Handlingar Habilitering & Hälsa

Transkript

1 Handlingar Habilitering & Hälsa 29 januari 2014

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med Styrelsen för Habilitering & Hälsa den 29 januari 2014 Plats: Hotell Scandic Billingen, Trädgårdsgatan 10, Skövde, lokal: Skandinav 4 Tid: Kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Godkännande av dagordning Val av justerare Beslutsärenden 1. Årsredovisning 2013/Maria Berghem mfl (Rapporten skickas per epost den 24 januari samt delas på mötet) Diarienummer H&H Redovisning av säkerhetsarbetet 2013/Mikael Forslund Diarienummer H&H Plan för intern kontroll 2014/ Mikael Forslund Diarienummer H&H Delegeringsärenden Diarienummer H&H Anmälningsärenden Diarienummer H&H Övriga frågor Informationsärenden 7. Rapport om patientsäkerhetsberättelse 2013 (Mikael Forslund) 8. Rapport om genomförd intern kontroll 2013 (Mikael Forslund) Postadress: Regionens hus Mariestad Besöksadress: Drottninggatan 1 Mariestad Telefon: Webbplats: E-post: Habiliteringochhalsa@vgregion.se

3 Föredragningslista från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, (2) 9. Nya behandlingslokaler i Vänerparken 10. Nya behandlingslokaler i Skövde 11. Förändring för framtid, nulägesrapport (Mikael Forslund) 12. Aktuellt inom hjälpmedelsområdet (Mikael Forslund) 13. Inbjudan till HSN presidier (Mikael Forslund) Diskussion och beslut. 14. Rapport från politikerdagarna (deltagarna) 15. Direktörens verksamhetsrapport (muntlig) Christin Slättmyr Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

4 Ärende 1

5 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer H&H Förvaltning/enhet Handläggare: Maria Berghem Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Årsredovisning 2013 Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa föreslås besluta: 1. Godkänna årsredovisningen för Överlämna årsredovisningen för 2013 till regionstyrelsen. Sammanfattning av ärendet År 2013 har följts upp i en årsredovisning. Det ekonomiska resultatet är 486 tkr och mot budget tkr. Habilitering & Hälsa har uppfyllt kraven enligt överenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna. Beredning Information har skett i förvaltningens samverkansgrupp Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Maria Berghem Ekonomichef Bilaga 1. Årsredovisning 2013 (skickas med e-post , delas på mötet) Beslutet skickas till Regionstyrelsen e-post: rapport@vgregion.se Postadress: Regionens hus Mariestad Besöksadress: Drottninggatan 1 Mariestad Telefon: Webbplats: E-post: habiliteringochhalsa@vgregion.se

6 Ärende 2

7 1 (1) Tjänsteutlåtande Diarienummer H&H Förvaltning/enhet Handläggare: Else-Marie Ljungberg Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Redovisning över säkerhetsarbetet 2013 Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar följande: 1. Upprättad redovisning godkänns. 2. Redovisningen överlämnas till region styrelsen. Sammanfattning av ärendet Regionfullmäktige beslutade att fastställa en reviderad säkerhetspolicy samt att uppdra åt nämnder och styrelser att årligen inkomma med en översikt av läget i sitt säkerhetsarbete i enlighet med ramverket. Säkerhetsstrategiska avdelningen har i år begärt rapporteringen elektroniskt. En utskrift av förvaltningens svar bifogas. Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Else-Marie Ljungberg Controller Bilaga Säkerhetsredovisning 2013 Beslutet skickas till Säkerhetsstrateg Jan S Svensson jan.s.svensson@vgregion.se Postadress: Besöksadress: Telefon: Webbplats: E-post:

8 Svarsjournal Publikationsnamn Säkerhetsredovisning 2013 Namn Anonym Datum :19:55 1. Ange förvaltning, bolag eller verksamhet Habilitering & Hälsa inkl styrelsen 2. Ansvarig tjänsteman för denna rapport/enkät Else-Marie Ljungberg är 3. Antal personer har medverkat och påverkat 2-4 personer svar i denna rapport/enkät 4. Svar i denna rapport/enkät har tagits fram Nej, inte i samråd med andra förvaltningar 5. Svar i denna rapport/enkät har redovisats till Nej nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse 6. Svar i denna rapport/enkät kommer att Ja redovisas till nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse 7. Mål 1 - Avvikelser i förvaltningens 4 verksamheter hanteras på ett systematiskt sätt 8. Mål 1 - Arbetet med att säkerhetsklassificera 4 lokaler har påbörjats 9. Mål 2 - Ledningen har regelbunden genomgång 4 av säkerhetsfrågor 10. Mål 3 - Västfastigheter har tagit över ansvar 4 för fastighetsbundna säkerhetsanläggningar 11. Mål 3 - Det finns behov av administrativa 5 säkerhetstjänster som ex vis hantering av tjänstekort, larm, avtal, passagesystem, vakthållning och kameraövervakning 12. Mål 4 - Det finns behov av följande Hantering av tjänstekort säkerhetstjänster 12. Mål 4 - Det finns behov av följande Hantering av larm säkerhetstjänster 12. Mål 4 - Det finns behov av följande Administration av passagesystem säkerhetstjänster 12. Mål 4 - Det finns behov av följande Hjälp med vakthållning (ex vis ordningsvakter) säkerhetstjänster 12. Mål 4 - Det finns behov av följande Hjälp med avtal och avtalsbevakning säkerhetstjänster säkerhetstjänster 13. Mål 5 - Handlingsplan för säkerhetsarbetet 5 finns och är fastställd av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse 14. Mål 5 - Kontinuitetsplan eller kris- och 1 beredskapsplan finns och är fastställd av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse 15. Mål 6 - Anställda i förvaltningen får 3 utbildning i personsäkerhet 16. Mål 7 - De viktigaste processerna och 4 informationsmängderna är identifierade 17. Mål 7 - Förvaltningens skyddsvärda 3 information har klassificerats 18. Mål 7 - Skyddsvärd information lagras och 4 kommuniceras internt och extern (via ex vis e- post) på ett säkert och tillfredsställande sätt 19. Mål 7 - Det finns rutiner som kan tillämpas 4 vid IT-avbrott

