Skaffa dig full kontroll över verksamhetens telefoni

Transkript

1 Teleopti Pro Skaffa dig full kontroll över verksamhetens telefoni

2 Allt du behöver för att sänka kostnaderna, minska administrationen och förenkla de interna processerna Teleopti Pro är en effektiv Telecom Expense Management (TEM) lösning för kostnadskontroll, kvalitetsuppföljning och hantering av kommunikationstjänster. Oavsett blandning av mobil-, IP- och fast telefoni får du all information om kostnader, kvalitet, tjänster, trafik och hårdvara samlad på ett ställe. Med en ny rapportmotor kan du snabbt vrida och vända på verksam-hetens statistik om kostnader, tillgänglighet och svarskvalitet. Du kan se var mobiler och arbetsplatsutrustning finns och var i organisationen kostnaderna genereras. Du kan enkelt verifiera att inga felaktiga betalningar sker och att rätt belopp betalas. Dessutom kan du göra löpande trenduppföljningar och jämförelser med nyckeltal för kontinuerliga förbättringar. Resultat: lägre kostnader, minskad administration och förenklade interna processer. Levereras även som tjänst Vi kan leverera Teleopti Pro som en traditionell systemlösning eller som en tjänst. Bygg efter behov Teleopti Pro är uppbyggt som ett modulsystem, där du väljer de delar du behöver i takt med verksamhetens ökande behov. Systemet är helt webbaserat så informationen kan enkelt spridas i organisationen, genom webbportalen och schemalagda rapporter. Självklart kan du välja vilka delar som ska vara tillgängliga för olika användare. Teleopti Pro har också en användarunik portal där du själv väljer vilka funktioner som ska ligga på första sidan när du startar systemet. Rättighetsstyrda roller En annan nyhet i Teleopti Pro är uppdelningen i olika roller. Under varje roll finns alla funktioner som är intressanta för respektive roll samlade. Under rollen Fakturering hittar du t ex allt du behöver när du arbetar med fakturering i Teleopti Pro. Med hjälp av rollerna navigerar du dig fram till respektive funktion och rättigheterna styrs av vilken roll du har access till. 2

3 Export till Ekonomisystem Ett av de effektivaste och vanligaste sätten att spara tid för interndebiteringen är att exportera information från Teleopti direkt in i ekonomisystemet. Genom exportfunktionen kan ekonomiavdelningen få en fil på exakt det sätt de önskar, vid varje faktureringstillfälle automatiskt. Fler och fler användare av Teleopti Pro har börjat utnyttja exportfunktionaliteten för att spara tid och kostnader. Låt oss visa dig hur vi kan förenkla dina administrativa processer! Ni kan: - Enkelt få in kostnaderna för telekommunikation i ekonomisystemet - Undvika dubbelarbete - Minska antalet internfakturor Anpassas till era krav Teleopti Pro kan exporteras till samtliga ekonomisystem på marknaden. När exportmodulen installeras hjälper våra erfarna konsulter till att konfigurera och anpassa exportfilen så att den passar med hur ni vill hantera informationen i just ert ekonomisystem. Ta kontroll över mobiltelefonin Genom att läsa in mobilfakturorna kan ni få samma kostnadseffektiva hantering av administration och uppföljning av trafik och tjänster för mobiltelefoni som ni redan har på fast. Faktureringen kan samlas till en samlingsfaktura. Istället för att låta operatören fakturera respektive kostnadsställe eller till och med de enskilda abonnemangen kan all fakturering centraliseras. Detta kan ge fantastiska vinster i form av minskad tid för pappers- och posthantering, attestering samt räntekostnader på fakturor som ej betalts i tid. Istället läses informationen in i Teleopti Pro och kan följas upp och interndebiteras genom det användargränssnitt som varje chef eller anställd kan nå. Sänk kostnaderna Genom att centralisera mobilhanteringen kan avtalen förbättras, kostnader sänkas och suboptimeringar undvikas. I Teleopti kan du definiera resursförbrukningskategorier och koppla alla användare till dessa. Det innebär att om en användare avviker från de kostnadsnivåer som är uppsatta för honom, så larmar systemet och ni kan följa upp med en detaljerad kontroll. Ni kan: - Ta kontroll över mobiltelekostnaderna - Bli av med tidskrävande administration - Få alla kostnader samlade på en faktura - Enkelare att identifiera förbättringar Helhetsbild av telefonin Ni samlar öar av information på ett ställe och får på så vis en helhetsbild av era mobiltelefonikostnader. Detta är centralt för att lyckas i era prisförhandlingar och få en tydlig bild av vilka tjänster (tal, sms, röstbrevlådor, gprs) som kostar er mest. I och med att Teleopti Pro samlar informationen för både den fasta och mobila telefonin får ni en sann helhetsbild av vilket trafikmönster ert företag har. Kostnadsställeansvariga ute i verksamheten får en total överblick på orsaken till sin avdelningskostnader och kan snabbt agera för att sänka sina egna och därmed företagets kostnader.

