Marty Parker, huvudansvarig, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, huvudansvarig, UniComm Consulting, LLC

Transkript

1 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Hur Unified Communications kan erbjuda föregripande åtgärder i kärva ekonomiska tider och hur Microsofts UC lösningar kan förverkliga dessa åtgärder i ditt företag Marty Parker, huvudansvarig, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, huvudansvarig, UniComm Consulting, LLC Uppdaterad i augusti 2009

2 ii Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Inledning Företag strävar alltid efter att skära ned på kostnaderna och optimera resursanvändningen. I dessa kärva ekonomiska tider är det här behovet större än någonsin. I det här dokumentet riktas uppmärksamheten mot de potentiella besparingar på drygt amerikanska dollar per år och per anställda som kan göras genom att använda Microsoft Unified Communications i företaget. Unified Communications (UC) är ett nytt sätt att tänka när det gäller kommunikationsmetoder och lösningar, som öppnar upp för nya sätt att göra både direkta och långsiktiga kostnads och resursbesparingar. Tidigare har kommunikationsbaserade aktiviteter främst utförts manuellt, vilket har gett upphov till förseningar och tillfälliga lösningar. Med UC kan de här kommunikationsstegen förenklas och bäras upp av programvara för att minska kostnaderna och samtidigt förbättra resultaten. Det här dokumentet behandlar olika besparingsmöjligheter och vilka åtgärder som kan vidtas i tre huvudkategorier i syfte att nå ekonomisk vinning: Minska direkta kostnader för kommunikationstjänster, till exempel för telekom och mobila tjänster, värdbaserade ljud och videokonferenser samt relaterade utgifter, till exempel för resor och kontorslokaler. Potentiella årliga besparingar från 2,6 till över 8 miljoner amerikanska dollar per anställda. Konsolidera kommunikationsinfrastrukturen för att sänka driftskostnaderna genom att ersätta flera olika och utspridda äldre produkter med de integrerade funktionerna i de nya UC lösningarna. Potentiella årliga besparingar ligger på runt 0,9 miljoner amerikanska dollar per anställda. Använda humankapitalet genom att ge stöd åt individuell produktivitet, arbetsgrupper och samarbete samt hantera oförutsedda risker med företagsadministration och säker kommunikation. Potentiella årliga totala besparingar från 2 miljoner amerikanska dollar per anställda och uppåt. De besparingsåtgärder som föreslås i det här dokumentet kan ge en återbetalningstid för investeringen på 6 till 9 månader och många företag får en kortare återbetalningstid när de tillämpar de högbesparande åtgärderna, d.v.s. med återbetalning som sker inom en årsbudget. Riktlinjer för att beräkna besparingar anges och stöds av referenser från fallstudier. Varje besparingsmöjlighet med UC anges generellt, och åtföljs av rekommenderade åtgärder med Microsofts UC lösningar och i vissa fall kompletterande lösningar för hantering av säkerheten. Microsoft Exchange Server 2007 eller Exchange Server 2010 för e post, röstbrevlåda, kalender och kontakter Microsoft Office Communications Server 2007 R2 för VoIP, konferenser (ljud, video och webb), snabbmeddelanden och närvaroinformation Microsoft Forefront för ett integrerat skydd för åtkomst och säkerhet Microsoft System Center för systemadministration

3 Innehåll Inledning... ii Det ekonomiska klimatet under 2009 och därefter... 1 Vad är Unified Communications och hur gör tekniken skillnad?... 1 Microsofts Unified Communications lösningar... 2 Möjligheter till kostnads och resursbesparingar med UC lösningar... 3 Minska direkta kostnader... 3 Möjlighet: Minska resekostnader... 4 Möjlighet: Minska kostnaderna för konferenstjänster... 5 Möjlighet: Minska kostnader för avgiftsbelagda nummer och mobiltelefoner... 6 Möjlighet: Minska lokalkostnaderna... 8 Optimera kommunikationsinfrastrukturen... 9 Möjlighet: Konsolidera kommunikationssystem...10 Möjlighet: Konsolidera meddelandesystemen och optimera infrastrukturhanteringen Möjlighet: Konsolidera UC programvarupaket Möjlighet: Optimera programvarulicenser Använda humankapital och hantera risker Möjlighet: Förbättra personalens effektivitet Möjlighet: Smidiga arbetsgrupps och samarbetsprojekt...18 Möjlighet: Förenkla säkerheten och förbättra skyddet Möjlighet: Förenkla administration och efterlevnad Sammanfattning Bilaga A: Fristående programkonsolideringar Bilaga B: Om författarna... 28

4 1 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Det ekonomiska klimatet under 2009 och därefter Försämringen när det gäller de globala ekonomiska förhållandena under det senaste året erbjuder både oförutsedda utmaningar och potentiella möjligheter för dagens IT och verksamhetschefer. Turbulensen som uppstod till följd av kollapsen av världens finansiella marknadssystem och efterföljande osäkerhet och effekterna för företagen innebär att många tidigare prioriteringar måste läggas åt sidan för att möta brådskande nya situationer. Det ekonomiska klimatet innebär även en ny typ av utmaning eftersom företag under de senaste årtiondena har blivit mycket mer globala. I vissa fall globaliserar företag sin egen verksamhet för att dra nytta av mer kostnadseffektiv arbetskraft eller tillverkning. I andra fall expanderar företag sina marknader globalt med hjälp av Internetaktiverade kanaler och växande internationella utsikter. Många företag har utökat sina försörjningskedjor och samarbeten till hela världen. Förmågan att stödja ett globalt ekosystem måste vägas mot det ökade behovet av att skydda företaget från säkerhetshot och att hålla kritisk företagsinformation säker. Den här osäkerheten och de här utmaningarna kan vara förlamande, men förlamning är inte lösningen. Försiktiga chefer överväger sina alternativ noga och skapar en åtgärdsplan som passar för verksamhetens styrka, finansiella situation och behov, karaktären på de produkter och tjänster som erbjuds och hur nedgången sannolikt kommer att påverka både kunderna och konkurrenterna. För verksamhetschefer kräver dessa förhållanden vanligtvis förändringar i affärsprocesser, beroende på omfattningen av de ekonomiska effekterna. Säkert kommer även vissa aggressiva besparingsåtgärder att behöva vidtas, både för att sänka kostnaderna och för att finansiera mer grundläggande processförändringar. IT chefers inledande fokus kommer sannolikt att riktas mot att snabbt minska direktbetalningar för varor och tjänster som är volymbaserade eller som kräver många anställda. Parallellt med detta kommer de flesta IT chefer att göra strukturella ändringar i infrastruktur, när det gäller kostnaderna för driftsupport och i omfattningen av de tjänster som kräver support för att göra långsiktiga och hållbara besparingar. För alla verksamheter är det nödvändigt att skära i kostnader och utgifter för att behålla kapital. Det ekonomiska trycket kommer att leda till minskningar i antalet anställda. I många fall kommer projektkostnader eller investeringsåtaganden som inte återbetalar sig inom den närmaste tiden eller skapar tydligt strategiskt värde att skjutas upp eller avbrytas. Det här dokumentet fokuserar på möjligheterna att använda UC lösningar för att bemöta dessa nedskärningsfrågor med återbetalningstid för investeringen inom ett års budgetperiod. Vad är Unified Communications och hur gör tekniken skillnad? Unified Communications (UC) innebär en stor möjlighet i den här ekonomiska situationen, eftersom den här lösningen underlättar för omedelbara kostnadsminskningar och långsiktig effektivitet i resursanvändningen.