9 20. Har risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) Nej genomförts under 2013 i syfte att förbättra krishanteringsförmågan? 21. Har risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) Nej genomförts under 2013 i syfte att förbättra informationssäkerheten? 22. Har skydds- och förbättringsåtgärder Nej genomförts under 2013 som påverkat krishanteringsförmågan? 23. Har skydds- och förbättringsåtgärder Nej genomförts under 2013 som påverkat informationssäkerheten? 24. Har skydds- och förbättringsåtgärder Ja, och exempel på åtgärder är genomförts under 2013 som påverkat säkerheten i övrigt? 24. Har skydds- och förbättringsåtgärder Inventering av teknisk säkerhet är påbörjad. genomförts under 2013 som påverkat säkerheten i övrigt? - Ja, och exempel på åtgärder är 25. STRATEGISK LEDNING 4 Förvaltningen har handlingsplaner för systematiskt säkerhetsarbete och tydliga roller och tydligt ansvar för säkerhetsarbetet 26. SAMVERKAN MED ANDRA AKTÖRER Förvaltningen samverkar med andra förvaltningar, kommuner, polis, räddningstjänst m.fl 27. EXTERN INFORMATION / KOMMUNIKATION Förvaltningen samverkar i externa nätverk och med andra landsting 28. INTERN INFORMATION / KOMMUNIKATION Förvaltningen samverkar i interna nätverk och med andra aktörer inom VGR 29. OPERATIV LEDNING Förvaltingen genomför övningar inom området kris- och katastrofledning 30. Regionövergripande och regiongemensamma Följande behöver hanteras risker som behöver hanteras över förvaltningsoch bolagsgränser inom VGR 30. Regionövergripande och regiongemensamma Gemensamma regler för regionens lokaler, ex risker som behöver hanteras över förvaltnings- miniminivå för säkerheten. Önskemål om och bolagsgränser inom VGR - Följande behöver förvaltningsövergripande trygghetscentral eller hanteras liknande för stöd i att hantera oönskade händelser. 31. Ny styrmodell och förvaltningsmodell (pm3) 2 för IS/IT har bidragit till ökad effektivisering och tydlighet inom säkerhetsområdet vad gäller roller och ansvar 32. Befintliga personsäkerhetsutbildningar 2 (regional eller lokala utbildningar) är ett bra stöd i arbetet med personsäkerhet 33. Andel av personalen som har fått någon form Ca 0-9 % av personalen har fått utbildning av säkerhetsutbildning 34. Säkerhetsarbetet i VGR styrs av ett regelverk 4 som består av policy, strategi, riktlinjer, mål, anvisningar, instruktioner och beskrivningar. Detta regelverk behöver utvecklas. 35. Ange exempel på hjälp/stöd som skulle underlätta det egna/lokala säkerhetsarbetet och som borde a) utvecklas, b) förtydligas eller c) a) Följande behöver utvecklas

10 avvecklas. 35. Ange exempel på hjälp/stöd som skulle underlätta det egna/lokala säkerhetsarbetet och som borde a) utvecklas, b) förtydligas eller c) avvecklas. - a) Följande behöver utvecklas 36. Regler, råd och anvisningar för hur säkerhetsarbetet ska bedrivas är komplexa och omfattande och behöver förenklas. Bättre kontroll på in- och utpassering (med tjänste-id) och att alla har tjänsteid synligt för kontroll av att bara behörig personal finns i våra lokaler. Vi har väldigt mycket KA-konton och avvikande datorer vilket gör VGR-nät sårbart och mer okontrollerat. Verksamhetens behov kan idag inte fyllas om de inte är administratörer på dessa datorer. Man behöver utveckla möjligheten att individanpassa en PC utan att man behöver vara admin. Det finns många tekniska brister man kan fixa men kommunikation och information till medarbetare skulle avhjälpa många risker som beror på den mänskliga faktorn Mål 7 - arbetet med informationssäkerhet är 4 att säkerställa att information finns tillgänglig när den behövs, att den är korrekt, att obehöriga inte har tillgång till den (konfidentialitet) och att den kan spåras. Innebörd och konsekvenser av dessa mål är kända för all personal. 38. IT-säkerheten har förbättrats under Nej, IT-säkerheten har inte förbättrats 39. Personalen behöver utbildning i 4 informationssäkerhet 40. Informationssäkerhet och olika 3 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - Policy, riktlinjer och anvisningar 40. Informationssäkerhet och olika 6 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - Rutiner och instruktioner 40. Informationssäkerhet och olika 3 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - Övervakning och kontroll 40. Informationssäkerhet och olika 3 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - Revision och uppföljning 40. Informationssäkerhet och olika 6 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - Grundläggande om säkerhetskultur 40. Informationssäkerhet och olika 6 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - Grundläggande om administrativ säkerhet 40. Informationssäkerhet och olika 4 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt

11 område/områden. - Grundläggande om fysisk säkerhet 40. Informationssäkerhet och olika 6 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - IT-säkerhet och hur vi kommunicera information på ett säkert sätt 40. Informationssäkerhet och olika 6 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - IT-säkerhet och hur vi skyddar informationen på ett säkert sätt 40. Informationssäkerhet och olika 4 utbildningsområden. Ange viktiga och mindre viktiga områden. 6 står för viktigaste område/områden och 1 står för minst viktigt område/områden. - Grundläggande om ITsäkerhet 41. Den regionala säkerhetsstrategin för 4 perioden är ett stöd i arbetet med säkerhetsfrågor. 42. Övriga synpunkter och kommentarer på Inga synpunkter eller kommentarer säkerhetsarbetet och säkerhetsläget Verksamhet inom hälso- och sjukvård Ja, min verksamhet är inom hälso och sjukvård 44. Det finns god följsamhet kring regler för 3 spärr av vårddokumentation. 45. Det finns god följsamhet kring regler och 4 hantering av behörigheter 46. Det finns problem att kommunicera 4 skyddsvärd information på ett säkert sätt 47. Om vårdskador - dvs undvikbara skador Antal vårdskador har ökat 48. Granskningar, skyddsåtgärder av större Ex på ytterligare riskanalyser är betydelse, riskanalyser och förbättringsåtgärder som har vidtagits men inte redovisats tidigare. 48. Granskningar, skyddsåtgärder av större Riskanalyser i samband med större omorganisation betydelse, riskanalyser och förbättringsåtgärder (patientperspektiv, HR-perspektiv och som har vidtagits men inte redovisats tidigare. - samverkansperspektiv). Riskanalyserna sammanställs Ex på ytterligare riskanalyser är och utmynnar i gemensam handlingsplan. 49. Arbete har påbörjats att identifiera rutiner 1 som kan effektiviseras och/eller automatiseras i perspektiven övervakning, styrning, ledning, beslutsstöd, kontroll och analys i syfte att öka IT-säkerheten och tryggheten för patienter och personal.

