Internationellt utbyte

Transkript

1 Förstudie Internationellt utbyte Östersunds kommun Erik Palmgren, Revisionskonsult

2 Anneth Nyqvist Uppdragsledare Erik Palmgren Revisionskonsult

3 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och uppdrag Metod och avgränsning Granskningsresultat Vilka internationella utbyten har styrelse och nämnder haft under 2007 och 2008? Vilka kostnader finns redovisade och hur har de finansierats? Avslutande kommentar...7

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund och uppdrag Ökad internationalisering är ett av inriktningsmålen i Östersunds kommun. I kommunens internationella strategi anges att för städer och regioner som vill vara framgångsrika i den globala konkurrensen är internationella kontakter ett allt viktigare redskap. Kommunens revisorer har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att med en förstudie granska internationellt utbyte i kommunen med syfte att bedöma omfattningen av internationella kontakter utifrån följande frågor: - Vilka internationella utbyten har styrelse och nämnder haft under 2007 och 2008? - Vilka kostnader finns redovisade och hur har de finansierats? 1.2 Metod och avgränsning Granskningen har skett genom dokumentstudier och intervjuer med utvecklingschef och internationell samordnare. 2 Granskningsresultat 2.1 Vilka internationella utbyten har styrelse och nämnder haft under 2007 och 2008? Kommunen har antagit en internationell strategi. Denna strategi syftar till att ange inriktning, vilja och ge underlag för prioriteringar. Strategin är verksamhetsövergripande och förutsätter att respektive nämnder, förvaltningar och kommunala bolag själva implementerar det internationella målet i sina verksamhetsplaner. I den internationella strategin framgår att kommunen via olika samarbeten har kontakter med Norge och Finland och är verksam i ett antal europeiska nätverk (exempelvis REVES - samverkan inom social ekonomi och ECAD - european cities against drugs). Partnerskap finns även exempelvis med Alfred NZO i Sydafrika för kunskap och metodutveckling. Kommunen har också 4 vänorter; Sanok i Polen, Kajaani i Finland, Odense i Danmark och Jilin i Kina. I strategin beskrivs även prioriteringar. Det internationella arbetet ska utgå från det kommunala tillväxtprogrammet samt andra strategiska dokument som styr kommunens 4

5 arbete, exempelvis Socialt hållbart Östersund samt Agenda 21. Samarbeten ska bygga på ömsesidiga intressen med tydlig resultatinriktning. Arbeten/projekt där flera regionala aktörer är delaktiga bör prioriteras samt samarbeten som rör flera verksamheter inom kommunen. I intervjun med utvecklingschef och internationell samordnare framkom att det idag är svårt att få en övergripande bild över alla internationella kontakter som sker i kommunens sju olika förvaltningar. En av orsakerna är att kommunen saknar en tydlig definition för vad som kan räknas som ett internationellt utbyte. Det gör det svårt att veta vart gränserna går om vad som ska anses vara ett internationellt utbyte och vilka som därav ska redovisas. En total sammanställning över alla internationella utbyten som skett under 2007 och 2008 kan därför inte lämnas. En annan orsak är att det inte finns något administrativt system där internationella utbyten registreras. För att fånga upp alla internationella kontakter som skett måste nu intervjuer ske på personnivå. I tabellen nedan visas därmed endast några exempel på internationella utbyten som skett under 2007 och 2008 som redovisats från respektive förvaltning. N ämnd År Utbyte Antal deltagande Teknisk förvaltning 2007 Studieresa till skidskytte-vm i Antholtz, Italien Förbättra möjligheter till avfallshantering i Alfred Nzo, Sydafrika Studieresa, ev satsning på biogasanläggning för avfall i Ö-sund KommunOffice användarseminarium i Mariehamn, Åland 3 Samhällsbyggnadsförvaltningen 2007 Grön Trafik Bryssel, Tyskland Livsmedelsinspektörer reste till Bergen Grön Trafik tog emot praktikanter från Costa Rica SÖT med Sundsvall, Östersund och Trondheim Samhällsbyggnadsförvaltning resa till Helsingfors ca Besök från Afrika - K ommunledningsförvaltningen 2007 Deltagande i Europeiska vuxenutbildningskonferens i Lissabon Valideringskonferens,Danmark Studieresa Lärlingsutblidlning/system och org, Åland Partnerbesök i Szlarska Poreba i Polen Ungdomsutbyte CIU med Costa Rica Internationell Healthy Cities-konferens i Zagreb, Croatia Studiebesök till vänorten Kajanni Studieresa arbetsmarknad, Frankrike, Belgien & Holland PR-konferens i London, England Middag med två professorer från Hirosaki University, Japan - Vård- och omsorgsförvaltningen 2007 Social integrering av människor med psykiska funktionshinder - B arn- och utbildningsförvaltningen 2007 Områdesledningsgrupp Frösön, Manchesters rektorer Områdesledningsgrupp Frösön, H elsingfors rektorer Torvallaskolan, Norge zip-proj Tavelbäcken, Skottland Tavelbäcken, Turkiet Spetskompetens, Nederländerna Skogsmon, Besökt skola/förskola vietnam Område Torvalla, Besök från Mongoliet Storviken Marieby, Tanzania Storsjöskolan, Krakow Auschwitz Ängsmogården, Norge Entreprenörsskap 34 Socialförvaltningen och Serviceförvaltningen har inte haft några internationella utbyten under 2007 och