4 Bättre överblick med IT Service Manager IT SERVICE MANAGER hjälper dig att hantera, strukturera och söka i all information som rör verksam-hetens mobiltelefoni, fasta telefoni och IT-tjänster. IT Service Manager fungerar som ett register över all utrustning som finns i organisationen och var den finns. Effektiva sökmöjligheter hjälper dig att se vad som kan återanvändas och om något behöver uppgraderas. Registret kan kopplas till en prislista, vilket ger såväl dig som användarna översikt av kostnaderna för utrustning och abonnemang. Informationen i registret fungerar som budgeteringsstöd och ger även tydliga fakturaunderlag med möjlighet att fördela kostnaderna internt och externt. 4 Asset Management hanterar all mobil- och datautrustning En allt mer komplex kommunikationsstruktur gör det komplicerat att hålla reda på all mobil utrustning och alla tjänster. Vem har vad, vilka abonnemang är kopplade till respektive telefon, vilka återförsäljare har företaget och hur ser avtalen ut? När utgår en modell och när är det mest fördelaktigt att byta in den? Vilken datorutrustning har varje medarbetare och vilken mjukvara är installerad i handdatorn? Med hjälp av IT Service Manager hanterar du Asset Management. Med all information samlad och strukturerad på ett överskådligt sätt får företaget bättre överblick, förenklad administration och kostnaderna kan minskas rejält. Företaget kan t ex undvika att betala abonnemangskostnader för utrustning som inte används, inbyten kan planeras smartare och kostnader kan fördelas på olika kostnadsställen. Kontrollen ger dessutom större säkerhet.

5 Optimera bemanningen med Quality Manager Modulen QUALITY MANAGER ger dig daglig översikt av belastningen på företagets telefonisystem. Du kan få detaljerad information om antal besvarade samtal, väntetid, behandlingstid, antal tappade och brutna samtal, antal påloggade telefonister och deras genomsnittliga belastning. Du kan följa upp anropsnummer och varje enskild telefonist kan även själv följa upp sitt arbete. Genom att kontinuerligt samla information, mäta och följa upp trafiken får du ett tydligt underlag för att kunna förbättra och optimera din verksamhets bemanning. Håll koll på kostnaderna med Cost Manager COST MANAGER samlar information om kommunikationsmönster och kostnadsstrukturer. Du kan lägga upp förbrukningsgrupper med olika lägsta och högsta förbrukningsnivåer som du sedan kan följa upp. Då upptäcker du snabbt om användaren överskrider sina intervaller och kan förhindra onödiga kostnader. Cost Manager underlättar också bevakningen av leverantörernas fakturering. Det blir lättare att kontrollera att rätt belopp betalas eller att en ny avtalad prisnivå slagit igenom i faktureringen. En extra finess är att du kan simulera effekterna av olika avtalsformer eller tekniska lösningar och få ett mycket bra beslutsunderlag vid upphandlingar. Ta fram skräddarsydda rapporter med Performance Manager Modulen PERFORMANCE MANAGER ger helt nya möjligheter att ta fram statistik och skräddarsydda nyckeltal utifrån olika behov. Du kan vrida och vända den data du har t ex din statistik om kostnader, till-gänglighet och svarskvalitet, i stort sett hur du vill, skapa egna rapporter och spara som mallar. Du kan se var i organisationen du ska prioritera utbildningsinsatser eller skapa nya tekniska lösningar. Vill du jobba vidare med data du tagit fram, kan du enkelt exportera den till Excel. Om du sedan mailar en rapport till en kollega finns kopplingen till Teleopti Pro kvar så att rapporten automatiskt uppdateras med senaste datan. Performance Manager är mer än ett litet enkelt tillägg. Snarare kan det liknas vid ett helt koncept för verksamhetsrapportering. I alla lägen kan du själv välja vad som ska visas och från vilken tidsperiod. 5

