dieselaggregat) Serviceavtal Kapitaltjänstkostnader 13

55 Försäkringskostnader 6.3 IT - infrastruktur och IT - drift I IT-infrastruktur ingår bl.a. följande delar/områden; Förbrukningsinventarier (ersättningsutrustning) Serviceavtal IT-program (serverlicenser, databas, underliggande system) Tele och IT kommunikation Kommunikationsutrustning (aktiv utrustning) Hyra av kommunikationslänkar Hyra av svartfiber E-post Spamfilter Backup Datalagring Servermiljö Brandvägg Integrationsplattform Antivirus Övervakning Försäkringskostnader Konsulttjänster (teknikstöd) 6.4 IT arbetsplatser IT arbetsplatsen är intäktsfinansierad genom hyra av PC och basapplikationer som operativsystem, Officepaketet, antivirusprogram, klient för programdistribution. I området IT arbetsplatser ingår bl.a. följande delar/områden; Leverantörstjänster (garantihantering + tillkommande konfigurering vid installation) IT program (ex antivirusprogram + Officeprogram) Kapitalkostnader Försäkringskostnader Förbindelser och kommunikation 6.5 Utskrift Hanteringen av utskrift sker på olika sätt i kommunerna. Ett gemensamt projekt kring utskriftshantering för att utveckla utskriftstjänsterna ska planeras. 7 Reglering av eventuella överskott/underskott Eventuella över/underskott under ett år ska regleras enligt principen. Reglering av över/underskott sker nästkommande år. 8 Principer för fakturering och betalning Den fastställda kostnaden debiteras tertialvis. Mervärdesskatt tillkommer. Betalning ska erläggas senast 30 dagar efter fakturans utställningsdag. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta från förfallodagen enligt gällande räntelag. 14

56 9 Avtalstid och uppsägning Detta avtal gäller från och med till och med , under förutsättning att kommunfullmäktige i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner har godkänt avtalet genom att beslutet vinner laga kraft. Om inte skriftlig uppsägning av avtalet sker senast 12 månader innan avtalstidens utgång förlängs avtalet med 4 år. 15

57 REGLEMENTE SOTENÄS, MUNKEDALS OCH LYSEKILS GEMENSAMMA SERVICENÄMND GÄLLADE FRÅN OCH MED

58 Ändringhistorik Godkännande av dokument Av Namn Datum Författad av: Anders Siljeholm Granskad av: Granskad av: Granskad av: Ändringshistorik Version# Datum Version Första utkastet Innehåll Ändringhistorik... 2 Godkännande av dokument... 2 Ändringshistorik Gemensam servicenämnd för kommunerna Lysekil och Munkedal Nämndens uppgift och ansvarsområde Ingående verksamheter Förändring av nämndens ansvarsområde Relation till huvudmännen Relation till utomstående Yttrande och upplysningar Ansvar och rapporteringsskyldighet Nämndens sammansättning Sammanträden Ordförande och vice ordförande Ordförande och vice ordförandes uppgifter Sekreterare Ersättarnas tjänstgöring och inkallande Ledamot och ersättares tjänstgöring Ersättare för ordföranden Ersättares tjänstgöring Kallelse till möten Justering av protokoll Reservation Delgivning Undertecknande av handlingar

59 1 Gemensam servicenämnd för kommunerna Sotenäs, Munkedals och Lysekil Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner har kommit överens om att samverka genom en gemensam servicenämnd. Lysekils kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i Lysekils kommuns organisation. För att samordna kommunernas styrning och ledning av IT-verksamheten inrättas en ITstyrgrupp av kommuncheferna. Samverkan möjliggörs genom Lag om ändring i kommunallagen, SFS 1197:550 vilken trädde i kraft Därigenom markeras att den gemensamma nämnden skall ses som vilken kommunal nämnd som helst. Den gemensamma nämnden skall vid tillämpning av kommunallagen behandlas som övriga nämnder om inget annat sägs. Regel härom finns intaget i 3 kap. 3b kommunallagen. 2 Nämndens uppgift och ansvarsområde Nämndens uppgift är att erbjuda IT - drift och support till verksamheterna inom de i avtalet ingående kommunerna. Verksamheten skall bedrivas inom tilldelade ekonomiska resurser och bedrivas på ändamålsenligt och effektivt sätt. Nämnden skall följa de uppdrag, ramar och direktiv som de samverkande kommunerna beslutar. I enlighet med de mål, riktlinjer och ekonomiska ramar som fullmäktige i respektive kommun anger ansvarar nämnden för att: a) utvärdera befintlig och framtida användning av IT b) styra de interna IT funktionerna för att säkerställa att stödet svarar mot verksamhetsbehovet c) övervaka ekonomi, regel - efterlevnad och utförande enligt fastställda planer d) följa utvecklingen inom nämndens ansvarsområden avseende effektivisering ur ett regionalt och nationellt perspektiv Nämnden skall årligen avge berättelse över sin verksamhet till kommunerna i enlighet med respektive kommuns rapporteringsplan. 3 Ingående verksamheter I Sotenäs, Munkedals och Lysekils gemensamma servicenämnd ingår IT-verksamhet enligt samverkansöverenskommelsen. 4 Förändring av nämndens ansvarsområde För att förändra den gemensamma nämndens ansvarsområde krävs beslut om nytt reglemente i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuners fullmäktige. 3

