DC UTBILDNING Excel 2013 fördjupningskurs EX13FÖ-1

Transkript

1 DC UTBILDNING Excel 2013 fördjupningskurs EX13FÖ-1

2 Excel fördjupningskurs 2013, upplaga 1 DC UTBILDNING Box HELSINGBORG tel e-post: admin@dcutbildning.com Internet: 2 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 5 MICROSOFT EXCEL... 5 Microsoft Office... 5 FÖRKUNSKAPER... 6 LÄSNING... 6 EXEMPEL... 6 ÖVNINGSUPPGIFTER... 6 TIPS... 6 HUVUDDELAR... 6 GRUND-, FORTSÄTTNINGS- OCH FÖRDJUPNINGSKURS... 6 PROGRAMMERING... 6 FILLISTA... 7 Kompatibilitet... 8 DATABASER SKAPA POSTER, FÄLT OCH FÄLTNAMN REDIGERA SORTERA SÖK TABELL FILTER MER OM DATABASER DELSUMMOR Dispositionssymbolerna Autodisposition KONSOLIDERING AVANCERAT FILTER Dubbletter STATISTIK Namn Funktioner ANPASSAD SORTERING DATAVERIFIERING MER OM FORMATERING AV TECKEN LÅSA FÖNSTERRUTOR DÖLJA KOLUMNER ELLER RADER DELA FÖNSTER BEVAKNINGSFÖNSTER DÖLJ BLAD AVANCERADE FUNKTIONER LETA UPP OCH REFERENS LOGISK TID Räkna med tid DATABAS TEXT FINANS MATEM. OCH TRIGON PIVOTTABELLER SKAPA Skapa pivottabell DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 3

4 UTSNITT PIVOTDIAGRAM WEBBSIDA IMPORT/EXPORT IMPORTERA Att tänka på Öppna fil EXPORTERA MAKRON INSPELNING AV PROCEDURMAKRO KÖR MER OM MAKRO KÖRA MAKRO MED KORTKOMMANDO KOPPLA MAKRO TILL KNAPP PÅ KALKYLBLADET KOPPLA MAKRO TILL KNAPP I SNABBÅTKOMSTFÄLTET BYTA KNAPPAR ELLER MENYVAL KOPPLADE TILL MAKRON VISUAL BASIC-EDITORN REDIGERA KOD RELATIVA OCH ABSOLUTA REFERENSER PROGRAMMERING FUNKTIONSMAKRO ANVÄNDA EGENDEFINIERAD FUNKTION MÅLSÖKNING INTEGRATION MED ANDRA PROGRAM I MS OFFICE ATT INFOGA LÄNKAR INTEGRATION MED WORD Infoga kalkyler och tabeller Infoga Excel-diagram INTEGRATION MED POWERPOINT INTEGRATION MED ACCESS Import från Excel Export till Excel INTEGRATION MED PROJECT Import till Project Export från Project SAMMANFATTNINGSUPPGIFT DELSUMMERING DIAGRAM PIVOTTABELL SAMARBETE MED WORD SAMARBETE MED POWERPOINT SAMARBETE MED ACCESS NYHETER I EXCEL ASCII KORTKOMMANDON INDEX DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

5 Förord Microsoft Excel Välkommen till kurs i Excel! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har tillgång till en svensk Windows-version 2013 av programmet. Version 2007 & 2010 är så pass lika 2013 att boken kan användas även för de versionerna. Det går bra att använda det även om du har en engelsk version. De svenska Excel-kommandona anges först med de engelska inom parentes. Excel brukar kallas ett kalkylprogram. Egentligen är det mycket mer än så. Mer om detta strax! Man brukar anse att genombrottet för persondatorn (eller mikrodatorn som man ofta sade på den tiden) kom 1976, när Apple lanserade sin datormodell Apple II. Datorns framgång berodde bland annat på att man lanserade ett kalkylprogram, VisiCalc, som var anpassat till datorn. Dessförinnan var kalkylprogram förbehållna storoch minidatorvärlden och dessa program var ofta mycket kostsamma. Det gick nu att få ett komplett system med dator, skrivare och program för kr. När IBM 1981 lanserade sin datormodell IBM PC var det därför självklart att det skulle finnas kalkylprogram till den. Microsoft var genast framme med programmet Multiplan, som var ett kraftfullt program med bland annat den egenheten att både rader och kolumner hade tal som etiketter, dvs cellen längst upp till vänster i kalkylarket hette R1C1 etc. Efter ett par år lanserade programföretaget Lotus ett revolutionerande nytt program, Förutom kalkylering hade detta program funktioner för att skapa diagram och register. Detta program kom därefter att bli dominerande inom kalkylområdet så länge det teckenbaserade MS-DOS var det operativsystem och användargränssnitt som användes på PC. När sedan Apple 1984 lanserade sin nya datorserie Macintosh, så utvecklade Microsoft sin första version av Excel till denna dator. Det var det första integrerade kalkylprogrammet (med funktionerna kalkyl, diagram och register) som utnyttjade det grafiska gränssnittet. När sedan Microsoft lanserade den första Windows-versionen, så levererades den första Excel-versionen för PC. Fullt genomslag för Excel på Windowsplattformen fick man i och med lanseringen av Windows 3.0 år Därefter har Excel fått allt större marknadsandelar och är idag det dominerande kalkylprogrammet både för Windows och Macintosh. En OS/2-version togs fram för en del år sedan, men den har inte uppdaterats, utan man använder numera Windows-versioner även under OS/2. Microsoft Office Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Excel ingår i Microsofts programpaket Microsoft Office (som även innehåller bland annat Word och PowerPoint) samt Microsoft Office Professional (som dessutom innehåller Access). Ett speciellt programpaket avsett för småföretag finns också. Där har PowerPoint bytts ut mot Publisher. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 5

6 Skärmbilder är hämtade från Excel 2013 körd under Windows 7, svensk eller engelsk version. Skärmbilderna blir något skiftande beroende på Windows-version. Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs och gärna även fortsättningskurs i Excel. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns på disketten. utgör symbolen för övningsuppgifter. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. Huvuddelar Excel består av tre huvudfunktioner: kalkyl, diagram och databas (listor). Grund-, fortsättnings- och fördjupningskurs Grundkursen innehåller grundläggande kalkylering samt formatering, bildhantering och annan grundhantering av Excel. Fortsättningskursen är koncentrerad till avancerade beräkningar, diagram och mallar. Fördjupningskursen består av databashantering, pivottabeller, hantering av makro, integration med övriga Office-program m.m. Programmering En grundlig genomgång av makroprogrammering utgör en egen kurs. 6 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

7 Fillista Följande filer finns i övningsmappen: Bilar 1.xls Budget 1.xls Budget 2.xls Budget 3.xls Budget 4.xls Budget 5.xls Databas 1.xls Databas 2.xls Databas 3.xls Databas 4.xls Databas 5.xls Export AB.xls Export AB 1.xls Makro 1.xls Medlemmar1.xls Namn 1.xls Noodles 1.xls Noodles 2.xls Noodles 3.xls Noodles 4.xls Noodles 5.xls OM 1.xls Order 1.xls Order 2.xls Order 3.xls Order 4.xls Provres.xls Provresultat 1.xls Provresultat 2.xls Provresultat 3.xls Provresultat 4.xls Provresultat 5.xls Region 1.xls Region 2.xls Region 3.xls Region 4.xls Region 5.xls Region 6.xls Region 7.xls Region 8.xls Region 9.xls Svemall.xlt Sverige 1.xls Sverige 2.xls Sverige 3.xls Sverige 4.xls Sverige 5.xls Sverige8.xls Utskr01.xls Utskrift 2.xls DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 7

8 Kompatibilitet Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som du skrivit i Excel, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen. Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet: Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT Microsoft Excel 7.0 (ofta kallat Excel 95), som ingår i Office 95 för Windows 95 Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att öppna i valfri Excel-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte öppnas i tidigare versioner. En mindre komplikation utgörs av att Excel 5.0 för Windows 3.x endast kan spara dokument med korta filnamn ( ABC enligt DOS-standard). Om man har skapat ett dokument med Excel 7.0 under Windows 95 och givit det namnet Övningsex. 7.xls, så kommer det att se ut som VNINGS~1.XLS, när det öppnas med Excel 5.0 för Windows 3.x. Microsoft Excel 97 som ingår i Office 97 för Windows Microsoft Excel 98 som ingår i Office 98 för Macintosh Microsoft Excel 2000 som ingår i Office 2000 för Windows Microsoft Excel 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh Microsoft Excel X som ingår i Office X för Macintosh Microsoft Excel 2002 som ingår i Office XP för Windows Microsoft Office Excel 2003 som ingår i Office 2003 för Windows Microsoft Office Excel 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför dokumenten kan öppnas i valfri Excel-version. Dessa versioner kan dessutom öppna dokument skapade i äldre Excel-versioner. Excel har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.xlsx. Hur gör man då om man vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument? Lösning. Spara i den version som den andre använder. Välj Arkiv-menyn, Spara som. Om den andra använder någon av versionerna , så väljer du Excel arbetsbok. Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Excel alls!), väljer du Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat PDF-format och HTML (för publicering på webben kan läsas direkt i webbläsare). 8 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

9 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 9

10 Plats för anteckningar 10 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

11 Databaser Skapa Du skriver in en databas på ett vanligt kalkylblad, men du bör endast ha en databas på varje kalkylblad. Databas (database) är Excels namn på något som dessutom ofta kallas lista, tabell, matris eller till och med tabellmatris. Register kan också vara en lämplig benämning ibland. Övningsuppgift Skriv in följande databas. Det ska vara formler i kolumn E (0,8 * Pris). Spara som MIN DATABAS. Kolumnen med Nr. innehåller löpnummer (1-15) och är formaterad med koden 0000 (högerklicka, välj Formatera celler Format Cells, fliken Tal - Number, kategori Anpassat - Custom) samt (ev.) vänsterjusterad! Radbrytningen i E1 åstadkommer du lättast med Alt+Enter efter exkl. Rubrikerna är centrerade vågrätt och lodrätt och formaterade med fet stil och Arial, 10 punkter. Om du vill, kan du nöja dig med att skriva in de första 2 posterna och sedan komplettera med de övriga efter det att du gått igenom avsnittet Redigera nedan. Lägg märke till att du kan skriva in priserna med formatering enligt figuren (dvs 2, mellanslag, 475, mellanslag, kr)! Fältnamn, Rubrik eller Etikett Fält Post Lösningsförslag: DATABAS 1.XLS i övningsmappen. Denna arbetsbok innehåller ett antal poster. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 11

