Sid 1. Seminarie Att avropa Ärende - och dokumenhanteringsfunktioner från Statens inköpscentrals ramavtal

Transkript

1 Sid 1 Seminarie Att avropa Ärende - och dokumenhanteringsfunktioner från Statens inköpscentrals ramavtal Statens inköpscentral Seminarium 26 april 2012

2 Välkomna! - praktisk information Hålltider Lunchen Övriga lokaler Presentationsmaterialet som visas under dagen Seminariet spelas in och visas i efterhand - länk på Frågor om något fråga någon från Statens inköpscentral! Sid 2

3 Program Kl Inledning Zofia Sola Statens inköpscentral Orientering om avrop av ärende-och dokumenthanteringssystem Jan Lundh och Mikael Larsson Statens inköpscentral Förberedelser Lars Hellström Statens inköpscentral Information om ramavtal Managementskonsulttjänster Richard Anderberg Connecta Val i strategiska frågor och förberedelser innan avrop Kl Bensträckare m frukt&vatten Genomförande - Avrop av produkt Mikael Larsson Statens inköpscentral Information om ramavtal Licensförsörjning 2010 Helena Eriksson och Anneli Hedman Riksgälden Så här gjorde vi Kl L U N C H Juridik i Molnet Björn Larsson Statens inköpscentral Genomförande Avrop av tjänst Jan Lundh Statens inköpscentral Information om ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 och tjänstehantering i ramavtalet Användning Service Management Per-Erik Andersson Statens inköpscentral Information om ramavtal IT-Driftstjänster och styrning av Driftavtal Summering, diskussion och avslutning Kl Seminariet slut Sid 3

4 Ämnet för dagen Aktuellt område med behov av nya eller uppgraderade system Vi får många frågor i Förvaltningen - Hur gör jag ett avrop? - Vilka ramavtal kan jag/ska jag använda? - Vilket ramavtal är bäst - Vi har bestämt oss för xyz ÄoD-produkten.var finns den leverantören/produkten? - Är det skillnad att avropa produkt eller tjänst? - Kan jag/behöver jag bara avropa vårt behov från ett ramavtal - Finns avrop med rangordning elller förnyad konkurrensutsättning? - Vilka krav ska jag ställa? Statens inköpscentral ramavtal som stöd för ert behov i er anskaffning av ärende-och dokumenthanteringssystem Sex presentationer under dagen som belyser hur ramavtalen kan stödja ert behov. Sid 4

5 Innehåll i respektive pass Förberedelser Lars Hellström Statens inköpscentral Information om ramavtal Managementkonsulttjänster Richard Anderberg Connecta Val i strategiska frågor och förberedelser innan avrop Genomförande - Avrop av produkt Mikael Larsson Statens inköpscentral Information om ramavtal Licensförsörjning 2010 Helena Eriksson och Anneli Hedman Riksgälden Så här gjorde vi Kl Juridik i Molnet L U N C H Björn Larsson Statens inköpscentral Genomförande Avrop av tjänst Jan Lundh Statens inköpscentral Information om ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 och tjänstehantering i ramavtalet Användning Service Management Per-Erik Andersson Statens inköpscentral Information om ramavtal IT-Driftstjänster och styrning av driftavtal Summering, diskussion och avslutning Kl Seminariet slut Sid 5

6 Elva IT-Ramavtal och Management konsulter Datakommunikation, nätverk och telefoni E-förvaltningsstödjande tjänster Elektronisk identifiering (eid) IT-drifttjänster IT-konsulttjänster (resurs och uppdrags) IT-utbildning Kontorsstöd som molntjänst PC och tjänster Programvara och tjänster Servrar, lagring och produktnära tjänster Skrivare, kopiatorer och tjänster Tjänstekort och andra idhandlingar Managementkonsulttjänster Sid 6

7 Att avropa Ärende- och dokumenthantering Idag fokus på följande ramavtals områden: Managementkonsulttjänster Programvara och tjänster Licensförsörjning E-förvaltningsstödjande tjänster IT-konsulttjänster - uppdragskonsulter IT-driftstjänster Vi vill visa hur kan dessa ramavtal kan kombineras och tillsammans stödja en strategisk ansats när det gäller anskaffning av stöd för er verksamhet Sid 7