5 2 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications På den mest grundläggande nivån är UC en sammanslagning av flera olika kommunikationstekniker i en enda lösning, vilket möjliggör kostnadsminskande konsolidering av tidigare separata system och tjänster till ett effektivt paket för text, röst och videokommunikation som är tillgänglig från i stort sett vilken plats som helst via datorer, smartphones och liknande enheter. Tekniken omfattar e post, sms, snabbmeddelanden och gruppchatt, röst och videosamtal och konferenser, kataloger, kalendrar och uppgifter samt flera olika kombinationer av dessa funktioner till arbetsspecifika program, till exempel mobilitetsprogram och gemensamma arbetsytor. På en mer avancerad nivå kan dessa programvarubaserade UC funktioner integreras med användares och gruppers affärsprocesser för att minska dubbelarbete, onödigt arbete och omarbetning i kommunikationsintensiva aktiviteter, vilket innebär att de nödvändiga inhyrningsstoppen eller minskningarna i antalet anställda kan hanteras genom att effektiviteten i processen förbättras och arbetsinnehållet i processen minskas. När det gäller omedelbara UC uppnådda kostnadsminskningar är kommunikation nästan alltid en betydande rörlig kostnad som ökar när handeln blir mer global i sin omfattning. Kostnader för avgiftsbelagda nummer, kostnader för mobiltelefoner, avgifter för konferenstjänster, resekostnader och mötesutgifter är alla former av kommunikationsutgifter som snabbt kan minskas med effektiv användning av UC lösningar. Det är även ofta möjligt att göra stora besparingar genom att konsolidera flera olika äldre kommunikationssystem till en enda integrerad UC plattform. Båda dessa besparingskategorier tas upp i detalj i detta dokument. När det gäller resursbesparingar kan förbättrad kommunikation via UC lösningar skapa effektivitet i affärsprocessen genom att minska både den tid och det arbete som läggs ned på kommunikationsbaserade åtgärder och undanröja kommunikationsbaserade förseningar, dubbelarbete och omarbetning i affärsprocesser. Dessa processförändringar kan kräva flera månader eller kvartal innan de genererar vinst, men de skapar i allmänhet mycket större besparingar eftersom de inverkar på hur verksamheten bedrivs och inte bara på kostnaderna för infrastruktur. Detaljerad information om möjligheterna till kostnads och resursbesparingar lämnas i de kommande avsnitten. Microsofts Unified Communications lösningar Microsofts UC lösningar förenar e post, kalender, snabbmeddelanden, röstbrevlåda, ljud /video /webbkonferenser och VoIP (Voice over Internet Protocol) och innehåller gränssnitt till andra affärsprogram. Den här föreningen innebär en fullständig identitet, vilket medför att slutanvändaren och dennes medarbetare kan förenkla kommunikationen genom olika kommunikationssätt. Den medför även att IT anställda kan hantera både kommunikationstjänster för meddelanden och telefoni på ett effektivt sätt och kostnadseffektivt i en enda infrastruktur. Funktionerna tillhandahålls av Microsoft via Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) och Exchange Server 2007 eller Exchange Server 2010, som är tillgängliga både som lokala system och som molnbaserade tjänster.

6 3 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Microsofts UC lösningar presenteras för användare via det välbekanta användargränssnittet i Microsofts Office klienter: Office Outlook och Office Communicator i dator, webbläsar och smartphone version. Dessa UC lösningar backas upp av UC branschens mest omfattande grupp teknikpartner, systemintegratörer och utvecklare för att kunna erbjuda en stor mängd beprövade lösningar. Mer information om Microsoft UC lösningar finns på Nedan följer en beskrivning av vilka möjligheter Unified Communications ger för kostnads och resursbesparingar samt på vilka sätt Microsofts UC lösningar kan användas för att förverkliga dessa besparingar för ditt företag. Möjligheter till kostnads och resursbesparingar med UC lösningar Utifrån de utmaningar som beskrevs tidigare riktas uppmärksamheten på tre viktiga kategorier i det här dokumentet: Minska direkta kostnader: Tonvikt på omedelbart minskat resande, avgifter för konferenstjänster, kostnader för avgiftsbelagda nummer och mobiltelefonräkningar samt lokalkostnader. Optimera kommunikationsinfrastrukturen: Rekommendationer om kostnadsminskningar på kort och lång sikt och hushållning med IT personal genom att konsolidera och ta åldrande och redundant kommunikationsutrustning och program ur bruk. Använda humankapital och hantera risker: Fokusering på sätt att minska kommunikationsrelaterat arbetsinnehåll, oavsett om det rör sig om att hantera omedelbara nedskärningar eller för att klara sig igenom minskat övertidsarbete, inhyrningsstopp och naturliga avgångar. Det finns flera möjligheter inom varje kategori, och dessa beskrivs i följande avsnitt. Minska direkta kostnader Fokus här ligger på att göra omedelbara eller kortsiktiga kostnadsbesparingar inom fyra områden som vanligtvis innebär betydande direkta rörliga kostnader bland annat för resor, konferenstjänster, avgiftsbelagda nummer och lokalkostnader. Besparingar inom dessa områden kan göras relativt omgående, men även på lång sikt. UC distributionerna för att genomföra dessa besparingar kan även erbjuda en plattform för att använda humankapital enligt förslagen i det tredje avsnittet. Nedan följer de fyra främsta områdena där det finns möjligheter.

