Protokoll. Tid Onsdag 15 oktober 2008, kl Plats Vintrosa skola, Skolgatan 32, Vintrosa

Transkript

1 Tid Onsdag 15 oktober 2008, kl Plats Vintrosa skola, Skolgatan 32, Vintrosa Närvarande ledamöter Henrik Elamson (M) ordförande Ann-Kristin Spåls (MP) tom 83 Ewa Andersson (S) Ewy Eriksson (M) Kerstin Cederström (FP) Susanne Lindholm (KD) Ofelia Namazova (KD) Mujo Hoso (S) Marie Carlsson (S) Dennis Begic (S) Sören Jansson (S) Malin Tinjan (V) Tjänstgörande ersättare Carin Nyqvist (C) Boris Bergström (FP) Carina Hartman (S) Närvarande ersättare Folke Nygren (S) Närvarande tjänsteman Jan Lindblom, skolchef Cecilia Aldén, ekonom Maria Nordström, ekonom Ulla Back, planerare Gunilla Palmqvist, rektor Ing-Marie Karlsson, rektor Justerare Ewa Andersson (S) Ersättare Mujo Huso (S) Sekreterare Margareta Erestam Jensen Paragrafer

2 76. Rapport, mobbing och kränkande behandling Diarienummer: Handläggare: Jan Lindblom Information om inrapporterade fall av mobbing och kränkande behandling på skolorna i Skolförvaltning sydväst. Informationen tas till protokollet 77. Ekonomisk månadsuppföljning Diarienummer: Handläggare: Cecilia Aldén Månadsuppföljningen visar förvaltningens ekonomiska utfall t o m 30 september Informationen tas till protokollet 78. Kompletteringsbudget Diarienummer: Handläggare: Cecilia Aldén I september fick förvaltningen tkr för mottagandet av nyanlända flyktingbarn, dessa pengar läggs till planeringsreserven för senare beslut. Justering sker också på enheternas ramar utifrån preliminära barn- och elevantalssiffror. Från förskolepotten fördelas 95 tkr till Rosta förskolor för kvällsomsorg. 2

3 Godkänna kompletteringsbudgeten och fördela pengarna enligt förvaltningens förslag, för senare behandling i Presidiet. 79. Granskning av leverantörsfakturor första kvartalet 2008 Diarienummer: Handläggare: Maria Nordström I enlighet med skolnämndens granskningsplan för 2008 har en granskning genomförts av bokförda leverantörsfakturor första kvartalet. Granskningsåtgärden är programgemensam och programnämnden Barn och utbildnings syfte med granskningen var att kontrollera att rätt konto har använts i enlighet med kommunens kontoplan. Skolnämnden beslutade att utöka verifikationsgranskningen till att dessutom undersöka om kommunens redovisningsriktlinjer och policy i övrigt följs samt om ramavtalen efterföljs. Genomförd granskning, som omfattar 167 verifikationer, visar att konteringen i allt väsentligt är rättvisande. Det finns dock brister. 22 transaktioner har konterats felaktigt. Exkluderat livsmedelsfakturor uppgår felkonteringarna till 20 % av 112 fakturor vilket är relativt mycket. Resultatet är sämre jämfört med tidigare års granskningar. Det kan konstateras att den ekonomiska redovisningens kvalitet har försämrats efter införandet av elektronisk fakturahantering jämfört med tidigare då skolassistenterna hade en större insyn i konteringen. Granskningen visar också att kompletterande uppgifter om syfte och deltagare, som krävs vid fakturor avseende representation, resor, kursavgifter mm enligt god redovisningssed, saknades i 14 fall. De nya rutinerna med anledning av fakturaskanningen fungerar inte heller tillfredsställande. Förvaltningen skulle dels behöva komma tillrätta med problemet att många fakturor skannas in flera arbetsdagar efter fakturadatum, dels att många fakturor inte märks med referenskoden av leverantören. Dessutom saknas ofta Örebro kommun i fakturaadressen. Efterlevnaden av ramavtal är dock relativt god inom förvaltningen. 3

4 Förslag på åtgärder: 1. Fortsatta utbildningsinsatser till samtliga attestanter om kommunens kontoplan och de särskilda krav som ställs på verifikationer avseende representation, resor, kursavgifter mm. 2. En översyn av de nya rutinerna med anledning av elektronisk fakturahantering i syfte att åtgärda bristerna avseende inskanningsdatum, referenskod och fakturaadress. 3. Ekonomiassistenten på förvaltningskontoret kontrollerar stickprovsmässigt som en extra kontroll bl.a. kontering och kompletterande information om deltagare och syfte när så krävs innan denne skickar filen med utbetalningsjournalen till redovisningsenheten. 4. Ekonomiassistenten på förvaltningskontoret följer kontinuerligt upp obetalda leverantörsfakturor i ekonomisystemet. 5. Bristerna vad gäller kontering, syfte och deltagare i de granskade verifikationerna rättas upp. Granskningsrapporten läggs till handlingarna och de föreslagna åtgärderna genomförs 80. Förslag till reduceringar på Vintrosa skola Diarienummer: Handläggare: Cecilia Aldén Vintrosa skola redovisar i prognos 2 för 2008 ett resultat på 2,1 mkr. En del förändringar har gjorts under våren, men dessa har inte gett önskat resultat. Verksamheten behöver därför anpassa sig ytterligare till det elevantal skolan har idag och då också till den budgetram nämnden har beslutat. Förslaget som presenteras innebär att verksamheten är i balans Ta ärendet för vidare beredning och beslut på sammanträdet den 10 november