12 1(4) Regionkansliet/Säkerhet Dnr: RS Jan S Svensson Till Västra Götalandsregionens nämnder, styrelser och bolag Anvisning för hur säkerhetsarbete, säkerhetsläge och krishanteringsförmåga avseende 2013 ska redovisas till Regionstyrelsen Ärendet Regionfullmäktige beslutade den 22 april 2008 att nämnder, styrelser och bolag årligen ska redovisa säkerhetsläge och säkerhetsarbete till regionstyrelsen 1. Nämnder, styrelser och bolag har lämnat svar till Regionstyrelsen på frågor kring säkerhetsarbete och säkerhetsläge till Regionstyrelsen sedan Regionkansliet har sammanställt och analyserat tidigare års svar i särskilda rapporter som redovisats till Regionstyrelsen. Aktuella rapporter, från 2008, finns på Västra Götalandsregionens intranät under rubriken Krisberedskap och säkerhet. Nytt för 2013 års redovisning är att frågorna ska besvaras i en särskilt utformad webbenkät som utgår från tidigare års frågeformulär, styr- och måltal samt säkerhetsfrågor under rubriken Viktiga säkerhetsfrågor i Regional strategi för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionens verksamheter , fastställd av Regionfullmäktige den 14 maj 2013, dnr RS Som tidigare år gäller att Socialstyrelsen och MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) ställer krav på att landsting ska bedriva ett säkert och inte minst patientsäkert arbete 2 samt att det finns en god krishanteringsförmåga 3. Frågor kring hur vi uppfyller aktuella krav finns i aktuell webbenkäten och svaren kommer att utgöra underlag för redovisning till Socialstyrelsen, Länsstyrelsen, MSB och i den årliga rapporten till Regionstyrelsen. Säkerhetsredovisning för års säkerhetsarbete, säkerhetsläge, risker och krishanteringsförmåga ska redovisas genom att besvara en webbenkät som Regionkansliet skickar ut via mail senast den 9 december 2013 till förvaltningschef eller till säkerhetschef/motsvarande eller till tidigare varit uppgiftslämnare eller till av förvaltningschef utsedd kontaktperson. Förslag på personlig mottagare av webbenkät för respektive förvaltning eller verksamhet framgår av bilaga 1. Ändring av personlig mottagare enl. bilaga 1 ska meddelas senast den 3 december 2013 till jan.s.svensson@vgregion.se eller per telefon Webbenkät ska vara besvarad senast den 19 februari 2014 och svar behandlas som inkommen handling till Regionstyrelsen och diarieförs på dnr RS Dnr RSK , Säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen 2 Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2008:14 om informationshantering och journalföring hälso- och sjukvården och Patientdatalagen SFS 2008: MSB:s (Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps) föreskrifter om kommuners och landstings riskoch sårbarhetsanalyser, MSBFS 2010:6, beslut den 28 september 2010.

13 2(4) Ökad samordning i säkerhetsarbetet mellan ex vis regionens bolag, mellan folkhögskolor och i nätverk mellan olika förvaltningar kan resultera i ett säkerhetsarbete över förvaltningsgränser som kan vara både kostnadseffektivt, ändamålsenligt och innebära en effektivitetsförbättring. I bilaga 2 finns diskussionsunderlag med samverkanskluster vad gäller säkerhetsfrågor. Frågorna i webbenkäten återfinns i bilaga 3 och är indelade i 8 områden. 1. Inledande frågor 2. Allmänna frågor 3. Krishanteringsförmåga vad gäller RSA m.m. 4. Krishanteringsförmåga vad gäller ledning och samverkan 5. Regionövergripande och gemensamma risker 6. Personsäkerhet 7. Informationssäkerhet 8. Hälso- och sjukvård ska endast besvaras av verksamheter inom hälso- och sjukvård Frågor kring denna anvisning, webbenkät m.m. kan ställas till säkerhetsdirektör Valter Lindström valter.lindstrom@vgregion.se eller till säkerhetsstrateg Jan S Svensson jan.s.svensson@vgregion.se Exp. för Regionstyrelsen Elisabet Ericson Kanslichef Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Förslag på personlig mottagare av webbenkät per förvaltning/verksamhet. Diskussionsunderlag samverkan i säkerhetskluster. För kännedom, webbenkäten som skickas ut senast den 9 december 2013 till mottagare i bilaga 1 om inget annat meddelats. Kopia till: Bengt Säterskog Valter Lindström Förvaltningschefer Bolagschefer Jan S Svensson - denna anvisning för kännedom till säkerhetschefer/motsvarande enligt bilaga 1