7 4 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Möjlighet: Minska resekostnader Besparingsmöjligheter Resekostnader, både lokalt och till andra städer, är en av de mest synliga kostnadskategorierna och innebär en stor besparingsmöjlighet som kan förverkligas med hjälp av UC. Du kan uppnå omedelbara minskningar i aktuella utgifter genom att begränsa resandet för de anställda. Med UC uppnås detta utan att effektiviteten i verksamheten påverkas. Ljud, webb och videokonferenser är beprövade lösningar i detta syfte. Genom tillägget av inspelningsalternativ och möjligheten att skicka mötesinnehåll till en gemensam arbetsyta kan teammedlemmar som inte har möjlighet att närvara vid möten ändå få information. När det är möjligt kan utökade konferensfunktioner till partner i leverantörskedjan och kunder ge ytterligare besparingar. Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar Microsofts konferenslösningar, med Live Meeting konferenser antingen i OCS 2007 R2 eller som en molnbaserad lösning, är utmärkta medel för att uppnå dessa besparingar. Live Meeting är en av de ledande enhetliga konferenslösningarna som tillhandahåller en komplett uppsättning funktioner för röst, webb och videokonferenser med åtkomst överallt från datorklienter, webbläsare, mobila enheter (med OCS 2007 R2) och mötesrum. Röstdeltagande i Live Meeting kan ske antingen via VoIP funktioner (Voice over IP) från datorer eller via telefonnät från fasta telefoner och mobiltelefoner. Den unika och mycket funktionella Polycom CX5000 1, som ger en vy över alla deltagare och framhäver den aktuella talaren, kan med fördel användas i konferenser som äger rum i mötesrum. OCS 2007 R2 versionen av Live Meeting kan även erbjuda integrering med befintliga ljud och videoenheter i mötesrum och telenärvarosystem vid behov för dessa format. Live Meeting har en integrerad och lättanvänd funktion för mötesinspelning, vilket innebär att det går att skicka mötesaktiviteten antingen i en OCS 2007 R2 gruppchattsession eller i SharePoint. Partner i leverantörskedjan och kunder kan bjudas in till ett möte röst, webb eller video med säker åtkomst från Live Meeting klienten eller webbläsaren. Alla dessa funktioner gör att anställda kan utföra sina arbeten och roller utan att behöva ta tid och kostnader i anspråk för resor. Bedöma besparingspotentialen Besparingarna utgörs till viss del av den aktuella kostnaden för resor och möjliga personalminskningar genom att uppbringa och konsolidera besparingar för restid. Återbetalningstiden för investeringen kan infalla inom 6 månader vid en distribution som riktar sig till de aktiva resenärerna. 1

8 5 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Om det finns faktiska kostnadsanalyser för resor per avdelning tillgängliga från ekonomiavdelningen eller ledningen är dessa det bästa underlaget för att bedöma besparingsmöjligheterna. Modeller för avkastning på investeringen visar typiska besparingar på 913 amerikanska dollar per anställd, vilket bygger på nedanstående enkla formel: (30 % av alla anställdas resor x 5 resor per år/resande anställd x amerikanska dollar per resa 2 ) x 40 % (eller 2 resor per år) i minskning. Besparingsexempel Crédit Agricole S.A., en av Europas ledande bankgrupper använder konferensfunktionerna i OCS 2007 R2 för att sammanföra specialteam utan resor, för att utbilda och coacha anställda via inspelade videokonferenser samt för att hålla trevägsmöten mellan kunden, representanten för banken och en lämplig bankexpert. Totalt minskar resekostnaderna med % under det första året, vilket överensstämmer med besparingspotentialen som uppges ovan. Möjlighet: Minska kostnaderna för konferenstjänster Besparingsmöjligheter Alla företag som använder en eller flera externa tjänster som debiteras per användning för ljud, video eller webbkonferenser kan snabbt minska dessa kostnader genom att byta till ett internt konferenssystem eller till en molnbaserad tjänst med enhetstaxa. De största besparingarna kan sannolikt göras inom området för webbkonferenser (delning av skrivbord, presentationer och program) och videokonferenser, eftersom dessa tjänster debiteras per minut. Besparingar kan även göras genom att föra in ljudkonferenser internt. Även om minuttaxan för ljudkonferenser är betydligt lägre än för videokonferenser används de mycket oftare, vilket skapar en betydande besparingsmöjlighet. Besparingarna görs på lång sikt och blir ännu större i takt med att konferensanvändningen ökar som en följd av mindre resande och nya affärsmetoder. Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar Microsoft Live Meeting, som antingen ingår i OCS 2007 R2 eller i en molnbaserad tjänst, är en mycket effektiv lösning för att minska eller helt undvika avgifter för externa tjänster. I enlighet med vad som beskrevs ovan i avsnittet om att minska resekostnaderna är Live Meeting en ledande enhetlig konferenslösning som tillhandahåller en komplett uppsättning funktioner för röst, webb och videokonferenser och omfattar unika funktioner som röst och videomodulen Polycom CX5000 för konferensrum. Med dessa funktioner kan alla externa tjänster upptas i sig eller ersättas. Totalkostnaden för ägande (TCO) är låg antingen som en integrerad del i OCS 2007 R2 eller som en mycket ekonomiskt fördelaktig molnbaserad tjänst (~5 amerikanska dollar per användare och månad) med fast pris per användare. Mer information finns i dokumentet Konferenstjänster övertygar från 2009 om du vill ha en mer djupgående granskning av det här ämnet och de besparingar och det affärsvärde som kan uppnås i samband med det. 2 Beräknat på fyra inhemska resor för amerikanska dollar och en utlandsresa för amerikanska dollar enligt 2008 American Express Travel Forecast:

9 6 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Bedöma besparingspotentialen Återbetalningstiden för investeringen för interna konferenser är vanligtvis mycket kort, mindre än sex månader, och är extra kort med de enhetliga konferensalternativen i Microsoft Live Meeting. Eftersom ljudkonferenstjänster vanligtvis kostar ungefär 0,10 amerikanska dollar per minut och videokonferenskostnaden ligger på runt 0,35 amerikanska dollar per minut kan användningskostnaden för 100 användare enkelt uppgå till över amerikanska dollar per månad. Eftersom ägandekostnaden för platsbaserade OCS 2007 R2 Live Meeting konferenser är bra mycket lägre än 10 amerikanska dollar per användare och månad och i ungefär samma nivå för molnbaserade Live Meetingtjänster är återbetalningstiden för investeringen vanligtvis kortare än ett kvartal, med fortlöpande besparingar från den tidpunkten och framåt. Besparingsuppskattning för användare: (100 amerikanska dollar i användningskostnader per användare och månad 10 amerikanska dollar per användare och månad för Live Meeting OCS 2007 R2) x x 12 månader = 1,08 miljoner amerikanska dollar i årlig besparingspotential. Besparingsexempel Utöver de besparingar för resor som beskrevs tidigare kunde Crédit Agricole S.A. räkna bort över amerikanska dollar i årliga utgifter för konferenser genom att använda sitt interna OCS 2007 R2 system. Intel Corporation, världens största tillverkare av halvledarkomponenter, installerade nyligen OCS 2007 R2 för att dra nytta av de enhetliga konferensfunktionerna och förväntar sig att spara minst 20 % av kostnaderna för ljudkonferenser. I ett annat exempel ersatte Syngenta, ett globalt jordbruksföretag, sin tjänstbaserade virtuella konferenslösning (via webben) med Microsofts webbkonferenser och minskade konferenskostnaderna med 50 %. Möjlighet: Minska kostnader för avgiftsbelagda nummer och mobiltelefoner Besparingsmöjligheter Det kan finnas avsevärda möjligheter att minska kostnaderna för avgiftsbelagda nummer och telefonkort som debiteras av långdistans och mobiloperatörer. Även om priserna för långdistanssamtal har sjunkit avsevärt inom USA ligger fortfarande priserna för utlandssamtal högt, och varierar vanligtvis mellan 0,19 amerikanska dollar per minut till Storbritannien och 0,34 amerikanska dollar per minut till Kina och stora delar av Asien 3. 3 Telefonkortspriser från AT&T, första kvartalet

10 7 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications På samma sätt uppgår ofta mobiltelefonräkningar till ca 100 amerikanska dollar per aktiv användare och månad, vilket kan ligga mycket högre för samtal från internationella mobilanvändare särskilt till anställda, kunder eller partner i andra länder. Genom att använda en säker VoIP lösning (till exempel OCS 2007 R2) kan de kostnader för avgiftsbelagda nummer som betalas till externa leverantörer minskas genom att dessa samtal dirigeras om över företagets datanätverk eller Internet, och på så sätt kringgås de avgiftsbaserade nätverken. En annan beprövad metod för att minska kostnaderna för avgiftsbelagda nummer och mobilkostnaderna är att använda närvaroindikation för att undvika onödiga samtal helt, särskilt från mobila enheter, och att gå över till snabbmeddelanden, som kan ersätta många korta telefonsamtal. För mobilsamtal i länder där uppringaren betalar för samtalen kan en UC lösning ge mobilanvändaren möjlighet att låta företagets UC system ringa till användaren och sedan ansluta till den avsedda parten, och därigenom undviks kostnaderna för mobilnätet. Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar OCS 2007 R2 kan erbjuda en säker VoIP kommunikationssvit som dramatiskt kan minska direkta kostnader för avgiftsbelagda nummer och mobiltelefoni. Tre huvudsakliga metoder används för att uppnå dessa besparingar: 1) OCS 2007 R2 har en enkel klicka med musen funktion för kommunikation mellan användare via datorn, en webbläsare eller en IP röstenhet från en Microsoft partner. OCS 2007 R2 är oöverträffat tack vare det stora antalet enheter som stöds och möjligheten att omfatta kunder och affärspartner i säkra samtal. På så sätt maximeras möjligheterna att minska kostnaderna för avgiftsbelagda nummer. 2) Mobilanvändare med Communicator Mobile klienten kan använda sin Windows Mobile, BlackBerry eller smartphone från Nokia för att kontrollera närvarostatus innan de ringer ett samtal, och de kan i vissa fall använda snabbmeddelanden i stället för att ringa ett samtal. 3) Användare kan låta den interna OCS 2007 R2 servern ringa till mobiltelefonen för att undvika avgiftsbelagda nummer eller kringgå mobilkostnader i länder där uppringaren betalar. Kostnader för avgiftsbelagda nummer kan till exempel undvikas när en internationell resenär loggar in på OCS 2007 R2 från ett avlägset land, använder Internet för VoIP anslutningar till hemkontoret och sedan talar med kontorskolleger avgiftsfritt eller ringer lokala samtal från OCS 2007 R2 servern. Mobilkostnader kan undvikas genom att mobilanvändaren klickar på musen för att ringa en annan part. OCS 2007 R2 ringer först ut till mobiltelefonen och ansluter sedan till den avsedda parten till företagets priser för telefoni. Och bytet till VoIP innebär sannolikt en möjlighet att minska antalet linjer från olika telekomoperatörer till dina platser och/eller att omförhandla prisplanerna för mobiltelefoni eller till och med att lägga ut kontrakten för ny anbudsgivning. Detta kan innebära betydande besparingar när det gäller kostnader för avgiftsbelagda nummer och mobiltelefoni.

