G4 - ÄR DU BEREDD? SVENSKA FÖRETAGS ERFARENHETER AV GRIs NYA RIKTLINJER.

Transkript

1 G4 - ÄR DU BEREDD? SVENSKA FÖRETAGS ERFARENHETER AV GRIs NYA RIKTLINJER.

2 I DENNA RAPPORT. 01 Vad tyckte de svenska företagen? 02 Ett steg framåt? 03 Höga förväntningar & goda avsikter. 04 Begränsningar & fördelar med G4. 07 Viktigt på riktigt. 08 Ur revisorns perspektiv. 09 Goda råd från våra respondenter. FÖRST UT ATT RAPPORTERA ENLIGT G4. Vår undersökning baseras på tolv djupintervjuer med representanter från nio svenska företag och två experter på G4. Vi vill rikta ett stort tack till följande personer som tagit sig tid att dela med sig av sina insikter och erfarenheter: Anna Rogmark, Chief Legal Officer, Apoteket Hendrik Alpen, Project Manager Sustainability Communications, H&M Milla Bjerke, Responsible for SR, Cecilia Hedin, Communications Officer, Inge Lindberg, CFO, Lernia Kenneth Magnusson, Chief Sustainability Officer, NIBE Industries Kristina Gabrielii, Head of CSR, PEAB Pernilla Ruin, Senior Sustainability Manager, Swedbank Lars-Olle Larsson, Senior Manager ESG Affairs, Swedfund Annika Ramsköld, Head of Sustainability, Vattenfall Åsa Pettersson, Head of Public & Environmental Affairs, Scania (formerly of Vattenfall) Marie Baumgarts, Head of Corporate Responsibility, Tele2 Jason Perks, Director for Sustainability UK, DNV GL Business Assurance Matts-Ola Samuelsson, Lead-Auditor, DNV GL Denna rapport är skriven av Sophie Hemne de Robien, Kaying Lau och Astrid von Schmeling på Purple Ivy och Sara Bohlinder, DNV GL, i oktober 2014.

3 G4 - ÄR DU BEREDD? 01 G4 VAD TYCKTE DE SVENSKA FÖRETAGEN? Med hjälp av G4, de nya riktlinjerna från Global Reporting Initiative, pågår just nu en välbehövlig uppfräschning av sättet att hållbarhetsrapportera. Vi bestämde oss för att sätta fingret på vilket mervärde de nya riktlinjerna för med sig till de svenska företag som rapporterat enligt G4. I de uppdaterade riktlinjerna för hållbarhetsrapportering G4 från Global Reporting Initiative (GRI) utlovades större flexibilitet i rapporteringen. Med större tyngdpunkt på den påverkan som är mest väsentlig, hoppades de rapporterande företagen på att G4 skulle bidra till mer strategiska, fokuserade, trovärdiga och lättlästa rapporter och att detta även skulle locka fler läsare. Intressenterna å andra sidan hade farhågor om att företagen skulle använda det nya angreppsättet för att flytta fokus från frågor som de var tveksamma redovisa. Levererade G4 som det var tänkt? Har rapporterna blivit mer fokuserade med hjälp av G4? Tillsammans med DNV GL har Purple Ivy haft ambitionen att identifiera de största utmaningarna och fördelarna med de nya riktlinjerna. Det har vi gjort genom att ta pulsen på nio av de svenska företag som varit först ut att rapportera enligt G4. Samtliga nio företag tyckte att övergången från G3 till G4 var relativt enkel och välkomnade förändringen. Att fokus skiftat från antal indikatorer i rapporten till de för företagen väsentligaste frågorna bidrog till att ta fram vassare dock inte alltid kortare rapporter. Riktlinjer med logik Respondenterna tycker att riktlinjerna blivit mer logiska. Det går nu att undvika både att rapporterna blir onödigt komplexa och den checkliste-mentalitet som tidigare tyngt riktlinjerna. Allt för ofta kanske hållbarhet är något otydligt som är svårt att greppa. För att öka tydligheten använder vi vår rapport till att kommunicera hållbarhetsfrågor så att organisationen kan relatera till affärsnyttan. / Kenneth Magnusson, NIBE G4 gav även många företag en knuff för att starta kartläggningen av de hållbarhetsfrågor som är strategiskt viktiga för dem. För några av våra respondenter har väsentlighetsanalysen även blivit startskottet för att lyfta hållbarhetsfrågorna till en strategisk nivå. Fyra av de intervjuade företagen angav uttryckligen att väsentlighetsprocessen varit deras språngbräda för att få engagemang från högsta ledningen. Vår analys visar att väsentlighetsprocessen har tolkats på många olika sätt bland våra respondenter. Några företag hade ett framtidsperspektiv och lyfte därigenom processen till en strategisk nivå. De analyserade frågor i förhållande till de megatrender som kan inverka på deras verksamhet. G4 rekommendation att identifiera relevanta GRI-aspekter inför väsentlighetsanalysen är dock något som de flesta av företagen inte tagit hänsyn till. För att vara i ett land som brukar ligga i framkant när det gäller nya idéer har G4 fått en långsam start i Sverige. I vår granskning av multinationella och statligt ägda företag har vi identifierat strax över 20 svenska företag som rapporterat enligt G4. Detta av de i Sverige totalt strax över 100 företag som rapporterar enligt GRI. I en global jämförelse ser vi att ungefär 50 % av de hos GRI registrerade företagen redan har tagit steget till G4. Vi hoppas att denna rapport ska göra det lättare att ta steget till G4.

