Ekonomi i balans. Upsala Golfklubb. Extra årsmöte 1 oktober Bilaga 1 EKONOMI I BALANS EN RAPPORT FRÅN UGK:S STYRELSE.

Transkript

1

2 Ekonomi i balans Upsala Golfklubb Extra årsmöte 1 oktober 2009 Bilaga 1 EKONOMI I BALANS EN RAPPORT FRÅN UGK:S STYRELSE. Bakgrund Upsala golfklubbs årsmöte avslog vid sitt sammanträde den 2 mars den då sittande styrelsens förslag om en höjning av kapitalinsatsen med kr. I stället beslöt årsmötet att en ekonomi i balans skulle nås via rationaliseringar och besparingar 1. Årsmötets beslut var att uppdragen skulle utföras av en sparkommission resp. av en banombyggnadsgrupp. Dessa skulle redovisa sina förslag till styrelsen. Denna arbetsordning omöjliggjordes genom att styrelsen valde att avgå. Sammanträdet ajournerades och vid det återupptagna årsmötet utsågs en helt ny styrelse. I detta dokument redovisas de åtgärder som denna nya styrelse vidtagit för att lösa uppgiften. Arbetet har vägletts dels av det specifika uppdrag som årsmötet beslutade om, dels av det generella uppdrag som en styrelse för Upsala golfklubb har. I syfte att effektivisera arbetet har de föreslagna arbetsgrupperna arbetat inom styrelsen Redovisningens utformning Information har organiserats för att ge bästa möjliga översikt över de åtgärder som vidtagits. Den bygger på styrelsens analyser och på det halvårsbokslut som Mats Hagberg på styrelsens uppdrag upprättat och avlämnat per 30/ Detta bokslut har granskats och godkänts av klubbens revisor. Läget redovisas per den 15 september Information om beslut som fattats och åtgärder som vidtagits efter detta datum kommer att redovisas i samband med årsmötet den 1 oktober Informationen behandlar endast de för Upsala golfklubb mest centrala frågorna. Den som har frågor till styrelsen eller önskar information om sådant som inte berörs i detta dokument är välkommen med sina frågor till styrelsen@upsalagolfklubb.se. De kan också lämnas skriftligt till klubbens kansli. 1 Årsmötet beslöt om följande riktlinjer för detta uppdrag: 1. utöver redovisade besparingar för år 2009 utarbeta en sparplan på ytterligare 1, 5 miljoner i driftsbudget med administrationskostnader som primärt mål. 2. ta fram en redovisning över ekonomiska krav som f.d. medlemmar har och när dessa krav förfaller till betalning 3. ta fram förslag på de reala tillgångar (mark, m.m.) som eventuellt kan säljas och på så sätt förbättra klubbens likviditet. 4. ta fram ett förslag på hur likviditetsproblematiken i klubben ska hanteras på kort och på lång sikt. 5. göra en översyn av det ekonomiska läget för banombyggnaden 6. ta kontakt med banker undersöka om och hur ombyggnaden inkl. renovering av fairway och bevattningssystem ska kunna totalfinansieras via banklån.