11 8 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Bedöma besparingspotentialen Utvärdera användningsbaserade räkningar för avgiftsbelagda nummer och mobiltelefoni som betalas av företaget, eller kontrollera ersättningen för utlägg och telefonkort om de anställda betalar dessa utgifter direkt, beroende på era rutiner. Några snabba kalkylbladsanalyser kan uppmärksamma dig på de höga användningsfallen. För dem kan du sedan planera en snabb övergång till UC baserade samtal. Tumregel för att uppskatta besparingen: (Genomsnittliga kostnader för avgiftsbelagda nummer (50 amerikanska dollar/mån.) x 70 % minskning) + (genomsnittlig mobilanvändning (90 amerikanska dollar/mån.) x 30 % minskning i USA) x 12 månader x användare = amerikanska dollar i årlig besparingspotential. Omfattningen av besparingarna varierar beroende på användarnas roller och omfattningen av internationella samtal. Återbetalningstider för investeringen på mindre än 6 månader är möjliga om man riktar in sig på användare med höga kostnader för avgiftsbelagda samtal/mobiltelefoni. Besparingsexempel Global Crossing bytte till OCS 2007 R2 för både kontorspersonalen och den mobila personalen och sparar nu mer än 1 miljon amerikanska dollar årligen på kostnader för telefoni och anställdas resor, inklusive sänkta mobilräkningar, genom att använda OCS 2007 R2 i enlighet med ovan, med en återbetalningstid på 7 månader. Eftersom OCS 2007 R2 programvaran kunde köras på befintliga datorer och mobila enheter innebar övergången inga problem för användarna. Möjlighet: Minska lokalkostnaderna Besparingsmöjligheter Lokalkostnader, inklusive både hyran och driftskostnader i form av ljus, värme, el, säkerhet och andra kostnader är ett viktigt objekt för kostnadsminskningar. Många företag använder UC lösningar för att personalen ska kunna distansarbeta, åtminstone delvis, med delat skrivbord som är tillgängligt när den anställde måste komma till kontoret. I takt med att företag blir alltmer utspridda och anställda har längre resväg till arbetet visar undersökningar att de anställda är nöjdare och produktiviteten ökar när det finns effektiva möjligheter till distansarbete. När dessa program väl är inrättade kan besparingarna börja genom att återstående kontorspersonal sammanförs och belysning, el och värme för hela avdelningar, våningar och byggnader kan stängas av. Om utsikten för utrymmesbesparingen är långsiktig kan det finnas en möjlighet att hyra ut utrymmet, säga upp hyreskontraktet eller sälja lokaler som ägs av företaget.

12 9 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar Microsofts UC lösningar erbjuder utmärkta förutsättningar för flexibla arbetsförhållanden. Exchange Server och OCS 2007 R2 är en komplett och förstklassig lösning för alla kommunikationsmetoder och för tillhörande verktyg. Anställda får på så sätt åtkomst överallt och kan arbeta effektivt nästan var de än befinner sig. Närvarofunktionerna i OCS 2007 R2 gör alla medarbetare lika synliga för varandra i sina team eller grupper som om de befann sig i samma byggnad. Och eftersom distansarbetare arbetar med samma Microsoft Officeprogramvara och samma katalogstruktur som när de är på plats i byggnaden kan de utföra sitt arbete effektivt och med samma nivå av produktivitet och säkerhet som övriga medlemmar av personalen som arbetar i samma byggnad. Bedöma besparingspotentialen Besparingarna varierar naturligtvis beroende på bransch och geografisk placering, både när det gäller kostnaderna för arbetsmiljön (ljus, värme, kylning) och nettopriset per kvadratmeter. För arbetsplatser på kontor där det går att göra störst kostnadsbesparingar varierar användningen 4 från 14 m 2 till 28 m 2 per anställd och i genomsnitt 20 m 2. I stora städer 5 där kostnaderna ligger på ungefär 2,5 amerikanska dollar/m 2 och år kan de årliga besparingarna variera med flera hundra dollar per anställd bara genom att släcka lamporna på arbetsplatsen och spara energi och kan uppgå till så mycket som amerikanska dollar per anställd och år vid uppsägning av hyreskontrakt eller genom att undvika kostnader för hyra/ägande i ett storstadsområde. Återbetalningstider för investeringen på 3 6 månader är vanligt vid uppsägning/undvikande av hyreskontrakt. Besparingsexempel Rabobank minskade det nödvändiga kontorsutrymmet med 40 % från 26 m² per anställd till bara 15 m², en minskning på ungefär 11 m 2 per anställd, och sparade mer än 10 % av driftskostnaderna för huvudkontoret. Renault använder OCS 2007 för att kunna erbjuda flexibla arbetsmetoder med delade skrivbord när de anställda kommer till kontoret. Genom att minska antalet totala skrivbord med 8,3 % (2 000 skrivbord) förväntar sig Renault en potentiell besparing på upp till 20 miljoner euro (27,7 miljoner amerikanska dollar) per år genom flexibla arbetslösningar. Optimera kommunikationsinfrastrukturen Fokus här ligger på att göra kostnadsbesparingar direkt eller inom den närmaste framtiden. Konsolidering, som medför minskad belastning på hantering och administration och minskade kostnader för underhållsavtal, kan göras för alla former av kommunikation meddelanden, röstsystem, servrar och webbplatser samt programpaket. I vissa fall kan licenskostnaderna minskas genom en övergång till ett heltäckande eller medföljande licenspaket. 4 Tumregelsberäkning på 5 Prisprognos för Chicago kontor: Office

13 10 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Möjlighet: Konsolidera kommunikationssystem Besparingsmöjligheter Konsolidering av kommunikationssystem, till exempel telefoni, röstbrevlåda, snabbmeddelanden och ljud /video /webbkonferenser är en stor besparingsmöjlighet. Tidigare fanns det i genomsnitt ett eller flera PBX eller serietelefonsystem per plats, ofta med en tillhörande uppsättning relaterade system, till exempel röstbrevlåda, interaktivt svarssystem, teletjänstcentral, konsoler för samtalskonton och administration. Med Unified Communications blir konsolideringen av system till en enda eller ett fåtal platser och system mycket användbar, med stöd för andra platser via säkra IP anslutningar över företagets WAN (Wide Area Network) eller Internet. Det här besparingsinitiativet kommer lägligt, eftersom supporten för många PBX och röstmeddelandesystem som installerades i slutet på 1990 talet snart upphör att gälla, och beslut måste fattas i vilket fall som helst. Att använda konsolideringsmodellen för dessa beslut resulterar vanligtvis i betydande besparingar. Metoden är att installera eller utöka en central plattform som platser kan konsolideras till och sedan progressivt konsolidera lämpliga platser med den centrala plattformen. Även om vissa särskilda objekt, till exempel interaktiva svarssystem eller en komplex teletjänstcentral, inte kan konsolideras för tillfället kan övriga system slås samman och besparingar ändå göras. Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar OCS 2007 R2 är en mycket funktionell plattform för konsolidering av röstkommunikationssystem. Om röstmeddelandesystem också ska konsolideras kan Unified Messaging i Exchange 2007 och 2010 tillgodose det behovet i de flesta företag. Mer information finns i dokumentet Unified Messaging övertygar från 2009 om du vill ha en mer djupgående granskning av ämnet Unified Messaging och besparingar och affärsvärde som kan uppnås i samband med det. All nödvändig kommunikation för de flesta arbetsgrupper och platser kan tillhandahållas av dessa två kommunikationsplattformar. Eftersom både OCS 2007 R2 och Exchange Server är integrerade programvarumiljöer, med ett enda administrativt gränssnitt, kan betydande administrativa besparingar göras. OCS 2007 R2 och Exchange Server bör framhållas för den flexibilitet som erbjuds grupper, platser och distansarbetare och som möjliggör en snabbare och betydligt mindre kostsam konsolidering. Bedöma besparingspotentialen För konsolidering eller ersättning av kommunikationsinfrastruktur är undvikande av kostnad den största möjligheten, eftersom ersättningen av PBX och röstbrevlåda lätt uppgår till minst 600 amerikanska dollar per användare och kan kosta över amerikanska dollar per användare, beroende på leverantör och priser på deras tjänster. Eftersom kostnaden för OCS 2007 R2 är ungefär hälften av dessa prisintervall 6 kan migreringen av användare till UC med OCS 2007 R2 medföra att kostnader från amerikanska dollar till så mycket som amerikanska dollar över tid kan undvikas. 6

