Sju sätt att arbeta smartare i molnet

Transkript

1 Sju sätt att arbeta smartare i molnet 1

2 Effektivt samarbete och kommunikation är avgörande för alla företags framgångar. Som tur är gör Office 365 det enklare än någonsin att arbeta smartare, inte hårdare, så att du kan göra det du är bäst på. Med Office 365-appar som Word, Excel, PowerPoint och Outlook, samt andra produktivitetsappar, kan du förändra hur du kommunicerar och samarbetar. Funktioner som samtidig redigering i realtid, snabbmeddelanden (IM) samt video- och röstsamtal gör det enklare att skapa, dela och arbeta tillsammans var du än befinner dig och på alla dina favoritenheter. I den här e-boken får du lära dig sju sätt att förbättra kommunikation, samarbete och effektivitet med hjälp av Office 365 och därmed öka företagets framgångar. 2

3 1 Öka produktiviteten med hjälp av samarbete i molnet Företag i alla storlekar använder sig av en kombination av moln- samarbete särskilt när de kan samarbeta med hjälp av möjliggöra olika arbetssätt och sänka kostnader. Många företag Med de nya Office 2016-apparna kan du och dina anställda och mobilteknik för att förbättra samarbete och produktivitet, låter nu anställda arbeta där de vill, erbjuder molnbaserade produktivitetsverktyg så att de kan kommunicera och samarbeta mer effektivt och uppmuntrar dem att använda sina egna enheter i arbetet. I en undersökning från mars 2014 utförd av Dimensional Research bland 300 IT-anställda på små och medelstora företag tyckte 97 procent att åtkomst var och när som helst till data och program gör anställda mer effektiva. Att låta anställda arbeta var, hur och 3 med vilka enheter de vill kan leda till ökad produktivitet och bättre Office använda betrodda affärsprogram på både företagsägda och egna enheter. Ni får samtidigt ett enhetligt gränssnitt på olika stationära och bärbara datorer, smartphones och surfplattor med ios, Android och Windows. Med Office 2016 kan ni flexibelt och säkert öppna och redigera dokument i realtid på olika enheter, så att teamet alltid arbetar med den senaste versionen där allas ändringar finns sparade. Företaget gynnas av det ökade samarbetet när ni kan dela dokument smidigt och hålla produktiva möten från flera platser. 3

4 2 Våra anställda kan installera Office-program på upp till fem enheter. Det gör dem produktiva även när de arbetar mobilt, Rick Owens, McClone Construction Arbeta mobilt Världen nådde en ny milstolpe 2014, när det för första gången fanns fler mobila enheter än människor. Mobilteknik ökar nu fem gånger snabbare än jordens befolkning, med 10 nya enheter varje sekund. 4 Dessutom är det i dag fler än 260 miljoner anställda på småföretag som arbetar på distans eller använder molnbaserade tjänster. För den nya globala generationen är mobilteknik en självklarhet. Den fortsätter att förändra hur och var människor kommunicerar och samarbetar och företag kan dra nytta av den här växande marknaden och tjäna på den mobila arbetsstyrkan när företaget växer. Med Office 2016 kan du och teamet visa och redigera Officedokument på Windows-, Android- och Apple-enheter. Det innebär att ni kan gå igenom, redigera, analysera och presentera med ett enhetligt och välbekant användargränssnitt som optimerats för olika enheter. Samtidigt är det är enkelt att byta mellan enheter utan att gå miste om något. Tack vare Office-apparnas integrering med Microsoft OneDrive for Business kommer du åt dokument överallt, kan fortsätta där du slutade på en annan enhet och till och med redigera samtidigt som andra när du inte är på kontoret. 4

5 3Synka verksamheten Det är inte längre strikta arbetstider från nio till fem som gäller. De mest framgångsrika företagen har blivit mycket mer flexibla och använder moln- och mobilteknik för att nå längre och vara konkurrenskraftiga. De här företagen behöver ofta kommunicera och dela information med kunder, partner och leverantörer i olika tidszoner och länder. Med molnlagring synkroniseras information på olika enheter så att du och dina kollegor alltid ser den senaste versionen av en fil oavsett var du arbetar och vilken enhet du använder. När du använder molnbaserade verktyg för produktivitet och samarbete kan du se till att partner och anställda på andra platser är synkade och ser det senaste innehållet. Molnet ger också säkerhet och integritet på hög nivå samtidigt som du får den åtkomstkontroll du behöver. 5

6 Synkat samarbete Allt fler framåtlutade företag tar samarbete till en ny nivå. De använder delade anteckningsböcker i Microsoft OneNote som en central plats att dela all projektinformation, bland annat foton, videor, ritningar, maskin- och handskrivna anteckningar, skärmurklipp och webbsidor. När medlemmar i teamet arbetar i samma anteckningsbok synkroniseras deras ändringar i OneNote inom några sekunder. Med kraftfulla sök- och versionsfunktioner hittar alla snabbt det de letar efter. 4 Dessutom ger sociala tekniker som Yammer, ett socialt nätverk för företag, närmare kontakt med distansarbetare och bättre samarbete. Organisationer som använder sig av sociala tekniker har sett en förbättring av projektsamarbete med 37 procent, 5 och nästan 70 procent av användarna håller med om att social teknik förbättrar samarbete på fjärranslutna platser. 6 Med rätt uppsättning sociala tekniker för öppen kommunikation och smidigt samarbete oavsett var alla arbetar kan företag snabbare bemöta förändringar på marknaden. De här realtidsverktygen för samarbete kan inte bara hjälpa de anställda att arbeta bättre internt, utan även med andra utanför företaget. Yammer och filer som skapas i delade OneNote-anteckningsböcker i Office 2016 kan delas med externa partner, leverantörer och kunder. Enligt en undersökning om Yammer från 2013 upplevde företag som använder sådana tekniker 20 procent nöjdare leverantörer och partner. 7 6

