Sida Kommunstyrelsens arbetsutskott S 1(19) Ingela Bergare, controller 4S Mikael Jareke,kommunchef Lennart Aronsson, sekreterare

Transkript

1 SA~ANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott S 1(19) Plats och tid Beslutande Sammanträdesrum Dovre, Kommunhuset, Storfors, Onsdagen den S mars 2014, kl IS.30. Ajournering kl Hans Jildesten (S) ordförande Steve Nilsson (S) Bo Ekelund (M) Övriga deltagande Ingela Bergare, controller 4S Mikael Jareke,kommunchef Lennart Aronsson, sekreterare Utses att justera Justeringens tid och plats Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Organ Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet knmatl /ln~ Lennart. Ar.on~ ~~ n2j Bo Ekelund ANSLAGIBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkllilnagivits genom anslag Kommunstyrelsens arbetsutskott S Datum för anslags nedtagande Kommunhusets kansli Paragrafer 30-4 S Underskrift

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 30 Företagsbesök Ledamöterna i Kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunchefen besöker Arne Nilsson AB, Målerifirma.

3 Sammantradesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 31 Ändring och komplettering av föredragningslistan Kommunstyrelsens ordi<irande Hans Jildesten (S) f<ireslår att f<iredragningslistan ändras och kompletteras enligt nedan: Ärende 8 årsredovisning behandlas som sista ärende. Komplettera ärendelistan med: Anställning av f"<irskollärare, 100 %, tillsvidareanställning. Dm KS Anställning av f<irskollärare, 75 %, vikariat. DmKS Tillf<irordnande av Chef f<ir Vård & omsorg, vikariat. DmKS Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Ändra och komplettera f<iredragningslistan enligt ovanstående.

4 Sammantrådesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 32 Meddelanden Sveriges Kommuner och Landsting, cirkulär 14:6 Budgetförutsättningar för åren :7 Ny lag om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. 14:8 Arbetsdomstolens dom 2014 nr 14 om det skett en verksamhetsövergång enligt 6 b LAS när kommunen tillfålligt övertog driften av personlig assistans i brukarens hem. 14:9 Ett nytt beräkningssätt införs i Allmänna bestämmelser. Bergslagens Räddningstjänst Protokoll från Direktionen för Bergslagens Räddningstjänst Dnr KS Länsstyrelsen Värmland Beslut : Länsstyrelsen i Värmlands län tillfålliga lokala trafikföreskrifter i samband med tävling på väg, Storforsrundan. Dnr KS Drift- och Servicenämnden, Karlstads kommun Protokoll DnrKS Östra Värmlands överiörmyndarnämnd Protokoll Dnr KS Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Godkänna redovisningen av ovanstående meddelanden. Justerandes signatur

5 - -_-:,:-_:_~-:-:-:-:-:---,----,-, STORFORS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 33 Kommunchefens anmälningsärenden Mikael Jareke redogör för följande: Remiss från Länsstyrelsen Vännland angående utökat strandskydd. Vid Miljö- och byggnadsnämndens sammanträde den 13 februari 2014 deltog företrädare för Länsstyrelsen Vännland. Tillväxtfrågor måste kopplas och belysas i vårt remissvar. Bredbandsarbetet. Integrationsverksamhet. Kommunalråd Hans Jildesten och kommunchef Mikael J areke deltar på Integrationskonferens den 21 mars. Kommunstyrelsens ordförande, kommunchef och oppositionsråd har deltagit i möte för diskussion angående kollektivtrafikens fmansiering. Arbetsmarknadsråd äger rum den 19 mars 2014 i Storfors. Studiebesök i Gullspång gällande organisation för mottagande av ensamkommande barn.

6 S~ANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 34 Dnr KS Årlig övergripande granskning Kommunallagen (KL 9 kap 9 ) ger uttryck för att revisorerna årligen ska granska all verksamhet. F ör att klara detta uppdrag arbetar revisorerna med en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt för att granska verksamheten med syfte att bedöma om nämnder och styrelser har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Revisorerna genomför därför som en del i sin revisionsprocess årligen den så kallade övergripande granskningen. I arbetet har revisionen erhållit stöd av KPMG. Huvudinriktningen och syftet med den årliga granskningen 2013 har varit att granska och följa upp den interna kontrollen samt väsentliga stymings-, lednings-, och uppföljningsprocesser. Detta har skett genom enkäter ställda till styrelse- och nämndledamöter samt genom dialog mellan ledamöter och revisorer. Utifrån resultatet av enkätsvaren och den dialog som fördes med styrelse och nämnder är vår övergripande bedömning att kommunen till stora delar saknar dokumenterade och fungerande system för målstyrning och uppföljning. Avseende den interna kontrollen är vår uppfattning att ett utvecklingsarbete har påbörjats inom framförallt kommunstyrelsen. Sammanfattningsvis innebär ovanstående ett antal risker för kommunen. Främst vill revisorerna lyfta fram risken att tillgängliga resurser inte används på ett rätts säkert, demokratiskt och effektivt sätt. I bilaga till revisionsrapporten anger revisionen ett antal punkter som stöd för det fortsatta utvecklingsarbetet. Revisionen önskar att nämnderna och kommunstyrelsen inkommer med synpunkter och kommentarer till revisorernas iakttagelser senast den 17 mars 2014.