12 Poster, fält och fältnamn Allmänt gäller att en databas består av poster (records - t.ex. artiklarna i listan ovan) fältnamn (field name - rubrikerna: namn, pris etc) och fält (field - varje cell som innehåller data som ingår i en post). Det finns dessutom en del regler för hur en databas ska se ut. 1. En av reglerna för databaser är att varje fältnamn måste vara unikt, dvs du ska inte använda samma fältnamn flera gånger. I så fall får du skilja dem åt som t.ex. Telefonnr1 och Telefonnr2. Du bör heller inte utelämna fältnamnet. 2. Hela fältnamnet måste finnas i samma cell. Om du tycker, att fältnamnet är för långt och därmed kolumnen blir alltför bred, så kan du skapa radbrytning i cellen. Ett annaat alternativ kan vara att ändra orientering av fältnamnet till vertikal. 3. Samla liknande uppgifter i samma kolumn och använd samma format för alla cellerna i en kolumn (undantaget översta raden). Du kan t.ex inte blanda olika valutor i samma kolumn. 4. Översta raden (rubrikraden) kan (och bör oftast) innehålla fältnamn, till exempel PERSONNUMMER, NAMN, TELEFONNR. 5. Raden med fältnamn kan med fördel (men måste inte!) formateras på ett annorlunda sätt, till exempel med större teckenstorlek, annat typsnitt eller fetstilt. 6. Om en kolumn innehåller formler, kommer kolumnen att sorteras på värdet och inte på själva formeln. 7. Databasen får inte innehålla några tomma rader eller kolumner, eftersom Excel då kommer att uppfatta detta som gräns mellan olika databaser. Däremot får enskilda fält lämnas tomma. 8. Det måste finnas minst en tom rad eller kolumn mellan databasen och eventuell övrig data på kalkylbladet. I annat fall kommer Excel automatiskt att lägga till raden eller kolumnen till din databas. 9. Tänk på att inte starta inmatning i en cell med mellanslag (space), eftersom detta påverkar sorteringen! Mellanslaget är också ett (osynligt) tecken. 10. I normalfallet bör du ha endast en databas på varje kalkylblad. Redigera En databas kan redigeras på två sätt. Antingen ändrar du i cellerna direkt på kalkylbladet på vanligt sätt och skriver till nya poster (rader) på den första tomma raden under databasen, eller så använder du ett dataformulär för redigering. I Excel 2007 finns inte detta formulär på någon verktygsgrupp, men det är enkelt att lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Qccess Toolbar - omedelbart till höger om Excelikonen). För att ta fram lägga till knappen för dataformuläret gör du så här: 1. Tryck på Arkiv-fliken (File). 2. Välj Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) 3. Ange: Välj kommandon från: Alla kommandon (Choose commands from: All Commands). 4. Klicka på knappen Formulär (Form) och därefter på Lägg till (Add). 5. Nu finns knappen i Snabbåtkomst (Quick Access) och du kan stänga dialogrutan. 12 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

13 Tryck sedan på knappen Formulär (Form) och följande dialogruta öppnas och första posten visas: För att redigera någonting i en post klickar du helt enkelt i den ruta som ska redigeras och ändrar på vanligt sätt. Du kan även använda tangentbordet för att hoppa mellan rutorna. TAB tar dig till nästa fält och SKIFT + TAB tar dig till fältet ovanför. Om du håller på med en redigering, men du vill ångra den innan du valt att gå till nästa post, så kan du använda knappen Återställ (Restore). Genom att klicka på knappen Sök nästa (Find Next) visas nästa post och med knappen Föregående (Find Prev) visas föregående post. Det totala antalet poster visas längst upp till höger. I formulärläget lägger du till en post genom att klicka på knappen Ny (New). En ny post läggs på detta sätt till sist i databasen. Med knappen Ta bort (Delete) kan du ta bort en post från databasen. När du fyllt i sista fältet på en ny post, så kan du trycka på Enter, så kommer en ny post att omedelbart kunna skrivas in. Det maximala antalet fält som kan visas i formulärläget är 32 st. Fältet näst längst ner i formuläret är beräknad med en formel, varför det värdet inte kan redigeras i formuläret. Formateringar och formler visas inte i formuläret. Det är således värden, som ska matas in här - oformaterade! DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 13

14 Observera att du inte kan ändra befintliga fältnamn eller lägga till nya, när du arbetar i formulärläget. Lägg märke till att bladets namn visas i namnlisten till formuläret. Av detta skäl säger man ibland att databasen eller listan har detta namn. Om man har valt att lägga flera databaser på samma blad, så presenteras de i formulärläget under samma namn! Det kan vara ett skäl för att låta varje databas vara på ett eget blad. Om du tänker importera en Excel-databas till Access underlättas detta också av om det endast finns en databas på bladet. Lägg också märke till att det inte finns någon möjlighet att med hjälp av Excel skriva ut databasen när den visas i formulärläget! När du är klar med redigeringen i dataformuläret klickar du på knappen Stäng (Close) och kommer då tillbaka till kalkylbladet. Övningsuppgift Öppna dataformuläret. Ta reda på vilket program som ligger som post 10. Spara och stäng MIN DATABAS.XLS. Övningsuppgift Öppna DATABAS 1.XLS, som finns i övningsmappen. Lägg till följande post i dataformulärläget. Stäng sedan dataformuläret och spara arbetsboken under namnet DATABAS.XLS. Sortera Snabbsortering stigande (A till Ö resp. 0 till 99) eller fallande kan du göra genom att markera en cell i den kolumn du ska sortera efter och sedan trycka på någon av sorteringsknapparna i verktygsfältet Start (Home). Om du vill sortera efter flera sorteringsnycklar använder du istället metoden nedan. VARNING! Om du själv markerar ett område (istället för en enstaka cell), så kommer sorteringen att ske endast inom detta område i stället för hela databasen. Detta leder då till att databasen blir oanvändbar! Du varnas dock för detta med en dialogruta. 14 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

15 I gruppen Data finns kommandot Sortera... (Sort ). Detta kommando använder du om du vill sortera din databas med fler alternativ än dem som sorteringsknapparna ger. Gör så här: 1. Markera någon cell (obs: endast en cell!) i databasen (valfri kolumn). 2. Välj Sortera (Sort) i Data-gruppen. 3. I rutan Sortera efter (Sort by) anger du vilket fält du vill sortera efter (Excel fyller i det första fältnamnet automatiskt, men du kan naturligtvis ändra det). 4. Välj om sorteringen ska vara stigande (Ascending) eller fallande (Descending). 5. Om du vill sortera efter mer än en nyckel upprepar du punkt 3 och 4 på raden under. 6. Klicka på OK. Om någon cell i huvudsortertingskolumnen är tom, så kommer den att hamna sist oavsett det är stigande eller fallande sorteringsordning. För att säkerställa möjligheten att återgå till den ursprungliga sorteringen kan du lägga in en extra kolumn med ett löpnummer innan sorteringen gjorts. Någon automatisk indexering eller skapande av löpnummer finns inte i Excel. Om du tar bort markeringen vid Mina data har rubriker (My data has headers), så kommer rubrikraden (fältnamnet) att uppfattas som den första posten i databasen och således tas med i sorteringen! Om du, å andra sidan, inte använder några rubriker i en lista, så måste du naturligtvis se till att det inte finns bock i rutan, annars kommer den första posten att uppfattas som rubrikrad! Övningsuppgift Sortera databasen efter Programnamn. Övningsuppgift Sortera databasen med Programtyp som första sorteringsnyckel och Programnamn som andra sorteringsnyckel. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 15

16 Sortering efter kolumner Om din databas är organiserad på så sätt att fältnamnen finns i kolumn A och de olika posterna ligger kolumnvis från kolumn B (som på bilden), så går det att sortera den databasen också. I så fall ska du först markera databasen (förslagsvis med Ctrl+A) och sedan väljer du Data, Sortera, Alternativ, Sortera vänster till höger (Data, Sort, Options, Sort left to right). I denna sortering kan däremot Excel inte hantera fältnamn, varför det kan vara en god idé att dölja kolumnen med fältnamnen, innan du markerar databasen. Formuläret går heller inte att använda. Övningsuppgift 1. Fortsätt med din övningsfil DATABAS.XLS eller öppna DATABAS 1.XLS i övningsmappen. 2. Infoga ett nytt kalkylblad. 3. Döp det nya kalkylbladet till Sorteringsövning. 4. Markera hela databasen i bladet Programlista 5. Välj Kopiera (Copy). 6. Gå till bladet Sorteringsövning. 7. Markera A1 och välj Klistra in, Klistra in special (Paste, Paste Special ), bocka i rutan Transponera (Transpose) och OK. 8. Markera hela databasen utom kolumn A. (Alternativt: Dölj kolumn A). 9. Sortera vänster till höger (Sort left to right) med Rad 1 (Row 1) som första sorteringsordning. (Ta fram kolumn A) Efter att ha snyggat till kolumnbredder och justeringar, bör din databas se ut så här: Spara arbetsboken under samma namn. Ett lösningsförslag finns som DATABAS 2.XLS. Sök Sökning i kalkylbladsläge I kalkylbladsläget kan du ange ett sökvillkor. Gör så här: 1. Välj Start, Redigering, Sök och markera, Sök (Home, Find & Select, Find ) 2. Skriv in det ord du söker efter 3. Tryck Sök nästa (Find Next) 16 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

17 Alternativ: Du kan välja att sökfunktionen ska skilja mellan Excel och EXCEL genom att sätta en bock i rutan Matcha gemener/versaler (Match case). Om du bockar i rutan Matcha hela sökinnehållet (Match entire cell contents), så skulle du i exemplet hitta Excel men inte Excel 2007 I (Within) ger möjlighet att välja aktuellt Blad (Sheet) eller hela Arbetsboken (Workbook) Du kan också välja att söka Radvis (By Rows) eller Kolumnvis (By Columns). Sök i (Look in)-rutan har alternativen Formler (Formulas), Värden (Values) och Kommentarer (Comments). Om du först markerat en del av databasen, så kommer sökningen att inskränkas till just det området. Om du trycker på fliken Ersätt (Replace ) kommer du att kunna byta ut söktexten mot en annan. I detta läge kan du dessutom välja att byta alla förekomster av sökordet med knappen Ersätt alla (Replace All). Övningsuppgift Sök efter alla förekomster av Windows i databasen. Sökning i dataformulärläge I dataformulärläget kan du ange sökvillkor så att endast de poster som uppfyller villkoren visas. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 17