7 5 Att kunna mötas online blir ännu viktigare när vi expanderar geografiskt. Vi kan hålla effektiva möten utan att cheferna behöver ödsla tid på att pendla fram och tillbaka. Ted Vu, Tastea Meetings, Simplified. Möten är en viktig del av en verksamhet och är värdefulla tillfällen att kläcka idéer, samarbeta, utarbeta strategier och dela information. Enligt information som sammanställts av Atlassian är de flesta anställda med på 62 möten varje månad, inklusive de 31 timmar de lägger på möten som inte leder till något. Alla onödiga möten innebär en enorm kostnad på 37 miljarder dollar per år för företag i USA.⁸ Med nya verktyg för kommunikation och samarbete, bland annat Skype for Business, blir det enkelt att hålla moderna, effektiva och produktiva möten med hjälp av välbekanta, lättanvända funktioner samt säkerhet, efterlevnad och kontroll i företagsklass. Det kan vara svårt för växande företag att samla alla i samma rum. Med hjälp av HD-videosamtal, samtidig redigering, programdelning och presentationer i Skype for Business kan medlemmarna i teamet delta aktivt var de än befinner sig. Anordna eller anslut till ett möte på någon av dina favoritenheter oavsett om du använder ios, Android eller Windows och presentera, dela och samarbeta enkelt med dokument eller på en virtuell whiteboard under mötet. Vill du ställa en snabb fråga? Använd chatt i Skype for Business och lägg till röstsamtal, video och skärmdelning när det behövs. Med bara ett klick eller två kan du starta en chatt, dela dokument eller hålla ett onlinemöte med teammedlemmar på olika platser. Där kan de träffas ansikte mot ansikte och se samma information, utan att behöva lägga tid och pengar på resor. 7

8 6Använd din data till viktiga insikter Allt fler företag använder sig av BI-lösningar (Business Intelligence) för att identifiera trender, risker och nya möjligheter. Med hjälp av prognosticering med ett klick i Office 2016 kan små och medelstora företag snabbt omvandla historiska dataserier till en analys av kommande trender. Nya treemap- och vattenfallsdiagram i Office 2016 gör det lättare att visualisera komplexa data, och de kan publiceras direkt till Microsoft Power BI från Excel. Använd de här nya verktygen för att koppla, visa och forma data från flera källor, bland annat tabeller från webbplatser, ostrukturerade källor som Hadoop och tjänster som Salesforce. Med de förbättrade Power Pivot-funktionerna kan du smidigt mappa olika datauppsättningar genom att dra och släppa, och beräkna hundratals datarader med de nya analysfunktionerna. Med hjälp av BI-verktyg kan företaget omvandla kompakta företagsdata till lättillgängliga insikter och fatta välgrundade beslut som ger konkurrenskraft. Enligt en studie av IBM och MIT Sloan Management Review har organisationer som får konkurrensfördelar med hjälp av dataanalys och BI 2,2 gånger oftare avsevärt bättre resultat än övriga branschen. 9 8

9 7 Jag anser att vi behöver Office för att ta oss till nästa nivå, eftersom det är avgörande att vi alla kommunicerar och håller oss uppdaterade. Julie Gaines, Fishs Eddy Redigera dokument samtidigt i realtid Tempot är högt på konkurrenspräglade marknader, och även på företag som är på väg uppåt. För att hänga med måste anställda ofta arbeta med samma dokument, till exempel kalkylblad med säljrapportering och marknadsplaner. En viktig samarbetsfunktion i produktivitetsverktyg som Office 2016 och Office Online är samtidig redigering i realtid. Det gör att du och teamet kan redigera och bidra till dokument samtidigt. De här molnbaserade funktionerna sparas automatiskt hela tiden. När du samarbetar i ett Word-dokument ser du allas redigeringar av text och formatering direkt när de görs. Använd versionshistoriken om du vill gå tillbaka till ögonblicksbilder av dokumentet under redigeringen. Eftersom Office 365 stödjer mobilitet och flexibla arbetssätt spelar det ingen roll om du och teammedlemmarna arbetar på webben, en stationär eller bärbar dator, eller en mobil enhet. Alla ändringar synkroniseras i dokumentet, sparas automatiskt till molnet och visas för teamet. 9

10 Källhänvisningar 1 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT (överbrygga klyftan för informationsarbetares produktivitet: nya utmaningar och möjligheter för IT), IDC, september The Science of Teams and Teamwork (vetenskapen om team och samarbete), Lifetime Reliability Solutions, Business Applications and Tablet Adoption: A Survey of IT Professionals at Small and Mid-Sized Organizations (affärsprogram och användning av surfplattor: en undersökning bland IT-anställda på små och medelstora organisationer), Dimensional Research, mars There are now more gadgets on Earth than people (nu finns det fler prylar än människor på jorden), CNET, 6 oktober Inside Communication, kundundersökning om affärstrender, Yammer, Ibid. 8 You Waste a Lot of Time at Work (du slösar mycket tid på arbetet), Atlassian 9 The New Intelligent Enterprise (det nya intelligenta företaget), MIT Sloan Management Review och IBM Institute of Business Value,

11 Mer information om hur lösningar för molnet, mobilitet och social teknik kan förbättra samarbete på företaget finns på office.com/business.