SOES övningsplan

Transkript

1 Samverkansområdet Ekonomisk säkerhet Sida 1(12) Dokumentklass: Öppen Datum: Version: 1.0 SOES övningsplan Övningsplanen finns att ladda ner på:

2 Sida 2(12) SOES ska verka för att enskilda individer, företag och det allmänna ska ha tillgång till och förtroende för att: samhällets betalningar * fungerar och systemen för att betala varor och tjänster fungerar Syftet är att förebygga allvarliga störningar för att minska konsekvenser av händelser som kan få allvarliga samhällspåverkande effekter. Detta sker genom att ur ett samhällsperspektiv analysera risk och sårbarhet för kritiska resurser samt beroenden, dokumentera dessa, ta fram förslag för åtgärder, och tillställa ansvariga aktörer. * Med samhällets betalningar menas hela kedjan från generering av underlag för utbetalning till att mottagaren kan använda medlen. I målet ingår delar som de olika aktörerna inte har ett direkt ansvar för, men där avbrott påverkar mottagaren menligt. Exempel på detta är aktörer inom finansiella sektorn, för dessa gäller att SOES analyserar och informerar om risker.

3 Sida 3(12) Innehåll 1 INLEDNING VISION SYFTE OCH MÅL ARBETSPROCESS ÖVNINGSPROCESS 5 2 GENOMFÖRDA AKTIVITETER SOES SAMVERKANSÖVNING SOES SAMVERKANSÖVNING ÖVNINGSAKTIVITETER AKTIVITETER AKTIVITETER AKTIVITETER UPPDATERING AV ÖVNINGSPLAN 11

4 Sida 4(12) 1 Inledning Samverkansområdet Ekonomisk Säkerhet (SOES) verkar för att enskilda individer, företag och det allmänna ska ha tillgång till och förtroende för att samhällets betalningar och systemen för att betala för varor och tjänster fungerar. Syftet är att förebygga allvarliga störningar för att minska konsekvenser av händelser som kan få allvarliga samhällspåverkande effekter. Detta sker genom att ur ett samhällsperspektiv analysera risk och sårbarhet för kritiska resurser samt beroenden, dokumentera dessa, ta fram förslag för åtgärder, och tillställa ansvariga aktörer. Deltagande myndigheter i SOES är Arbetsförmedlingen, Centrala studiestödsnämnden, Finansinspektionen, Försäkringskassan, Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, Pensionsmyndigheten, Riksgälden och Skatteverket. Därutöver är Länsstyrelsen i Skåne län, Timrå kommun, Eskilstuna kommun, Försvarsmakten samt Riksbanken inbjudna av SOES att utse en adjungerad ledamot. Som en del av SOES övergripande arbete ingår det att planera, förbereda och genomföra regelbundna övningar för aktörerna inom sektorn. Övningar är ett effektivt sätt att stärka den egna organisationens krishanteringsförmåga, liksom förmågan att samverka med andra aktörer i krishanteringssystemet och utbyta lägesinformation. SOES Arbetsgrupp (AG) Övning ansvarar för utveckling och genomförande av övningar, och som ett led i detta arbete har gruppen tagit fram denna övningsplan för åren En flerårig övningsplan ger en långsiktig målsättning för, såväl som överblick över, övningsverksamheten och gör det möjligt att påvisa en utvecklingskurva, exempelvis genom att övningarna blir allt mer komplexa och fördjupade. Övningsplanen revideras årligen för att alltid omfatta tre år och för att säkerställa tillvaratagande av viktiga lärdomar från genomförda övningsaktiviteter och omvärldsbevakning. Övningsplanen ligger i linje med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps övningsinriktning för tvärsektoriella övningar på nationell och regional nivå. I denna rekommenderas att de myndigheter som omfattas av krisberedskapsförordningen upprättar en flerårig övningsplan och uppdaterar den årligen, med stöd av den nationella övningskalendern. 1.1 Vision syfte och mål Syftet med denna övningsplan är att inrikta och stödja SOES övningsverksamhet under åren Målsättningen är att utforma en övergripande tids- och aktivitetsplan för de tre åren; en plan som inbegriper vilka aktörer som ska övas, vad som ska övas, på vilket sätt aktörerna ska övas samt hur dessa övningar ska följas upp. Visionen är att genomförandet av övningsplanen kommer att stärka SOES-myndigheternas förmåga att hantera och förebygga kriser och således bidra till att uppnå den uttryckta, övergripande visionen om att samhällsviktiga betalningsflöden alltid ska fungera.