4 02 G4 - ÄR DU BEREDD? ETT STEG FRAMÅT? Med syftet att undersöka vilken effekt G4 har haft hittills och ge råd till dem som nu ska rapportera, lyfter vi i denna studie fram lärdomar från de svenska företag som redan har tagit steget till G4. När Global Reporting Initiative,GRI, 2013 lanserade den efterlängtade fjärde generationen av sina riktlinjer för hållbarhetsrapportering (G4) var det med pompa och ståt. Med åratal av intressentdialoger i ryggen, lyfte GRI fram G4 som nyckeln till framtidens hållbarhetsrapportering. G4 betonar vikten av en välgrundad process för att identifiera de frågor som är väsentligast för företaget som rapporterar, och signalerar därmed en förändring i syftet med rapporteringen. Kvalitet och förståelse är nu viktigare än att kunna redovisa flest antal indikatorer. Ett helhetsperspektiv över företagets påverkan längs hela värdekedjan vinner över djupdykningar i detaljer om organisationen direkta påverkan. De företag som tidigare upplevt rapporteringen som alltmer otymplig andades ut och intressenterna hoppades få en insyn i företagens strategiska hållbarhetsarbete. Erfarenheter från early-adopters När nu det första året med G4 har passerat ville vi på Purple Ivy och DNV GL ta reda på hur de svenska rapportörerna tagit sig an och använt de nya riktlinjerna. Var steget till G4 stort? Blev rapporterna mer kortfattade? Bidrog väsentlighetsanalysen till ett strategiskt fokus? Vilka var de största utmaningarna och vinsterna i arbetet med G4? Och, med det ökande intresset för integrerad rapportering, hur väl i linje ligger G4 med andra ramverk för rapportering? Enligt vår undersökning av multinationella och statsägda svenska bolag så har drygt 20 svenska företag tagit klivet till G4 i sin rapportering för Av dessa så har vi intervjuat nio för att ta reda på hur de har upplevt övergången. I denna rapport presenterar vi deras lärdomar och råd till de företag som nu står på tur att ta sig an G4. G4 - SVENSKA FÖRETAG Upplevde övergången som smidig Publicerade en integrerad rapport Rapporterade på Core-nivån Lät en oberoende tredje part verifiera Har en väsentlighetsprocess på plats Har kartlagt påverkan längs värdekedjan När det gäller att använda G4ans mest avancerade nivå ser vi att de svenska företagen går försiktigt fram. Stora Enso var det enda företaget som rapporterade på Comprehensive - nivån. Samtliga företag som vi intervjuade rapporterade på Core-nivån. Antal rapporter G4 RAPPORTER GLOBALT Rapporter enligt G Rapporter enligt G Källa: Global Reporting Initiatives databas den 7 oktober Antalet rapporter enligt G4 ökar sakta. Däremot syns en avsevärd minskning i antalet rapporter som registrerats i GRIs databas. Det är frivilligt att registrera sin rapport i GRIs databas.