3 1. Lägesbeskrivning Banombyggnadsprojektet är slutfört. Upsala golfklubb innehar en färdig, nyanlagd och mycket vacker golfanläggning. Golfbanan överlämnades formellt till klubben den 14 september Under oktober kommer den slutliga ekonomiska uppgörelsen att förhandlas fram. Klubben har idag både ekonomisk kompetens och finansiell styrka att kunna slutföra dessa förhandlingar på ett framgångsrikt sätt. Våren 2010 kan vi som medlemmar se fram emot att njuta av stimulerande golfspel på en helt ny och av oss medlemmar ägd golfbana. 2. Driftskostnader och driftbudget Årsmötet gav klubbens ledning i uppdrag att utöver redovisade besparingar för år 2009 utarbeta en sparplan på ytterligare 1, 5 Mkr i driftsbudget med administrationskostnader som primärt mål. Vidtagna åtgärder Styrelsen har genomfört ett omfattande arbete för att nå detta mål. Den har via osthyvelprincipen gjort besparingar utöver årsmötets tidigare sparbeslut på drygt kr i årets budget. Dessa besparingar kommer att finnas kvar även i nästa års budget. Styrelsen har i enlighet med årsmötets direktiv gjort stora besparingar inom klubbens administration. Det har inneburit att delar av klubbens personal har måst sägas upp. Uppsägningarna innebär en besparing från år 2010 på c:a kr/år. Innevarande år resulterar denna åtgärd inte i några besparingar. Årets bokslut kommer att belastas med kostnader för lagstadgade ersättningar under uppsägningstider, ersättning för inarbetade övertider och sparade semestrar, m.m. Även det leasingavtal som kommer att ingås för maskinparken (se pkt 3) kommer ge en sänkning av klubbens driftskostnader. UGK:s investeringskostnader uppgår ett normalår till 1,2 Mkr. I år har styrelsen av ekonomiska skäl avstått från investeringar. År 2010 skulle den därför ha behövt finansiera investeringar på det dubbla beloppet. De årliga räntorna och avskrivningskostnaderna för en sådan 10 årig investering uppgår till c:a kr per år. Med leasingavtalet slipper klubben egna maskinköp. I avtalet ingår nya och av våra greenkeepers prioriterade maskiner till ett värde av 2,2 Mkr. Klubben löser med därmed ett finansieringsproblem samtidigt som klubben, när banarbetet påbörjas våren 2010, kommer att ha en modern maskinpark. Avtalet kommer att träda i kraft i höst, men för perioden fram till juni 2010 utgår ingen leasingkostnad. För resten av året uppgår den till kr. Den besparing som avtalet ger uppgår som nämnts till kr för år Till det kommer ett bortfall av större delen av kostnaderna för maskinunderhåll, i år budgeterade till kr. Avtalet kommer att ge en nettobesparing år 2010 på drygt kr. En annan faktor som bör påverka driften i positiv riktning är att några av klubbens större lån som tagits med fast ränta (6 %) av tidigare styrelser bör kunna omplaceras till väsentligt lägre ränta. Effekterna av detta har inte inräknats i nedanstående sparbelopp. De ovan redovisade åtgärderna möjliggör den eftersträvade sänkningen av UGK:s driftskostnader på 1,5 Mkr. Sparprogrammet innebär att klubben kommer att ha medel att betala sina amorteringar för lånen till banombyggnaden. UGK kommer att nå målet: en ekonomi i balans. 2