5 Sida 5(12) 1.2 Arbetsprocess Denna övningsplan är en revidering av föregående övningsplan för åren Framtagandet har föregåtts av informationsinhämtning och analys av lärdomar och erfarenheter från SOES samverkansövning 2014, samt från andra sektorsövningar med liknande målbild, såväl inom finanssektorn som inom andra sektorer. För att identifiera aktuellt övningsbehov och inrikta denna övningsplan har även intervjuer genomförts med representanter från de myndigheter som ingår i SOES. 1.3 Övningsprocess Den övergripande process som ligger till grund för övningsplanen, och som illustreras i nedanstående figur, syftar till att myndigheterna inom SOES utvecklar och stärker sin krishanteringsförmåga, samt till att övningsarbetet bedrivs kontinuerligt och ändamålsenligt. Övningsprocessen är uppdelad i tre delar Utbilda, Öva samt Utvärdera och utveckla och bör årligen genomföras i sin helhet. Processen bidrar till att säkerställa: likriktning och kontinuitet i sektorns krisledningsarbete löpande insatser istället för punktinsatser tillvaratagande och implementering av viktiga lärdomar Stärka kompetensen ytterligare genom att testa och lära i praktiken. Hur bra kan vi det? Öva Bygga kompetens i enlighet med övergripande mål och behov. Vad ska vi kunna? Utbilda Utvärdera & Utveckla Identifiera och vidta åtgärder. Hur blir vi bättre? Eventuella sektorsövergripande brister som framkommer under Utvärdera och utveckla ska eskaleras till SOES chefsmöte som i sin tur ska besluta om bristerna är godtagbara eller om de kräver åtgärder, antingen av deltagarna eller som uppdrag till någon av SOES arbetsgrupper. Identifierade brister och åtgärder är även viktiga ingångsvärden inför planering av kommande övningar.

6 Sida 6(12) Övningsprocessen stämmer väl överens med processen för skarpt krisledningsarbete där varje händelse bör följas upp och utvärderas; lärdomar bör dras och organisationen utvecklas för att stå än bättre rustad nästa gång något inträffar. Det är en kontinuerlig process, som bedrivs före, under och efter en kris. 2 Genomförda aktiviteter 2.1 SOES samverkansövning 2012 Den 7 nov 2012 genomfördes ett seminarium om krissamverkan för myndigheterna inom SOES samt CSN. Syftet var att utröna förutsättningar och behov för krissamverkan, att skapa kontakter och samverkansvägar, samt att utbyta kunskap, erfarenheter och information om metoder och verktyg med mera. Seminariet genomfördes med tio olika föreläsningar varvade med gruppdiskussioner och var indelat i fyra block med följande teman: Vad händer när det händer? Krishanteringsarbetet utgår från en uppfattning om läget. En väsentlig del av krishanteringsarbetet består i att kommunicera i olika avseenden. Behov av informationsdelning inom SOES. Utvärderingen visade att seminariet samstämmigt uppfattades som värdefullt. Olika inslag värderades av en del som bra, andra som mindre lyckade, bland annat beroende på olika utbildningsståndpunkter. Som positivt upplevdes att ha fått ansikten på varandra, fått ökad kunskap, fått nya kontakter samt att ha fått frågorna aktualiserade och öppnat upp för fortsatt samverkan och övning. Önskemålen om former för fortsatt verksamhet fördelade sig ungefär lika på områdena: fördjupningsseminarium, workshop och övning. 2.2 SOES samverkansövning 2014 Den 22 oktober 2014 genomfördes en lärande skrivbordsövning för myndigheterna inom SOES, med målet att stärka förmågan att hantera störningar och avbrott i samhällsviktiga betalningar genom att klarlägga behovet av och formerna för samverkan, proaktiv informationsgivning och ett gemensamt lägesbildsarbete. Övningen innefattade övningsdiskussioner i såväl egen organisation som i blandade grupper med representanter från övriga deltagande organisationer. Övningen föregicks av ett gemensamt utbildningspass på temat Samlad lägesbild i praktiken och följdes upp med ett erfarenhetsseminarium. Under det senare konstaterades bland annat att samverkan möjliggör en mer heltäckande och verifierad bild av det inträffade och syftar ytterst till att minska samhällspåverkan och upprätthålla förtroenden för myndigheterna. Vidare identifierades behov av tydligare strukturer och rutiner för samverkan. Mer information om övningens upplägg, viktiga lärdomar och