5 G4 - ÄR DU BEREDD? 03 HÖGA FÖRVÄNTNINGAR & GODA AVSIKTER. GRI står inför uppdraget att skapa balans mellan ett helt spektra av indikatorer och samtidigt skapa en hanterbar och värdefull riktlinje för de som ska rapportera. Samtidigt har de ambitionen att sätta igång förändringar som leder till en hållbar global ekonomi. Det är en stor uppgift för en 15-åring. Jämfört med den ekonomiska rapporteringen befinner sig hållbarhetsrapporteringen i sin linda. Medan det har tagit ungefär 150 år för den ekonomiska rapporteringen att nå dagens nivå, har GRI haft knappa två decennier på sig att forma hållbarhetsrapporteringen. Ambitionerna är höga och avsikterna goda: GRI vill göra hållbarhetsrapportering lika självklar som nyttig för företagen, samtidigt som den bidrar i övergången till en globalt hållbar ekonomi. Kort och effektfull historia GRI har sedan 1999 lanserat fyra versioner av sina riktlinjer för hållbarhetsrapportering. Syftet har varit att göra det möjligt för företag och organisationer att mäta, förstå och kommunicera sin påverkan och sina resultat inom fyra områden; ekonomi, miljö, sociala frågor och bolagsstyrning. GRI används nu världen över och är det mest erkända ickefinansiella ramverket för rapportering. Det har blivit en nyckelspelare och drivkraft för förbättring av kvalitet och jämförbarhet i rapporter. Idag ligger riktlinjernas framgång i förmågan att vara ett stöd för företagen i att skapa trovärdiga, engagerande och transparenta rapporter. Inte bara rapportering Även om GRI i början ansågs vara ett rapporteringsverktyg för transparens och ansvarsutkrävande, har det även blivit ett användbart verktyg för att förbättra interna processer, för att hantera och utveckla affärsstrategier samt att skapa medvetenhet kring organisationens påverkan och roll i samhället. Den senaste versionen av riktlinjerna, G4, är resultatet av fyra års dialog emellan företag, organisationer och myndigheter. Även om G4 lanserades 2013 kommer övergången att ske under en tvåårsperiod. Efter 31 december 2015 måste alla rapporter som hänvisar till GRI följa G4. Med sina höga ambitioner, korta livslängd och behovet att leva upp till förväntningar hos alla intressenter, får tiden utvisa om den senaste versionen av riktlinjerna klarar att leva upp förväntningarna G4 FEM STORA FÖRÄNDRINGAR. Väsentlighet framförallt De som rapporterar ska fokusera på det som är väsentligt för dem, snarare än att redovisa en lång lista av indikatorer. Företagen behöver lägga mer tid på att utforma och dokumentera sin väsentlighetsprocess. Hej då A/B/C-nivåer. Välkommen in accordance. De så ofta missförstådda tillämpningssnivåerna A, B och C har ersatts av två nya antingen är rapporten upprättad enligt (in accordance) Core eller Comprehensive. Företag kan även välja bort dessa nivåer helt och hållet och istället använda G4 som en vägledning. På Core-nivån krävs att företaget rapporterar 34 generella indikatorer och i Comprehensive ska samtliga 58 indikatorer redovisas. Boundary principen: från direkt till indirekt påverkan Vart företagets påverkan uppstår ska anges, såväl inom som utanför organisationens direkta påverkansfär. Eftersom hela värdekedjan omfattas måste den som rapporterar både ange processen de använt för att definiera påverkan och hur påverkan hanteras. En förenklad struktur för att rapportera upplysningar om hållbarhetsstyrningen (DMA). Den som rapporterar ska redovisa hur de hanterar varje inom GRI identifierad väsentlig fråga (eller aspekt) när det gäller: 1. Varför frågan är väsentlig och vilken påverkan är som avgör att den är väsentlig. 2. Hur aspekten och dess påverkan hanteras. 3. De mätmetoder som används för att utvärdera hur aspekten hanterats. Beroende på om du rapporterar enligt tillämpningsnivåerna Core- eller Comprehensive, ska du även ha en DMA för minst en indikator (Core) eller för alla indikatorer (Comprehensive) för de aspekter som identifierats som väsentliga. Nya indikatorer introduceras Det finns 13 nya generella indikatorer när det gäller bolagsstyrning (10), etik och integritet (3) och 17 nya resultatindikatorer för anti-korruption, växthusgaser och leverantörskedjan. Sju resultatindikatorer har tagits bort. De flesta av de nya resultatindikatorerna handlar om ersättningsnivåer och sammansättning för ledningsgruppen och ledande befattningar.