14 3(4) Förteckning Bilaga 1 Redovisare av säkerhetsarbete och säkerhetsläge i VGR 2013 Förvaltning, bolag eller verksamhet Mottagare av webbenkät 1 Alingsås lasarett inkl styrelsen lill.walestrand@vgregion.se 2 Angereds Närsjukhus inkl styrelsen gun-britt.westberg@vgregion.se 3 Film i Väst AB cattrine.franson@filmivast.se 4 Folkhälsokommitténs kansli inkl folkhälsokommittén elisabeth.rahmberg@vgregion.se 5 Folkhögskola: Agnesbergs folkhögskola keith palmroth/vgregion, 6 Folkhögskola: Billströmska folkhögskolan anders.adler@vgregion.se 7 Folkhögskola: Dalslands folkhögskola per.olof.magnusson@vgregion.se 8 Folkhögskola: Fristads folkhögskola leila.pekkala@vgregion.se 9 Folkhögskola: Grebbestads folkhögskola hans-erik.petersson@vgregion 10 Folkhögskola: Göteborgs folkhögskola willy.brink@vgregion.se 11 Folkhögskola: Vara folkhögskola annika.jansson@vara.fhsk.se 12 Folktandvården inkl tandvårdstyrelsen mikael.johnsson@vgregion.se 13 Frölunda specialistsjukhus inkl styrelsen charlotta.moberger@vgregion.se 14 Naturbrukskansliet inkl styrelsen martin.andersson@vgregion.se 15 Göteborgs botaniska trädgård mari.kallersjö@vgregion.se 16 Göteborgs Symfoniker AB erika.strand@gso.se 17 GöteborgsOperan AB maria.knall@opera.se 18 Habilitering & Hälsa inkl styrelsen else-marie.ljungberg@vgregion.se 19 Hälsan och Stressmedicn inkl styrelse anders.bolmstedt@vgregion.se 20 Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli inkl HSN 1-12 maria.wernstal@vgregion.se 21 Kollektivtrafiksekretariatet inkl kollektivtrafiknämnd suzanne.frej@vgregion.se 22 Kultur i Väst christer.bergman@vgregion.se 23 Kultursekretariat inkl kulturnämnden charlotte.gerd@vgregion.se 24 Kungälvs sjukhus inkl styrelsen jussi.taipale@vgregion.se 25 Miljösekretariat inkl miljönnämnd jenny.sjostedt@vgregion.se 26 NU-sjukvården inkl styrelsen mattias.hagelberg@vgregion.se 27 Närhälsan inkl Primärvårdstyrelsen bengt.hansson@vgregion.se 28 Närhälsan inkl styrelse för beställd primärvård bengt.hansson@vgregion.se 29 Patientnämndernas kansli inkl 4 patientnämnder yvonne.tellskog@vgregion.se 30 Regionarkiv inkl arkivnämnden bo.thalen@arkivnamnden.goteborg.se 31 Regionkansliet inkl RS och RF bengt.saterskog@vgregion.se 32 Regionkansliet och VGR IT goran.ejbyfeldt@vgregion.se 33 Regionservice inkl servicenämnd erik.burman@vgregion.se 34 Regionteater Väst AB olof.lindqvist@regionteatervast.se 35 Regionutvecklingssekretariat inkl nämnd annelie.sjodin@vgregion.se 36 Revisionsenhet inkl revisorskollegiet vilhelm.rundquist@vgregion.se 37 Rättighetskommitténs kansli inkl kommittén annika.ottosson@vgregion.se 38 Sahlgrenska Universitetssjukhuset inkl styrelsen anders.gidrup@vgregion.se 39 SICAB inkl styrelsen anders.lygdman@vgregion.se 40 Skaraborgs sjukhus (SkaS) inkl styrelse lena.broden@vgregion.se 41 Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) inkl styrelsen jan-ola.hoglund@vgregion.se 42 Västarvet gunilla.i-m.eliasson@vgregion.se 43 Västfastigheter inkl fastighetsnämnd stellan.eriksson@vgregion.se 44 Västsvenska Turistrådet AB marie.linde@vastsverige.com 45 Västtrafik AB gunilla.wicktor@vasttrafik.se

15 4(4) Diskussionsunderlag Bilaga 2 (bilaga till anvisning) Diskussionsunderlag - samverkan i säkerhetskluster 1 HSN och tillhörande kansli 2 SU 3 NU-sjukvården 4 SÄS 5 SkaS 6 Styrelser och nämnder till de mindre sjukhusen a. Kungälv b. Alingsås c. Frölunda d. Angered 7 Styrelser och nämnder med verksamheter inom a. PV b. TV c. Habilitering & Hälsa 8 Styrelser och nämnder med verksamheter inom a. Folkhögskolor (7) b. Botaniska c. Naturbruk d. Västarvet e. Kultur i Väst 9 Bolagsstyrelser med verksamheter inom a. Göteborgs Operan AB b. Göteborgs Symfoniker AB c. Västsvenska Turistrådet d. Film i Väst AB e. Regionteater Väst AB f. Västtrafik AB g. SICAB 10 Fastighetsnämnden med verksamhet inom Västfastigheter 11 Servicenämnden med verksamhet inom Regionservice 12 Styrelser och nämnder med verksamhet inom a. Regionutveckling b. Miljö c. Kultur d. Kollektivtrafik e. Rättighet f. Folkhälsa 13 Regionstyrelsen och nämnder/styrelser med verksamhet inom a. Regionkansliet b. Reginkansliet och VGR IT c. Hälsan och Stressmedicin d. Patientnämndernas kansli e. Revisorskollegiet

16 Sida 1 av Bilaga 3 (ver 1.0) Denna bilaga till, Anvisning , innehåller frågor till nämnder, styrelser och bolagsstyrelser kring 2013 års säkerhetsarbete och säkerhetsläge. Svar på frågorna ska lämnas till Regionstyrelsen senast den 19 februari 2014 via en webbenkät, dnr RS Webbenkäten kommer att skickas till förvaltningschef eller säkerhetchef/motsvarande eller till person som tidigare varit uppgiftslämnare eller till annan person som är utsedd av förvaltningschef att besvara aktuella frågor. OBS! - denna bilaga ska inte användas för svar och redovisning till Regionstyrelsen. Del 1 Inledande frågor 1. Ange förvaltning, bolag eller verksamhet Alingsås lasarett inkl styrelsen Film i Väst AB Folkhögskola: Agnesbergs folkhögskola Folkhögskola: Dalslands folkhögskola Folkhögskola: Grebbestads folkhögskola Folkhögskola: Vara folkhögskola Frölunda specialistsjukhus inkl styrelsen Göteborgs Symfoniker AB Habilitering & Hälsa inkl styrelsen Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli inkl HSN 1-12 Kollektivtrafiksekretariatet inkl kollektivtrafiknämnd Kungälvs sjukhus inkl styrelsen Naturbrukskansliet inkl styrelsen för naturbruksgymnasierna Närhälsan inkl Primärvårdsstyrelsen Patientnämndernas kansli inkl patientnämnder Regionkansliet inkl regionstyrelsen och regionfullmäktige Regionservice inkl servicenämnd Regionutvecklingssekretariatet inkl regionutvecklingsnämnden Rättighetskommitténs kansli inkl kommittén för rättighetsfrågor Sahlgrenska Universitetssjukhuset inkl styrelsen Skaraborgs sjukhus (SkaS) inkl styrelsen Angereds Närsjukhus inkl styrelsen Folkhälsokommitténs sekretariat inkl folkhälsokommittén Folkhögskola: Billströmska folkhögskolan Folkhögskola: Fristads folkhögskola Folkhögskola: Göteborgs folkhögskola Folktandvården inkl tandvårdstyrelsen Göteborgs botaniska trädgård GöteborgsOperan AB Hälsan och Stressmedicn inkl nämnden Institutet för stressmedicin inkl nämnden Kultursekretariatet inkl kulturnämnden Miljösekretariatet inkl miljönnämnden NU-sjukvården inkl styrelsen Närhälsan inkl styrelsen för beställd primärvård Regionarkiv inkl arkivnämnden Regionkansliet och VGR IT Regionteater Väst AB Revisionsenhet inkl revisorskollegiet Rättighetskommitténs kansli inkl kommittén för rättighetsfrågor SICAB inkl styrelsen Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) inkl styrelsen