7 Sida 7(12) åtgärdsförslag finns att läsa i rapporten från övningen, som också utgjort ett centralt ingångsvärde till utformningen av 2015-års övningsaktiviteter. 1 3 Övningsaktiviteter Under vart och ett av åren kommer övningsprocessens samtliga tre delar genomföras om än med något varierande innehåll, utformning och fokus. Målgrupp Primär målgrupp för samtliga övningar och övningsrelaterade aktiviteter är de myndigheter som ingår i SOES, det vill säga Arbetsförmedlingen, Centrala studiestödsnämnden, Finansinspektionen, Försäkringskassan, Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap, Pensionsmyndigheten, Riksgälden, Skatteverket samt Försvarsmakten, Riksbanken, Länsstyrelsen i Skåne län och kommunrepresentanter från Eskilstuna och Timrå. Beroende på övningsscenario kan det också bli aktuellt att bjuda in ytterligare aktörer, men då främst i egenskap av motspel/sakkunniga. Exempelvis skulle ett scenario som involverar avbrott i massutbetalningar från myndigheter kunna gynnas av representanter från ramavtalsbanker i motspelet. Inför varje övning kommer SOES Arbetsgrupp Övning besluta om ytterligare aktörer ska bjudas in och i så fall vilka. Syfte och övningsmål Det övergripande syftet med SOES övningsverksamhet är att stärka sektorns förmåga att hantera störningar och avbrott i samhällsviktiga betalningar. Detta genom att klarlägga behovet av och formerna för behövliga aktiviteter i följande mål: 2017 ska myndigheterna i SOES ha god förmåga att genomföra ett samlat lägesbildsarbete med deltagande myndigheter samverkan mellan deltagande myndigheter proaktiv samordnad informationsgivning Övningsmålen fokuserar på generella förmågor; förmågor som behöver finnas hos och övas av samtliga aktörer oberoende av inträffad händelse. Målen stämmer väl överens med Myndigheten för Samhällsskydd och beredskaps övningsinriktning som rekommenderar att myndigheter som omfattas av krisberedskapsförordningen övar samverkan om samlad lägesuppfattning, kriskommunikation och informationssamordning. 1 Övningsrapporten finns att ladda ned på

8 Sida 8(12) Ambitionen är att SOES övningsverksamhet ska stärka SOES myndigheters förmåga att, vid behov, sinsemellan koordinera åtgärder och budskap i händelse av en allvarlig störning. Övningsform Under åren planerar SOES att genomföra tre stycken övningar. De kommer att vara skrivbords- eller simuleringsövningar, alternativt kombinationer av dessa båda övningsformer. En skrivbordövning är en relativt enkel övningsform som baseras på diskussioner. De övade diskuterar specifika, centrala frågeställningar utifrån ett fiktivt scenario. Genom att övningsdeltagarna får höra hur andra deltagare resonerar får de en mer fullständig bild av situationen och en ökad förståelse varandras agerande och förväntningar. Övningsformen har ett lärande syfte. I en simuleringsövning försöker övningsledningen skapa en situation som är så lik en verklig händelse som möjligt. De övade förväntas agera på samma sätt som de skulle ha gjort i ett skarpt läge. Simuleringsövningar är mer komplexa än skrivbordsövningar och kräver ofta mer förberedelser. Övningsformen har ofta ett (åtminstone delvis) testande syfte. Då SOES myndigheter har begränsad erfarenhet av att öva tillsammans kommer övningsverksamheten främst ha ett lärande syfte. Det finns ett behov av att stegvis stärka och vidareutveckla den gemensamma övningsförmågan års övning är därför en lärande skrivbordsövning med den gemensamma diskussionen och informationsutbytet i fokus. Under förutsättning att det i utvärderingen från denna skrivbordsövning visar sig lämpligt kommer de två efterföljande övningarna att bli mer avancerade, och det lärande syftet kan komma att kompletteras med testande inslag. Ambitionen är att övningarna 2016 och 2017 genomförs som simuleringsövningar. 3.1 Aktiviteter 2015 Utbilda Ett utbildningspass kommer att genomföras på plats hos respektive övad aktör ett par veckor innan övningsdagen. Fokus kommer att vara på att skapa en fördjupad förståelse för den metod och mall för samlat lägesbildsarbete som utvecklades inför SOES samverkansövning Passet kommer att innefatta en mindre förövning under vilken de övade får möjlighet att praktiskt tillämpa metoden för att ta fram en lägesbild för den egna organisationen. I samband med utbildningspasset kommer även möjliga och lämpliga former för samverkanskonferenser med representanter från myndigheterna som ingår i SOES att diskuteras. Öva 2 Mallen återfinns i Bilaga 1 (s. 13) i 2014-års övningsrapport.

