SAMMANTRÄDESPROTOKOLL OXELÖSUNDS FASTIGHETS AB Sammanträdesdatum Blad STYRELSEN

Transkript

1 STYRELSEN Plats och tid Kommunala bolagens sammanträdesrum Sjögatan 28, Fredag 18 mars 2005, klockan Beslutande Övriga deltagande Styrelseledamöterna Göte Eriksson, ordförande Emil Carlsson Catharina Fredriksson Sören Carlsson t o m 6 Bo Jender Torbritt Bökman Lennart Samuelsson, ersättare för Senja Peltonen Bjarne Westerlund, ersättare för Sören Carlsson fr o m 7 Rafiq Minhas Roland Eriksson, Kommunal Patrik Thomaeus, ekonomi Lars Blomkvist, förvaltning Kurt Tengroth, förvaltning Rune Jonsson, drift Gunnar Karlsson, VD Lisbeth Svensson, sekreterare Utses att justera Catharina Fredriksson Underskrifter Paragrafer 5-9 Sekreterare Ordförande Justerare

2 STYRELSEN FÖREGÅENDE PROTOKOLL Protokoll från föregående styrelsesammanträde har varit bifogat kallelsen. Protokollet godkänns och läggs till handlingarna.

3 STYRELSEN INFORMATION/RAPPORTER Handling nr 1,2 och 3/2005 Smidesbolaget Smidesbolagets planer på att öka produktionen kräver större personalutrymmen samt större lokalytor. Dessutom behövs större markyta för upplag av plåt. Kostnad för ut- och ombyggnad av befintlig byggnad beräknas till c:a 8 milj kronor. Finansiering har inte diskuterats. Smidesbolaget är även intresserade av att köpa huvudfastigheten. Smidesbolaget har utlovat en avsiktsförklaring som underlag för ovanstående, men har ännu inte lämnat någon. Diskussioner förs med SSAB för ett få arrendera eller köpa mark. Projektet fortgår. OFAB:s styrelse tackar för informationen. Kuusakoski Gunnar Karlsson informerar om att Kuusakoski har fått ny VD och att kontakterna går kärvare, mycket på grund av att kontakterna nu sker genom ombud. Kuusakoski har framfört önskemål om sänkning av den hyra som föreslagits i det avtalsförslag som finns. I saneringsärendet och förhandlingarna med JM Värmdöstrand har all korrespondens överlämnats till advokat. Om OFAB påbörjar saneringen innan Miljödomstolen lämnat sitt utslag kommer Länsstyrelsen att släppa ärendet och det får sedan bli en civilrättslig process. OFAB:s styrelse ger Gunnar Karlsson uppdraget 1. Att ta fram vilka befogenheter Kuusakoskis representanter har. 2. Att ta fram vilka beslut som tagits av Kuusakoskis styrelse forts.

4 STYRELSEN forts. Upphandling 2004 Handling nr 1/2005 Gunnar Bergström redovisar vilka varor och tjänster som upphandlats under 2004 samt på vilket sätt. Vid genomgången som gjorts har inte påträffats några inköp som strider mot LOU. Ramavtalen löper oftast på år men kan variera något. Utbildning i LOU och inköpshantering har skett i december 2004 och januari 2005, dessutom en särskild heldagsutbildning för dem som är mest berörda och gör upphandlingar. Internkontrollen bör alltid hållas aktuell. OFAB:s styrelse tackar för informationen. Vinterväghållning Handling nr 2/2005 På grund av det speciella vinterväglag som rådde i slutet av november 2004 och de klagomål på väghållning som blev följden, har Rune Jonsson sammanställt händelseutvecklingen med angivande av tider och åtgärder. Styrelsen diskuterar situationen, ställer frågor till Rune Jonsson och får svar och förklaringar. Vid förfrågan om entreprenören klarar sitt uppdrag blir svaret att väghållningen genomförs på samma sätt som tidigare och utkallning sker av OFAB:s beredskapspersonal. Däremot räcker inte resurserna till att hålla helt rena vägar vi extrema väderleksförhållanden. Styrelsen påpekar att den saltning som kan ha skett ej har beslutats av OFAB:s styrelse. OFAB:s styrelse godkänner informationen och sammanställningen läggs till handlingarna. forts.

5 STYRELSEN forts. Rapport från uppföljningsmöte Handling nr 3/2005 Göte Eriksson informerar om att han och Gunnar Karlsson har haft ett samrådsmöte den 1 februari 2005 med företrädare för kommunen i enlighet med ägardirektivet, och att nästa möte kommer att ske i november Vid mötet i februari har diskuterats fastighetsförvaltning, snöröjning m.m. Vid nästa möte i november planeras att diskutera ekonomin och reglera kostnader mellan kommunen som beställare och OFAB som utförare. Tills dess bör nyckeltal tas fram för respektive område, för att lättare kunna jämföra och redovisa om kostnaderna är rimliga eller åtgärder behöver vidtas. OFAB:s styrelse godkänner rapporten och beslutar att nyckeltal ska tas fram. Rekrytering av ny VD Göte Eriksson rapporterar från rekryteringsgruppen som haft två möten samt dessutom haft ett möte med Bo Hermansson tillsammans med en konsult från en rekryteringsfirma. Nästa möte blir den 22 mars 05. Då kommer annons att utformas och annonsering kommer att ske vecka 14 i Södermanlands, Östergötlands, Västmanlands och Örebro län. OFAB:s styrelse godkänner rapporten.

6 STYRELSEN Handling nr 4/2005 EKONOMISK RAPPORT/BOKSLUT 2004 OFAB:s årsredovisning för 2004 har varit bilagd kallelsen. Patrik Thomaeus redovisar en del ändringar föranledda av revisorernas granskning. Årets resultat visar ett plus på kronor. Ökade hyresintäkter, sålda maskiner, minskat antal anställda samt lägre finansiella kostnader på grund av amortering är några av anledningarna till resultatet. Styrelsen diskuterar och kommenterar 2004 års bokslut. OFAB.s styrelse beslutar 1. Att godkänna och fastställa resultat- och balansräkning. 2. Att föreslå bolagsstämman att balanserat resultat kronor jämte årets resultat kronor överförs i ny räkning.

7 STYRELSEN Handling nr 5/2005 UTVÄRDERINGSSEMINARIUM Göte Eriksson gör en sammanfattning av seminariedagen och konstaterar att rutinerna vid större investeringar bör ses över och ske i bättre samspel mellan styrelse och ledning. Dessutom framkom klart att styrelsens arbetsordning ska fastställas av styrelsen själva då det inte är något ägardirektiv. Föreslås att arbetsordning arbetas fram tillsammans med ledning och de övriga systerbolagen. Torbritt Bökman efterfrågar närvarolista för seminariet. Den kommer att bifogas nästa kallelse. Bo Jender har tagit fram en skrift Förslag till god sed för styrning av kommun- och landstingsägda bolag, som föreslås kunna ligga till grund för arbetsordning. Föreslås att delges ledamöterna. OFAB:s styrelse beslutar 1. Att rutiner för investeringsbeslut fastställs. 2. Att delge ledamöterna skriften enligt Bo Jenders förslag. 3. Att styrelsen utarbetar förslag till Arbetsordning.

8 STYRELSEN Handling nr 5/2005 BALANSLISTAN Balanslistan kvarstår oförändrad.