6 Maximera utnyttjandet av Teleopti Pro med hjälp av Improve Kontrollera mobiltelefonin med Security Manager Security Manager samlar detaljerad information om enskilda anknytningar. Du kan göra uppföljningar på enskilda anknytningar, röstbrevlådor, modem och ta fram historik på enskilda samtal. Security Manager slår larm om något fel uppstår, t ex om förbindelser låser sig, så att dessa kan korrigeras snabbt. Du får också information om avvikelser i användandet av växeln och den övriga telefonin. Något som kan vara viktigt när allt fler tjänster för privat mobiltele-foni introduceras. Används mobiltelefonen långt utöver vad som motiveras av anställningen, slår systemet larm. Du kan då följa upp det och förhindra onödiga kostnader. En analys av dagsläget är grunden för att sätta upp mål och kunna ta fram en handlingsplan för att nå dessa. Får du det önskade resultatet efter genomförda förändringar? Hur effektiv är din telefoni? Improve är en tre-årig tjänst som strävar efter att ständigt förbättra kvaliteten, ekonomin och göra er mer effektiva. Data hämtas från Performance Manager modulen i Teleopti Pro och redovisas i ett antal rapporter. Tillsammans med Teleoptis konsulter görs årliga genomgångar då er data jämförs med föregående år. Er data jämförs även med andra företags värden som vi har i vår databas för marknadsjämförelser (benchmarking). Idag har vi värden från 150 företag i databasen. Jämförelsen mynnar ut i ett förbättringsprogram med förslag på områden där det går att göra besparingar och/eller förbättringar. Med hjälp av Improve maximerar du utnyttjandet av din Teleopti Pro. Du får en djupare förståelse och helhetsbild av er tele- och IT-administration och kan på ett effektivt sätt prioritera och genomföra förbättringar. Vår support ger nöjda kunder Våra kunder är det viktigaste vi har, därför satsar vi ordentligt på bra support vilket vi också fått positiva omdömen för. I kundundersökningar får vi mycket höga betyg; 96% av våra kunder rekommenderar Teleopti som leverantörer. Något vi tackar allra ödmjukast för och är väldigt stolta över. Systemkrav SERVERKRAV MS Windows 2003 Server MS SQL Server 2005 MS SQL Reporting Services MS Internet Information Server, ISS 6.Net Framework 2.0 KLIENTKRAV (minimikrav) Internet Explorer 7.0 (6.0) 6 Systemkraven gäller även vid installation på virtuell server.

7 Några av våra kunder: AstraZeneca, Ericsson, Gotlands kommun, Huddinge kommun, Landstinget i Jönköpings Län, Landstinget i Värmland, Luftfartsverket, Rikspolisstyrelsen, SAS, SEB, Skatteverket, Stockholms läns landsting, Tetra Pak, Uppsala Universitet, Volvo m fl. Ett urval av systemoperatörer Teleopti samarbetar med: FAST TELEFONI OCH IP MOBILOPERATÖRER Avaya 3 Mobile Orange Cisco CallManager Tele2 O2 Aastra MD 110 och MX-One Telenor T-Mobile NEC-Philips Sopho Telia Sunrise Nortel Meridian 1 och MCS 1000 Vodafone Sprint Siemens HiPath AT&T Mobility Verizon HÄNVISNINGSSYSTEM / PERSONALREGISTER Aastra DNA Microsoft AD Aastra CMG Oracle HR SAP HR Trio Enterprise Visionsutveckling 80/20 EKONOMISYSTEM Agresso IFS Lawson Microsoft Dynamics Oracle Raindance SAP Scala Affärspartners Teleopti Pro ÅTERFÖRSÄLJARE AV TELEOPTI PRO NEC-Philips TDC TeliaSonera PARTNERS SOM LEVERERAR TELEOPTI PRO SOM DEL AV SITT SERVICEERBJUDANDE Coor TeliaSonera NEC-Philips Siemens Spring Mobil TDC Telenor 7

8 Funktion per modul i Teleopti Pro Roll Funktion IT Service Manager Cost Manager Performance Manager Quality Manager Security Manager Användare Mina kostnader Applikationsunderhåll Attribut Mina noder Noder Rapportdistribution Styrtabeller Chef Debiteringsrapporter Fakturering Boka tjänster Debiteringsrapporter Exportera data Gruppera tjänster Importera Konton Kontrollrapporter Kontrollverktyget Perioder Simulera Styrtabeller Tjänster Trafikrapporter Organisation Mina objekt Mina organisationsgrupper Objekt Organisationsstruktur Organisationsrapporter Personer Schemalagd import Rättigheter Användarrättigheter Svarsgrupp Svarskvalitetsrapporter Svarskvalitet Administrera svarsgrupper Svarskvalitetskub Svarskvalitetsrapporter Säkerhetschef Detaljrapporter Direktuppdatering Övervakningslarm Telefonist Telefonistrapporter Telefonistchef Administrera mätgrupper Namnge vior Telefonistrapporter Trafikuppföljning Förbrukningsgrupper Kostnadskub Larm Loggningsfilter Prislistor Tariffsimulering Trafikkategorier Trafikrapporter Trunkkoder Teleopti erbjuder världsledande lösningar för strategisk bemanningsplanering och Telecom Expense Management. Med kundunika och avancerade, men ändå användarvänliga, lösningar bidrar Teleopti till att skapa mer kostnadseffektiv och produktiv telefoni. Hundratals företag världen över använder idag Teleoptis lösningar för att uppnå bästa effektivitet och erbjuda högsta servicenivå. Teleopti, som grundades 1992, har kontor i Stockholm, Strängnäs, Helsingfors, Oslo, Moskva, London, Paris, Frankfurt, Madrid, Istanbul, Dubai, New York, New Delhi och Beijing och verkar genom ett omfattande nätverk av partners. Teleopti AB, Berga backe 2, P.O. Box 721, Danderyd, Sweden info@teleopti.com, tel