8 Stöd och hjälp från SIC Avtalsportal Vägledningar,mallar m m Respektive Avtalsansvarig Ramavtalsservice Tel Mail: ramavtalsservice@kammarkollegiet.se Allmänna upphandlingsfrågor och om LOU kontakta Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet Sid 8

9 Ett tänkt flöde: Planering, anskaffning och användning Produktlicenser Sourcingstrategi Förstudier Avrop Användning Tjänster Sid 9

10 Flöden.. Uppdragskonsultavtalen Tjänster E förvaltningsstödjande tjänster Sourcingstrategi Förstudier Avrop Användning Managemenkonsultavtalen Uppdragskonsultavtalen Produktlicenser Konsulter Licensförsörjning Driftstödjande tjänster Sid 10

11 Fortsatta programmet Förberedelser Lars Hellström Statens inköpscentral Information om ramavtal Managementkonsulttjänster Richard Anderberg Connecta Val i strategiska frågor och förberedelser innan avrop Kl Bensträckare m frukt&vatten Genomförande - Avrop av produkt Mikael Larsson Statens inköpscentral Information om ramavtal Licensförsörjning 2010 Helena Eriksson och Anneli Hedman Riksgälden Så här gjorde vi Kl L U N C H Juridik i Molnet Björn Larsson Statens inköpscentral Genomförande Avrop av tjänst Jan Lundh Statens inköpscentral Information om ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 och tjänstehantering i ramavtalet Användning Service Management Per-Erik Andersson Statens inköpscentral Information om ramavtal IT-Driftstjänster och styrning av driftstjänster Summering, diskussion och avslutning Kl Seminariet slut Sid 11

12 Seminarium Avrop av Ärende - och dokumenthanteringssystem Statens inköpscentral 26 april 2012 Sid 12

13 Välkomna! Statens inköpscentral seminarium om Ärende och dokumenthanteringssystem Sid 13

14 Kort om Statens inköpcentral Bildades 1 januari 2012 Drygt 50 personer på avdelningen Statens inköpscentral förvaltar cirka 1100 ramavtal Statens inköpscentral har ramavtal med cirka 700 leverantörer Under år 2011 omsatte ramavtalen ca 11 miljarder kronor Sid 14

15 Vårt uppdrag I förordning (2007:824) med instruktion för Kammarkollegiet framgår att Kammarkollegiet från och med den 1 januari 2011 får ansvar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen och ska ingå ramavtal om varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. Därutöver ansvarar Kammarkollegiet för upphandlingen av ramavtal för den offentliga förvaltningen inom området informationsteknik. Sid 15

16 Uppdragets omfattning Vårt uppdrag är att upprätthålla och förvalta ramavtal för statliga myndigheter för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning, eller som uppgår till stora värden. Inom området IT och telekommunikation där även kommuner och landsting kan ansluta sig till ramavtalen ska vi verka för att bästa möjliga villkor skapas för användning av informationsteknik inom hela den offentliga sektorn. Sid 16

17 Enheten för ramavtalsförvaltning Ansvarar för hantering av upphandlade ramavtal Sid 17

18 Ramavtalsförvaltning Stöd om hjälp till avropande förvaltningar Introducerar ramavtalen genom informations- och utbildningsseminarier Skapar/uppdaterar avtals- och leverantörsinformation på Rådgivning gällande hantering av avrop till myndigheter och leverantörer Skapa vägledningar med information om hur avrop kan göras Hjälp med avtalstolkning och tillämpning av avtal Skapar avropsmallar och vägledningar Svarar på inkomna frågor via telefon, e-post till ramavtalsansvarig och Sid 18

19 Uppföljning Uppföljning av ingångna avtal och ramavtalsleverantörer Genomför revisioner hos ramavtalsleverantörer enligt årliga revisionsplaner Bevakar att ramavtalsleverantörer uppfyller kvalificeringskrav under avtalsperioden Kreditbevakar ramavtalsleverantörer med hjälp av Creditsafe Hanterar kvalitetsavvikelser och ställer krav på att leverantörer vidtar lämpliga åtgärder och följer upp detta Hanterar ändringar, tillägg och förlängningar av avtal Genomför kund- och leverantörsundersökningar Samlar in och analyserar statistik gällande respektive ramavtal Sid 19