18 Gör så här: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Klicka på Formulär (Form) i Verktygsfältet Snabbstart (Quick Access Toolbar). 3. Klicka på knappen Villkor (Criteria). 4. Skriv in de villkor i rutorna som du vill att posterna ska uppfylla. Du kan till exempel skriva in de första bokstäverna i ett textfält eller ett uttryck av typen <2500 (mindre än 2500) i ett numeriskt fält. 5. Klicka på knappen Formulär (Form). 6. Klicka på knappen Sök nästa (Find Next). Den första posten som uppfyller villkoren visas. Nu kan du bläddra med knapparna Sök nästa (Find Next) och Föregående (Find Prev) mellan de poster som uppfyller sökvillkoren. Övningsuppgift Använd formuläret för att undersöka om det finns säkerhetsprogram som kostar mindre än 500 kr. Ledtråd: Öppna Formulär (Form), välj Villkor (Criteria) och skriv in Säkerhet som Programtyp och <500 som Pris. Tryck därefter på Formulär (Form) och välj Sök nästa (Find Next). Jokertecken I angivandet av villkoren kan du använda de s.k. jokertecknen (Wild cards), exv. betyder D* alla poster där fältinnehållet börjar på bokstaven D i det angivna fältet. Asterisken (*) betyder flera tecken, hur många (även 0!) och vilka som helst. Det andra jokertecknet? betyder exakt ett tecken, vilket som helst. Fler jokertecken kan användas i sökningen. För att avsluta sökningen klickar du på knappen Villkor (Criteria) igen, raderar bort alla sökvillkor (knappen Återställ - Restore) och klickar på knappen Formulär (Form). Större och mindre än Följande tecken används vid sökvillkor. > Större än >= Större än eller lika med ( ) < Mindre än <= Mindre än eller lika med ( ) <> Skilt från (dvs ej, ) Tabell Excel har en speciell tabellfunktion. Den får du, om du gör på följande sätt: 18 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

19 Alt. 1: Markera tabellen, tryck på knappen Snabbanalys (Quick Analysis), välj Tabeller, Tabell (Tables, Table) Alt. 2: Ställ markören i någon cell i den befintliga databasen. Välj Infoga, Tabell (Insert, Table). Acceptera standardvalen. Som du ser, har du fått en överskådlig och lättläst tabell med färgmarkeringar och listpilar bredvid fältnamnen. Välj Design, Verktyg, Konvertera till område (Tools, Convert to Range) om du önskar återgå till standardfunktion. Övningsuppgift Återställ föregående sökvillkor och sätt följande nya villkor: Programnamnet ska börja på bokstaven p Pris exkl moms ska vara större eller lika med 3000 kr. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 19

20 Filter När du valde Infoga, Tabell (Insert, Table) enligt föregående avsnitt, fick du bland annat en funktion som heter Filter, i tidigare versioner Autofilter (AutoFilter). Om du inte infogade tabell enligt föregående avsnitt, så kan du ändå få fram Filter enligt följande: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Välj Data-fliken och klicka på Sortera och filtrera (Sort and filter), Filter. Till höger om varje fältnamn finns nu en listpil. När du klickar på listpilen kommer en lista upp där du bland annat kan välja vilka poster som ska visas. 3. Klicka på listpilen på det eller de fält du vill använda i filtreringen och välj lämpligt villkor. Övningsuppgift Se till så att DATABAS.XLS är öppen. Om du inte gjort tidigare uppgifter i det här kapitlet kan du öppna DATABAS 2.XLS i övningsmappen istället. Autofiltrera listan så att endast program från tillverkaren Microsoft visas. För att visa alla poster igen efter en autofiltrering gör du så här: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Välj Data-fliken och klicka på Sortera och filtrera (Sort and filter), Ta bort (Clear). Om du väljer Markera allt (Select All) i varje filtermeny vid fältnamnen kommer också alla att visas, liksom om du väljer att avmarkera Filter i Data-menyn. Övningsuppgift Visa alla posterna i DATABAS.XLS med valfri metod. Du kan även anpassa ditt filtreringsvillkor genom att klicka på listpilen för det fält du vill använda i filtreringen och i listan välja Anpassa (Custom). I dialogrutan som kommer fram kan du välja 2 samtidiga villkor. Titta igenom listan över de olika jämförelseuttrycken! Du finner t.ex. "är större än" (is greater than), "börjar med" (begins with) och "innehåller" (contains). 20 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

21 Ett anpassat filter som visar alla poster där Pris är större än 2000, men mindre än Du kan också välja att exempelvis posterna med de 10 högsta värdena visas. Där kan t.ex. även de 5 lägsta värdena (eller procenten!) visas! Jokertecknen (? och *) kan också användas, exempelvis betyder M* alla poster där fältet inleds med bokstaven M, medan M? betyder alla poster med två tecken varav det första är M. Lägg märke till betydelsen av OCH (AND) resp. ELLER (OR) i det anpassade autofiltret. Det är s.k. logiskt OCH, vilket innebär att sökvillkoren på båda raderna måste vara uppfyllda för att posten ska komma med i urvalet. Det logiska ELLER betyder att det räcker om ett av villkoren är uppfyllda! När du har gjort en filtrering visas filtersymbolen vid fältnamnet. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 21

22 Om du utför en beräkning med en filtrerad lista, så kommer endast de synliga posterna att tas med. Detsamma gäller utskrift. Autofiltret stänger du av genom att åter välja Data, Filter. Övningsuppgift 1. Filtrera så att alla program av programtypen Kontorspaket som har ett Pris som är mindre än 5000 kr visas. 2. Spara och stäng. Övningsuppgift 1. Öppna BILAR 1.XLS i övningsmappen. 2. Välj bladet Databas. 3. Sortera registret efter Bilmärke (i första hand) och Årsmodell (i andra hand). Övningsuppgift 1. Filtrera listan med autofilter så att endast Volvo 740 visas. 2. Lägg märke till informationen i Statusfältet längst ner. 3. Återställ, filtrera därefter på så sätt att alla bilar av märket Ford (oavsett modell) som är av årsmodell 1990 eller nyare visas. 4. Återställ listan så att alla poster visas igen. Övningsuppgift 1. Filtrera fram de bilar vars Utpris ligger mellan och Återställ listan. Övningsuppgift 1. Filtrera fram alla bilar vars färg är Röd eller någon variant av röd (Mörkröd, Röd metallic). 2. Återställ listan. Övningsuppgift 1. Lägg till posten Rolls Royce Silver Shadow genom att använda formuläret. Övriga värden är valfria. 2. Kontrollera att posten hamnar sist. 3. Spara registret och stäng det. 22 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

23 Mer om databaser Delsummor I en lista önskar man ofta att kunna erhålla delsummeringar. För att åstadkomma detta utför man följande steg: Sortera det fält (kolumn) som ska styra delsummeringen så att de olika posterna (raderna) som ska ingå i delsummeringen står under varandra. En (valfri) cell i databasen ska vara markerad. Databsen ska vara i läget Område (inte i läget Tabell). Kommandot för detta finns här: Design, Verktyg (Tools), Konvertera till område (Convert to Range). Exempel 1. Öppna filen DATABAS.XLS (eller DATABAS 2.XLS). 2. Sortera dokumentet efter Leverantör. 3. Välj Tabellverktyg (Table Tools), Design, Verktyg (Tools), Konvertera till område (Convert to Range) 4. Välj Delsumma (Subtotal) under menyfliken Data i Disposition-gruppen. 5. Välj fältet Leverantör i listan Vid varje förändring i (At each change in) 6. I Använd funktion (Use function) väljer du Summa (Sum). 7. Markera de/det fält som ska summeras i listan Lägg till delsumma för (Add subtotal to). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 23

24 8. Markera de alternativ du önskar i nedre delen av dialogrutan (Summering nedanför data Summary below data - är standard men prova gärna att ta bort bocken). När du genomfört ovanstående ska du ta bort delsummeringarna. Det gör du genom att välja Data, Delsumma, Ta bort alla (Data, Subtotal, Remove All). Stäng filen utan att spara. Dispositionssymbolerna Siffrorna antyder detaljeringsnivån för listan. Knapp 1 visar Total för hela listan Knapp 2 visar Delsummor Knapp 3 visar Detaljdata Minusknappen döljer detaljdata, medan plusknappen visar detaljdata för angivet listområde. Genom att klicka på dispositionssymbolerna har du möjlighet att visa resp. dölja de delsummor du önskar. På detta sätt kan du t.ex. välja att visa totaler för samtliga tillverkare och dessutom detaljerna för en eller flera av dem. Autodisposition Samtidigt med delsummeringen skapades en disposition. Om du har en tabell som redan är klar med delsummeringar (eller någon annan matematisk bearbetning) kan du skapa en disposition med Data, Disposition (Outline), Gruppera (Group and Outline), Autodisposition (Auto Outline). 24 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

25 Konsolidering Om du önskar sammanställa data från flera kalkylblad, så väljer du Data, Dataverktyg (Data Tools), Konsolidera (Consolidate). I sin grundfunktion används 3Dreferenser, men det går också att konsolidera efter position om alla källområden är ordnade i identisk ordning. Den tredje metoden går ut på att en uppsättning kalkylblad har samma fältnamn (etiketter), men data är ordnade på olika sätt. Övningsuppgift Öppna övningsfilerna MALMÖ.XLS, KRISTIANSTAD.XLS och HELSINGBORG.XLS. De innehåller försäljningsdata per skobutik med ett blad i varje arbetsbok. Du önskar nu samla alla butiksdata i en gemensam lista. Skapa en ny arbetsbok som du lämpligen döper till Konsoliderad. Välj sedan Data, Konsolidera (Consolidate), acceptera Funktion: Summa (Function: Sum) och välj sedan att trycka på knappen för Minimera dialogruta (knappen med den röda pilen). Välj därefter arbetsboken Malmö och markera området A4:M8. Efter att ha tryckt Maximera dialogruta (återigen knappen med den röda pilen), så väljer du Lägg till (Add). Upprepa detta för övriga arbetsböcker (uppmärksamma att det är olika många rader/kolumner i de olika arbetsböckerna, vilket gör att de ska ha individuella markeringar!). Markera därefter att du önskar använda etiketter (labels) både i översta raden (top row) och vänstra kolumnen (left column). Välj gärna att skapa länkar till källdata (Create links to source data), så kommer uppdateringar på bladen att slå igenom på arbetsboken Konsoliderad. Bekräfta med OK och spara filen. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 25