14 11 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Utöver undvikande av kostnad, som ger omedelbar återbetalning, kan besparingar göras genom att undanröja kostnader för pågående underhållsavtal för äldre PBX och röstmeddelandesystem inom kostnadsintervallet 100 amerikanska dollar per användare och år för PBX station/röstbrevlåda, plus driftskostnaderna för systemen, som uppgår till mellan och amerikanska dollar per system och år. Detta uppnås enklast om du har flera PBX och/eller serietelefonsystem i företaget, då du progressivt kan ta dessa system ur bruk och börja med arbetsgrupper eller på platser där OCS 2007 R2 och Exchange Server får den mest betydande effekten. Besparingsexempel Lifetime Products sparade 16 amerikanska dollar per anställd och år, en återbetalningstid på 9 månader, genom att konsolidera röstmeddelandesystem till Unified Messaging i Exchange, samt amerikanska dollar per år genom att ta bort de flesta faxar och i stället använda UM i Exchange för faxhantering. Lionbridge, en ledande leverantör av språk, innehålls och tekniktjänster med anställda i 26 länder förväntas spara 1,4 miljoner amerikanska dollar i kapitalinvesteringar med en utdelning på 7 månader genom att ersätta 40 PBX system. Royal Dutch Shell förväntar sig att kunna avveckla fler än 200 PBX systemenheter och flera olika ljud och videokonferenstjänster genom att installera OCS 2007 R2. Möjlighet: Konsolidera meddelandesystemen och optimera infrastrukturhanteringen Besparingsmöjligheter Kombinationen av integrerad programvara för att hantera företags meddelanden och framstegen inom datorkraft (64 bitarsprocessorer) och lagringsalternativ innebär en betydande besparingsmöjlighet för de flesta verksamheter. Det finns två typer av besparingsmöjligheter: 1) konsolidering av den befintliga meddelandeinfrastrukturen och 2) en förbättrad hantering av infrastrukturen. 1) Konsolidering av meddelandesystemen. De huvudsakliga komponenterna i befintlig meddelandeinfrastruktur som kan konsolideras för att ge besparingsmöjligheter är följande: Användning av virtuella 64 bitarsservrar där det är lämpligt för att konsolidera platseller avdelningsservrar och samtidigt behålla separata domäner eller identiteter om det behövs. Detta möjliggör centraliserad konsolidering, vilket innebär att kostnaden för utrustning och support på avlägsna platser kan undvikas. Undvikande av SAN /NAS konfigurationer (Storage Area Network/Network Attached Storage) där det finns en spridning av dyr eller redundant meddelandelagring eller arkivsystem. Konsolidering av meddelandebaserade program. Företag använder ofta ett antal fristående, lokala system för efterlevnad, arkivering, kontroll av skräppost och virus, meddelandebaserade arbetsflödesprogram, stöd för delade mappar eller till och med röstmeddelanden. I många fall kan dessa lokalt distribuerade program konsolideras och ge betydande besparingar i kostnaderna för drift och underhåll.

15 12 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications På samma sätt som med kommunikationsinfrastrukturen är metoden för besparingar att installera eller utöka en centraliserad meddelandeplattform och samtidigt utrangera befintliga fjärrsystem eller olika meddelandesystem och därtill hörande infrastruktur. 2) Optimering av hanteringen av meddelandeinfrastrukturen. E post är en affärskritisk arbetsbelastning som kan vara komplicerad och arbetskrävande att hantera. Genom att optimera e postinfrastrukturen och administrationssystemen kan därför arbetskostnaderna för IT minskas. Använda Microsofts lösningar för att uppnå besparingar Exchange Server är en kraftfull och branschledande lösning för konsolidering av meddelanden, lagring och åtkomstsystem för att spara kostnader. Besparingsåtgärderna inleds med att minska antalet meddelandeservrar, vanligtvis genom en konsolidering till 64 bitarssystem vilket ofta minskar antalet servrar med hälften. Eftersom Exchange Server har stöd för DAS (Direct Attached Storage) kan kostnader dessutom undvikas för ytterligare SAN (Storage Area Network) eller NAS system (Network Attached Storage). Exchange Server innehåller dessutom automatiserade lösningar för arkivering och säkerhetskopiering, skräppostfilter och virusskydd, vilket innebär att befintliga fristående system som används för dessa ändamål kan tas ur bruk. För systemadministration erbjuder Microsoft en uppsättning System Centeradministrationslösningar som hjälper kunderna att förenkla sin IT verksamhet och dra ned på kostnaderna för att köra sina meddelandemiljöer. Bland dessa finns: Server Virtualization, Service Health and Performance; Automated Deployment and Management; Compliance and Change Management och Business Continuity. Allt eftersom företagen inför fler bästa metoder inom systemadministration minskar arbetskostnaden per användare och antalet driftavbrott per server. I en aktuell Microsoft studie 7 visas de betydande besparingar som kan göras genom att bästa metoder för serverhantering implementeras på e postserverns arbetsbelastning. Grafen nedan visar skillnaden i arbetskostnad per server och år för deltagare i undersökningen som använder sig av bästa möjliga metod jämfört med de som inte gör det. Obs! Värdena är inte kumulativa. 7 Besök om du vill veta mer om studien.