20 Revisioner Syfte: Att kontrollera att leverantörer lever upp till kontraktuella åtaganden Att säkerställa att leverantörer levererar enligt ramavtalet Att kontrollera att kvalificeringskraven uppfylls under avtalsperioden Att säkerställa att statistik är korrekt redovisat Revisioner ger en objektiv bild av om avtalade åtagande levereras på rätt sätt Revisionsresultatet dokumenteras i en revisionsrapport och eventuella avvikelser följs upp Om revisionen visar väsentliga avvikelser kan avtalet sägas upp Förebyggande syfte Sid 20

21 Erfarenhetsinsamling/ Omvärldsbevakning Samlar in synpunkter/erfarenheter från ramavtalsanvändare och leverantörer. Förmedlar dessa som underlag för nya ramavtalsupphandlingar Omvärldsbevakning avseende leverantörsmarknaden t ex konkurrenssituation, prisutveckling, trender mm Tar fram en förvaltningsrapport för respektive ramavtalsområde Sid 21

22 Managementkonsulttjänster Lars Hellström Ramavtalsansvarig Statens inköpscentral Seminarium 26 april 2012 Version 1.2 Sid 22

23 Syftet med presentationen Öka kännedomen om att ramavtalet finns som stöd för myndigheternas verksamhets- och organisationsutveckling Öka kunskapen om de konsultjänster som myndigheterna kan avropa från ramavtalet Öka användningen av ramavtalet inom området ärende- och dokumenthantering Sid 23

24 Vad utmärker managementkonsulten? Managementkonsulten arbetar på ledningens uppdrag med övergripande frågeställningar på myndigheten Managementkonsulten arbetar för att uppnå förbättringar på myndigheten I Managementkonsultens arbete ingår att ge objektiv och oberoende rådgivning till myndigheten Sid 24

25 Kort om ramavtalet Ramavtalet kan användas av samtliga statliga myndigheter Ramavtalet kan inte användas av kommuner och landsting Avrop mot ramavtalet ska ske genom förnyad konkurrensutsättning inom avropsområdet Sid 25

26 Avropsområden inom ramavtalet A. Verksamhets- och Organisationsutveckling B. Chef- och ledarutveckling, inkl teamutveckling C. Analys Sid 26

27 Avropsområde A- Verksamhets- och organisationsutveckling Leverantören skall kunna ta ett helhetsgrepp över alla slags utvecklingsuppdrag som kan förekomma på en myndighet Sid 27

28 Här ingår konsulttjänster inom delområdena Verksamhetsutveckling och strategi Organisationsutveckling Ekonomistyrning HR/Kompetensförsörjning Sid 28

29 Leverantörerna inom avropsområde A Totalt 5 st Connecta AB Capgemini AB Centigo AB Preera AB Karlöf Consulting AB Sid 29

30 Avropsområde B- Chefs- och ledningsutveckling Leverantören kan erbjuda konsulttjänster rörande chefers utveckling i sitt ledarskap Tjänsterna kan även omfatta utveckling av annan ledningspersonal och hela team inom en verksamhet Sid 30

31 Här ingår konsulttjänster inom delområdena Ledningsfrågor Ledarutveckling Coachning chefer/medarbetare (team) Kris- och konflikthantering Sid 31

32 Ramavtalsleverantörerna inom avropsområde B Totalt 7 st ABC Karriär och Kompetens AB ework Scandinavia AB Indea AB Perlan Dialog & Ledarskap AB Gaia Leadership AB Sandahl Partners Stockholm AB Riddarfjärden Ledarskap och Utveckling AB Sid 32

33 Avropsområde C-Analystjänster Här ingår konsulttjänster inom delområdena Rådgivning i strategiska frågor. Omvärldsbevakning ( best practice ). Benchmarking Sid 33

34 Ramavtalsleverantörerna inom avropsområde C Totalt 4 st IBM Svenska AB Gartner Sverige AB Ernst & Young AB PA Consulting Group AB Sid 34

35 Hur välja rätt avropsområde Myndigheten kan inbjuda till en förberedande dialog för att utreda olika alternativa lösningar på myndighetens anskaffningsbehov via ett avrop Principen om transparans och likabehandling av berörda ramavtalsleverantörer skall upprätthållas även under denna förberedande fas Dialogen skall avslutas innan en formell avropsförfrågan skickas ut Sid 35