6 I intervjun med utvecklingschef och internationell samordnare framkom även att det nu ligger ett förslag att från och med 2010 visa på kvalitativa "mätningar" av internationella utbyten istället för kvantitativa. Det kommer att ske genom redovisning i budgetuppföljningen av bra exempel av internationella kontakter som överrensstämmer med den internationella strategin vid varje kvartal. På så sätt lyfts goda kontakter fram och blir inte bara en siffra i mängden. Vidare håller en projektdatabas på att framställas och som snart tas i bruk. I databasen kommer alla projekt som Östersund driver finnas registrerade med budget och syfte liksom de projekt kommunen deltar i som medfinansiär. Även projekt som kommunen gett avslag på samt fått avslag på kommer att finnas med. 2.2 Vilka kostnader finns redovisade och hur har de finansierats? Att redovisa vilka kostnader som uppstått vid alla internationella utbyten 2007 och 2008 är idag inte möjligt. I intervjun uppgavs det att om en kostnad uppstått i samband med en internationell kontakt så särredovisas detta inte i ekonomisystemet dvs. det finns ingen identifiering som visar att kostnaden uppstått vid ett internationellt utbyte. Det gör att det näst intill är omöjligt att lokalisera dessa kostnader om det inte har bokförts i något projekt rörande internationellt utbyte. Av internationella utbyten redovisade i projektform har följande information lämnats: Sydafrika: I projektet ansöker kommunen om att få bidra med spetskompetens inom olika områden som exempelvis renhållning, kommunalt styre och kommunal administration, samt lednings- och samordningsinsatser, där syftet är att åstadkomma ett vinn vinn utbyte. Bidragen kommer från SALA IDA och ger full kostnadstäckning dvs inga kommunala medel ingår. Östersund för spetskompetens i Europa: Projektet pågår i samarbete med Nutek som beviljar stöd ur den Europeiska regionala utvecklingsfonden. Projektet syftar till att öka Östersunds kommuns kunskaper, bygga strategiska nätverk, etablera och utbyta kontakter och utveckla spetskompetens inom olika ämnesområden för att skapa och stärka kommunens konkurrens- och attraktionskraft, och på så sätt förbättra arbetssätt och öka kommunen och regionens utveckling och tillväxt. Intresserade personer inom varje förvaltning och kommunalt bolag kan ansöka medel från projektet. Ansökan skickas till kommunens internationella forum som lämnar rekommendation om beviljande eller avslag. Ansökan skickas sedan vidare till kommunchef för slutgiltigt beslut. I projektet bidrar Nutek med tkr och kommunen med 270 tkr i kontanta medel och 840 tkr i arbetstid. Projektperioden är till SÖT: Är ett samarbetsprojekt mellan Sundsvall, Östersund och Trondheim som syftar till att skapa en attraktiv mittskandinavisk region. Här utbyter man metoder, påverkar gemensamt i politiskt viktiga frågor samt genomför aktiviteter inom främst infrastruktur, 6

7 uppplevelsenäring och studentstadsutveckling på en mellanregionanivå. Projektmedel erhålls främst från EU:s strukturfonder och kommunerna bidrar med 100 tkr/år och egen arbetstid. I projektet finns även andra kontant medfinansierande partners: Vägverket, Jämtkraft, Sundsvalls Energi och Mittnordenkommittén. Totalbudget är på 13,2 mnkr varav 7,6 mnkr i kontanta bidragsmedel i övrigt personal. Projektperioden är perioden till Avslutande kommentar Med utgångspunkt från redovisat material är vår bedömning att det inte går att avgöra omfattningen av det internationella utbytet i kommunen, då antalet kontakter inte fullt kan redovisas. Ett administrativt registreringssystem över internationella utbyten eller en tydlig definition om vad som ska betraktas som ett internationellt utbyte är en viktig del för att kunna avgränsa urvalet och lokalisera antalet. Utan något av dessa hjälpmedel blir även det antagna målet om att graden av internationalisering ska öka för att stärka Östersunds konkurrenskraft svårt att följa upp. Positivt är att kommunen tillsatt en grupp, ett internationellt forum med representant från varje förvaltning med syfte att fånga upp internationella utbyten ute i verksamheterna och diskutera pågående och kommande utbyten. Positivt är även utvecklandet av projektdatabasen som kommer att öka kontrollen av internationella utbyten (i projektform) och underlätta uppföljningsarbetet ytterligare. Förslag till förbättringar Omformulering av inriktningsmål, då målet är svårt att följa upp utan en tydlig definition av internationellt utbyte. Alla kostnader kopplade till ett internationellt utbyte bokförs på ett specifikt objekt/projekt i ekonomisystemet för att bl. a. kunna följa utvecklingen. Uppdatering av internationell strategi, då inaktuella uppgifter finns. Uppföljning av att målet för insatser för varje internationellt utbyte har givit önskvärt resultat. Utifrån genomförd förstudie anser vi att någon djupare granskning i nuläget ej är nödvändig. Vi har noterat att det nu finns ett förslag att från och med 2010 visa på goda exempel av internationella kontakter som överrensstämmer med den internationella strategin vid varje kvartal. Vi anser att det kan vara intressant att följa dessa redovisningar och att utfallet härifrån kan ge indikationer på någon ytterligare fördjupad granskning. 7