6 04 G4 - ÄR DU BEREDD? BEGRÄNSNINGAR & FÖRDELAR MED G4. För de företag som varit först ut att rapportera enligt G4 har övergången varit värdefull och gått smidigt. Det råder dock fortsatt osäkerhet kring hur riktlinjerna bäst ska tolkas inom områden som väsentlighetsanalys, boundaryprincipen och verifiering. Samtliga intervjuade företag upplevde övergången till G4 som relativt smidig. Utöver det förenklade rapporteringsformatet bidrog G4 till förbättringar i företagens hållbarhetsstrategier. Alla respondenter ansåg att G4 hjälpte dem att identifiera sina utmaningar och att kartlägga sina framsteg. Det är dock viktigt att notera att företagen, beroende på tidigare erfarenhet av hållbarhetsrapportering och hur komplexa organisationer de haft, har tolkat riktlinjerna olika. Ser både skogen och träden Ingen av respondenterna hade producerat märkbart kortare rapporter, men samtliga var överens om att de var betydligt lättare att läsa. Detta förklarades bra av NIBEs Kenneth Magnusson Vår rapport blev inte kortare, men den har fått en bättre struktur, bättre fokus och den har blivit väl mottagen. Samtliga nio respondenter ansåg att riktlinjerna gjort det möjligt för dem att berätta om sitt hållbarhetsarbete i förhållande till sin affärsverksamhet och affärsstrategi. De slapp även kämpa med indikatorer som inte bidrog till att ge en rättmätig bild av deras faktiska påverkan - en välkänd brist hos den tidigare versionens ABC-nivåer. Viktigt och väsentligt G4 betonar att bara de väsentliga frågorna ska rapporteras och detta har hjälpt de rapporterande företagen att förenkla sin hållbarhetsrapportering. Företagen var eniga om att G4 fått dem att strukturera sin väsentlighetsprocess och att de på ett mer konsekvent sätt identifierat de frågor som är strategiskt viktiga, se sid 7. SWEDFUND: TVÅ SIDOR AV SAMMA MYNT. Hos Swedfund, en statligt ägd, utvecklingsfinansiär med uppdraget att bekämpa fattigdom, går organisationens strategiska mål och intressenters förväntningar hand i hand. Företaget har fördelen att ha en tätt sammansatt grupp av intressenter som är engagerade i dess globala utmaningar. De är även angelägna om att sätta sig in i hur företaget lever upp till sitt uppdrag - att bidra till minskad fattigdom. Därför valde Swedfund integrerad rapportering, uppbackad av G4s struktur. Lars-Olle Larsson, Senior Manager ESG Affairs hos Swedfund och ambassadör för IIRC i Sverige anser att ramverket för integrerad rapportering, <IR>, och riktlinjerna i G4 uppfyller två olika, men samtidigt kompatibla, syften. <IR> är som ett paraply, ett ramverk som lägger tyngdpunkten på framtidsfokus och företagets förmåga att skapa värde. G4 fokuserar i sin tur på transparens och rapportering av resultat. IR och G4 kompletterar varandra, förklarar Larsson. De är två sidor av samma mynt. <IR> är baserad på principer medan G4 ger klara riktlinjer för vad ett företag förväntas rapportera om andra vägledningar och rapportmodeller gör inte det. Med G4 går det inte att komma undan att rapportera om påverkan som företagen annars skulle vara tveksamma till att redovisa

7 G4 - ÄR DU BEREDD? 05 I samspel Hållbarhetsrapporterings gurun Elaine Cohen förutsåg att bristen på samordning mellan de olika ramverken för hållbarhetsrapportering skulle kunna försvåra tillämpningen av G4. Hon menar att skillnaderna mellan olika ramverk, förutom att göra det svårt för de rapporterande företagen, även skapar kryphål för de företag som tvekar att göra viss information offentlig. Vattenfall, Swedfund och Tele2 kombinerade G4 med <IR> riktlinjerna från International Integrated Reporting Council (IIRC) i sina årsredovisningar. Alla tre företagen anser att de olika ramverken är kompatibla. Den integrerade rapporteringen har hjälpt dem att beskriva företagets värdeskapande och har även gett deras årsredovisningar framtidsfokus. (Se Swedfund: Två sidor av samma mynt på sidan 4). G4 sätter i sin tur fokus på resultat av hållbarhetsarbetet och ger den struktur som behövs för att ge rapporten trovärdighet. Det var dock inte helt enkelt att slå samman sin hållbarhetsrapport med årsredovisningen, och samtidigt ta steget till G4. Vi ville ha en fokuserad rapport, men att samtidigt genomföra två stora förändringar var en utmaning säger Åsa Pettersson när hon ser tillbaka på sina erfarenheter som tidigare Head of Sustainability på Vattenfall. Idag är Åsa, Head of Public and Environmental Affairs, på Scania. Verifierad och jämförbar? Det har funnits farhågor att G4, på grund av det starka fokuset på väsentlighet och steget bort från A, B och C nivåerna, skulle leda till att svårigheter både när det gäller att verifiera resultat och jämföra framsteg. Kritikerna menade att det skulle bli svårt att jämföra när företagen rapporterar på olika indikatorer, och att det