26 Lösningsförslag Konsoliderad 1.XLS. Observera, att det är filnamnet som anges som Helsingborg, Kristianstad etc! Bladnamnet utelämnas. Avancerat filter Om du behöver göra en filtrering där Autofilter inte har tillräcklig funktionalitet, så finns funktionen Avancerat filter att tillgå. Den nås under Data, Sortera och Filtrera (Sort & Filter), Avancerat (Advanced). Först ska du skapa ett villkorsområde (Criteria range). Detta kan ligga på samma blad som listan eller (ännu hellre) på ett separat blad. Villkorsområdet består av de fältnamn som ingår i villkoret samt filterparametrarna. (Se exempel i övningsuppgiften nedan.) Du kopierar lämpligen över fältnamnen till ett eget kalkylblad. På detta sätt säkerställer du att stavningen (inkl mellanslag) blir rätt. De olika filterparametrarna skrivs sedan in på varsin rad. Om det gäller villkor av typen större än och mindre än, som samtidigt ska gälla, får man dubblera fältnamnen, så att villkoren kan anges på samma rad. Därefter går du tillbaka till databasen och markerar en cell i den, väljer sedan Avancerat fitler enligt ovan. Programmet föreslår Listområde (List range). Kontrollera att detta stämmer (det är naturligtvis din databas som avses). 26 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

27 Sedan ska villkorsområdet markeras. Detta gör du enklast genom att klicka på knappen med det röda pilen till höger om fältet, klickar på fliken till det blad som innehåller villkorsområdet, markerar upp området (fältnamn och villkor), återställer dialogrutan (genom att trycka på knappen med den röda pilen). Om du har givit villkorsområdet ett namn, så kan du förstås använda det. Du återkommer då till dialogrutan, där du bekräftar dina val med OK. Som framgår av dialogrutan kan du välja mellan att filtrera listan på plats (som vid Autofilter) eller kopiera den till en annan plats, som dock måste vara på samma blad som listan! Om du väljer det senare alternativet, är det viktigt att känna till att alla celler nedanför den inkopierade listan kommer att tömmas! Om man väljer att filtrera listan till annan plats kan man välja att endast vissa fält ska tas med! Det gör man genom att klistra in fältnamnen på önskad plats och sedan välja det cellområde som innehåller fältnamnen i rutan Kopiera till (Copy to). Vid kopiering till annan plats tas formlerna bort och ersätts av värden! Dubbletter Om man önskar sortera bort dubblettposter ska man bocka för Enbart unika poster (Unique records only). Dubblettposter är sådana poster som förekommer mer än en gång i databasen. Under Data-fliken, Dataverktyg (Data tools) finns också en knapp Ta bort dubbletter (Remove Duplicates). Övningsuppgift Gör en filtrering av DATABAS 1.XLS, så att endast Adobes produkter som är billigare än kr och Microsofts produkter, som kostar mellan 2000 och 4000 kr, visas. Man använder samma tecken för större och mindre än som används vid sökning i Formulär (Form). Markera gärna villkoren (A1:C3) och ge den namnet AM (förslagsvis genom att klicka i fältet Namnruta (Name box) och skriva in namnet, som måste bekräftas av ENTER), så kan du använda det namnet, när du fyller i inmatningsformuläret i det avancerade filtret. Lösningsförslag finns som DATABAS 3.XLS. När namnet ska skrivas in, kan du trycka på F3, så visas namnen! Behöver du redigera dina namn väljer du Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager). Övningsuppgift Gör en filtrering av BILAR 1.XLS, så att endast blå och svarta Volvo och Saab som gått mindre än km visas. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 27

28 Statistik Namn Det finns funktioner för beräkning av t.ex. antal poster, medelvärden, maximivärden osv. När man använder dessa funktioner, är det praktiskt att använda Namn i stället för traditionella cellreferenser. Namn skapas automatiskt av Excel om du följt reglera för databaser. Funktioner Under funktionskategorin Statistik (Statistical) finns bland annat följande funktioner: Antal - räknar hur många tal som finns bland argumenten. Exempel: =ANTAL(B3:B10) (COUNT). Max - Beräknar det maximala värdet i en lista av argument. Exempel: =MAX(B3:B10). Medel - Beräknar medelvärdet av argumenten. Exempel: =MEDEL(B3:B10) (AVERAGE). Min - Beräknar det minsta värdet i en lista av argument. Exempel: =MIN(B3:B10). Median - Beräknar medianvärdet (det mittersta värdet ) i en lista av argument. Exempel: =MEDIAN(B3:B10). Vid jämnt antal värden gäller medelvärdet av de två mittersta värdena. Med hjälp av Formler, Infoga funktion (Formulas. Insert Function) väljer du önskad funktion och kompletterar med lämpligt argument (dvs. cellområden eller namn enligt ovan). Namnen kommer du åt genom att välja Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager). Naturligtvis kan du lika gärna skriva in namnen manuellt. Flera av funktionerna kan du också nå via nedrullningstriangeln bredvid Summa (Sum)- knappen. Övningsuppgift Beräkna antal program, maxpriset, minpriset, medelpriset och medianpriset för programmen i DATABAS 1.XLS. Använd Infoga funktion. Tänk på att dessa formler bör ligga på eget blad eller med tom rad eller kolumn mellan sig och databasen! Ledtrådar: Lämpliga funktioner är ANTAL (COUNT), MAX, MIN, MEDEL (AVERAGE) och MEDIAN. I samtliga fall kan namnet Pris användas. Alternativt kan naturligtvis cellområdet med värdena markeras upp. Lösningsförslag finns som DATABAS 4.XLS. Ett medianvärde är det värde i en lista som har lika många mindre som större värden. Om antalet värden är jämnt är medianvärdet lika med medelvärdet av de två mittvärdena. Andra intressanta statistiska funktioner är ANTALV (COUNTA), som räknar antalet icke-tomma celler i området (ANTAL - COUNT räknar endast celler som innehåller värden!), ANTAL.OM (COUNT.IF), som räknar celler som uppfyller visst villkor och ANTAL.TOMMA (COUNTBLANK), som räknar just antalet tomma celler i området. 28 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

29 Anpassad sortering Det är möjligt att skapa egna sorteringsnycklar. På detta sätt kan du exempelvis sortera en personallista efter avdelning (där alltså avdelningarna inte nödvändigtvis kommer i bokstavsordning). Dessa egna sorteringsnycklar kan endast användas som första sorteringsnyckel och nås via Data, Sortera (Sort ), Ordna (Order), Anpassad lista (Custom List ). Som standard finns sådana nycklar (listor) för månad och veckodag. Du skapar nya i Arkiv, Alternativ, Avancerat, Redigera anpassade listor (File, Options, Advanced, Edit Custom Lists). Du skriver in listelementen i den högra rutan och trycker Enter efter varje element. Om det är flera anpassade listor som ska skrivas in, så ska du trycka Lägg till (Add) efter varje. Avsluta med OK. Som du ser kan man också importera en lista som redan finns i ett kalkylark. Övningsuppgift Använd DATABAS 1.XLS. Skapa en egen sorteringsordning: Microsoft, Adobe, Corel, McAfee, Norton, F-Secure, FileMaker, Borland. Sortera sedan listan med Leverantör som första sorteringsnyckel med användande av den anpassade listan och med Programnamn som andra sorteringsordning. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 29

30 Tips: Välj Data, Sortera (Sort). Sortera först efter Leverantör och sedan efter Programnamn. Välj sedan Ordna, Anpassad lista (Order, Custom list) markera vilken lista som ska vara första nyckelns sorteringsordning. Överkurs: Prova att skapa en utsökning från databasen, så att du får en lista med ovanstående namn i. Tips: Låt databasen vara sorterad i nummerordning, använd därefter Avancerat filter och markera Endast unika poster. Som listområde anger du endast kolumnen som innehåller namnen. Något villkorsområde behöver däremot inte anges. Lösningsförslag finns som DATABAS 5.XLS. Dataverifiering Ett starkt verktyg i Excel är Dataverifiering (Data Validation). Med detta verktyg kan man definiera vilka celldata som är giltiga. Egentligen borde det hela Datavalidering, vilket motsvarar den engelska benämningen. Med denna funktion kan du styra vilka inmatningar som ska tillåtas i enskilda celler eller områden. Exempel Vår uppgift är att säkerställa att den inmatning som görs i en cell i vår DATABAS 1.XLS endast tillåts inom området 800 till kr (Pris). Gör så här: 1. Markera den cell (eller de celler) som verifieras. 2. Välj Data, Dataverifiering (Data Validation ) 3. Ange inställningar enligt figur. ( Hela nummer är en ovanlig översättning av Whole number, dvs heltal) 30 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

31 4. Klicka på fliken Indatameddelande (Input Message) 5. Skriv in rubrik och indatameddelande enligt figur! 6. Välj Felmeddelande (Error Alert) och komplettera enligt figur. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 31

32 7. Prova! Väljer du ett ogiltigt värde kommer följande felmeddelande: En annan användbar funktion är möjligheten att skapa en nedrullningslista, där den som kompletterar en databas styrs till att använda vissa fördefinierade alternativ. Exempel Vi ska nu se till att den som fyller i databasen (i tabelläge) endast kan fylla i de leverantörsnamn som finns specificerade av dig. Börja med att skapa listan. Den måste ligga på samma blad som databasen, men det måste finnas minst en tom kolumn (eller rad) mellan listan och databasen! Om du gjorde överkursuppgiften här ovan, så finns listan redan. Markera sedan hela det tabellområde som ska omfattas av dataverifieringen. I den aktuella databasen markerar du B2:B DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

