Styrelsemötesprotokoll. Sammanträdesdatum september september 2015

Transkript

1 1 (6) Plats: Datum: Tid: Instrumentvägen 17, Hägersten 19 september september Närvarande: JW Josefine WALLENÅ (ordförande) CA TM NK OLT EJ DH JL JH Christina ABDULAHAD (ordinarie ledamot; vice ordförande) Tua MALMBERG (ordinarie ledamot, vice ordförande) Nicklas KÖVAMEES (ordinarie ledamot; kassör) Olivia LÖVGREN TERNMAN (ordinarie ledamot; sekreterare) Emil JUSLIN (ordinarie ledamot) Désirée HERMANN (ordinarie ledamot) Jessica LINDER (ordinarie ledamot) Joel HALDOSÉN (generalsekreterare) Underskrifter: Paragrafer: 1 30 Sekreterare Olivia LÖVGREN TERNMAN (OLT) Paris den 23 september 2015 Ordförande Josefine Wallenå Josefine WALLENÅ (JW) Umeå den 4 septermber 2015 Justerare Emil Juslin Emil JUSLIN (EJ) Stockholm den 26 september 2015 Josefine Wallenå Emil Juslin

2 2 (6) 1. Mötets öppnande Ordförande JW hälsade mötesdeltagarna välkomna och öppnade mötet. 2. Val av ordförande för mötet med acklamation att välja JW till mötets ordförande. 3. Val av sekreterare för mötet med acklamation att välja OLT till mötets sekreterare. 4. Val av justerare för mötet med acklamation att välja EJ till mötets justerare. 5. Fastställande av röstlängd med acklamation att fastställa röstlängden till 8 personer. 6. Föregående mötesprotokoll JW redogjorde för det föregående mötesprotokollet varefter detta lades till handlingarna. 7. Fastställande av dagordning med acklamation att bifalla den av JW föreslagna dagordningen. 8. Beslut mellan möten JW redogjorde för de beslut som styrelsen tagit mellan möten, vilka var två till antalet: 1. Beslut om att arbetsgruppen för likabehandling och jämställdhets arbete skulle komma att ingå i NSP och vara en närvarande del under NSP Selection Process. 2. Beslut om att tillsätta en task force för att ta fram topics till årets RS. 9. Uppdatering inom portföljerna Alla styrelseledamöter gav en uppdatering om hur arbetet fortskrider inom de respektive portföljerna. 10. Utvärdering av sommaren Styrelsen utvärderade hur arbetet i förbundsstyrelsen sett till arbetsbördan har fungerat över sommarmånaderna, varefter det kunde konstateras att en genomgående överblick behöver att göras inom den internationella portföljen. Mötet ajournerades kl Mötet återupptogs igen kl Ekonomisk policy NK redogjorde för de ekonomiska föreskrifterna, och kartlade beloppsriktlinjerna för måltider, bilresor och andra praktiska åtaganden. NK informerade om att EUP ersätter 18,5 krona per mil för den som reser med bil i samband med EUP-aktiviteter. att utan tidsbestämmelse fastställa de ekonomiska föreskrifterna. Josefine Wallenå Emil Juslin

3 3 (6) 12. Årsbudget NK redogjorde tillsammans med generalsekreterare JH för den interna redovisningen av årsbudgeten. Styrelsen att fastställa den föreslagna budgeten för kalenderåret 2015 samt att under december 2015 lägga budgeten för Bidragsansökningar Generalsekreterare JH redogjorde för att bidragsansökan till MUCF har fortlöpt planenligt. 14. Kontoret Generalsekreterare JH redogjorde för de praktiska förutsättningarna för EUP:s kontor, och att informerade om att förutsättningarna för generalsekreterarens kontor nu är under utredning. 15. Utredningar Generalsekreterare JH redogjorde för de utredningar som pågår inom EUP och tog emot feedback från styrelseledamöterna om vad dessa utredningar ska innehålla och genomföras Mötet ajournerades kl för lunch. Mötet återupptogs igen kl NSP a) Regionala sessioner EJ redogjorde för arbetet inför de stundande regionala sessionerna, och informerade om att processen fortlöper väl i medlemsföreningarna. TM informerade om att till selection process till RS har ett färre antal ansökningar inkommit i jämförelse med tidigare år. Således fick tre av fyra sessioner bjuda in deltagare utifrån. TM informerade om att 12 internationella nationalkommittéer kontaktats, varav sex stycken visat intresse och en delegation har valt att delta. Det kommer vidare att finnas tre svenska VP:s till sessionerna. TM informerade om att EUP har fått ett positivt gehör internationellt från presidenternas håll. b) Nationella sessioner EJ informerade om att datum nu är satt inför NS till den mars 2016, samt att presidentinbjudning kommer att gå ut inom kort. TM redogjorde för det arbete inom de nationella sessionerna som faller inom ramen för hennes portfölj, och att målsättningen för portföljen i den frågan är att alla team är klara till slutet av januari. 17. Regional verksamhet A. DH redogjorde för förehavanden inom medlemsföreningarna den senaste tiden, samt hur arbetet har fortskridit. a) I EUP Nord:s styrelse kommer det att vara ett extrainsatt årsmöte med anledning av omformationer i styrelsen. b) I EUP Öst kommer det att vara 5 stycken in-school sessions under hösten. c) I EUP Väst fortlöper arbetet väl, och medlemsföreningen har nyligen arrangerat en in-school session. d) I EUP Syd fortskrider arbetet mycket väl, medlemsföreningen har arrangerat flertalet aktiviteter under året, såsom EUP Pride vilket är ett nytt initiativ inom EUP-sammanhang. e) I EUP Uppsala, som nyligen höll ett årsmöte, tar styrelsearbete inför verksamhetsåret 2015/2016 så sakteliga fart. B. JW presenterade ett förslag om att tillsätta en arbetsgrupp, genom en öppen rekryteringsprocess, för att ta fram riktlinjer för skolevent. Josefine Wallenå Emil Juslin