skulle bli näst intill omöjligt att avgöra vilket företag som är arbetar bäst inom ett område. Det kan finnas belägg för oron, och verifieringsprocessen kan vara en möjlig förklaring till att G4 inte fått större genomslag i Sverige. En av respondenterna påpekade till exempel att deras revisorer rekommenderat att fortsätta rapportera enligt G3 så länge som möjligt. H&M: TRANSPARENS LÄNGS LEVERAN- TÖRSKEDJAN. H&Ms inköpsprocess är komplex och global. Steget från G3 till G4 har hjälpt H&M att sätta fokus på sin påverkan längs värdekedjan. H&M har även valt att gå ett steg längre och använder egna indikatorer för att kommunicera och mäta hur de hanterar ledtid, prisstrukturer, kommunikation med leverantörer, samt lednings- och incitamentssystem. Något som har varit viktigt för deras intressenter. När H&M identifierat och rapporterat dessa indikatorer har man hållit sig väl i linje med strukturen och intentionen i G4. Sex av nio rapporter är verifierade och fyra respondenter angav att revisorerna har blivit hårdare i sin granskning. Revisorerna är mer noggranna med att indikatorerna har tolkats och rapporterats korrekt samt att de KPIer som är unika för den rapporterande organisationen ska ligga i linje med den tekniska strukturen i riktlinjerna. Revisorerna kräver en tydligt avgränsad väsentlighetsprocess och vill se de dokument som ligger till grund för den. Matts-Ola Samuelsson, revisionsledare hos DNV GL, understryker att G4 kräver att revisorerna har djupare branschkunskaper och förståelse för branschens framtida utmaningar (se sid 8). Kreativa KPIer Det är ett stort plus att riktlinjerna nu tillåter företagen att minska antalet indikatorer i sina rapporter kraftigt. Vattenfall kunde till exempel minska sina indikatorer avsevärt. De indikatorer som finns i G4 är, med undantag för 13 stycken, i stort sett de samma som i den tidigare versionen av riktlinjerna, (sid. 3 De fem största förändringarna i G4). 1 (Ethical Corporation, 2014.)

8 06 G4 - ÄR DU BEREDD? Guillaume G4 har förutsett detta och uppmuntrar de rapporterande företagen att lägga till egna indikatorer eller att sammanställa sina DMA på ett sätt som visar hur de hanterar frågorna. Där påverkan börjar och slutar G4ans fokus på påverkan längs hela värdekedjan innebär att de rapporterande företagen ska beskriva sin process för att identifiera sin positiva och negativa påverkan, samt hur de hanterar den. De rapporterande företagen ansåg att indikatorerna var alltför detaljerade för att ge en helhetsbild av deras påverkan. Å andra sidan ansåg flera av de rapporterande företagen att det saknades indikatorer inom relevanta områden/frågor. Kraven på inköp har skärpts i G4, vilket har gett rapporterande företag möjlighet att vara tydligare kring deras påverkan i leverantörskedjan. Företagen kan behöva komplettera med fler indikatorer än de som GRI angett, speciellt för råvaruinköp när deras leverantörer finns i alla världsdelar. Riktlinjerna uppmuntrar företag att ta fram skräddarsydda KPIer. Bland våra respondenter är det tre som påpekar att de saknar en indikator som på ett effektivt sätt belyser deras väsentliga frågor. Slutsatsen blir att GRIs indikatorer inte helt tillgodoser alla företags behov av indikatorer. Bristen på indikatorer som tillräckligt väl beskriver socialt värdeskapande är en fråga som diskuteras bland kritikerna, och något som blev tydligt för Lernia. Denna viktiga del i G4 gör att fokus förflyttas från vilka åtgärder ett företag vidtar, till vart dess påverkan är störst. Detta gör det möjligt att kommunicera en helhetsbild och hjälpa intressenterna att förstå vilka förändringar som på bästa sätt bidrar till hållbarhet och vem som behöver vara involverad för att skapa en positiv påverkan. I G4 ska företagen beskriva var påverkan uppstår för varje väsentlig fråga, och om påverkan ligger inom företagets direkta eller indirekta möjlighet att påverka. När ett rapporterande företag bedöms ha möjlighet att direkt påverka en väsentlig fråga förväntas det att det företaget beskriver hur man arbetar med denna (DMA). I teorin kan det vara en värdefull övning att arbeta med boundary-principen, men i praktiken fungerar det inte alltid. Detta kan delvis bero på att det kan vara svårt att få tag på data. Även om Tele2 är en förespråkare för G4 och strävar efter att vara transparenta i sin redovisning, upplevde de att boundaryprincipen var en utmaning. Många företag, inklusive Tele2, upplever att det kommer vara näst intill omöjligt att leva upp till principen på det sätt som det är tänkt i G4. LERNIA: ATT KOMMUNICERA SAMHÄLLSBIDRAG. En av de största utmaningarna med hållbarhetsrapportering är att hitta ett trovärdigt sätt att följa upp resultatet av skapat och genererat värde inte minst när det gäller samhällsnytta, där företagets bidrag ofta