36 Användningen av ramavtalet Ca 200 avrop över avtalet hittills Fördelning av avropen (uppskattningsvis) 50 % inom område A Verksamhetsutveckling 25 % inom område C Analys 25% inom område B Chefsutveckling Sid 36

37 Ärende och dokumenthantering Kammarkollegiet Seminarium Stockholm, Nalen Richard Anderberg, Connecta Sid 37

38 Connecta som konsultföretag och ramavtalsleverantör, Richard Anderberg Connecta, vilka vi är och hur vi arbetar Svenskt management- och IT-konsultbolag Ca 700 konsulter, varav ca 200 inom management Omsätter ca 800 MSEK, börsnoterade Connecta levererar från A till Ö. Från strategi till implementerad lösning med effekthemtagning Vi kundanpassar projektutformningen baserad på standardmetoder och strukturkapital alltid utifrån varje kunds unika förutsättningar Connecta har en hög andel seniora konsulter med lång erfarenhet från både linjeroller och som konsulter Våra konsulter har en djup kunskap inom processanalys och värdering av verksamhetsnytta Connecta finns med i Kammarkollegieavtalen: Managementkonsulttjänster, Verksamhets- och organisationsutveckling IT-konsulttjänster 2009, uppdragskonsulter som underleverantör Vem är Richard Anderberg Senior managementkonsult och konsultledare på Connecta, Historik, axplock: FMV Affärsdirektör/Inköpsdirektör Ställföreträdande Chef Anskaffningskontor Logistik Chef enheten Resursledningssystem, VD DoubleCheck, Konsultföretag inom Offentlig upphandling Leverantörsanalys Ericsson, affärs- och verksamhetsutveckling Strategiutveckling/förankring Portföljstyrning av kommersiella kundprojekt Utbildning: MBA-IT och Civilingenjör Sid 38

39 Connecta har mycket starka referenser inom ärendehantering från olika verksamheter, processer och IT-plattformar Connecta är strategisk implementations-partner avseende process- och ärendehantering. Connecta har tillsammans med kunden gått från Proof of Concept till färdig lösning. Lösningen kombinerar automatisering och effektiv manuell ärendehantering baserad på IBM:s BPMS och OpenText Case 360. Connecta genomförde ett strategiskt uppdrag och identifierade hur styrningen för dokument- och ärendehanteringsprocessen ska se ut, vilket stöd inom ärendehantering som myndigheten behöver tillhandahålla centralt och formulerade riktlinjer för detta. Connecta utarbetade en handlingsplan för införande vilket Trafikverket inom kort avser att implementera. PRV driver ett långsiktigt utvecklingsoch implementeringsprojekt av ett nytt ärendehanteringssystem. Connecta är involverade från initieringsfas och projektleder uppdraget fram till implementerat system. Inom ramen för uppdraget ingår även verksamhetsutveckling och kompetensöverföring. I nära samarbete med kund implementerade Connecta effektivare lösningar och modernare system för kontaktcenter och multikanalhantering. Projekten omfattande över 3 miljoner pensionstagare och 100-talet handläggare på kontaktcenter. Lösningarna baseras på SAP-CRM. Connecta ledde och implementerade ett nytt system för Personal, Organisation och Process. Utöver effektivare verksamhet kunde Apoteket ersätta 15 befintliga system. Systemet hanterar bland annat ett flertal olika workflows och är baserat på ledande produkter från Microsoft, såsom Sharepoint och Workflow Foundation Pensionsmyndigheten driver ett flerårigt strategiskt förändringsprogram med mål att effektivisera ärendehanteringen för de flesta pensionsförmåner. Connecta har fått i uppdrag att tillsammans med myndighetens ansvariga planera kommande projekt och driva och följa upp programmet. Sid 39

40 Behov, nytta och möjligheter med ärende- och dokumenthantering. Behov, nytta Nyckelfrågor för att nå i mål Nytta och möjligheter med ärendehantering Effektivisering Ersätta befintliga system Spara kostnader Bli en e-myndighet Höja servicegraden Påverkan på medarbetare och organisation Vad betyder ärendehantering för oss Vad betyder dokumenthantering för oss Vår verksamhet är väldigt speciell! Eller? Tydliggör era drivkrafter, motiv och mål Kanske även en vision Identifiera och hantera motkrafter Budget Tid Kompetens Sid 40