33 (enklast genom att markera B2 och sedan hålla Shift+Ctrl nedtryckta när du trycker på Pil ner eventuellt får du trycka två gånger) och sedan väljer du Data, Dataverifiering (Data Validation). (På detta sätt säkerställer du att alla framtida inmatningar i kolumnen kommer att omfattas av dataverifieringen.) Under inställningar väljer du Tillåt, Lista (Allow, List) och sedan i Källa (Source) anges den nyss inskrivna listan. Om du inte önskar att listan ska synas, så kan du välja att dölja den kolumnen. När du sedan markerar en cell i aktuell kolumn, så kommer en listpil att synas bredvid cellen. När du klickar på pilen kommer listan att fällas ut, så att du kan välja bland aktuella leverantörer. Dataverifiering fungerar numera (nya versioner) samtidigt med att du använder Dataformulär! Dock visas inte nedrullningslistan. Dessutom kan numera listan vara på ett annat blad än databasen. Mer om formatering av tecken Bland de många funktioner som finns för att tydliggöra databaser kan nämnas möjligheten att låta negativa tal automatiskt visas med röd färg. Denna funktion finner du i Start, Tecken (Home, Font), där du kan välja någon av de rödfärgade alternativen. Ytterligare avancerade möjligheter kan den intresserade finna under Start (Home), Format, Villkorsstyrd formatering (Conditional Formatting ) Här kan du t.ex. välja, att värden inom ett visst område visas med avvikande formatering. Det finns också flera olika ikonuppsättningar, som kan aktiveras för att förtydliga värden. Övningsuppgift Öppna filen NOODLES.XLS (eller NOODLES 5.XLS från övningsmappen). Gå till bladet Differens. Markera alla värden, dvs. B4:F8 och se till att negativa tal visas med röd text. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 33

34 Låsa fönsterrutor När en databas överskrider en skärmsida, så kommer ju fältnamnen att försvinna, när du tittar på poster långt ner i tabellen. Detta går att åtgärda på följande sätt. Markera det första fältet i den första posten. Välj därefter Visa, Fönster, Lås fönsterrutor (View, Windows, Freeze Panes). Därvid kommer raderna ovanför första posten att visas trots att du går längre ned i tabellen. För att ta bort detta väljs Visa, Fönster, Lås upp fönsterrutor (Windows, Unfreeze Panes). Om du önskar att både rubrikerna och fältet längst till vänster ska visas när du navigerar i din databas (gäller databaser med fler fält än som ryms på skärmen samtidigt), så kan du markera det andra fältet i den första posten och därefter välja Visa, Fönster, Lås fönsterrutor (View, Windows, Freeze Panes). Dölja kolumner eller rader Ibland kan du ha behov att dölja en kolumn eller rad. Du kan i så fall markera kolumnen eller raden och därefter högerklicka och välja Dölj (Hide). När du sedan önskar visa dem igen markerar du kolumnerna resp. raderna närmast före och efter (alternativt markerar du hela bladet) och högerklickar på etiketten och väljer Ta fram (Unhide). Dela fönster Ibland vill du kunna dela skärmbilden i flera fönster, t.ex. för att kunna ha sista raden i en tabell (som kanske innehåller totalvärden) synlig samtidigt som du ändrar värden eller infogar nya rader. Detta kan du åstadkomma genom att välja Visa, Fönster, Dela (View, Window, Split). Fönstret delas därvid upp i 2-4 delar, beroende på hur kalkylbladet är markerat. Därefter justerar du fönsterdelningen efter eget val genom att dra i avgränsningslinjerna mellan fönstren. Delningen tas bort genom att välja Visa, Fönster, Ta bort delning (View, Window, Remove Split). Bevakningsfönster Med Excel 2002 kom Bevakningsfönster (Watch Window). Genom att ta fram detta verktygsfält (Formler, Formelgranskning, Bevakningsfönster (Formulas, Formula Auditing, Watch Windows) kan man därefter markera de celler man önskar bevaka i arbetsboken. Dölj blad Genom att högerklicka på aktuellt blad och välja Dölj (Hide), kan du dölja markerade blad. De tas fram igen genom högerklickning och Ta fram (Unhide). 34 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

35 Avancerade funktioner Leta upp och referens LETARAD En funktion som t.ex. passar, när du ska slå upp (look up) priser i en prislista för att fylla i en ordersedel, är LETARAD (VLOOKUP). I tidiga versioner av Excel 2010 kallades den här funktionen VTSÖK. Du finner den med hjälp av guiden Infoga funktion (Insert Function) i kategorin Leta upp och referens (Lookup & Reference). Letauppvärde (Lookup_value): ange den cell där du skrivit in det värde (exv. Artikelnummer) som ska slås upp i listan. Tabellmatris (Table_array): ange listans (som värdena står i) område (exklusive fältnamn). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 35

36 Kolumnindex (Col_index_num): kolumnnumret räknat från vänster i det angiva listområdet. Ungefärlig (Range_lookup): ange FALSKT (FALSE) eller 0 (noll) om listan är osorterad efter första kolumnen. Om den är sorterad kan SANT (TRUE) eller 1 (ett) anges (eller uppgiften utelämnas). Vid FALSKT kommer endast exakta träffar att användas. Övningsuppgift Öppna DATABAS1.XLS och gör en enkel beställningsblankett på ett separat blad, där man ska fylla i antal produkter och artikelnummer, varvid blanketten ska ta fram tillverkare, program, programtyp och styckepris exkl. moms. Blanketten ska vidare räkna fram totalt pris exkl. moms per orderrad. Lösningsförslag finns i DATABAS5.XLS. Övningsuppgift I övningsfilen PROVRES.XLS finns provresultaten uppräknade för eleverna i en klass. Använd LETARAD- (VLOOKUP-) funktionen för att beräkna betygen, där 0-10 ger betyget IG, betyget G, betyget VG, 31 och däröver ges betyget MVG. Tips: Gör en tabell någonstans på kalkylbladet eller på ett annat blad enligt följande: Ge den gärna ett namn (t.ex. Betygsgränser - på det sättet blir cellreferenserna automatiskt absoluta!). Glöm inte att markera den cell där resultatet ska visas. Använd LETARAD (VLOOKUP) enligt ovan. Letauppvärdet (Lookup value) är det första resultatet på resultatlistan. Tabell är listan med betygskriterierna som du eventuellt nyss gav ett namn. Kolumnindex ska ha värdet 2, eftersom betyget står i kolumn två. Eftersom listan med betygskriterier är sorterad behöver du inte fylla i något vid Ungefärlig (Range_lookup). 36 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

37 I många andra fall måste matchningen vara exakt, t.ex. om uppslag ska ske från en kundlista med kundnummer. I detta fall ska du skriva Falskt (False) vid Ungefärlig (Criteria_range)! Det räcker att skapa en korrekt formel i C4. Den kan sedan autofyllas nedåt! Gör det gärna genom att dubbelklicka på fyllningshandtaget. Lösningsförslag finns som PROVRESULTAT 1.XLS. En liknande funktion är LETAKOLUMN (HLOOKUP), som givetvis söker värden kolumnvis. Funktionen heter i vissa Excel-versioner HTSÖK. Logisk I den här funktionskategorin finns bland annat funktionen Om. OM OM (IF) - Returnerar ett värde om logisk_test beräknas till SANT (TRUE) och ett annat värde om det beräknas till FALSKT (FALSE). Syntax: =OM(logisk_test; värde_om_sant; värde_om_falskt) =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) Logisk_test är ett värde eller ett uttryck som kan beräknas till SANT eller FALSKT. Värde_om_sant är det värde som returneras om logisk_test är SANT. Om logisk_test har värdet SANT och värde_om_sant utelämnas returneras SANT. Värde_om_falskt är det värde som returneras om logisk_test är FALSKT. Om logisk_test har värdet FALSKT och värde_om_falskt utelämnas returneras FALSKT. Följande formel jämför värdet i cell B3 med värdet i cell C3. Om B3 är större än C3 returneras Över budget, annars returneras OK. =OM(B3>C3;"Över budget";"ok"). Man kan dessutom låta en ny OM-sats starta vid SANT eller FALSKT och på detta sätt låta programmet pröva flera villkor. =OM(B3>C3;"Över budget";om(b3>c3/2;"ok";"dåligt!")) Övningsuppgift Skapa en uppställning enligt bilden. Kommentaren ska fyllas i med hjälp av en OM-sats, där villkoren framgår av den högra bilden. Lägg gärna kommentarslistan på ett eget blad. Ett lösningsförslag finns i övningsmappen som OM1.XLS. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 37

38 Övningsuppgift överkurs! Som tidigare nämnts, så finns i övningsfilen PROVRESULTAT.XLS uppräknat provresultaten för eleverna i en klass. Använd denna gång OM (IF)-funktionen för att beräkna betygen, där 0-10 ger betyget U, betyget G, betyget VG, 31 och däröver betyget MVG. Tips: I denna uppgift är det troligen enklare att själv skriva in formeln än att använda guiden Infoga funktion (Insert Function). Lösningsförslag finns som PROVRESULTAT 2.XLS i övningsmappen. Andra logiska funktioner är OCH (AND), som returnerar SANT (TRUE) om alla argument är sanna och FALSKT (FALSE) om alla argument är falska. ELLER (OR), som returnera SANT om något argument är sant, annars FALSKT FALSKT (ISERROR), som returnerar värdet FALSKT. Övningsuppgift En import av en fil från ett minidatorbaserat ekonomisystem har givit nedanstående resultat: I kolumnen belopp ska således värde inkl tecken skapas. Lösning: 38 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

39 Tid IDAG() (TODAY) returnerar dagens datum i Excel-format. NU() (NOW) returnerar även tiden. DAG (DAY) returnerar en dag (1 till 31) i en månad. Argumentet relaterar till ett tal som representerar ett datum. Excel representerar dagar som nummerserie på följande sätt: Dag 1 är , dag 2 är osv. På detta sätt kan Excel också beräkna antal dagar mellan två datum. MÅNAD (MONTH) returnerar månadsnummer (1 till 12) baserat på Excels nummerserie. ÅR (YEAR) returnerar året ( ) som ett heltal baserat på nummerserien. Räkna med tid 1. Hur många dagar är det mellan och I tidigare versioner visades svaret som ett datum! Detta beror på att varje dag har ett unikt tal enligt ovan i kombination med den automatiska formateringen som gör att även resultatet tolkas som datum. Detta åtgärdas lätt genom att t.ex. välja Start, Radera, Format (Home, Clear, Clear Formats). 2. Hur länge har en patient varit inlagd? Inskrivning kl 10 och utskrivning kl 8:30. För att få ett vettigt format på resultatcellen kan du skapa ett anpassat cellformat D \da\g t \ti\m m \mi\n. Resultatet blir Ovanstående fungerar dock endast om tiden är mindre än en månad. I annat fall får du ta till metoden här bredvid: Funktionen AVRUNDA (ROUND) hör till kategorin Matematiska och trigonometriska funktioner. Argumenten är cellreferensen samt antal decimaler standard är 0. Exemplet finns i övningsmappen som Tid.xls. Databas DANTALV Räknar alla fyllda celler i en list- eller databaskolumn, vars innehåll matchar de villkor som du anger. Syntaxen är följande: DANTALV (DCOUNTA) (databas;fält;villkorsområde database;field;criteria) Databasen kan definieras med cellreferenser eller namn. Fältet anges med kolumnens position i listan (kolumn 1 ger värdet 1 etc) alternativt (nyhet från Excel 97) fältnamnet inom citationstecken ("Resultat") eller den absoluta cellreferensen för fältnamnet ($C$3). Villkorsområdet anges på motsvarande sätt som vid avancerat filter. För att räkna hur många i klassen som erhållit respektive betyg kan man således använda funktionen DANTALV (DCOUNTA). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 39