9 Sida 9(12) Övningen 2015 är en fördjupad skrivbordsövning som kommer att pågå under en heldag, i gemensamma lokaler. Inbjudna att delta är den primära målgruppen (se sid. 4). Deltagarna är personer som i händelse av en allvarlig störning arbetar med något av målområdena (lägesbild, samverkan, information), samt eventuella andra personer med en central roll i organisationens krisledningsarbete. Deltagarna kommer att övas både i sina respektive organisationer och i blandade grupper med representanter från övriga deltagande aktörer; de kommer diskutera kring och svara på frågeställningar utifrån ett fiktivt scenario som bland annat spelas in via TV- och radioinslag. Utöver dessa diskussioner kommer en samverkanskonferens att genomföras enligt en förberedd, och av de övade i förväg känd, agenda. Övningens fokus kommer att vara på praktisk myndighetssamverkan och utgångspunkten de lägesbilder som respektive övad organisation har tagit fram i samband med förövningen. Under övningsdagen kommer en grupp sakkunniga finnas tillgängliga för löpande avstämningar med de övade. Dessa sakkunniga är aktörer som inte är medlemmar i SOES men som är centrala för att samverkansområdet ska kunna leva upp till sitt syfte, exempelvis representanter från Bankgirot, SOES-myndigheternas ramavtalsbanker och leverantörer av IT och telefoni. Övningen utgör ett tillfälle för myndigheterna inom SOES och deltagande externa aktörer att identifiera och diskutera beroenden, förväntningar, samarbetsformer och andra relevanta områden. Skrivbordsövning är en lämplig övningsform när målet är att identifiera behov av, och att försöka skapa, arbetsformer inom områden som är nya eller som tidigare endast övats i mycket begränsad utsträckning. Dessa områden kan innefatta frågeställningar som behöver redas ut, exempelvis hur man skapar tillförlitlig samhällsinformation om en händelse. Övningsformen främjar även att kontakter skapas och att relationer och förtroende byggs, vilket ofta anges som framgångsfaktorer för effektiv samverkan. Utvärdera och utveckla En till två veckor efter övningstillfället kommer ett erfarenhetsseminarium att hållas för samtliga övade för att identifiera viktiga lärdomar och utvecklingsområden. Under seminariet kommer deltagarna att diskutera: Vad fungerade bra under övningen och varför? Vad fungerade mindre bra under övningen och varför? Hur skulle vi vilja att det fungerade och hur kan vi få det att fungera så? Diskussionerna kommer att utformas på så sätt att de utmynnar i en gemensam identifiering och prioritering av att centrala åtgärder, både på kort och lång sikt; åtgärder som syftar till att stärka SOES-myndigheternas förmåga att hantera störningar och avbrott i samhällsviktiga betalningar. Diskussionerna kommer även vara ett viktigt underlag till fördjupad inriktning och fokus för 2016-års övningsverksamhet.