41 Framgångsrik ärendehantering stödjer effektivt centrala funktioner inom verksamhetens processer med hjälp av moderna och flexibla IT-lösningar Exempel Användargränssnitt Diariehantering Dokumenthantering Processmotor Publicering & Distribuering Resursplanering Säkerhet Behörighet Arkivering Sid 41

42 Nyckelfrågor Mål Att nå mål Vad vill vi uppnå, vilka är våra mål med ett nytt system. Effektmål i verksamheten Ekonomiska mål Vad menar vi i vår organisation med Ärendehantering Sourcing är centralt: Hur får vi tag i ett system VAD ska vi köpa/bygga/drifta/produkt/tjänst HUR ska det upphandlas Vad blir livscykelkostnaden Vad är vår vision för systemet Hur vill vi arbeta i vår organisation i framtiden Hur gå vi tillväga för att nå målen och det eftersträvade arbetssättet Sid 42

43 Vad är lösningen Förberedelser Förberedelser Behovsanalys Omvärlds-/marknadsanalys Lägg ribban rätt Tillräckligt bra för att nå våra mål är bäst Superbra med guldkant är inte bäst För slimmat system kan bli undermåligt Strategier för att försörja med: Kompetens(er) Tid System Infrastruktur Teknik Avtal Support Drift Underhåll Uppgraderingar Övergång till nästa system efter detta Sid 43

44 En strukturerad ansats möjliggör transparens och kvalitet i genomförande, där kontrollerade beslut om fortsättning tas baserade på faktiska resultat Kartlägga verksamhetens drivkrafter, nytta och önskade effekter Påvisa värdet med ärendehantering Utvärdera metod och IT-plattform Upphandla ITplattform för ärendehantering i enlighet med strategi och övergripande krav Kartlägga och förbättra/förtydliga processer Specificera verksamhetens krav Anpassa/utveckla nytt IT-stöd Kvalitetssäkra och testa lösning för ärendehantering Införa nytt IT stöd i verksamheten Migrera befintlig data Utbilda användare Säkerställa effekthemtagning Strategi & Business Case Förstudie & Proof of Concept Upphandling Analys & kravställning Konstruktion & test Införande & förbättring Iteration Strategiformuleri ng Business Case Genomförandeplan Körbar demo av system Avtal med leverantör av ITplattform och/eller implementationspartner. Detaljerade processflöden Mätetal för styrning Kravartefakter Färdig lösning Testrapport Utbildningsmaterial Förvaltningsdokumentation Effektuppföljning Sid 44

45 Ramavtal som kan användas i olika delar av processen, exempel Strategi & Business Case Förstudie & Proof of Concept Upphandling Analys & kravställning Konstruktion & test Införande & förbättring Iteration Managementkonsultavtalet E-förvaltningsstödjande tjänster 2010 Uppdragskonsulttjänster Licensförsörjning 2010 IT-driftstjänster Sid 45

46 Exempel: Pensionsmyndigheten Systemen är ett arv av system från PPM och Försäkringskassan Nyanskaffar inte Migrerar till ETT system (PPM:s) Formulerad vision Tre tydliga målområden och mål Stegvis införande Avropat Connecta genom managementkonsult avtalen för: programledning stöd i projektets genomfarande Sid 46

47 Exempel Pensionsmyndigheten: Vision och målområden Vision Målområden Effektiviserad ärendehantering 2015 Återkoppling till kund Kunden hämtar och utför sitt ärende själv Ärendet behandlas automatiskt Automatisering Självbetjäning Kunden får återkoppling under ärendeprocessen Varje målområde har tydligt definierade mål Projektet löper från 2011 till 2016 Sid 47 47

48 Exempel: Patent och registreringsverket, PRV. Bakgrund Befintligt system går ur tiden Vision om modernisering och utveckling av verksamheten Har god egen systemutvecklarkompetens Vill frigöra resurser för tillkommande myndighetsuppdrag Förstudier och studier gjorda 2008, 2009 och 2010 Inriktningsbeslut att egenutveckla taget 2011 Avropat Connecta genom Managementkonsult-avtalen till stöd med Projektledning Kompetensuppbyggnad Verksamhetsutveckling Sid 48