4 4 (6) att fastställa förslaget om att ta fram en arbetsgrupp genom en öppen rekryteringsprocess för att ta fram riktlinjer för skolevent. C. DH redogjorde för det preventiva arbete som har skett inför BAT-helgen den september. 18. Internationell verksamhet TM redogjorde för hur arbetet fortskrider i EUP:s internationella verksamhetsfält: a) I slutet av oktober kommer det att vara ett BNC-möte. b) Internationellt har man nu ersatt det tidigare rekommendationssystemenet, mot ett nytt evaluations system. c) Det har beslutats internationellt att nationalkommittéer nu själva får bestämma vilka deltagare som åker på internationella sessioner. d) Well Developed National Committees kommer att hålla ett möte på temat inclusion inom kort. e) Intresset för andra nationalkommittéer att komma till är för närvarande lågt, men den internationella portföljen har heller inte arbetat aktivt med detta en tid - mot bakgrund av prioriteringsordningar inom portföljen för den internationella verksamheten. 19. Representation a) JW informerade om att hon inför BNC mötet i slutet av oktober avser att återkomma med information till styrelsen om eventuella preventiva åtaganden för styrelsen. b) JW informerade samtidigt om att detsamma gäller inför LSU:s årsmöte den oktober. Mötet ajournerades kl till nästa dag. Mötet återupptas igen kl den 20 september. c) Regionala sessionerna: Styrelsen diskuterade representationen från förbundsstyrelsen på de kommande regionala sessionerna. 20. Lärararbetsgrupp JW informerade om att styrelsen har undersökt möjligheten för att ha en lärararbetsgrupp för lärarnas, tillika styrelsens, möjlighet att diskutera frågor som uppkommer under verksamhetsåret inom ramen för lärarrepresentanter. Lärarrepresentant JL redogjorde då för att det finns en efterfrågan också från lärarhåll om att ha ett lärarprogram under sessionerna. Att tillsätta en arbetsgrupp som ska jobba med lärare i alla regioner. 21. Almedalen JW redogjorde i korthet för utvärderingen från Almedalsveckan Mötet diskuterade därefter förutsättningarna för EUP:s deltagande i Almedalen igen under Att ge generalsekrerare Joel Haldosén i uppdrag att undersöka EUP:s möjlighet att delta i Almedalen Medlemsrekrytering Josefine Wallenå Emil Juslin

5 5 (6) DH föredrog medlemsföreningarnas arbete vad gäller medlemsrekrytering, och informerade att medlemsföreningarna har fått i uppdrag att inför BAT-helgen presentera sina respektive strategier för hur styrelserna regionalt ska arbeta med medlemsrekrytering och uppföljning av densamma. JW informerade om att hon tillsammans med generalsekreterare JH kommer att undersöka hur man långsiktigt kan arbeta med medlemsrekrytering under ett tidigt skede av ett kalenderåret. 23. Skolrekryteringsstrategi DH redogjorde för den skolrekryteringsstrategi som hon, tillsammans med medlemmarna Jesper Thunström samt Natalie Thiel, har tagit fram. att arbeta utefter den föreslagna skolrekryteringsstrategin i skolrekryteringssammanhang. 24. EYP Summer Academy OLT och DH redogjorde för sina erfarenheter från deltagande vid EYP Summer Academy i Wannsee, Berlin. 25. Understanding Europe JW redogjorde i korthet för projektet Understanding Europe och lade fram förslaget om att välja EUPmedlemmen Isabella Leandersson som svensk koordinator för projketet tillsvidare. att välja Isabella Leandersson som koordinator för projektet Understanding Europe tillsvidare. 26. Increase Civil Participation JW redogjorde, tillsammans med EJ, för det fortlöpande arbetet med projektansökan till projektet Increase Civil Participation, som planeras att ske under hösten Årsplanering JW presenterade ett förslag om att ha en ODW-helg under januari JW föreslog att gå ut med ett call till alumni-weekend JW föreslog ett datum för EUP:s årsmöte att ha en ODW-helg under januari att gå ut med ett call inför alumni-weekend att förlägga EUP:s årsmöte 2016 till den 7-8 maj Övriga frågor JW uppdaterade om processen med den inlämnade ansökan om medlemskap i Folk och Försvar. TM redogjorde för att EUP tilldelats nio platser för delegater till de kommande internationella sessionerna i Laax (hösten 2016) och Trondheim (våren 2017) Mötet diskuterade tillvägagångssätt för att säkra efterlevnaden av alkoholpolicyn på de kommande regionala sessionerna. TM åtog sig att leda arbetet med implementeringen av alkoholpolicyn på de regionala sessionerna. Josefine Wallenå Emil Juslin

6 6 (6) 29. Nästa möte att hålla nästa styrelsemöte till den december Mötet avslutas JW tackade alla för att de kommit och förklarade mötet avslutat kl Josefine Wallenå Emil Juslin