4 3. Likviditetsläget i april 2009 UGK:s likviditet var när styrelsen tillträdde i slutet av mars långt mer bekymmersam än den som redovisats vid årsstämman. Det mest akuta problemet var en redan förfallen restskuld på 1,3 Mkr för det markområde som inköpts år Styrelsen inriktade sig på en snabb försäljning. Det visade sig emellertid att en sådan skulle ge en mycket blygsam intäkt för något som klubben betalt drygt 3 Mkr för. Styrelsen valde i detta läge att behålla denna långsiktiga och icke belånade kapitaltillgång. Med säljaren ingicks en uppgörelse om en amorteringsplan. Klubbens skulder till medlemmar som lämnat klubben var även de större än som kunnat utläsas av informationen till årsmötet. Totalt uppgick de i början av april till 3,2 Mkr för perioden fram till och med mars Banombyggnadsprojekt hade överskridit sin lånefinansierade budgetram på 21 Mkr. Styrelsens analyser visade att det saknades finansiering på c:a 2,5 Mkr för att slutfinansiera banombyggnaden. Totalt fanns en likviditetsbrist på drygt 7, 0 Mkr vid styrelsens tillträde i slutet mars. Vidtagna åtgärder För att säkra klubbens likviditet har styrelsen under sommaren i Skandinaviska Enskilda Banken (SEB) utverkat ett tillfälligt lån på 1,5 Mkr. Tack vare detta lån kunde den akuta likviditetsbristen hävas och betalningsinställelser undvikas. Denna kredit kommer, om årsmötet stöder styrelsens förslag, att från oktober 2009 ersättas med 5 årigt lån från SEB på 3 Mkr. Säkerheten för detta lån utgör den år 2005 inköpta marken. Genom att på detta sätt i efterhand finansiera det av tidigare styrelse gjorda markinköpet kan klubbens egna likvida medel, som bundits upp av detta projekt, användas för att slutfinansiera banombyggnadsprojektet (se pkt 4). Med syfte att stärka likviditeten och förbättra banskötseln kommer i slutet av september ett avtal att ingås om att sälja klubbens maskinpark och därefter hyra tillbaka den (sales leaseback). Avtalet innehåller betydande nyanskaffningar och gör att klubben kan komma till rätta med det under senare år eftersatta investeringsbehovet. Avtalet ger klubben en likviditetsförstärkning på 1,6 Mkr. Andra fördelar med avtalet är att klubben inte behöver drabbas av icke budgeterade utgifter till följd av kostsamma maskinhaverier. Till det kommer att vår tekniker kan frigöras för annat arbete, hälften av hans arbetstid kan användas till banskötsel. Slutligen får våra greenkeepers en moderniserad maskinpark och därmed bättre förutsättningar för kvalitetsförbättringar i banornas skötsel. Klubbens bankverksamhet kommer att upphöra från och med hösten Nya medlemmar erhåller lån till kapitalinsatser via SEB. De medlemmar som lånat pengar av klubben (s.k. reverslån) erbjuds också lån i SEB eller kan välja att på annat sätt återbetala sina lån. Styrelsen räknar med lösen av medlemmarnas lånereverser kommer att ge en likviditetsstärkning med c:a 1,5 Mkr. 4. Likviditeten behöver stärkas Ovanstående åtgärder stärker UGK:s likviditet med 6,1 Mkr. Styrelsens bedömning är att det totalt behövs en förstärkning på drygt 7 Mkr. För att nå detta mål krävs åtgärder. En väg som styrelsen prövar är medlemsinsatser i form av en rekonstruktionsavgift. Denna skulle bli en engångsavgift och betalas av alla aktiva medlemmar år Mot bakgrund att klubben har drygt 1800 aktiva medlemmar bedömer styrelsen att en sådan engångsutdebitering inte kommer att blir alltför betungande för oss medlemmar. Det kan noteras att även rekonstruktionskostnaden hade kunnat finansieras via årets ordinarie driftbudget om denna inte belastades med antal extraordinära engångskostnader. Dessa utgörs av avtalsenliga uppsägningslöner inkl. semester och övertidsersättningarna till uppsagd administrativ 3

5 personal ( kr) samt av straffräntor på klubbens skulder för marköp, kostnader för en GEAB:s sanering och omstrukturering av klubbens ekonomihantering samt kostnader för från Forsen AB inhyrd juridisk och teknisk konsulttjänst med uppdrag att bistå klubben i de ekonomiska förhandlingarna kring banombyggnaden. 5. Banombyggnadsprojektet Den ursprungliga budgeten för banombyggnaden fastställdes vid ett extra årsmöte i oktober Budgetramen var då 17 Mkr. Ambitionsnivån för ombyggnadsprojektet höjdes via ett styrelsebeslut sommaren Beslutet innebar att även fairways skulle byggas om och att bevattningsanläggningen skulle förnyas. Den då sittande styrelsen bestämde att den i första hand skulle använda klubbens egna bankmedel (4,6 Mkr) till projektet, men den valde samtidigt att höja låneramen till 21 Mkr. Den beräknade tilläggskostnaden angavs i Håmöbladet till 4 Mkr. Antagna anbud visar att den verkliga kostnaden skulle bli drygt 6 Mkr. Bokslutet för 2007 visar att bankmedlen togs i bruk, under detta år minskade de från 4,6 Mkr till 0,8 Mkr. Klubbens bankmedel har i alla bokslut sedan dess har befunnit sig på denna låga nivå. Idag kan det fastslås att banombyggnaden har blivit väsentligt mycket dyrare än vad som beslutats av klubbens medlemmar. Några av orsakerna nämns ovan men ytterligare utredning krävs för att kunna lämna en fullständig redovisning. Det kan också konstateras att stora delar av fördyringarna (=löner till uthyrda banarbetare, lön till projektansvarig, räntor, m.m.) dolts för medlemmarna genom att inte bokföras på banombyggnadsprojektet utan som driftskostnader. Styrelsen beräknar att den totala kostnaden för banombyggnaden kommer att uppgå till c:a 26,5 Mkr Finansieringen har skett via banklånet i SEB på 21 Mkr. Även övriga 5,5 Mkr är finansierade men av klubbens medlemmar. 3 Mkr kommer från medel som frigörs om årsmötet beslutar att finansiera markköpet med ett SEB lån. De övriga 2,5 Mkr har finansierats i form av direktavskrivna driftskostnader. Sammanfattningsvis bör dock det positiva i denna fråga lyftas fram: banombyggnaden är slutförd, UGK äger en färdig, nyanlagd och vacker golfanläggning, som klubben av egen kraft har möjlighet att finansiera. 4