49 Exempel: Patent och registreringsverket, PRV. Syfte & Effektmål Syften Modernisera PRV med bl.a.: Utvecklade arbetssätt Ha väl utvecklade system e-hantering e-akter Utvecklad kommunikation med kunder Ersätta gamla system Effektmål (från beställningen) Kostnadseffektiv administration och drift Effektivare genomförande och styrning av handläggningen Flexiblare styrning avseende bemanning Högre kvalitet på produkterna/tjänsterna som DVA kunder har nytta av. Bättre integration med kringtjänster Höja servicegraden till kund och förenkla handläggningen Sid 49

50 Vad tillför Kammarkollegiets ramavtal managementkonsulttjänster m fl Kammarkollegiet har redan gjort en väsentlig del av arbetet Ni slipper en hel upphandling, mycken kvalitetsäkring är gjord Använd ramavtalen för Informationsinhämtning Leverantörsdialoger Med transparens i enlighet med LOU RFI:er (Request For Information), seminarier Men vår verksamhet är så speciell Eller..? Ramavtalen ger stöd för Processens alla delar och steg: Analys, Strategiformulering, Projektledning Systemlösningar Software As A Service (SAAS) Utveckling Teknik Infrastruktur Sid 50

51 Sammanfattning Tack för ordet! Richard Anderberg Sid 51

52 Licensförsörjning 2010 Mikael Larsson Ramavtalsansvarig Statens inköpscentral Seminarium 26 april 2012 Sid 52

53 Innehåll Information om ramavtal Licensförsörjning 2010 Praktikfall - Riksgäldens avrop Sid 53

54 Kort om ramavtalet Sex ramavtal Många underleverantörer( st) Omfattar staten, alla 21 landsting och drygt 220 kommuner Omsätter ca 1 miljard SEK per år Avtalstid 15 juli juli 2013 (+ 24 månader) Endast förnyad konkurrensutsättning Inga prislistor Produkt- och tjänsteutbud finns på ramavtalsleverantörernas webbar Sid 54

55 Ramavtalsleverantörer Atea Sverige AB COMPAREX Sweden AB Crayon AB Dustin AB Fujitsu Sweden AB Pulsen AB Sid 55

56 Programvaruområden Kontorsstöd Informationsförsörjning Operativsystem Säkerhetsprogramvara Driftstödsprogramvara Tillgångshantering(Asset Management) Mellanprogramvara Utvecklingsverktyg Databas Statistikprogramvara Sid 56

57 Tjänster(konsult) Installation Konfiguration&anpassning Suppport Underhåll Licenshantering (Software Asset Management,SAM) Projektledning, förstudie&utredning, utbildning, integration eller systemutvecklings tjänster ingår inte! Sid 57

58 Priser Produkter bestäms vid avropet(förnyad konkurrensutsättning) Tjänster - bestäms vid avropet(fk) men..: Leverantören har i upphandlingen angett sina takpriser per timme för konsultinsatser enligt de fem kompetensnivåer(1-5) som definieras i anbudsinbjudan. Takpriserna finns i Vägledning för Licensförsörjning 2010 Sid 58

59 Hjälp för myndigheter Vägledning, mallar för avrop och kontrakt finns på under ramavtalsområde Licensförsörjning 2010 Ny avropsmall(excel) införs under maj och kan då hämtas på Sändlista för att skicka avropsförfrågan finns på avropa.se Ramavtalsservice och ramavtalsansvarig finns för frågor Använd möjligheten till dialog innan avropsförfrågan skickas ut, skriftligen eller muntligen genom möte(likabehandla leverantörerna och dokumentera!) För system baserad på öppen programvara gör avrop från ramavtal Öppna programvaror Sid 59

60 Avrop Riksgäldens avrop Helena Eriksson och Anneli Hedman från Riksgälden berättar om erfarenheter och tips från Riksgäldens avrop av ärende - och diariesystem. Sid 60

61 Så här gjorde vi Sid 61 Riksgäldens avrop av dokument och ärendehanteringssyst em med inbyggt diarium på Licensförsörjning 2010