17 Sida 2 av 9 Västarvet Västsvenska Turistrådet AB Västfastigheter inkl fastighetsnämnden Västtrafik AB Övrig eller annan verksamhet 2. Ansvarig tjänsteman för denna rapport/enkät är 3. Antal personer som har medverkat och påverkat svar i denna rapport/enkät 1 person 2-4 personer 5-10 personer personer personer personer fler än 100 personer 4. Svar i denna rapport/enkät har tagits fram Nej, inte i samråd med andra förvaltningar Ja, i samråd med andra förvaltningar 5. Svar i denna rapport/enkät har redovisats till nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse Ja Nej Kommer att göras vid senare tillfälle Kommer inte att göras vid ett senare tillfälle

18 Sida 3 av 9 Del 2 Allmänna frågor 2013 år sammanställning av svar från förvaltningar och bolag kommer att göras enligt tidigare års principer enligt den s.k. cockpitmodellen vilket innebär följande: 1 = Vi är långt ifrån att uppnå uppsatta mål. Mycket arbete återstår. Motsvarar tidigare rött/dåligt. 2 = Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår. Motsvarar tidigare orange/varning. 3. = Vi är på gång att nå våra mål. Vi är på rätt väg. Motsvarar tidigare gult/ok. 4. = Vi bedömer att vi nå våra mål. Motsvarar tidigare ljusgrönt/bra. 5. = Vi överträffar våra mål. Våra resultat är utmärkta. Motsvarar tidigare mörkgrönt/utmärkt. 6. Mål 1 - Avvikelser i förvaltningens verksamheter hanteras på ett systematiskt sätt Mål 1 - Arbetet med att säkerhetsklassificera lokaler har påbörjats Mål 2 - Ledningen har regelbunden genomgång av säkerhetsfrågor Mål 3 - Västfastigheter har tagit över ansvar för fastighetsbundna säkerhetsanläggningar Mål 3 - Det finns behov av administrativa säkerhetstjänster som ex vis hantering av tjänstekort, larm, avtal, passagesystem, vakthållning och kameraövervakning Mål 4 - Det finns behov av följande säkerhetstjänster Hantering av tjänstekort Hantering av larm Administration av passagesystem Hjälp med vakthållning (ex vis ordningsvakter) Hantering av kameraövervakning

19 Sida 4 av 9 Hjälp med avtal och avtalsbevakning säkerhetstjänster Annat 12. Mål 5 - Handlingsplan för säkerhetsarbetet finns och är fastställd av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse Mål 5 - Kontinuitetsplan finns och är fastställd av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse Mål 5 - Kris- och beredskapsplan finns och är fastställd av nämnd, styrelse eller bolagsstyrelse Mål 6 - Anställda i förvaltningen får utbildning i personsäkerhet Mål 7 - De viktigaste processerna och informationsmängderna är identifierade Mål 7 - Förvaltningens skyddsvärda information har klassificerats Mål 7 - Skyddsvärd information lagras och kommuniceras internt och extern på ett säkert och tillfredsställande sätt Mål 7 - Det finns rutiner som kan tillämpas vid IT-avbrott

20 Sida 5 av 9 Del 3 A Krishanteringsförmåga Frågor med utgångspunkt från MSBFS 2010:6 20. Har risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) genomförts under 2013 i syfte att förbättra krishanteringsförmågan? Nej Ja och antalet RSA vs krishanteringsförmåga som har genomförts är 21. Har risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) genomförts under 2013 i syfte att förbättra informationssäkerheten? Nej Ja och antalet RSA vs informationssäkerheten som har genomförts är 22. Har skydds- och förbättringsåtgärder genomförts under 2013 som påverkat krishanteringsförmågan? Nej Ja och exempel på åtgärder är 23. Har skydds- och förbättringsåtgärder genomförts under 2013 som påverkat informationssäkerheten? Nej Ja och exempel på åtgärder är 24. Har skydds- och förbättringsåtgärder genomförts under 2013 som påverkat säkerheten i övrigt? Nej Ja, och exempel på åtgärder är 25. Redovisa resultat av genomförda uppföljning av risk- och sårbarhetsanalyser Nej, inga resultat finns att redovisa Ja, följande är exempel på resultat av genomförda risk- och sårbarhetsanalyser

21 Sida 6 av 9 Del 3 B Krishanteringsförmåga Bedömning av förvaltningens eller verksamhetens krishanteringsförmåga ska göras enligt följande 4- gradiga skala. 1 = Det finns ingen eller mycket bristfällig förmåga 2 = Det finns en viss förmåga med den är bristfällig 3 = Förmågan är i huvudsak god men har vissa brister 4 = Förmågan är god 26. STRATEGISK LEDNING Förvaltningen har handlingsplaner för systematiskt säkerhetsarbete och tydliga roller och tydligt ansvar för säkerhetsarbetet SAMVERKAN MED ANDRA AKTÖRER Förvaltningen samverkar med andra förvaltningar, kommuner, polis, räddningstjänst m.fl EXTERN INFORMATION/KOMMUNIKATION Förvaltningen samverkar i externa nätverk och med andra landsting INTERN INFORMATION/KOMMUNIKATION Förvaltningen samverkar i interna nätverk och med andra aktörer inom VGR OPERATIV LEDNING Förvaltingen genomför övningar inom området kris- och katastrofledning

22 Sida 7 av 9 Del 4 - Regionövergripande och gemensamma risker 31. Regionövergripande och regiongemensamma risker som behöver hanteras över förvaltnings- och bolagsgränser inom VGR Inget behöver hanteras Följande behöver hanteras Del 5 Personsäkerhet 32. Befintliga personsäkerhetsutbildningar (regional eller lokala utbildningar) är ett bra stöd i arbetet med personsäkerhet Andel av personalen som har fått någon form av säkerhetsutbildning under 2013 Ca 0-9 % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning Ca % av personalen har fått utbildning 100 % av personalen har fått utbildning Del 6 - Informationssäkerhet Informationssäkerhet handlar om samverkan mellan teknisk och administrativ säkerhet. Teknisk säkerhet består av fysisk säkerhet och IT-säkerhet och omfattar krav på tekniska skyddsåtgärder för information och omfattar bland annat brandskydd, redundans i datahallar och databaser, virusskydd, krypteringsfunktion och övervakning kommunikation. Administrativ säkerhet omfattar bland annat regelverk, rutiner, omfattning av övervakning och kontroll samt revision och uppföljning.