7 - -, ~-~-:-:-:-~-:->:--, STORFORS KOMMUN Sammanträdes da tum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 34 forts. Dm KS Kommunchef Mikael J areke har meddelat revisionen att svar ej kan ges inom föreskriven tid eftersom kommunstyrelsen har sitt sammanträde den 19 mars. Revisionen har meddelat att kommunstyrelsen får förlängd tid till och med den 25 mars KommunchefMikael Jareke meddelar att Kommunstyrelsen, Välfårdsnämnden och Miljö- och byggnadsnämnden kommer att lämna ett gemensamt svar till revisionen. Beslutsunderlag Revisionsrapport: Övergripande granskning Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde den 19 mars 2014.

8 Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 35 DnrKS Uppföljning av Internkontrollplan 2013 KS internkontrollplan för 2013 är fastställd i KS. Uppföljning av internkontrollplanen för 2013 lämnas i rapport. Beslutsunderlag Utvärderingsrapport Intern kontroll KS Tjänsteutlåtande från konununchefmikael Jareke, Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till Kommunstyrelsen Godkänna rapporten. Utdrags bestyrkande '-1

9 - '" STORFORS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 36 Dnr KS Internkontrollplan 2014 Risk och väsentlighetsbedömning framtagen under 2013 har aktualiserats och ligger som grund till föreslagna internkontrollpunkter. Internkontrollplan för 2014 föreslås fastställas enligt bilaga 1 och 2. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från kommunchefmikael Jareke, Kommunstyrelsens arbetsutskotts rörs lag till Kommunstyrelsen Fastställa internkontrollplan enligt bilaga 1 och 2.

10 ~ INTERNKONTROLLPLANEN 2014 Ansvarskod: KS Nr Verksamhet Riskbeskrivning Se särskilt kontrolldokument l Vattenförsörj n i ng Kontroll att Systematiskt brand- brandskyddsombud 2 skyddsombud/arbete genomförts intern 3 Arbetsmiljö 4 Fakturarutin tillsyn Kontroll av att skyddsronder genomförts vid alla arbetsplatser Kontroll av behöriga attestante r. Kontroll av besluts och mottagningsattest. Kontroll av representation Kontroll av att 5 Moms/skatter reglerför moms och skatter följs 6 7 Uppföljning av intern kontroll planen Backup funktioner ekonomi Prioriteras inte regel bundet Vem tar vad vid en ev. frånvaro Metod Uppföljning på samtliga arbetsplatser Uppföljning vid CESAM Stickprov Stickprov Stickprov, protokoll APT /mi nnesanteckni ngar Finns det rutiner? Kontroll- ansvarig EnhC 9lx chef Handläggare inköp Handläggare inköp Handläggare inköp Handläggare inköp Se särskilt kontrolldokument Säkerhetssamordnare Personal- Frekvens Rapportering till Kommunchef 1 gång/år Kommunchef Igång/år Kommunchef 2 gångar/år Ekonomichef Kvartalsbokslut Ekonomichef 2 gångar/år EnhCAdm l gång/år Ekonomichef När Delårsbokslut årsredovisning Sista CESAM per år Sista CESAM perår Delärsbokslut årsredovisning Delårsbokslut årsredovisning Sista CESAM per år Sista CESAM per år Genomförd riskbedomning? Ja/nej Ja ja ja ja ja nej ja to f-'. f-' ~ f-' ~ ~ 4 ~ f-' UJ ro ffi OJ ~ ro sr C et UJ 8" et et N o ;;;:. I o W I o Ul "" W '" ~