62 Agenda Om Riksgälden Förstudie Avrop Kravställning Utvärdering Erfarenheter Sid 62

63 Sid 63 Riksgälden är statens centrala finansförvaltning. Riksgälden grundades 1789 och är en statlig myndighet som rapporterar till Finansdepartementet. I Riksgäldens uppdrag ingår att: vara statens internbank ta upp lån och förvalta statsskulden ge statliga garantier och krediter Vi har också uppdrag som syftar till att främja konsumentskyddet och stabiliteten i det finansiella systemet: ansvara för insättningsgarantin och investerarskyddet hantera statligt stöd till banker

64 Varför ett nytt dokument och ärendehanteringssystem? IT: Nuvarande diarium, AlpIM, varken supportas eller utvecklas längre och kommer inom en snar framtid inte att fungera i Riksgäldens IT miljö Verksamheten: Har svårt att hitta sina handlingar upplever diariet som krångligt och svårt att söka i. Arkiv och diariefunktionen: IT stödet för diariet är bristfälligt. AlpIM hanterar inte e handlingar och klarar inte omställningen till verksamhetsbaserad arkivredovisning enligt RA FS Sid 64

65 Förstudie syfte och förutsättningar Sid 65 Avrop på funktion Utifrån förarbetena till upphandlingen av e förvaltningsstödjande 2010 tjänster framgick hur de nya ramavtalen skulle vara beskaffade: Förnyad konkurrensutsättning Kravställning utifrån funktion Därför var utgångspunkten

66 Sid 66 Projektgrupp förstudie

67 Omvärldsanalys Leverantörspresentation er Cybercom Public 360 IdaInfront Iipax Modul1 Platina Visma Sirius IT Diabas Logica Global 360 Sid 67 Inom ramen för omvärldsanalysen kompletterades