5 81. Ombyggnation av personalutrymmen förskolan Nyckelpigan Diarienummer: Handläggare: Ulla Back Arbetsmiljön vid förskolan Nyckelpigan är inte tillfredsställande vad gäller personalutrymme inklusive toalettkapacitet. Eftersom förskolan ligger i en externt förhyrd lokal, Brf Tomaten 2, ligger investeringskostnaden för ombyggnationen på hyresvärden. Verksamheten får kostnaden lagd på sin hyra. I detta fall en hyreshöjning med kr/mån i totalt 50 månader. Totalt en kostnad på kr. Verksamheten anser att årskostnaden, kr, klaras inom dess befintliga budgetram. Bilagor Brf Tomaten 2 godkännande av att ombyggnationskostnaden läggs på hyran med kr i 50 månader. Rektor Elisabeth Lindhs bedömning över den ökade hyreskostnaden. * Ombyggnationen av förskolan Nyckelpigans personalutrymmen godkännes. Den ökade hyreskostnaden tas ur förskolans befintliga budgetram. 82. Anhållan om fastighetsinvesteringsmedel för inköp av ny diskmaskin till Rostaskolan Diarienummer: Handläggare: Ulla Back Den diskmaskin som funnits i Rostaskolans kök har gått sönder. Den har funnits sedan den tid så eleverna åt på papperstallrikar och var endast dimensionerad för bestick, glas och brickor. 5

6 Sedan höstterminen 2008 har Rostaskolan drygt 400 elever, som i dag äter på porslinstallrikar. Den stora elevmängden och att man använder porslin gör att den lilla diskmaskin som fanns inte kan ersättas med en av samma sort, utan en stor maskin med en diskkapacitet som krävs för att fungera i diskbanan måste inköpas. Den merkostnad som blir för att inköpa en stor diskmaskin inkl ventilation, golvbrunn och anpassad diskbana ligger på kr. På årsbasis med 15 års avskrivning blir detta kr. Bilagor Offert från Storköksinnovationer Fastighetsinvestering underlag för beslut och hyressättning från KFÖ * Skolnämnd sydväst anhåller hos programnämnd Barn och utbildning om anslag på kr, för inköp av ny diskmaskin, samt åtgärder för ventilationsanpassning, golvbrunn och diskbana. Den ökade hyreskostnaden för köket regleras genom ett höjt portionspris för Rostaskolan. 83. Anhållan om fastighetsinvesteringsmedel för komplettering och flyttning av staket samt flyttning av lekredskap vid Vintrosa förskola Diarienummer: Handläggare: Ulla Back Vintrosa förskola har gjort en organisationsförändring som inneburit att de båda utegårdarna inte riktigt är anpassade för den verksamhet som nu bedrivs i dess närhet. Rektor anhåller därför om medel att komplettera och flytta ett staket samt växla plats på två lekredskap. KFÖ har lämnat en kalkyl för åtgärden. Investeringskostnaden beräknas till kr. Det skulle innebära en ökad hyreskostnad på kr, vilket ryms inom förskolans budgetram. 6

7 Bilagor Rektors anhållan om komplettering och flyttning av staket samt flyttning av lekredskap. Fastighetsinvestering underlag för beslut och hyressättning från KFÖ Förvaltningens förslag till skolnämnd sydväst * Skolnämnd sydväst anhåller hos programnämnd Barn och utbildning om anslag på kr, för komplettering och flyttning av staket, samt flyttning av lekredskap vid Vintrosa förskola. Den ökade hyreskostnaden ryms inom budgetramen. 84. Kvalitetsredovisning inkl. brukarundersökning Diarienummer: Handläggare: Ulla Back En redovisning av Kvalitetsredovisningarna för förskolor och skolor inom Skolnämnd sydväst samt en genomgång av den brukarundersökning som genomfördes under våren Perspektivet läggs på skolnämndnivå. Enheterna kommer att redovisa sina egna resultat vid dialogmötet den 23/ Informationen tas till protokollet 85. Övriga frågor Förvaltningen kommer, efter förfrågan av Ewa Andersson (s), att lämna en redovisning över förskolesituationen i förvaltningen, på Skolnämnd sydvästs sammanträde den 10 november

8 86. Anmälan av delegationsbeslut Delegationsärenden anmäls enligt handling som cirkulerar på sammanträdet. Delegat Jan Lindblom Ledighet för elev mer än 10 dagar under ett läsår Delegat Leif Dickens om anvisning av plats i förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg för barn som av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver stöd i sin utveckling Delegat Sture Barkin Mottagande av elev från annan kommun i grundskolan om anpassad studiegång Delegat Jan Engmark Mottagande av elev i särskolan Anmälan av delegationsbeslut läggs till handlingarna 87. Inkomna skrivelser, minnesanteckningar, protokoll m.m. Ärendenummer enligt lista. Anmälan av inkomna skrivelser läggs till handlingarna 8

9 Vid protokollet Margareta Erestam Jensen, sekreterare Justerat den 27 oktober 2008 Henrik Elamson, ordförande Ewa Andersson, justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 29 oktober