60 5 Relation till huvudmännen Den gemensamma nämnden tillsätts av Lysekils kommunfullmäktige och ingår i Lysekils kommuns nämndorganisation samt har sitt säte i Lysekil. Nämnden är en egen myndighet liksom övriga nämnder i Lysekils kommun. Nämnden är ingen egen juridisk person. Avtal träffas på alla ingående kommunernas vägnar. Nämnden ansvarar gentemot respektive kommun för den verksamhet och de uppgifter som denne lägger på nämnden. Nämnden har att tillämpa värdkommunens policys och regelverk. Nämnden beslutar om i kommunerna ingående IT drift och support samt i vilken form den ska bedrivas, t.ex. egenregi eller outsourcad. 6 Relation till utomstående Den gemensamma nämnden företräder de samverkande kommunerna och ingår avtal för deras räkning. Varje huvudman är gentemot sina kommuninvånare ansvarig för nämndens verksamhet. 7 Yttrande och upplysningar Nämnden skall inom sitt verksamhetsområde avge de yttrande och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive fullmäktige, kommunstyrelse eller kommunernas övriga nämnder. Ordföranden och vice ordföranden i nämnden, revisorerna samt anställda i de samverkande kommunerna är skyldiga att lämna upplysningar vid fullmäktiges sammanträden om det inte finns något hinder mot det på grund av sekretess enligt lag. Ledamöter i fullmäktige i de samverkande kommunerna har rätt att interpellera och ställa frågor om den gemensamma nämndens handläggning av ärenden. Nämnden får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. 8 Ansvar och rapporteringsskyldighet Nämnden skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som respektive fullmäktige har bestämt, de föreskrifter som finns i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente och samverkansöverenskommelsen. Nämnden skall regelmässigt till respektive kommunfullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret i enlighet med respektive kommuns rapporteringsplan. 9 Nämndens sammansättning Nämnden skall bestå av 6 ledamöter och 3 ersättare. Varje kommunfullmäktige utser två ledamöter och en ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. 4

61 Första mandatperioden sträcker sig till och med Härefter är mandatperioden fyra år räknat från och med 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige har ägt rum. 10 Sammanträden Nämnd sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde skall hållas om minst 1/3 av ledamöterna begär det eller ordföranden anser att det behövs. Den gemensamma nämnden sammanträder på plats och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde skall dock ske minst 2 gånger per år. 11 Ordförande och vice ordförande Av kommunallagen följer att värdkommunen ska utse en ordförande och en vice ordförande. Posterna som ordförande och vice ordförande ska rotera mellan de deltagande kommunerna och följer mandatperioderna. 12 Ordförande och vice ordförandes uppgifter Ordföranden skall leda, samordna och övervaka nämndens verksamhetsområde. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörandet av denna uppgift. 13 Sekreterare Nämnden utser sekreterare. Sekreteraren skall föra protokoll sköta kallelser och utföra uppgifter i övrigt i anslutning till detta. 14 Ersättarnas tjänstgöring och inkallande Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare deltaga i ett sammanträde skall en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt skall ersättarna tjänstgöra enligt den av kommunfullmäktige mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, skall själv kalla sin ersättare. I första hand kallas ersättare in från samma kommun, som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in. 15 Ledamot och ersättares tjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. 5

62 En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 16 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindra att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 17 Ersättares tjänstgöring Icke tjänstgörande ersättare har rätt att deltaga i överläggningarna vid sammanträden. 18 Beredning av ärenden Samtliga ärenden som nämnden behandlar skall beredas av de tre kommunerna genom ITstyrgrupp. 19 Kallelse till möten Ordförande svarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen skall på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde skall den till åldern äldste ledamoten göra detta. 20 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. 21 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. 22 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden, föredragande eller annan anställd som nämnden bestämmer. 6