68 Analyser i förstudien Minskad intern tidsåtgång Mindre juristtimmar i rätt och handläggning Snabbare intern postgång Mindre söktid Mindre tid för administration av dokument Färre möten Halverad inläsningstid för nyanställda & konsulter Ökad tillgång till information Mindre ökning av lagringsyta i arkivet Mindre dubbellagring i olika filkataloger Mindre anseenderisk Minskad möjlighet till att brottsliga handlingar begås Minskad risk för fel i verksamheten Färre kopior i omlopp Färre utskrifter av kopior Minskad dubbellagring Sänkta kostnader Färre systemlösningar Ökade gemensamma lösninhgar istället för utveckling av likartade fuktionsspecifika enheter Avveckling Alp IM Avveckling FileNet & SmartInfo Bruttonytta Förklaring Läses: Kräver Läses: Ger Relativt säker och direkt nytta Mindre säker, indirekt nytta Svårvärderad nytta Riskanalys Gemensam målbild. Avgränsa projektet. Förankra de nya arbetssättet och rutinerna hos medarbetare. Arbeta aktivt med kommunikation. Arbeta med gemensamt språkbruk. Externa krav påverkar tidsplanen. Sätta en realistisk Sid 68 tidsplan. Ha en långsiktig Informationsanalys 'Dokumenthantering' Version 0.5 Workshop Kontaktperson: Sergio Rojas...idag saknas gemensam hantering ingår i Dossier av interna möten, struktur dokumentation - Dossiernr: int "Undernivå till Dossier" Notation: 0..* Avdelningsmöte notes Kallelse Protokoll Ett problem idag är Gruppering av ärenden att... tex vid personalärenden (70801) * Typen central för Kommentar/beskrivning sökbarhet. Nyttan med sökbarhet är särski l d hantering vid handläggning. relaterar * till Ärende Ärendetyp 0..* - löpnr: int - diarienr: int notes - avslutsdatum: date * - ärendestatus: lov * - sekretessmärkni ng: int Aktör är en Aktör i ärende - organisationsnr: int - firmatecknare: text - epostadress: text - telefonnummer: int Bankkontoansökan Överklagan Ansökan Remiss * - postadress: text - namn: text - kontonummer: int notes notes Rekrytering Skapa ärende: - personnummer: int Förfrågan (från Kan komma från Arbetsuppgift/åtgärd som har allmänheten) extern part - Ska handlägga start- och slutpunkt ska notes - Ska diareföra dokumenteras Sökbarhet - Kräver åtgärd (offentlighetsprincipen - erbjuda notes - Kan komma från insyn i ärendets status) Frågor - Externa extern part förfrågningar från allmänheten Aktörtyp...idag saknas en närmare koppling mellan beslut och notes ärende Tex Avsändare, Handläggare, Organisation Styrande och stödjande dokument Rutinbeskrivning Styrelseprotokoll Samverkansprotokoll Användarhandbok Verksledningsbeslut Regeringsbeslut Regleringsbrev Policys Sprida information Manualer (v årt) Utestående frågor Av delningsbeslut Riktlinjer Regleringsbrev Utbetalning Av stämningar Verksamhetsplan Lathundar Räntekompensationer Insättningar Dokumenthanteringsplan Instruktioner Korshänv isning Allmänna systemkrav: Lätt att diarieföra (få moment, snabbt) Enkelt och lättillgängligt Lagring, arkivering Informationsbärare som i normalfallet har anknytning till ett ärende Samla information från olika källor Handling - informationsklass: int Delårsrapport - format: lov Årsredovisning * Yttranden - status: lov Statsupplåningsrapporten - inkommet: int - upprättat: date Projektbeställning - gallringsfrist: int Fikabeställningar Kundbrev * - PULmarkering: boolean - sekretessmarkering: boolean Förstudierapport Utredning Tjänsteanteckning (efter telefonsamtal etc) notes Handlingar i ett ärende skall Dragningsresultat numreras i kronologisk ordning. EU-betalningar Andra myndigheters regleringsbrev Fullmakter Ramavtal Lån- och placeringsavtal Upphandling (-ramavtal, -avtal) Valutatermins avtal Korrespondens Statistik Broschyrer Förstudiebeställning Arkivbeskrivning Korrespondens med andra myndigheter Vinstplan Kontoutdrag Remissvar Informationsklass Inkommet Firmatecknare Upprättat Garllringsfrist Leveransavtal Projektrapport Kursutvärdering Hermesrapport Gallringsbeslut Presentationer och föredrag Upphandlingsdokument (förfrågningsunderlag, tilldelningsbeslut etc) Blankettter Bokning Svarskort Atal Beslut Promemorior (interna) Uppgiftsblankett (tex angående insättningsgarantiavgifter) Ansökan l edi g tjänst Värdeintyg Bankkontoöppningar Valutakontoansökan Beslutsdokument Kundundersökningar Projektdokumentation Klagomål/synpunkter allmänhet Rapporter/utredningar

69 Vi behöver ta höjd för: e tjänster e legitimationer, e signaturer e diarium Integration mot Riksgäldens affärssystem Styrda automatiserade handläggningsflöden e arkiv, system för bevarande Sid 69

70 Ställningstaganden innan val av ramavtal Sid 70

71 Förstudierapport Sid 71

72 Sid 72 Tidplan

73 RFI Request for information I syfte för att kunna kravställa den mest effektiva lösningen både när det gäller funktioner och driftskostnader beslöt Riksgälden även att göra en RFI. Vi hade bytt fokus från köpa tjänst till att köpa produkt och därmed också bytt RAM avtal. I RFI:n ställdes frågor bl. a kring teknisk data, grund funktionalitet, uppskattad tid för implementering samt kostnad. Vi fick möjlighet att testa kravformuleringar och få frågor besvarade utan att vara i skarpt läge. Sid 73

74 Avropsförfrågan Sid 75 Framtagning av avropsunderlag: Funktionella krav arkivarie, registrator, juridik Icke funktionella krav IT arkitekt, förvaltning, utvecklare, drift, säkerhet Kommersiella krav förvaltning, arkitekt, juridik, upphandling Erfarenhet & kompetens förvaltning, arkitekt, juridik, upphandling, testledare Pris förvaltning, arkitekt, juridik, upphandling, beställare

75 Tidplan avrop Sid 76 1 dec 2011 Utskick av avropsförfrågan 20 dec 2011 Sista dag för anbud jan feb 2012 Utvärdering av inkomna anbud 15 feb 2012 Tilldelningsbeslut mars/april 2012 Kontraktsskrivning med vald leverantör mars/april 2012 Planering av genomförandeprojekt april 2012 Start av genomförandeprojekt