11 INTERNKONTROLLPLAN 2014 (åtgärdsilian) - Nr Mållförändring 1 Öka förmågan alt hantera PUL Förbättra hantering av finansiering av 2 kommunens verksamhet Atgärd Utarbeta Anvisningar och organisation för PUL Utarbeta finanspolicy Ansvarig Ekonomichef Ekonomichef När Första halvåret Första halvåret to f-'. f-' OJ 'al N i UJ ] t;' (]j ffi OJ 8- m r+ UJ 8- UJ is r+ r+ ~... N o f-' I o LV I o V1 </h UJ m ~

12 - - --~--~ : --, STORFORS KOMMUN Sammantradesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 37 Dm KS Biogasproduktion i Karlstad Bakgrund Kommunfullmäktige i Karlstad har fattat beslut om en investering på 78 miljoner kronor för byggande aven anläggning för biogasproduktion, dock under villkor att den investeringskalkylen inte väsentligt försämras, jämfört med vad bolaget har redovisat. Karlstads Energi AB, ett helägt dotterbolag, har fått i uppdrag att redovisa förslag på affärsmässiga avtal med externa parter för leverans av rötbart avfall. Den redovisningen ska ske till kommunstyrelsen i april Kommunledningskontoret har parallellt fått i uppdrag att redovisa ett förslag hur ett samägande av anläggningen kan se ut, samt hur förutsättningarna för en sådan lösning. Aterredovisning till kommunstyrelsen i april Byggstart får ske först efter kommunfullmäktiges godkännande. Karlstads kommun vill gärna se ett värmländskt samarbete i en biogasproduktion. Det har betydelse för möjligheterna att komma igång om vi kan hitta bra samverkansformer. Först handlar det om utsortering av matavfall i respektive kommun. Om det sker finns en råvara. Om det dessutom sker på ett sätt som vi kan ta emot i Karlstad så ökar möjligheterna till samarbete. Karlstads kommun är medvetna om att det är lite skilda lägen i respektive kommun, när det gäller beslut om utsortering. Karlstads kommun är intresserade av hur respektive kommuns planering ser ut. Karlstads kommun är också intresserade av hur Värmlands kommunerna ser på möjligheterna till ett närmare samarbete/samägande i en produktionsanläggning. Karlstads kommun är medvetna om att många frågor återstår att besvara men för att kunna komma vidare i arbetet ber vi om att erhålla kommunens svar på följande frågor före den 31 mars l. Har ni för avsikt att sortera ut eller redan fattat beslut om att utsortera matavfallet? När börjar ni med det? Hur stor volym avfall räknar ni med? Kommer er utsorteringsmetod (papperspåsar) att kunna levereras till Karlstad. 2. Hur ser ni på ett närmare samarbete/samägande kring produktion av biogas? 3. Övrigt som ni vill skicka med.

13 - "_'_-1 STORFORS KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 37 forts. DmKS Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar Storfors kommun har för närvarande ej utskiljning av matavfall. Meddela Karlstads kommun att Storfors kommun är öppen för att föra dialog med olika aktörer angående biogasproduktion. Kopia Karlstads kommun

14 S~TRÄDESPROTOKOLL Sammanträdes datum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 38 Dnr KS Anställning av lärare i språk, 100%, tillsvidareanställning En språklärare avslutade sin tjänstgöring på egen begäran den 31 januari Under en månad har rektor Sven-Erik Rhen f"6rsökt att undvika att anställa en ersättare och istället prövat att omorganisera verksamheten. Resultatet har ej fallit väl ut, varför tjänsten behöver återanställas. Tjänsten finns i befintlig personalbudget, ansvar 32, verksamhet Konsekvensbeskrivning om aktuell tjänst vakanshålls: Elevernas möjligheter att nå kunskapskraven i Svenska och Engelska rörsvåras. Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till Kommunstyrelsen Anställa en språklärare i engelska och svenska, 100 %, tillsvidareanställning. ': ~~ [ II~ I Kostnaden belastar ansvar 32 och verksamhet

15 Sammantradesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 39 Dm KS Anställning av lokalvårdare 100%, tillsvidareanställning Två lokalvårdare går i pension. Tjänsterna har tjänstgörningsgrad 0,78 respektive 0,26 % och har varit fördelade inom lokalvård förskola respektive trappstäd. Verksamheten vill omvandla detta till en 100 % tjänst. Tjänsten finns inom befintlig personalbudget. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från driftchef Tommy Svärd, Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till Kommunstyrelsen Anställa en lokalvårdare, 100 %, tillsvidareanställning från och med den 5 maj Kostnaden belastar Ansvar 223 Verksamhet