16 13 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Bedöma besparingspotentialen Besparingspotentialen ses i tre kategorier med återbetalningstid för investeringen på mindre än 6 månader när nya inköp kan undvikas eller underhålls /serviceavtal avslutas. 1) Antalet servrar som ska underhållas och hanteras kan minskas, vanligtvis med 50 %. Vid en årlig kostnad för ägande per server på mellan och amerikanska dollar skulle en konsolidering från 100 till 50 servrar minska kostnaderna med i genomsnitt 1 miljon amerikanska dollar per år. 2) Konsolideringen eller undvikandet av en utökning av extra SAN /NAS system för lagring och arkivering kan innebära att kostnader på tiotusentals till hundratusentals dollar kan undvikas, beroende på vilken mängd lagring som behövs för att hantera företagets arkiveringsrutiner för meddelanden. 3) Automatisering av installation och hantering av e postservrar för e postsystem kan ge kostnadssänkningar på amerikanska dollar i IT arbetskostnader per server och år. Besparingsexempel Telecom Italia, en ledare inom telekommunikation i Italien minskade antalet dedicerade e postservrar med mer än 40 %, från 130 till 70 servrar. Constellation Energy, en energileverantör i Maryland i USA, har sparat amerikanska dollar per år med DAS, minskat antalet servrar från 41 till 34 och frigjort arbetstimmar per år genom minskad backup och återställning. Emory University i Georgia i USA minskade lagringskostnaderna med 50 % och fördubblade antalet användare per server. I dokumentet beskrivs de omfattande vinster som Emory University gjorde genom att uppgradera till Exchange Server 2007.

17 14 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications AGC Automotive använde Microsoft System Center för att uppnå betydande tidsbesparingar med mer effektiv installation av programvara, hantering av datortillgångar och serverövervakning. De har också sparat över amerikanska dollar per år i konsultarvoden, avvecklat utlokaliseringen av sin datacenteradministration och minskat backuptiderna med 40 %. Möjlighet: Konsolidera UC programvarupaket Besparingsmöjligheter UC lösningar kan konsolidera vissa eller alla av de typiskt sett olika uppsättningarna kommunikationsprogrampaket och tillhörande maskinvara. Oftast kan detta ske utöver de besparingar som görs direkt genom konsolideringen av kommunikations eller meddelandeinfrastruktur (ovan). Exemplen omfattar samtalskonton och/eller rapporteringssystem, samtalsinspelningssystem, interaktiva svarssystem och röstportalprogram, röststyrda program och åtkomstprogram till kataloger, meddelandesystem, personsökarprogram, fjärråtkomst till röst och/eller meddelandesystem, system för arkivering av meddelanden, säkerhets och administrationslösningar, system för affärskontinuitet och säkerhetskopiering med mera. Om dessa funktioner kan tillhandahållas som integrerade delar i en UC lösning kan kostnaderna för ägande undvikas (särskilt genom den separata hanteringen av olika system) inklusive tid för administration och underhåll, licensavgifter, avgifter för serviceavtal, kostnader för hantering av leverantörer, kostnader för hyra eller avskrivning och elförbrukning. En inventering av programvara och därtill hörande servrar och utrustning, till exempel enligt ovan, är en förutsättning för att kunna identifiera de delar som kan ersättas genom en UClösning. En samtidig utvärdering av personalfördelningen och återkommande utgifter, till exempel avtal för underhåll, gör det möjligt att beräkna de totala besparingar som kan göras genom ersättningen med UC programvara. Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar Microsofts UC lösningar, Exchange Server och OCS 2007 R2, omfattar den mest omfattande konsoliderade uppsättningen delar för kommunikationsprogram som tidigare såldes och distribuerades separat. I stort sett alla de separata funktioner som räknas upp under Besparingsmöjligheter ovan finns nu tillgängliga som en del av Microsofts UC lösningar och kan erhållas via en konsoliderad Enterprise CAL Suite licens. Tabell 1 i bilaga A visar ett urval fristående och äldre UC relaterade programvarupaket som kan komma att konsolideras till lösningarna Exchange Server och OCS 2007 R2. Tabell 2 i bilaga A visar ytterligare programfunktioner för drift och infrastruktur som kan konsolideras på grundval av den enda Enterprise CAL Suite licensen (mer om Enterprise CAL Suite nedan). Bedöma besparingspotentialen Beräkningen av besparingspotentialen är enkel och består i att utföra en inventering av fristående programvara och tredjepartsprogramvara som kan konsolideras till Microsoft UClösningar. En utvärdering program för program av ersättningsalternativ för de program som för närvarande används för att utföra de funktioner som räknas upp i bilaga A identifierar möjligheterna till programkonsolidering och de besparingar de medför.

18 15 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Som en tumregel har ett stort företag tio (10) sådana program som motsvarar en investering på amerikanska dollar och kräver minst en heltidsanställd person som hanterar dessa. Återbetalningen är vanligtvis omedelbar genom att inköp av program, uppgradering eller ersättning av befintliga olika program kan undvikas. Besparingarna genom konsolidering när det gäller personal kan uppgå till amerikanska dollar per år och när det gäller undvikande av licenser ungefär amerikanska dollar per år i 5 års tid. Besparingsexempel Franklin Covey, ett tidsplaneringsföretag i USA, minskade kostnaden för fjärranslutning med separata servar med cirka 40 % genom att uppgradera till Exchange Server 2007 och Outlook Web Access. Möjlighet: Optimera programvarulicenser Besparingsmöjligheter Utöver programvarukonsolidering enligt beskrivningen ovan kan företag göra stora besparingar genom att fokusera på de bästa paketalternativ eller medföljande alternativ som finns från deras huvudsakliga programvaruleverantör(er). Det här alternativet är tillgängligt från ett antal UC leverantörer, och är särskilt fördelaktigt för företag som använder Microsofts UC och Office lösningar. Besparingarna genom att övergå till konsoliderad eller medföljande programvara kan bli betydande och uppnås inom ett par månader, eftersom det enda som krävs är att förhandla och uppdatera inköpsorder och licensavtal. Ingen teknikdistribution eller ändringar i användarprogram behövs för att uppnå dessa besparingar. Det går även att undvika kostnader genom att nya verksamhetskrav ofta kan tillgodoses genom UC program eller liknande program som ingår i de medföljande licenserna. Det är viktigt att vara vidsynt när det gäller den här frågan och ta med alla avdelningar som använder programvarupaketen, till exempel IT, telekom och administration. Det är även viktigt att föra en dialog med avdelningen för inköp/anskaffning, både för att utbilda dem angående licensmöjligheterna och för att få den senaste informationen beträffande befintliga avtal. Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar Microsoft kan erbjuda Enterprise CAL Suite 8 (eller E CAL Suite) som innehåller alla funktioner i Office och ett komplett paket UC lösningar för potentiella besparingar på upp till 50 %. Särskilt för UC inkluderar E CAL Suite både Standard CAL och Enterprise CAL för Exchange Server (Enterprise CAL inkluderar både Unified Messaging och paketen som skyddar mot skräppost och virus) och både Standard CAL och Enterprise CAL för OCS 2007 R2 (där Standard CAL inkluderar hela programsviten med kommunikation mellan två parter och Enterprise CAL toppar med kraftfulla konferenser, gruppchatt och VoIP lösningar för företag). E CAL Suite inkluderar även den viktiga samarbetsplattformen Microsoft Office SharePoint Server som integrerar med miljöerna Exchange/Outlook och OCS/Communicator. I tabellen nedan visas besparingarna för ett företag med anställda som övergår från Microsoft Volume License Pricing (MVLP) till E CAL Suite (Standard eller Platform Enterprise Agreement). 8