40 Övningsuppgift Beräkna antalet utdelade betyg med uppställning enligt nedan! Ge databasen namnet Prov och använd detta i funktionen. Tips: Villkorsområdet är G9:G10 för formeln i G11. Autofyll den sedan. Lösningsförslag finns i filen PROVRESULTAT 3.XLS. Övningsuppgift Fortsätt med filen PROVRESULTAT 3.XLS. Infoga en kolumn omedelbart till höger om Elev. Fältnamnet ska vara Kön. Ange sedan med F resp P om eleven är flicka eller pojke. Lägg sedan till, under statistiken i övningsbladet ovan, de nödvändiga villkorsområdena, dvs Kön med P under resp Kön med F under i analogi med betygsstatistiken. Beräkna sedan med DANTALV (DCOUNTA) hur många flickor respektive pojkar som finns i klassen. Lösningsförslag finns på övningsdisketten som PROVRESULTAT 4.XLS. 40 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

41 DANTAL Funktionen räknar alla celler i en kolumn i en lista eller databas med värden som matchar villkoren du anger. DANTAL (DCOUNT) kan således endast användas till numeriska värden. Syntaxen är densamma som för DANTALV (DCOUNTA). DHÄMTA Databasfunktionen DHÄMTA (DGET) tar fram ett värde från en kolumn eller databas som matchar de villkor du anger. Den har motsvarande syntax som DANTALV (DCOUNTA). Om det inte finns någon post som matchar villkoret returneras felvärdet #Värdefel!, och om det finns flera poster som matchar villkoret returneras felvärdet #Ogiltigt! DSUMMA Funktionen adderar de tal i en kolumn i en lista eller databas som matchar de villkor som du anger. Syntax: DSUMMA (DSUM) (databas;fält;villkorsområde) (database;field,criteria range) På motsvarande sätt finns databasfunktionerna DMIN och DMAX. Övningsuppgift Du ska använda DSUMMA (DSUM) för att räkna ut den totala summan du köpt Microsoft-produkter för. Det är således DATABAS 1.XLS, som ska användas. Skapa ett nytt villkorsblad, till vilket du kopierar in fältnamnet Leverantör och därunder skriver (eller kopierar) in Microsoft. Välj därefter Infoga funktion (Insert Function) och välj DSUMMA (DSUM). Vid databas markeras givetvis aktuell databas, vid fält markeras antingen cellen med fältnamnet Pris exkl moms eller anges kolumnnumret (5). Villkorsområdet markeras därefter på villkorsbladet. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 41

42 Text De viktigaste textfunktionerna är: TEXT konverterar ett värde till en text i ett specifikt format. INITIAL (PROPER) ändrar första bokstaven i en textsträng till versal. VERSAL (i vissa versioner: STORA) (UPPER) ändrar hela textsträngen till versaler. GEMENER (i vissa versioner: SMÅ) (LOWER) ändrar textsträngen till gemener. SAMMANFOGA (CONCATENATE) slår samman angivna textsträngar. VÄNSTER (LEFT) väljer tecken (även siffror) från vänster, standardantal är 1. HÖGER (RIGHT) väljer på motsvarande sätt tecken från höger. EXTEXT (i vissa versioner: MITT) (MID) väljer det antal tecken du anger från den position du anger. Övningsuppgift I en ny arbetsbok kan du skriva in en namnlista i stil med Algot Andersson Almstigen Almtuna Bengt Birgersson Bostigen Båstad Varje uppgift står i varsin kolumn, men ska omvandlas så att en kolumn innehåller förnamn och efternamn, nästa kolumn innehåller gatuadress och den sista kolumnen innehåller postnummer + ort. En kolumn ska innehålla initialerna. Lösning: Välj att gå till nästa blad. I första kolumnen använder du Infoga funktion (Insert Function) och väljer där Funktionskategori (Category) Text, funktionen Sammanfoga (Concatenate). Det första argumentet blir cellreferensen för det första förnamnet. Det andra argumentet blir (dvs. citattecken, mellanslag, citattecken) och det tredje argumentet blir cellreferensen för efternamnet. Den andra kolumnen hämtar förstås värdet direkt från motsvarande cell i det första bladet. Den tredje kolumnen skapas på motsvarande sätt som namnen. Posten uppskattar dock om du lägger in dubbelt mellanslag mellan postnumret och orten. Inititalerna får du genom att använda funktionen SAMMANFOGA (CONCATENATE) i kombination med VÄNSTER (LEFT) för förnamn och efternamn. I övningsmappen finns lösningen som TEXT.XLS. Ännu enklare blir det förstås, om du använder fältnamn (kalla den första kolumnen för FÖRNAMN, den andra EFTERNAMN osv). Lösningsfilen är gjord med den metoden. Finans När du jobbar med funktionerna i kategorin Finans (Financial) gäller allmänt att om en betalning sker per månad, så måste du även ange periodantalet i månader och räntan måste anges som en månadsränta. Alla belopp som ska betalas (utgifter) anges med ett negativt värde. Här följer en förklaring av några av Finans-funktionerna: AMORT AMORT (PPMT) - Returnerar amorteringsdelen av en betalning för en viss period av ett annuitetslån, baserat på periodiska, fasta betalningar och en fast ränta. 42 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

43 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 43

44 Syntax: =AMORT(ränta; period; periodantal; nuvärde; slutvärde; typ) =PPMT(rate;per;nper;pv;fv) Ränta är räntan per period. Period anger perioden som måste vara i intervallet 1 till periodantal. Periodantal är det totala antalet betalningsperioder i en annuitet. Nuvärde är det nuvarande värdet, dvs nuvärdet av ett antal framtida betalningar. Slutvärde är det värde eller saldo som önskas när den sista betalningen har gjorts. Om slutvärde utelämnas antas argumentet vara 0 (framtida värdet av ett lån är t ex 0). Typ är 0 eller 1 och anger när betalningarna ska göras. Typ 0 eller utelämnat är om betalning ska göras i slutet av perioden och typ 1 om betalningen ska göras i början av perioden. Övningsuppgift Följande formel returnerar den första månadens amortering för ett tvåårigt lån på kr och en årlig ränta på 10%: =AMORT(10%/12; 1; 24; 20000) BETALNING BETALNING (i vissa versioner: AVBET) (PMT) - Returnerar den periodiska betalningen för ett annuitetslån, baserat på fasta betalningar och en fast ränta. Syntax: =BETALNING (ränta; periodantal; nuvärde; slutvärde; typ) =PMT(rate;nper;pv;fv;type) Övningsuppgift Följande formel returnerar de månatliga betalningarna för ett lån på kr med en årlig ränta på 8% som du måste betala på 10 månader: =AVBET (8%/12; 10; ) Anta att du vill spara kr på 18 år genom att spara en fast summa varje månad. Om du räknar med att få 6% i ränta på besparingarna kan du använda BETALNING för att avgöra hur mycket du behöver spara varje månad: =AVBET (6%/12; 18*12; 0; ) SLUTVÄRDE SLUTVÄRDE (FV) - Beräknar det framtida värdet av en investering baserat på fasta, periodiska betalningar och en fast räntesats. Syntax: =SLUTVÄRDE(ränta; periodantal; betalning; nuvärde; typ) =FV(rate;nper;pmt;pv;type) Kom ihåg att för alla argument gäller att de betalningar du gör, t ex inbetalningar på sparkonto, representeras av negativa tal och pengar som du tar emot, t ex återbäring, representeras av positiva tal. Övningsuppgift Anta att du vill spara pengar till ett speciellt projekt som ska starta om ett år. Du deponerar kr på ett sparkonto som ger 6% årlig ränta med månadsvis ränta på 44 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

45 ränta (månatlig ränta på 6%/12 eller 0,5%). Du planerar att sätta in 100 kr i början av varje månad under de kommande 12 månaderna. Hur mycket pengar kommer det att finnas på kontot i slutet av de 12 månaderna? =SLUTVÄRDE(0,5%; 12; -100; -1000; 1) (vilket ger resultatet 2 301,40 kr). NUVÄRDE NUVÄRDE (i vissa versioner: NV (NPV) beräknar nuvärdet av en investering baserat på fasta, periodiska betalningar och en fast räntesats. PERIODER PERIODER (NPER) - Beräknar antal perioder som erfordras för att uppnå ett slutvärde med periodiska fasta betalningar och en fast ränta. Syntax: =PERIODER(ränta; betalning; nuvärde; slutvärde; typ) =NPER(rate;pmt;pv;fv;type) RÄNTA RÄNTA (i vissa versioner: PRS (RATE) returnerar månadsräntan för ett lån eller en annuitet. Matem. och trigon. Några av de funktioner som finns i kategorin Matem. och trigon är: Avrunda AVRUNDA (ROUND) avrundar ett tal till angivet antal decimaler. Cos Visar cosinus för ett tal. Pi Visar värdet för pi. Rot (SQRT) Beräknar den positiva kvadratroten. Sin Returnerar sinus för ett tal. Summa (SUM) Tar fram summan av argumenten. SUMMA.OM (SUM.IF) summerar argumenten baserat på ett villkor. Tan Visar tangens för ett tal. Upphöjt.till (POWER) Ger resultatet av ett tal upphöjt till en exponent. SLUMP SLUMP (RAND)Ibland behöver man ett antal tal som slumpmässigt beräknas. Excel har en funktion för dessa. SLUMP() beräknar ett tal mellan 0 och 1. SLUMP.MELLAN (RANDBETWEEN) ger slumptal inom begärt intervall. Övningsuppgift Skapa en uppsättning bestående av 10 slumptal mellan 0 och 500. Spara den som SLUMP.XLS. Lösningsförslag SLUMP1.XLS. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 45