till största delen upplevs ligga utanför dess direkta påverkanssfär. GRI ger en viss vägledning, men indikatorerna är stundtals alltför generella för att ge den precision som behövs. Därför uppmuntrar G4 företagen att själva definiera resultatindikatorer för sina väsentliga påverkansområden. Lernia, det statsägda yrkesutbildnings- och bemanningsföretaget, hittar få indikatorer som ger en sann bild av deras sociala värdeskapande. Milla Bjerke, Sustainability manager, förklarar: Hela vår verksamhet handlar om att skapa samhällsnytta och integration av minoritetsgrupper i samhället och på arbetsmarknaden. Att prioritera var lätt för oss. Vår utmaning låg i att hitta de rätta resultatindikatorerna och data för att mäta de kvantitativa fördelarna av vårt samhällsbidrag. Även om Lernia använde resultatindikatorn EC1 (Direkt och indirekt ekonomiskt värde) för att underbygga sina DMA så förklaras företagets bidrag till samhällsnyttan bättre av parametrar såsom integration på arbetsmarknaden och i samhället eller andelen personer som deltagit i Lernias program och därefter fått jobb.

9 G4 - ÄR DU BEREDD? 07 VIKTIGT PÅ RIKTIGT. Conan G4ans grund i att företagen ska basera sina rapporter på en väsentlighetsanalys bidrar inte bara till kortare och mer relevanta rapporter. Det kan även starta en dialog med affärsutvecklarna om långsiktigt värdeskapande. i år, när de analyserade mega-trender i samhället, och vilka medel och långsiktiga effekter de kan få på deras verksamhet. H&M, Lernia, Vattenfall och PEAB slog ihop väsentlighetsprocessen med sitt strategiarbete. Vi skulle uppskattat en tydligare vägledning kring hur man genomför en väsentlighetsanalys med instruktioner steg-för-steg. / Anna Rogmark, Apoteket. Det är de väsentliga frågorna som bidrar till att skapa ekonomiskt, miljömässigt och socialt värde för ett företag och som kan påverka intressenternas syn på företaget. Väsentlighetsanalysen bidrar till att definiera när en fråga blir så viktig att den ska beaktas i företagets strategi, hållbarhetsarbete och rapportering. Redan i G3 rekommenderades företagen att göra en väsentlighetsanalys, men det är först i och med G4 som har den har införts på allvar hos flertalet företag. Enligt vår undersökning varierar processen för väsentlighetsanalysen kraftigt mellan de intervjuade företagen. Några av dem har inte ännu en process på plats, medan andra använder en lista som baserar sig på resultatet från intressentdialogen. Andra företag har en mer omfattande process som innefattar både intressenter och egen personal. Vissa av företagen testade sin process för första gången i år, medan andra uppdaterar sin vartannat år. En dörröppnare till den strategiska nivån Det är inte bara i rapporteringen som väsentlighetsprocessen är användbar. Den har även fungerat som en språngbräda för att lyfta nödvändiga hållbarhetsfrågor. Fem av våra respondenter berättade att högsta ledningens engagemang i hållbarhetsfrågorna ökat efter att de deltagit i väsentlighetsanalysen. Swedbank, H&M och NIBE tog processen ett steg längre Väsentlighetanalys innebär att samla alla frågor och att alla delar med sig av sin del av pusslet. / Kristina Gabrielii, PEAB G4 rekommenderar att företagen använder relevanta GRI aspekter frågor som är kopplade till GRI-indikatorer som grund för processen, vilket är ett vanligt sätt att identifiera frågorna. Bland våra respondenter var det inte många som arbetade så. Många definierade istället sina egna frågor och definitioner som låg i linje med deras process och var närmare kopplade till deras verksamhet. Översättning behövs Istället för att fungera som en bro till olika funktioner inom verksamheten, tyckte tre av fyra respondenter att väsentlighetsprocessen i G4 var oklar och beskriven på ett sätt som var svårt att greppa för dem som inte redan var engagerade i hållbarhetsarbetet. Dessa företag efterfrågar större tydlighet kring processen och vad den förväntas uppnå. Intressentanalysen är underlaget för väsentlighetsanalysen De företag som lagt ned tid på en grundlig intressentanalys hade klara fördelar av detta när de sedan skulle identifiera sina väsentliga frågor. Samtidigt ser vi att några företag har misstagit intressentanalysen för en fullständig väsentlighetsanalys. En intressentanalys innebär att förstå sina intressenters synsätt, deras betydelse och hur stor påverkan de har på verksamheten. Väsentlighetsanalysen använder denna kunskap för att kartlägga frågor och den påverkan dessa kan ha på affärsmässiga de prioriteringarna. Att enbart utgå från intressenternas syn på vad som är väsentligt kan leda till företagen antar en reaktiv hållning. Att istället analysera frågorna i förhållande till själva affären ger väsentlighetsprocessen den strategiska analys som behövs för ett hållbart angreppssätt.