23 Sida 8 av Ange exempel på "Vad och varför frågor" (strukturfrågor) som behöver a) utvecklas b) förtydligas eller c) avvecklas a) Följande behöver utvecklas b) Följande behöver förtydligas c) Följande kan avvecklas Inget behöver utvecklas, förtydligas eller avvecklas 35. Ange exempel på "Hur-frågor" som behöver a) utvecklas, b) förtydligas eller c) avvecklas. a) Följande behöver utvecklas b) Följande behöver förtydligas c) Följande kan avvecklas Inget behöver utvecklas, förtydligas eller avvecklas 36. IT-säkerheten har förbättrats under Nej, IT-säkerheten har inte förbättrats Ja, IT-säkerheten har förbättrats bland annat genom följande åtgärder 47. Personalen behöver utbildning i informationssäkerhet Den regionala säkerhetsstrategin för perioden är ett stöd i arbetet med säkerhetsfrågor Övriga synpunkter och kommentarer på säkerhetsarbetet och säkerhetsläget Inga synpunkter eller kommentarer Kommentar säkerhetsarbetet Kommentar säkerhetsläget

24 Sida 9 av 9 Del 7 - Hälso- och sjukvård OBS! Följande frågor är obligatoriska att besvara endast för verksamheter inom hälso- och sjukvård. Enligt SOSFS 2008:14 ska återrapportering till vårdgivaren (dvs till nämnder och styrelser) omfatta granskningar och skyddsåtgärder av större betydelser och riskanalyser samt förbättringsåtgärder som vidtagits. 40. Verksamhet inom hälso- och sjukvård Ja, min verksamhet är inom hälso och sjukvård Nej, min verksamhet är inte inom hälso- och sjukvård och frågor inom hälso- och sjukvård är inte tillämpbara 41. Det finns god följsamhet kring regler för spärr av vårddokumentation Det finns god följsamhet kring regler och hantering av behörigheter Det finns problem att kommunicera skyddsvärd information på ett säkert sätt Granskningar, skyddsåtgärder av större betydelse, riskanalyser och förbättringsåtgärder som har vidtagits men inte redovisats tidigare. Inget ytterligare att redovisa Ex på ytterligare granskningar är Ex på ytterligare skyddsåtgärder är Ex på ytterligare riskanalyser är Ex på ytterligare förbättringsåtgärder är 45. Arbete har påbörjats att identifiera rutiner som kan effektiviseras eller automatiseras i syfte att öka IT-säkerheten

25 Ärende 3

26 1 (1) Tjänsteutlåtande Diarienummer H&H Förvaltning/enhet Handläggare: Else-Marie Ljungberg Telefon: E-post: Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Plan för intern kontroll 2014 Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar följande: 1. Förslag till plan för intern kontroll 2014 fastställs. Sammanfattning av ärendet Enligt kommunallagens 6 kap 7 åligger det nämnderna att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Genom att fortlöpande arbeta med intern kontroll kan avvikelser fångas upp på ett tidigt stadium så att allvarliga fel kan förebyggas, upptäckas och åtgärdas. Under föregående år har såväl förvaltningen som styrelsen arbetat för att utveckla kontrollerna utifrån gjord riskbedömning. Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Else-Marie Ljungberg Controller Bilaga Plan för intern kontroll 2014 Postadress: Besöksadress: Telefon: Webbplats: E-post:

27 E-M Ljungberg Plan för intern kontroll Ekonomiområdet Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Verksamhetsuppföljning Ekonomichef tillsammans med staben Att uppföljning sker enligt anvisningar Enligt tidplan Förvaltningschef God ekonomisk hushållning Ekonomichef Att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och ändamålsenligt Löpande Förvaltningschef Inköp av varor och tjänster Inköpscontroller Att lagar och regler följs Att regionens inköpspolicy och förvaltningens inköpsregler följs Ta fram underlag på inköpsmönster, anlitande leverantörer internt respektive externt Attest Ekonomichef Att aktuell attestförteckning finns upprättad och registrerad i ekonomisystemet Raindance Att attest- och utanordningsreglemente efterlevs Att från registrering av faktura till attest skall det finnas en bruten betalningskedja Löpande Löpande Genomgång av utvalda konton kvartalsvis 3 gånger/år Stickprov Löpande Ekonomichef och förvaltningschef Ekonomichef och förvaltningschef Ekonomichef och förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef

28 Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Investeringar Ekonomiassistent Att rätt investeringar finns i anläggningsregistret Löpande Ekonomichef Att kontering skett på investeringskonto Löpande Ekonomichef Att rätt avskrivningstider tillämpas Löpande Ekonomichef Ekonomichef Att beslut finns vid försäljning av anläggningstillgångar Löpande Förvaltningschef Mobiltelefoner Ekonomiassistent Att gällande regler följs Att det finns en förteckning över mobiltelefoner 2 gånger/år Stickprov Ekonomichef Ekonomichef Representation Ekonomiassistent Att gällande riktlinjer samt momsregler följs Stickprov Ekonomichef Periodisering Ekonomiassistent Ekonom Att kostnader och intäkter är bokförda på rätt period Stickprov Ekonomichef Kostnadsnivå o Effektmål Kvalitet o prestationer Ekonomichef Utveckling av kostnader och effekter Delårsrapport Styrelsen Ekonomichef Utveckling av kostnader och prestationer Delårsrapport Styrelsen

29 HR-området Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Anställningsbevis HR-administratör och HR-specialist Kontroll av kvaliteten på underlag till anställningsbevis samt kvaliteten på utfärdade anställningsbevis Alla anställningar jan-juni HR-chef Löneservice Verksamhetschef Ohälsa HR-specialist Kontroll av att rehab.kartläggning är gjord för medarbetare som haft minst 6 sjukfall senaste året Ohälsa HR-specialist Kontroll av att rehab.kartläggning är gjord för medarbetare som varit sjukskriven i minst 28 dagar 1 gång/år Verksamhetschef Förvaltningschef 2 gånger/år Verksamhetschef Förvaltningschef Kompetensförlust HR-chef Omfattning och utveckling av personalomsättning och sjukfrånvaro Delårsrapport april, okt Styrelsen Eget företag HR-chef Ekonomiassistent Kontroll av att anställd som har eget företag och anmält bisyssla inte fakturerar H & H för utförda tjänster 1 gång/år Förvaltningschef Intranätet Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Intern information Kommunikatör Kontroll av att ansvarig för innehåll finns för varje publicerad sida 1 gång/år Kommunikationschef Intern information Kommunikatör Kontroll av att informationen på förvaltningens intranät är korrekt och uppdaterad Fråga sidansvariga 2 ggr/år Kommunikationschef