46 Övningsuppgift Skapa 10 slumptal mellan 100 och 200 i SLUMP.XLS. Spara under samma namn. Lösningsförslag: SLUMP2.XLS. Lägg märke till att slumptalen räknas om varje gång du utför någon beräkning i kalkylbladet! Observera att slumptalen automatiskt räknas om varje gång du utför någon operation på kalkylbladet. Det innebär t.ex. att du inte utan vidare kan sortera slumptalen. För att klara detta måste du först gå till Arkiv, Alternativ, Formler (File, Options, Formulas) och där välja Manuell beräkning (Manual). I detta läge går det bra att sortera slumptalen. Ett annat alternativ är att inte trycka Enter efter det man fyllt i formeln för att generera slumptalet utan i stället trycka F9. Därvid omvandlas formeln automatiskt till ett värde, som naturligtvis låter sig sorteras. Övningsuppgift Hur stor är månadsbetalningen på ett annuitetslån på :-. Årsräntan är 12% och lånet upplagt på 50 år. Använd följande uppställning: Använd funktionen AVBET (PMT) och skapa en formel som räknar ut månadsbetalningen i cell C7. Använd cellreferenser när du anger argumenten till funktionen. Tänk på att omvandla periodantalet till antal månader (multiplicera med 12) och räntan till en månadsränta (dividera med 12) eftersom betalningen sker per månad. Skapa en formel i cell C8 som räknar ut hur mycket man totalt betalar på lånet (Månadsbetalning * Antal perioder * 12) 46 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

47 Markera cellerna C2 till C8 och fyll en serie två kolumner åt höger. Ändra värdet i cell D2 till 25 och värdet i cell E2 till 10. Din kalkyl bör nu se ut så här: Spara kalkylen som ANNUITET i lämplig katalog. Lösningsförslag: FINANS01.XLS i övningsmappen. Övningsuppgift Använd funktionen Slutvärde (FV) i cell C6 för att räkna ut hur mycket pengar det skulle finnas efter 100 år på ett bankkonto med konstant årsränta på 8% och som erhållit en insättning på en krona i slutet på varje år. Spara som SLUTV i lämplig katalog. Lösningsförslag: SLUTV01.XLS i övningsmappen. Övningsuppgift Du sparar 2000:- i månaden på ett konto med årsräntan 9,5%. Hur länge dröjer det innan du kan slå till och köpa din drömbil som kostar :- (förutsatt att priset inte ändras)? Använd funktionen Perioder (NPER). Spara som PERIODER i lämplig katalog. Lösningsförslag: PERIOD01.XLS i övningsmappen. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 47

48 Pivottabeller För att på ett snabbt och enkelt sätt sammanställa stora datamängder i listform kan man skapa pivottabeller. Namnet har samband med att rad- och kolumnrubriker kan roteras för att visa informationen ur olika aspekter. Man använder den för att systematisera och analysera data från en befintlig databas. Pivottabellen kan antingen visas på samma blad som databasen eller på ett separat blad. Skapa Du skapar pivottabellen med Infoga, Rekommenderade pivottabeller (Insert, Recomended PivotTables). Du ska därvid ange den databas som ska användas. Skapa pivottabell Markören ska finnas i den databas som ska ingå i pivottabellen 48 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

49 Eftersom författaren tänker, att du vill göra egna val, så väljer du Avbryt (Cancel). Istället väljer du Infoga, Pivottabell (Insert, Pivot Table). Excel kommer normalt att automatiskt markera den lista som ska bilda databas för pivottabellen. Om fel område väljs ut, så är det bara att ändra i dialogrutan. Det förekommer, att Excel har problem med automatiken. Då kan du hjälpa till genom att markera databasen, ge den ett namn och därefter skriva in namnet. Välj OK. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 49

50 Det nya bladet skapas med följande utseende: Om du befinner dig i Kompatibilitetsläge (Compatibility mode) ser tabellen ut som i Excel I samband med att pivottabellen skapas på ett nytt blad, så kommer ett verktygsfönster Pivottabellfält (PivotTable Field List) fram. Där finns alla fältnamn och du ska sedan dra dem därifrån till den plats i rutorna nedanför, där du önskar dem. Med hjälp av knapparna i verktygsfältet kan du sedan modifiera tabellen. Använd PROVRESULTAT 4.XLS och skapa en pivottabell som beräknar sammanlagda resultaten fördelade per kön. Lösningsförslag: PROVRESULTAT 5.XLS. Tips: definiera fältplacering enligt bilden! Betyg dras till Värden (Values). Kön dras till Rader (Rows). Betyg dras till Kolumner (Columns). 50 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

51 Om du föredrar, att betygen är sorterade MVG, VG, G, IG i stället för i bokstavsordning, så kan du helt enkelt flytta om kolumnerna genom att klicka och dra i fältnamnen! Om du har skapat en Anpassad lista (Custom List), som passar in här, så kommer Excel automatiskt att välja den sorteringen! Om du vill ha bra rubriker, så kan du välja Design, Rapportlayout, Visa i tabellformat. Ändra gärna också till Antal betyg, så ser det bättre ut. Du kanske vill komplettera din pivottabell med namnen på alla eleverna? Det är ju fältet Elev, som innehåller namnen. Dra fältet Elev och placera det under Kön i fönstret Pivottabellfält. Är det onödigt med kolumnen Totalsumma? Välj Layout, Totalsumma, På endast för kolumner. Prova att flytta fältet Kön till Filter! Som du kan se, så kan du nu välja att skapa en rapport med enbast Flickor eller enbart Pojkar! I kapitlet Sammanfattningsuppgift får du en större uppgift att lösa med Pivottabell. Övningsuppgift Öppna BILAR 1.XLS från övningsmappen. Gör en pivottabell, där bilmärket väljs som Filter och där medelvärdet av priset för varje årsmodell visas. Formatera cellerna, så att det inte blir några decimaler! Se figuren nedan! Observera fältknapparna, som gör det möjligt att välja t.ex. bilmodell och årsmodell! Medelvärdet och decimalerna styr du med valet Fältinställningar Prova, att dubbelklicka på något av de värden, som du tror är beräknade av flera bilar. Du kommer att se, att Excel förser dig med en kopia på eget blad av de värden i databasen, som just motsvarar ditt val. Om du justerar något av innehållet i det nya bladet, så kommer dock inte databasen att uppdateras, så justeringar bör ske i originaldatabasen följt av att trycka på kommandot Uppdatera! DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 51

52 Utsnitt En av nyheterna från och med Excel 2010 är Utsnitt (Slicer). Genom att välja Infoga, Utsnitt (Insert, Slicer) kan du på ett elegant sätt filtrera fram önskade poster. I bilderna har ett utsnitt för Modell valts. Då öppnas en ruta, där du lätt kan välja bland de modeller, du önskar visa i pivottabellen. 52 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

53 Pivotdiagram Du ska nu göra ett Pivotdiagram (Pivot Chart) av pivottabellen du just skapat. Se till så att en cell i pivottabellen är markerad. Klicka därefter på Verktyg för pivottabell, Alternativ, Pivotdiagram (PivotTable Toold, Options, PivotChart). Välj förslagsvis ett stapeldiagram. Du får då ett diagram som följande: Med hjälp av fältknapparna kan du ändra diagrammet interaktivt! Webbsida Du kan spara din fil för läsning med hjälp av en webbläsare. Gör så här: Välj Arkiv, Spara som (File, Save as ), välj filformat HTM. Din fil sparas i HTML-format och kan därefter öppnas med en vanlig webbläsare, t.ex. Internet Explorer. Du kan då välja att spara hela arbetsboken eller delar av den, om du väljer alternativet Publicera (Publish). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 53

54 Import/export Importera Du kan importera filer av många format. Du kommer åt dessa på följande sätt. Välj Arkiv, Öppna (File, Open). Följande alternativ finns: Alla (*.*) Visar alla filer, men du kan inte nödvändigtvis importera dem för det! Alla Microsoft Excel-filer Microsoft Excel-filer (*.xl*) Arbetsböcker, mallar etc Webbsidor & -arkiv(*.htm; *.html; *.mht; *.mhtm) bl.a. Internet-sidor XML-filer (*.xml) databasformat Textfiler (*.prn;*.txt;*.csv,*.skv) Filer skapade i olika editor-program. Alla datakällor (*.odc, *.udl, *.dsn, *.mdb, *.mde, *.dbc) m.fl. Access-databaser (*.mdb, *.mde, *.accb*) Databaser skapade i Access Frågefiler (*.?qy) m.fl. Textfiler från externa databaser med källdatauppgift dbase-filer (*.dbf) Vanlig databasstandard MS Excel 4.0-makron (*.xlm; *.xla) Importeras i Excel 4.0- format, men kan senare -arbetsböcker (*.xlw) sparas om i Excel 5.0- format Kalkylblad (*.xls*) Äldre Excel-blad eller Excel 5.0-arbetsbok Arbetsytor (*.xlw) Mallar (*.xlt*) Tillägg (*.xla*; *.xll) Verktygsfält (*.xlb) SYLK-filer (*.slk) Standard som många program använder Dataöverföringsformat (*.dif) Säkerhetskopior (*.xlk; *.bak) OpenDocument-kalkylblad (*.ods) d:o Excel 5.0 (.bak) medan Excel 7.0 och senare använder *.xlk OpenOffice, LibreOffice, StarOffice m.fl. 54 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