10 08 G4 - ÄR DU BEREDD? VATTENFALL: TYDLIGT FOKUS KONTRA FULLSTÄNDIG TRANSPARENS. Samtidigt som de rapporterande företagen uppskattar de slimmade, mer fokuserade rapporterna, ökar intressenternas förväntningar på ökad transparens inte minst bland kreditvärderingsinstitut och intresseorganisationer. På kort sikt innebär detta att företag som tidigare rapporterat på A-nivå kan behöva komplettera redovisningen med information som tidigare varit integrerad i rapporteringen. Vattenfall är ett av två företag som menar att årets rapport inte riktigt levde upp till intressenternas förväntningar. Trots att företaget understryker att G4 hjälpte dem att prioritera och skapa en mer fokuserad rapport, ser de brister när det gäller att leva upp till förväntningarna på fullständig transparens från intresseorganisationer. Det gäller framförallt för frågor som ligger utanför det som bedömts som väsentligt. De har därför fått förfrågningar om information som tidigare funnits lätt tillgänglig i hållbarhetsrapporten. Anna Ramsköld, Head of sustainability hos Vattenfall, menar att det under en övergångsperiod kan vara en utmaning att besvara förfrågningarna. Över tid kommer nya kommunikationskanaler att formas, samtidigt som även intressenterna kommer anpassa sig till tänket med väsentlig påverkan i fokus. UR REVISORNS PERSPEKTIV. GRI har ännu inte på riktigt gett sig i kast med att säkra en hög kvalitet på verifieringarna. Vår inställning är att verifiering inte enbart ska fokusera på att uppgifterna i rapporten stämmer, utan även att det är rätt saker som rapporteras. / Jason Perks, DNV GL?! Matts-Ola Samuelsson, revisionsledare hos DNV GL, understryker att G4 kräver ett ändrat angreppssätt även hos dem som ska verifiera. 1. Vilka är de största utmaningarna vid verifieringen av en G4-rapport? Revisorerna behöver försäkra sig om att de har kompetens som krävs för att skaffa sig fördjupad kunskap om företagens/branschens förutsättningar. Det behövs för att de ska kunna avgöra om indikatorerna mäter och redovisar det rapporterande företagets väsentliga frågor på ett korrekt sätt. Att enbart verifiera att data stämmer är inte längre tillräckligt. 2. Några av våra respondenter påpekade att det finns ett gap mellan de identifierade väsentliga frågorna och indikatorerna i GRI. Indikatorerna bidrog inte till att det fullt ut kunde redovisa sin påverkan eller mäta framsteg. Håller du med? Indikatorerna uppfattas ofta som stela och prestationsinriktade. Samtidigt handlar hållbarhetsarbetet om vad som kommer hända i framtiden. Så det finns ett gap. Några av de rapporterande företagen har svårt att hitta indikatorer för att mäta sitt verkliga värdeskapande och hur de ska kunna visa data som stödjer detta. Att använda färre indikatorer frigör tid för att arbeta med hållbarhet på ett strategiskt sätt. Jag skulle vilja se en större frihet i valet av indikatorer. 3. Hur ser du på framtidens hållbarhetsrapportering? Rapporterna kommer i större utsträckning att skräddarsys till företagets affär och ha framtidsfokus. Jag ser samma utveckling hos ISO-standarderna och det behövs en starkare koppling mellan de frågor ett företag hanterar och de som kommuniceras.