30 Säkerhetsområdet Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Läsning i patientjournal Verksamhetschef Kontroll att ingen läser patientjournal utan att vara delaktig i behandlingen. Stickprov enl rutin Förvaltningschef Oavslutade ärenden i MedControl Controller Kontroll av att alla ärenden i avvikelsehanteringen åtgärdas och följs upp Kvartalsvis Verksamhetschef Förvaltningschef Krispärm Säkerhetssamordnare Kontroll av att alla arbetsplatser har krispärm som hålls uppdaterad Stickprov & Enkät Förvaltningschef Ärendehantering Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Delegering Ekonomichef HR-chef Adm chef Att aktuell delegeringsordning efterlevs Delårsrapp Årsredovisning Förvaltningschef Arkivering/gallring Verksamhetschef Ekonomichef HR-chef Adm. chef Att dokumenthanteringsplan finns och efterlevs Stickprov 1 ggr/år Förvaltningschef Oavslutade ärenden i diariet Adm. chef Kontroll av att alla diarieförda ärenden avslutas korrekt och i rimlig tid Styrdokument Ledningsgruppen Årlig genomgång och uppdatering av gällande styrdokument Delegering Ledningsgruppen Att gällande regler för delegering är kända och uppdaterade Genomgång Årligen Genomgång Årligen Genomgång Årligen Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef

31 Verksamhet Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Produktion Verksamhetschef Att produktion sker enligt vårdöverenskommelse Löpande uppföljning Genomgång Riskanalys Ledningsgruppen Att underlag för intern kontroll finns och är värderat Årligen Asynja/VISPH Verksamhetschef Kostnader och införandeproblem Delårsrapport april, okt Administrativ chef Ekonomichef Styrelsen Styrelsen Bemötande Verksamhetschef Sammanställning och analys av klagomål och synpunkter. Redovisning av vidtagna åtgärder Delårsrapport augusti och årsredovisn Styrelsen Ständiga förbättringar Verksamhetschef Att arbetet inte minskar Delårsrapport Styrelsen Mariestad den 29 januari 2014 Mikael Forslund Direktör

32 Ärende 4

33 Anmälan av delegeringsbeslut vid Styrelsens för Habilitering & Hälsa sammanträde 29 januari 2014 H&H Ärendet Följande beslut som fattats med stöd av delegering anmäls Ekonomi Ekonomichefens beslut om avskrivning av osäkra fordringar, december 2013, H&H Förvaltningschefens beslut om överenskommelse om konsulttjänst för projektledning avseende perioden , H&H Personal Redovisning av enhetschefers beslut av tillsvidareanställda för perioden , H&H Redovisning av enhetschefers beslut av tillsvidareanställda för perioden , H&H Förvaltningschefens beslut om överenskommelse om avslutning av anställning, H&H

34 Ärende 5

35 Sammanställning över anmälningsärenden vid Styrelsens för Habilitering & Hälsa sammanträde den 29 januari 2014 H&H Inkomna protokollsutdrag enl särskild förteckning, H&H Med Hälsan och Stressmedicin tecknad överenskommelse om fakturering och rapportering av obligatoriska FHV-tjänster samt övriga tjänster, H&H

36 Ärende 7

37 Patientsäkerhetsberättelse för Habilitering & Hälsa Avseende år 2013 Datum och ansvarig för innehållet

38 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 4 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Uppföljning genom egenkontroll 4 Inventering av tryckskador 4 Samverkan för att förebygga vårdskador 5 Patientsäkerhetskulturmätning 5 Riskanalys 6 Händelseanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Samverkan med patienter och närstående 7 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 7 Resultat 8 Läkarsituationen 9 Övergripande mål och strategier för kommande år 9 2

39 Sammanfattning Habilitering och Hälsas mål är att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete där avvikelser och negativa händelser rapporteras och en säkerhetskultur byggs som leder till att vårdrelaterade skador förebyggs och att risker elimineras. MedControl används för att identifiera och hantera risker för vårdskador Klagomålshantering är ett utvecklingsområde inom förvaltningen. Idag sköts denna rutin inom varje verksamhetsområde var för sig. En ökad samsyn inom förvaltningen eftersträvas och arbetssätten behöver bli mer systematiska. De viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten är utveckling av patientsäkerhetskulturen och trycksårsinventeringen. Inom fem områden hade förvaltningen förbättrat patientsäkerhetskulturen jämfört med mätningen för två år sedan. Två områden hade försämrats. Läkarsituationen är mycket ansträngd inom förvaltningen. 3

40 Övergripande mål och strategier samt struktur för uppföljning/utvärdering I förvaltningens Fokusområden är patientsäkerhet representerat som ett prioriterat område. Målet är: Vi arbetar med att patienten ska få en trygg och säker vård. Arbetet ska genomföras i tre steg: rapportering av avvikelser, verksamhetens samlade analys och förslag till förbättringsåtgärder och förvaltningsgemensam analys med förbättringsåtgärder. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Habilitering & Hälsas arbete leds av förvaltningschefen och består av sju verksamhetsområden. Under förvaltningschefen finns sju verksamhetschefer som representerar vårdgivaren och svarar för verksamheten inom sitt verksamhetsområde. Övrig ledningsorganisation består av habiliteringschefer eller enhetschefer. Förvaltningens controller/säkerhetssamordnare bistår i arbetet. Från 2014 förändras organisationen till två verksamhetsområden. Förvaltningen har en chefläkare som svarar för anmälningar enligt Lex Maria och är medicinsk rådgivare till förvaltningschefen. I det fall verksamhetschefen inte själv har medicinsk kompetens anlitas medicinsk rådgivare i frågor som gäller medicinsk utredning, diagnostik och behandling samt uppföljning. Inom förvaltningen finns fyra anställda som har genomgått utbildning i Socialstyrelsens metoder för riskanalys och händelseanalys. Uppföljning genom egenkontroll Under 2014 har loggar från patientjournal granskats avseende 744 anställda. Ett tveksamt fall av journalläsning har utretts och avskrivits efter samtal med berörd person. Controller/säkerhetssamordnare sammanställer antalet registrerade avvikelser kvartalsvis. I enlighet med uppdrag i planen för intern kontroll kontrolleras att ärenden inte blir liggande orimligt lång tid utan handläggs enligt rutinerna. Sammanställningarna återförs till verksamhetscheferna. Inventering av tryckskador Inom Habilitering & Hälsa är uppfattningen att tryckskador är ovanliga bland patienterna, men ingen vet säkert hur stor omfattningen är. Patientsäkerhetsgruppen tog därför initiativ till att genomföra en enkel kartläggning av patienter med tryckskador för att öka kunskaperna. 4