19 16 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Bedöma besparingspotentialen Licensinformationen från Microsoft visar en potentiell besparing på 50 % på licenspriser för Enterprise CAL Suite, vilket ger omedelbar återbetalning på investeringen med ekonomiskt fördelaktiga alternativ. I exemplet ovan minskades en kostnad på 190 amerikanska dollar per användare till 69 amerikanska dollar per användare i fallet Plattform EA. Mer information om E CAL Suite finns på Besparingsexempel Del Monte Foods uppger att de genom att övergå från programvarulicensen Next Generation Desktop med individuella licenser till Enterprise CAL Suite reducerade sina teknikutgifter med 16 %, direkt sparade amerikanska dollar under tre års tid och fick andra värdefulla program som ingick i Enterprise CAL Suite på köpet. Summan för både besparingarna och undvikandet av kostnader värderas till 1,5 miljoner amerikanska dollar. Instituto Politécnico Nacional, ett av Mexicos största offentliga universitet, införde Microsoft UC lösningar och ECAL Suite avtalet och förväntar sig att spara 2 miljoner amerikanska dollar per år i licenskostnader, minskade driftkostnader och undvikande av kostnader. Använda humankapital och hantera risker Fokus ligger här på att uppnå verkliga produktivitetsvinster i produktlinjen och ge möjlighet att behålla eller förbättra det goda anseendet och kundservicen även när ekonomin kräver minskningar av antalet anställda eller begränsningar när det gäller inhyrning av personal eller tillsättande av lediga tjänster. Detta inträffar i två skikt: 1) allmän effektivitet hos personalen och 2) smidiga arbetsgruppsprocesser och samarbetsprojekt. Företagen bör dessutom vidta förebyggande åtgärder för att undvika risken för kostsamma informationsläckor och bristande efterlevnad av regler och bestämmelser. UC lösningar kan innebära att färre anställda behövs för kommunikationssäkerhet och för företagsadministration och regelefterlevnad inom kommunikationsrelaterade områden.

20 17 Uppnå kostnads och resursbesparingar med Unified Communications Möjlighet: Förbättra personalens effektivitet Besparingsmöjligheter Att förbättra personalens effektivitet kan vara både av betydande vikt och nödvändigt när det krävs nedskärningar av antalet anställda. UC lösningar kan användas för att undanröja kommunikationsrelaterade hinder i den dagliga arbetsmiljön. Stora besparingsmöjligheter omfattar verktyg för närvaroinformation och snabbmeddelanden för att hitta de rätta resurserna direkt och för att undvika telefonsamtal och meddelanden till personer som inte är tillgängliga. Andra besparingar kan göras genom förenklade kommunikationsåtgärder, till exempel genom att klicka med musen för att kommunicera från ett dokument, e postmeddelande eller kontaktnamn. Tack vare bättre åtkomstmöjligheter kan de anställda förbli produktiva när de är mobila, vilket sparar tid och resande. Allt detta leder till minskade personalinsatser för samma arbete, vilket kan omsättas till besparingar när det gäller utgifter för avdelningen, funktionen och i slutänden hela företaget. Enskilda anställdas produktivitetsförbättringar uppskattas variera mellan 10 och 60 minuter eller mer per person och dag, vilket innebär en besparing på mellan 2 % och 12 % av arbetstiden i enlighet med fallstudieexemplen nedan. Den rekommenderade metoden för besparingarna på IT/telekom och branschavdelningar är att bemöta situationsmotiverade inhyrningsstopp, övertidsinskränkningar och friställningar med nya UC verktyg (och utbildning) för återstående personal. Snabb distribution av dessa nya UC verktyg är särskilt viktig om nedskärningar görs inom kundmottagarroller, till exempel försäljning, service eller kundtjänst/kundfordringar. Använda Microsoft UC för att uppnå besparingar Microsoft UC, särskilt OCS 2007 R2, är en av de bästa lösningarna för att omsätta besparingar för personalminskningen i reda pengar genom bättre kommunikationsproduktivitet: Både OCS 2007 R2 och Exchange Server är fullständigt integrerade programsviter, vilket ger den bästa förutsättningen för de anställda för att kommunicera produktivt. Microsofts UC lösningar erbjuder större åtkomstmöjligheter via datorklienter, webbläsare och mobila enheter och uppnår dessa produktivitetsvinster på ett så brett plan som möjligt. Microsofts UC lösningar är integrerade i Office och SharePoint verktyg för att möjliggöra ännu högre effektivitet. Säkerhetslösningarna i Forefront och administrationslösningarna i System Center integreras med Exchange Server och Office Communications Server för att hjälpa till att minska kostnaderna för att säkra och hantera din kommunikationsinfrastruktur. Inlärningen och anpassningen går enkelt och snabbt eftersom de nya UC verktygen är konsekventa med andra, redan välbekanta Microsoft Office verktyg.