11 G4 - ÄR DU BEREDD? 09 GODA RÅD FRÅN VÅRA RESPONDENTER. Oavsett tidigare erfarenheter av rapportering så hittar vi en röd tråd bland dem vi intervjuat. Tänk på punkterna nedan om du planerar att ta steget till G4: Bokstavstolka inte, följ intentionen. Som det ser ut idag bör du snarare läsa G4 som en vägledning än som en standard. Det finns en viss grad av flexibilitet inbyggt i riktlinjerna så länge som företaget använder sig av resultatindikatorer som är uppbyggda med samma tekniska struktur som GRIs indikatorer. Våga gå din egen väg, säger Marie Baumgarts på Tele2. Intressentanalys och väsentlighetsprocessen är beroende av varandra - men de är inte samma sak. Dialogen ger input till väsentlighetsprocessen. Genom att utgå från de frågor som är mest relevanta styr ni intressentdialogen in på rätt områden. Gör som PEAB och lägg tid på att förstå vilka intressenter som påverkar er verksamhet mest, vilken agenda de driver och hur ni kan skapa värde för dem. Koppla ihop länkarna i er värdekedja. Genom att förstå effekterna utanför er direkta påverkanssfär kan ni få grepp om hur riskerna kan minskas och värdet ökas. H&M välkomnade G4s krav på att definiera sina avgränsningar/boundaries. Andra företag kom fram till att deras partners inte alltid hade tillräcklig kapacitet att rapportera in data på sina resultat. Styrkan i G4 ligger i betoningen på transparens, ansvarighet och verktygen för att mäta förbättringar. Utöver rapportering, är riktlinjerna användbara för att hantera och driva sina hållbarhetsfrågor. Vattenfall, NIBE och Apoteket fick hjälp att bedöma vart de står idag och avgöra vilken väg de ska gå. Mixa och matcha. Tveka inte att använda flera rapporteringsramverk i samma rapport. Swedfund, Tele2 och Vattenfall utformade sina rapporter både enligt riktlinjerna för integrerad rapportering <IR> och G4. Väsentlighetsanalysen är ett område där riktlinjerna går åt olika håll, och det är tydligt att det är en bit kvar innan GRI och IIRC möts. Involvera affärsstrategerna. Gör som PEAB, H&M, Vattenfall och Lernia; arbeta tillsammans med affärsstrategerna för att få ihop väsentlighetsanalysen och strategiprocessen. Det hjälper er att förstå hur hållbarhet hänger ihop med affären, stödjer integrationen av hållbarhet och ger arbetet det nödvändiga framtidsfokuset. GLOBALT SAMLAD ERFARENHET. De svenska företagens erfarenhet av G4 ligger väl i linje med andra företag globalt. Även om resultaten varierar mellan olika regioner, så visar en internationell jämförelsestudie som nyligen gjorts av Environmental Resource Management på samma utmaningar som hos våra respondenter. Tydlighet kring boundary-principen, väsentlighet och verifiering. Enbart två, Dow Chemical och UPS, av 23 mulitnationella företag i ERMs studie rapporterar på Comprehensive-nivån. I vår undersökning bland svenska multinationella och statligt ägda företag identifierades enbart ett (Stora Enso på Comprehensive-nivån) av 20 rapporterande. Det är avsevärt färre än uppskattningen i GRIs databas som pekar på en andel på 20 %. Baserat på data från GRI, ser vi en minskning i antalet rapporterande företag sedan 2013 (se diagram på sid 2). Frågan om de rapporterande företagen vänder sig någon annanstans för att få vägledning kvarstår. Det är fortfarande för tidigt för att göra en slutgiltig analys av kopplingen mellan lanseringen av G4 och det minskande antalet G4 rapporter, så vi uppmanar dig att följa utvecklingen inom detta område.

12 Genom att ta pulsen på nio svenska företag så har Purple Ivy och DNV GL tillsammans utforskat de största fördelarna och svårigheterna med att rapportera enligt GRIs nya riktlinjer, G4. De företag som är först ut att rapportera enligt G4 har: ÛB ÌÊÀ Ì ià >Êà ÊÀi i `>Ì ià - À Û ÌÊÛ>ÃÃ>ÀiÊÀ>««ÀÌiÀÊqÊ i Ê ÌiÊ `ÛB ` }ÌÛ ÃÊ ÀÌ>Ài Ê ÛB ÌÊÛBÃi Ì } iìã> > ÞÃi Êà ÊiÌÌÊÃÌÀ>Ìi} à ÌÊÛiÀ ÌÞ} ÌiÊ> ÛB ÌÊ, ÃÊ>ëi ÌiÀÊv ÀÊ>ÌÌÊ `i Ì wià>ê sina väsentligaste frågor. ÛB ÌÊà >Êi} >Ê * iàê BÀÊ`iÊ ÌiÊ ÌÌ>ÌÊ, Ê indikatorer som förklarat deras värdeskapande. We set in motion a journey among our customers, mapping out where they are today, and identifying a new direction to evolve their sustainable business performance. In short, we open the door to possibility.