10 Sida 10(12) 3.2 Aktiviteter 2016 Utbilda En utbildningsinsats kommer att genomföras med utgångspunkt i de lärdomar, utvecklings- och utbildningsbehov som identifierats under 2015-års övningsverksamhet och som ligger i linje med målen för övningen. Utbildningsinsatsen kommer även att omfatta speltekniskt stöd för att kunna stötta deltagande organisationer vid planering, scenarieutveckling, genomförande och utvärdering. Öva Övningens tidpunkt och utformning kommer att ta hänsyn till den tvärsektoriella övningen SAMÖ som äger rum under årets senare del och som flera myndigheter inom SOES avser delta i. Hur denna anpassning bäst görs kommer att diskuteras tillsammans med de övade organisationerna under 2015 års erfarenhetsseminarium. En möjlig lösning är att utforma SOES övning som en förövning till SAMÖ2016; en annan är att ha en uppföljande övning i nära anslutning till SAMÖ2016, med samma scenario som utgångspunkt men med ett tydligare fokus på konsekvenser för och samverkansbehov mellan myndigheterna inom SOES. Ett tredje tänkbart alternativ är ett helt separat övningsupplägg, men att SOES övning senareläggs för att inte belasta de myndigheter som deltar i båda övningarna alltför mycket. Ambitionen är dock att SOES samverkansövning kommer att vara en distribuerad simuleringsövning, vilket innebär att deltagande organisationer övar på hemmaplan i sina egna lokaler. De övade organisationerna kommer att agera på inspel som förmedlas av ett centralt motspel och på samma sätt som de skulle ha gjort i ett skarpt läge. Motspelet kommer att utgöras av rollspelare som simulerar omvärlden och interagerar med de övade via exempelvis telefon och webbaserade övningsverktyg. Vad gäller utvärdering kommer övningsmålen att brytas ned i lämpliga indikatorer samt frågeställningar som kan vara värderande, dömande (ja/nej) eller beskrivande. Scenariot kommer att ta sin utgångspunkt i gemensamma och ömsesidiga beroende bland de myndigheter som ingår i SOES. Simuleringsövningar lämpar sig för mer övningsvana organisationer och för att pröva och/eller utveckla praktiska och konkreta utmaningar och förmågor, liksom rutiner och system för samverkan. Genom en simuleringsövning ges myndigheterna inom SOES möjlighet att se i vilken utsträckning utvecklade arbetsformer och stödrutiner för samverkan faktiskt används, samt hur väl och ändamålsenligt de fungerar. Detta är simuleringsövningens huvudsakliga fokus, men övningsformen möjliggör också för 3 SAMÖ 2016 kommer att vara en omfattande tvärsektoriell simuleringsövning. Syftet med en SAMÖ är att öva den gemensamma, nationella förmågan att hantera en kris, oavsett dess orsak och ursprung samt att ytterligare utveckla och förbättra förmågan att samverka tvärsektoriellt. För mer information se

11 Sida 11(12) respektive deltagande aktör att öva specifika förmågor samt komplettera med lokala övningsmål, inspel och motspel. Övningsformen ställer krav på deltagande aktörer att bidra med tid och resurser för att kunna skapa en realistisk och ändamålsenlig övning. Utvärdera och utveckla Ett erfarenhetsseminarium kommer att hållas för att identifiera viktiga lärdomar och åtgärder samt förslag på fortsatt arbete. 3.3 Aktiviteter 2017 Utbilda Ett utbildningspass kommer att genomföras med utgångspunkt i de lärdomar, utvecklings- och utbildningsbehov som identifierats under 2016 års övningsverksamhet. Det kan även bli aktuellt att inkludera relevanta lärdomar och aspekter som framkommit under SAMÖ 2016 och som ligger i linje med upplägg och övningsmål för 2017 års övning. Öva Övningen kommer precis som föregående år vara en distribuerad simuleringsövning med ett centralt motspel. Övningens inriktning, upplägg och scenario kommer att baseras på resultatet från utvärderingen av 2016 års övning. Utvärdera och utveckla Ett erfarenhetsseminarium kommer att hållas för att identifiera viktiga lärdomar och åtgärder samt förslag på fortsatt arbete. 4 Uppdatering av övningsplan Denna övningsplan kommer att ses över årligen och vid behov revideras utifrån de risker, brister och lärdomar som identifierats i samband med genomförda övningsaktiviteter. Detta sker med stöd av den nationella övningskalendern och i linje med Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskaps övningsinriktning. Vidare är SOES övningsplan rullande, det vill säga den ska alltid omfatta tre år, och kommer därför vid slutet av varje år att kompletteras med en plan för ytterligare ett år. Förslag på såväl revideringar som kompletteringar kommer att sammanfattas i en bilaga till respektive års övningsrapport. Planen kan också komma att revideras under

12 Sida 12(12) verksamhetsåret för att ta hänsyn till händelser i omvärlden samt önskemål från sektorn. Övningsplanen fastställs av SOES.