41 Sammantaget har habiliteringsenheterna redovisat 73 patienter med tryckskador bland ca patienter. Även om man kan befara en underrapportering, så kan man räkna med att minst 0,5 % av patienterna har någon form av tryckskada. De patienter som rapporterats har främst någon av diagnoserna CP, MMC (ryggmärgsbråck) eller annan muskelsjukdom med nedsatt rörelseförmåga som följd. När det gäller trolig orsak till tryckskadorna är det ortoser och hjälpmedel som främst utpekas. Men även egenskaper hos patienterna, såsom nedsatt rörlighet eller nedsatt känsel är vanliga förklaringar. Nära 80 % av patienterna har kategoriserats i grupp 1 (rodnad) eller 2 (delhudsskada). Fem av de sju patienterna som har kategoriserats i grupp 4 (djup fullhudsskada) och tillhör gruppen MMC. Samverkan för att förebygga vårdskador Tryckskador är en risk bland många patienter med funktionsnedsättningar och kan inte alltid undvikas. Däremot är det viktigt att uppmärksamma de patienter som har början till trycksår och åtgärda dessa så att tillståndet inte förvärras. Patienterna och/eller deras närstående behöver informeras om hur rodnad kan utvecklas till svårbehandlade sår. Habilitering & Hälsa kan i samband med tryckskador lämna rådgivning till patient/när-stående (paus i användning av ortos eller hjälpmedel, hudvård, kostråd osv) eller förskriva tryckavlastande hjälpmedel. Om inte detta hjälper eller om skada utvecklats till ett svårare trycksår ska patienten lotsas till annan vårdgivare för behandling. I samband med hörapparatsutprovning uppmärksammar personalen ev hudförändringar på ytteröra och hörselgång. Trycksår från hörapparater förekommer i viss utsträckning. Om trycksår identifieras kontaktas alltid öronläkare (ÖNH) för bedömning och eventuell behandling. Patientsäkerhetskulturmätningen Habilitering & Hälsa genomförde sin andra patientsäkerhetskulturmätning under april Inom fem områden hade förvaltningen förbättrat patientsäkerhetskulturen jämfört med mätningen för två år sedan. Två områden hade försämrats. Sammanställningen visar vilka frågor förvaltningen är bra på respektive vilka frågor vi kan bli bättre på. Habilitering & Hälsa har sina förbättringsmöjligheter främst inom områdena: 5

42 Benägenhet att rapportera händelser Lärandeorganisation Återföring och kommunikation kring avvikelser Det är också inom de tre områdena som förvaltningen ligger lägre än genomsnittet inom Västra Götalandsregionen. En ny handlingsplan har rapporterats som också ansluter till förvaltningens fokusområden. Riskanalys Förvaltningschefen har med stöd från ledningsgruppen beslutat om att gå från linjeorganisationen mot en ökad processorientering. Sju verksamhetsområden kommer att slås samman till två, ett habiliteringsområde och hörsel-, syn-, tolkområdet (HST) under Att göra riskanalys i samband med omorganisation regleras såväl Socialstyrelsens som Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Tre arbetsgrupper fick i uppdrag att arbeta med riskanalyser ur var sitt perspektiv: Patientperspektiv: påverkan på patienter utifrån tillgänglighet, kvalitet på insatserna och säkerhet HR-perspektiv: förändringens påverkan på medarbetare i linjeorganisationen samt facklig samverkan Samverkansperspektiv: dialog med andra vårdgivare ur ett organisatoriskt eller övergripande patientperspektiv För arbetet har en förenkling av Socialstyrelsens metod för riskanalyser använts som innebär att identifiera risker inom området, identifiera bakomliggande orsaker, värdera riskerna och om möjligt ge förslag till åtgärder för att hindra eller begränsa befarade händelser. Arbetsgruppernas gemensamma grund för identifiering av risker har utgått från organisationsförändringen. I målen för organisationsförändringen ser man möjligheterna medan riskanalyserna ska belysa tänkbara hot. Därefter fick varje arbetsgrupp fokusera på sitt perspektiv och har redovisat resultaten utifrån en gemensam mall. Händelseanalys Inom ramen för avvikelsehantering i MedControl genomförs orsaksanalys på samtliga ärenden, vilket kan ses som en liten händelseanalys. Efter ett patientklagomål till Socialstyrelsen (överfört till IVO) har förvaltningen under 2013 en genomfört en händelseanalys enligt Socialstyrelsens modell. Analysteamet bestod av två medarbetare som genomgått utbildning i metoden. Händelserna speglar samarbetsproblem inom ett team vilket drabbat patient och närstående bl a genom att motstridande information har förmedlats vid olika tillfällen. Förslag till åtgärder ingår i händelseanalysen. 6

43 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Habilitering & Hälsa använder MedControl för att registrera alla slags avvikelser och som kan delas upp i patientsäkerhet, arbetsmiljö, informationssäkerhet, fysisk och teknisk säkerhet. Eftersom enskilda händelser kan gå in i flera av områdena är det viktigt att använda samma system för rapporteringen. I samband med införandet av datasystemet informerades personalen om anmälningsskyldigheten och hanteringen i MedControl. Nyanställda informeras under introduktionstiden. I enlighet med förvaltningens Fokusområden arbetar enhetscheferna nu med information och återföring av rapporterna på enheternas APT. Klagomål och synpunkter Varje verksamhetsområde hanterar själv synpunkter och klagomål från patienter och närstående. Patienternas nöjdhet mäts däremot inom verksamheterna, och där kan också synpunkter komma fram. På en del håll finns förslagslådor. Tolkverksamheten arbetar systematisk med inkomna synpunkter. På den hemsidan finns ett webbformulär där tolkanvändare kan lämna synpunkter och begära återkoppling från någon av cheferna. Detta är ett utvecklingsområde för att få bättre systematik och enhetlighet. Samverkan med patienter och närstående Alla verksamheter har brukarråd/förtroenderåd knutna till sig, där det finns möjlighet att diskutera patientsäkerhet på gruppnivå. I samband med hjälpmedelsförskrivning och utprovning får patienter individuell information om hur hjälpmedlet ska hanteras och vilka risker som finns. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Habilitering & Hälsa har tillsatt en patientsäkerhetsgrupp som har till uppgift att driva patientsäkerhetsfrågor. Under 2013 har trycksårsinventeringen och patientsäkerhetskulturmätningen varit i fokus. 7