6 Agenda 2010 Upsala Golfklubb Extra årsmöte 1 oktober 2009 Bilaga 2 AGENDA 2010 EN RAPPORT FRÅN UGK:S STYRELSE. Under denna punkt redovisas i kortform information om idéer och planer som styrelsen har på sin agenda inför år De frågor som tas upp är inte föremål för beslut på det extra årsmötet utan ska ses som en information till medlemmarna. Stadgeändring Styrelsen kommer till årsmötet 2010 att lägga fram förslag om att Upsala golfklubb från och med år 2010 ska ha årsmöte både på våren och på hösten. Förslag kommer att lämnas om vilken typ av ärenden som ska behandlas på vår resp. höstmötet. Organisation och ledning I syfte att effektivisera organisationen, öka flexibiliteten och minska kostnaderna kommer flera av klubbens funktioner att läggas ut på entreprenörer. Motivet till denna ordning är att golf i Sverige är en starkt säsongsberoende verksamhet. I en sådana är upphandlade tjänster förmånligare än anställningar på helårsbasis. Styrelsen kommer att omförhandla existerande avtal med golfshop, tränare och restauratör. En upphandling kommer att göras av ekonomihantering samt av medlemsservice, marknadsföring och sponsorverksamhet. Målet för alla avtal är nå högt ställda krav på service till klubbens medlemmar för rimliga kostnader. Medlemsläget Under perioden 2008 och t o m mars 2009 minskade UGK med 417 medlemmar, från 2385 till Av dessa lämnade c:a 250 under perioden december och januari 2009/2010. Det är i första hand 7 dagarsmedlemmar som lämnat klubben, vilket bidragit till att klubbens medlemsintäkter minskat med ca 1,2 Mkr och i fordringar i form av återbetalning av kapitalinsatser på 3,2 Mkr. Idag är medlemsantalet 2062, så trenden har vänt under år Det är styrelsens ambition är att med riktade erbjudanden rekrytera c:a 300 nya fullvärdiga medlemmar. Utrymme bedöms finnas för en sådan rekrytering eftersom klubben idag har 275 greenfee medlemmar och 260 passiva medlemmar. Medlemsavgifter, medlemsformer och kapitalinsatser. Styrelsens har för avsikt är att lämna medlemsavgifterna relativt oförändrade under En mindre sänkning av årsavgiften planeras till följd av att den s.k. masterplansavgiften delvis tas bort. Vid årsmötet våren 2010 kommer styrelsen att presentera ett förslag till ny medlemsstrategi inför I denna ska medlemsmålgrupper definieras och en total genomgång av medlemsformer, medlemsavgifter och kapitalinsats göras. Beslut om den nya medlemsstrategin inför 2011 kommer att fattas vid ett årsmöte på hösten 2010.