16 S~ANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 40 Dur KS Anställning av förskollärare, 100%, tidsbegränsad Tidsbegränsad anställning av förskollärare 100 % fram till och med Fördelas mellan förskolorna Viken och Hagen. Det finns för närvarande 119 barn inskrivna i förskolorna i tätorten. Under den närmaste månaden kommer ytterligare 10 barn att skolas in Vi har då 129 inskrivna barn och ett snitt på 5.6 barn/personal. Småbarnsavdelningarna 1-3 år har ca 14 barn och syskonavdelningarna barn i grupperna. Ytterligare 8 barn står i kö där garantitiden för att få plats går ut mars- april. I en förskolegrupp finns 2 barn med funktionshinder som kräver ständig tillsyn. Förstärkningen fördelas mellan Hagen och Viken. Tjänsten ryms ej inom befintlig budget. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från rektor Gunnel Eriksson, Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar Anställa bamomsorgspersonal100 % för tiden Kostnaden belastar ansvar 31 och verksamhet 4111.

17 SA~ANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19)! KSAU 41 Dm KS Anställning av elevassistent 50%, tidsbegränsad Nuvarande befattningshavare har på egen begäran slutat sin anställning som timanställd elevassistent. Att den föreslagna ersättaren om 0,5 tjänst skall anställas tidsbegränsat har att göra med arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Kommunen får som arbetsgivare nystartsbidrag från Arbetsförmedlingen. Anställningen sker under förutsättning att kommunen erhåller utlovat nystartsbidrag. Tjänsten ryms inom ramen för budget Karlskoga kommun ersätter Storfors kommun till största delen av tjänsten, 80 %. Storfors kommun erhåller nystartsbidrag från Arbetsförmedlingen om 64 %. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från rektor Mårten Axner, Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar för egen del Anställa elevassistent 50 % för tiden Kostnaden belastar ansvar 33, verksamhet 4511 och objekt Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till Kommunstyrelsen Anställa elevassistent 50 % för tiden Kostnaden belastar ansvar 33, verksamhet 4511 och objekt Kopia Mårten Axner

18 Sammantradesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 42 Dnr KS Anställning av förskollärare, 100%, tillsvidareanställning Anställning 100 % förskol1ärare tills vidaretjänst, till förskolan Viken från och med Anställningen ersätter en pensionsavgång och ryms inom befintlig budget. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från rektor Gunnel Eriksson, Kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till Kommunstyrelsen Anstäl1a barnomsorgspersonall 00 %, tillsvidareanstäl1ning från och med Kostnaden belastar ansvar 31 och verksamhet 4111.

19 S~NTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 43 Dnr KS Anställning av forskollärare, 75%, vikariat Anställning 75 % vikarierande förskollärare till förskolan Lillåsen Anställningen är ett vikariat för föräldraledig förskollärare och ryms inom befintlig budget. Ansvar 31 och verksamhet Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från rektor Gunnel Eriksson, Kommunstyrelsens arbetsutskotts forslag till Kommunstyrelsen Anställa barnomsorgspersonal, 75 %, vikariat från och med dock längst till och med Kostnaden belastar ansvar 31 och verksamhet 4111.

20 Sammantradesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 44 Dnr KS Förordnande av verksamhetscheff"6r Vård och omsorg Kommunstyrelsen beslutade att under ordinarie chefs rehabilitering förordna kommunchef Mikael Jareke som chef för Vård och omsorg under perioden till och med Beslutsunderlag Kommunstyrelsen KommunchefMikael Jareke redogör för ärendet. Föreslås att kommunchefmikael Jareke och personalchef Daniel Bekking tillsammans delar ansvaret som tillförordnad verksamhetschef för Vård och omsorg. Kommunstyrelsens arbetsutskotts f"6rslag till Kommunstyrelsen Förordna kommunchef Mikael J areke och personalchef Daniel Bekking att tillsammans dela chefskapet som tillförordnad chef för Vård och omsorg under perioden I till och med Utdragsbestyrkru;tde

21 Kommunstyrelsens arbetsutskott (19) KSAU 45 Dm KS Årsredovisning 2013 Storfors kommun Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 5 mars 2014 redogjorde kommunchef Mikael Jareke och controller Ingela Bergare för bokslut 2013 och vilka faktorer som påverkat resultatet negativt respektive positivt. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar Siffermaterialet utsänds digitalt till arbetsutskottets ledamöter och ersättare snarast. Årsredovisningen behandlas av Kommunstyrelsen den 19 mars 2014.