7 Fastigheter och underhåll Någon underhållsplan existerar inte för golfklubbens fastigheter. Styrelsen har därför påbörjat ett arbete med att ta fram en sådan. Från år 2010 kommer kostnader för underhållsbehov som grundas i en sådan plan att läggas in i budget. Mycket av det underhåll som ska göras kan utföras löpande av vår egen personal. Byggnaden där tävlingsexpeditionen är inrymd i behov av omedelbar reparation. Redan i höst kommer därför taket på detta hus att lagas för att minska riskerna för mer omfattande skador under vintern. Styrelsen arbetar även med att ta fram en energisparplan. Målet är att i väsentlig grad kunna sänka klubbens energikostnader. De uppgår idag till drygt 0,5 Mkr. Ett första led i detta spararbete är att kanslilokalerna kommer att hållas stängda under drygt fem vintermånader. Kansliet kommer dock som vanligt att kunna nås via e post och telefon. Den enda nybyggnation som finns på agendan är en lösning av toalettfrågan på banan. Målet är att så snart ekonomin tillåter bygga mer hygieniska och trevliga toalettutrymmen. Banskötselplan Vid Upsala golfklubb finns idag ingen skriftlig banskötselplan. Styrelsen kommer under hösten att låta ta fram en sådan. Arbete kommer att utföras i samarbete med golfförbundets konsulter inom området, en service som är gratis för klubbar som är medlemmar. Banskötselplanen kommer i framtiden att varje höst utvärderas och revideras. Banskötselplanen ska omfatta klubben samtliga banor och ska ligga till grund för det förslag till budget för banskötseln som styrelsen lämnar. Frivilligt banarbete. Om alla medlemmar varje säsong bidrar med 3 timmars väl inplanerat och organiserat banarbete (=risdragning, bunker och vattenhinderskötsel, trädgårdsarbete, etc) skulle det motsvara det en förstärkning med tre (3) helårsarbetare. Ökat frivilligarbete skulle dessutom vara bra för klubbkänslan att arbeta tillsammans är ett bra sätt att få nya kontakter och vänskaper. Styrelsen överväger därför att införa ett system där medlemmar ges möjlighet att bidra till klubbens verksamhet på detta sätt. De som bedömer att de inte har tid kommer att kunna köpa sig fria genom att betala en arbetsavgift. 1

8 Beslut Upsala Golfklubb Årsmöte den 1 oktober 2009 Bilaga 1 Det extra årsmötets beslut I syfte att Upsala Golfklubb ska etablera en ekonomi i balans beslöt ett enhälligt extra årsmöte den 1 oktober 2009 med acklamation att stödja den rekonstruktionsplan som styrelsen lagt. Beslutet utgår från på att antalet medlemmar I UGK år 2010 kommer att vara på i stort sett samma nivå som i år. Målet med engångsavgiften är att täcka de extraordinära kostnader som uppstått till följd av den nödvändiga rekonstruktionen under Som fram går av tidigare utsänd information saknar UGK medel för de 1,3 Mkr som klubben måste betala i form av extraordinära kostnader för avtalsenliga löneoch semesterersättningar till uppsagd personal, straffräntor på skulder för markköp, kostnader för omstrukturering av ekonomihanteringen, extra revisionskostnader samt arvoden till från Forsen AB inhyrd juridisk och teknisk konsult, som bistår klubben i banprojektet. Årsmötets beslut 1. En engångsavgift utdebiteras för år 2009 på 1150 kr för 5 och 7 dagarsmedlemmar samt på 550 kr för greenfeemedlemmar och för juniorer som är 13 år och äldre. Avgiften betalas mot faktura senast den 31/ Inbetalningen av årsavgiften för 2010 uppdelas på två tillfällen. Den första betalas senast den 31/ och den andra senast den 30 april Vid första betalningstillfället betalas följande belopp: 7 dagarsmedlemmar: 1500 kr, 5 dagarsmedlemmar: 1200 kr, Greenfeemedlemmar och juniorer (13 år och äldre): 800 kr. 3. Styrelsen ska i sitt budgetarbete inför 2010 ha som mål klubbens verksamhet ska finansieras med en oförändrad årsavgift. 4. Styrelsen ges mandat att ta upp ett lån på 3 miljoner kronor i SE banken.

9 Kallelse extra årsmöte Upsala Golfklubb Sidan 1 av 1 Tid: 1 oktober kl. 19:00 Plats: Brantingsskolans aula, Hjalmar Brantingsgatan 37 FÖREDRAGNINGSLISTA 1 Mötets öppnande 2 Fastställande av röstlängd för mötet 3 Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt 4 Fastställande av föredragningslista 5 Val av ordförande och sekreterare för mötet 6 Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare, som jämte ordförande ska justera mötesprotokollet 7 Ekonomi i balans och Agenda 2010 kommentarer till och frågor kring bifogade rapporter från UGK:s styrelse (bilaga 1 och 2). 8 Beslutsärende - underlag bifogas (bilaga 3). 9 Mötets avslutande