55 Att tänka på Det kan finnas många komplikationer med att importera en fil från ett annat filformat. Om det gäller äldre Excel-filer, så kommer dessa att konverteras till Excel 5.0-format. När man sedan sparar om dem, så kan man välja i vilket format de nu ska sparas. Mer om detta senare. Om man sparar den i Excel 5.0-format, så kan den inte öppnas i t.ex. Excel 4.0. Excel 7.0 har samma filformat som Excel 5.0. Excel 97, 2000, 2002 och 2003 har samma filformat (liksom Macintosh-versionerna 98, 2001 och X). Excel 2007 och senare versioner har ytterligare ett annat filformat. När det gäller att öppna filer från andra format, så brukar detta fungera bra så länge som man inte använt alltför ovanliga funktioner. De allra flesta funktionerna i andra kalkylprogram hanteras även av äldre versioner, men det kan ibland uppstå problem. Ett vanligt sådant är t.ex. att datum-, tid- och talformat skiljer sig i den fil man ska öppna från den standard som används i Excel, som startas under ett standardinstallerat Windows. I följande övning ska vi ge ett exempel på hur du kan komma runt även sådana problem. Ett annat problem som kan förekomma, är att import av tal av typen 1 111,11 inte accepteras av Excel som tal utan blir text hur man än bär sig åt. Då kan det hjälpa att markera talserien, välja Sök (Find) (mellanslag), Ersätt (Replace) med (ingenting). Ibland är det inte ett vanligt mellanslag utan ett hårt mellanslag, vilket har annan teckenkod. Då kan det gå att kopiera det hårda mellanslaget, kopiera och klistra in det i Sök och sedan fortsätta som ovan. Övningsuppgift I övningsmappen finns en textfil MATRES.TXT, som innehåller mätresultat med en kolumn med datum i format och andra kolumnen innehåller tal med decimalpunkt i stället för -komma. Vi ska gå igenom hur man ändå kan importera denna fil och åstadkomma en korrekt kalkyl. Öppna fil Därefter väljer du Arkiv, Öppna (File, Open)och anger Textfiler och öppnar därefter MATRES.TXT. Då kommer Textimportguiden (Text Import Wizard) att öppnas. Börja med att ange att rubriken inte ska importeras genom att markera att importen ska starta med rad 2. Du kan samtidigt konstatera, om guiden upptäckt att textfilen är skapad med Windows (ANSI)- format. Om t.ex. å, ä och ö visas felaktigt, så kan du prova med andra alternativ. Välj Nästa. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 55

56 I andra steget kontrollerar guiden vilken typ av avgränsare (separator), som ursprungsfilen använt. I vårt fall finner den (korrekt), att Tabb (Tab) använts. Välj Nästa. Guiden föreslår nu Kolumndataformat Allmänt (Column Data Format General) för båda kolumnerna. Det innebär, att datumen skulle bli tal, varför du får markera första kolumnen och ange att detta ska vara Datum (Date) i formatet ÅMD (YMD). Beträffande den andra kolumnen måste du välja avancerat: 56 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

57 Den tredje kolumnen använder efterföljande minus, så du får se till att även denna ruta är ibockad. Om du hade importerat en fil med stora tal, kan dessa använda punkt eller till och med komma som tusentalsavgränsare, och då hade du möjlighet att ta hänsyn till detta här. Vid decimaltecken fäller du ned listpilen och väljer punkt (.). Välj Avsluta (Finish). För att den här funktionen ska fungera på rätt sätt krävs en uppdaterad programversion. Konstatera, att filen lästs in korrekt i Excel. Spara din fil som Excel-arbetsbok under namnet MATRES.XLS. Lösningsförslag finns som MATRES1.XLS. Övningsuppgift En transaktionslista från ett företags grundbok har överförts från ett minidatorsystem. Filen har namnet TRANSAR. Importera den till Excel, sortera den i kontonummerordning och ta reda på de 10 största posterna i kontoklass 1, dvs har kontonummer som börjar på 1. En lösning finns i filen TRANSAR1.XLS. Exportera Om den kalkyl du gjort ska exporteras till ett annat kalkylprogram är det troligen nödvändigt att tänka sig för, när man sparar den. Om din kalkyl ska läsas av t.ex. Excel 4.0, så ska du spara den i det formatet. Denna programversion använder inte blad, varför varje blad bör sparas för sig under olika filnamn. Microsoft Works 3.0 kan läsa Excel 5.0-filer, men eftersom Works endast använder ett kalkylblad, så kommer Works att fråga vilket av Excels blad som ska användas. Det går också att spara filen i ett antal standardformat, såsom SYLK, DIF, blankstegsformaterad (*.prn) och kommaavgränsad (*.csv), både för Macintosh- och OS/2-format. Dessutom kan rena textfiler skapas. PDF- XLS- och ods (Open Document)- filer kan också skapas. Om du är osäker på vad mottagaren av din fil har för importmöjligheter, bör du be denne undersöka detta på sitt system. Microsoft Access importerar obehindrat Excel-databaser under förutsättning att dessa följer regelverket. Diagram- och modulblad (makro) kan endast undantagsvis förstås av andra program. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 57

58 Makron Ett makro är en serie kommandon och instruktioner till Excel. Du kan när som helst köra makrot, det vill säga spela upp makrot och utföra instruktionerna, med ett enda kommando. Makron används till exempel för att förenkla komplicerade uppgifter som du utför ofta. Om du skapar ett makro för uppgiften blir det som att ha ett skräddarsytt kommando för just den uppgiften. I det här kapitlet tas det upp hur du skapar ett så kallat procedurmakro genom att spela in tangent- och mustryckningar. Det tas också upp hur du använder, det vill säga spelar upp, makron och hur du kopplar dessa till ett kortkommando. Inspelning av procedurmakro Det enklaste sättet att skapa ett makro är att helt enkelt spela in tangent- och mustryckningar. När du sedan kör makrot kommer allt du gjorde under inspelningen att spelas upp igen. För att starta inspelningen av ett makro gör du så här: 1. Välj Visa, Makron (View, Macros). 2. Klicka på Spela in makro (Record Macro ). 3. Ange ett namn på makrot. 4. Ange eventuellt en beskrivning av makrot. 5. Ange eventuellt det Kortkommando (Shortcut key) som du väljer. 6. Bekräfta med OK. 7. Utför de tangent- och mustryckningar som ska ingå i makrot. 8. Tryck på knappen Stoppa inspelning (Stop recording) i Statusfältet eller välj Visa, Makron, Stoppa inspelning (View, Macros, Stop recording). 58 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

59 Övningsuppgift Skapa ett makro som stänger av rutnätet (Stödlinjer - Gridlines, hittas under Visa - View). Namnge makrot till RUTNÄTAV och koppla det till kortkommandot CTRL + r. Kör För att starta makrot kan du antingen använda kortkommandot eller göra följande: Klicka på Makro (Macro) i Visa (View)-gruppen. Välj vilket makro det är du vill spela upp genom att markera det i listan. Klicka på knappen Kör (Run). Övningsuppgift Kör makrot du precis skapade. Spara arbetsboken under namnet MAKRO.XLS. Övningsuppgift Fortsätt med samma arbetsbok Spela in ett makro (döps till Titel, gärna med kortkommandot Ctrl+Shift+T) som gör följande: Infogar två nya rader högst upp i kalkylbladet. Markerar cell A1. Ändrar teckenstorleken i denna cell till 18. Sätter fetstil och kursiv stil. Markerar cellerna A1:H1 och centrerar texten över kolumner (Merge and Center). Gör bakgrunden i dessa celler grå och texten röd. Skriver in ditt namn i cell A1. Markerar cell A2 Stoppa sedan instpelningen! En lösning finns sparad som MAKRO 1.XLS. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 59

60 Mer om makro I kapitlet Makro lärde du dig hur man spelar in ett procedurmakro och därefter spelar upp det med Visa, Makron (View, Macros). I detta avsnitt ska du lära dig hur man kan koppla en knapp till ett makro och hur du kan skapa en egendefinierad funktion. Vidare ska du lära dig hur du kan gå in i makrospråket och göra modifieringar. Avancerad programmering i makrospråket utgör däremot en egen kurs. Köra makro med kortkommando Om du inte angivit kortkommando under inspelningen, så kan du göra det efteråt. Du väljer då Visa, Makron (View, Macros), markerar aktuellt makro och klickar därefter på Alternativ (Options), så ges du möjlighet att komplettera med kortkommando. Det blir olika kortkommandon, om du använder gemener respektive VERSALER! Beskrivningen (Description)kommer att synas i dialogrutan samt som kommentar i VB-editorn. Koppla makro till knapp på kalkylbladet För att skapa en knapp att koppla makrot till gör du på följande sätt: Gå till ett vanligt kalkylblad i samma arbetsbok som makrot och rita någon figur (till exempel rektangel med rundade hörn). Högerklicka på figuren och välj Koppla makro till knapp. (Assign Macro ) Dialogrutan Koppla makro till objekt (Assign Macro) öppnas: Du markerar önskat makro och klickar på OK. Du har sedan möjlighet att ge den namn, mönster, färg etc. 60 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

61 Övningsuppgift Spela in makrot för att stänga av rutnätet och koppla det sedan till en knapp, som du ger texten RUTNÄT. Spara som MAKRO.XLS. Lösningsförslag finns som MAKRO 1.XLS. Koppla makro till knapp i Snabbåtkomstfältet Att gå via menyn Vy, Macro (View, Macro) är ett ganska besvärligt sätt att starta makron. Därför finns det flera andra sätt att starta dem. I detta avsnitt ska du pröva att koppla ett befintligt makro till en knapp i Snabbåtkomstfältet (Quick Access Toolbar). Fortsätt med filen MAKRO.XLS eller öppna filen MAKRO 1.XLS bland övningsfilerna. Gör sedan så här: 1. Högerklicka i Snabbåtkomstfältet (Quick Access Toolbar) 2. Välj Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (Customize the Quick Access Toolbar) Vid Välj kommandon från (Choose commands from) anger du Makron (Macros). Dina makron visas med en knappsymbol bredvid och du väljer önskat makro. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 61

62 Byta knappar eller menyval kopplade till makron Om du markerar ditt makro den högra spalten av Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (Customize the Quick Access Toolbar), så kan du klicka på Ändra (Modify ) Därvid får du en mängd knappbilder att välja bland. Du kan en befintlig knappbild enligt ovan! Övningsuppgift Börja med att öppna filen MAKRO 1.XLS bland övningsfilerna. Skapa dels en knapp i Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som är kopplad till makrot Rutnät (om du inte redan har gjort det), dels en knapp kopplad till ett nytt makro Återställ (som du ska skapa), som ska återställa rutnätet. Visual Basic-editorn Det är med hjälp av Visual Basic-editon som du kan skapa, redigera och även ta bort VBA-kod som finns i en öppen arbetsbok. Du kan ta fram VB-editorn på flera olika sätt: Visa, Makron, Redigera (View, Macros, Edit) eller Alt+F DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

63 Till vänster under verktygsfältet finns projektutforskaren. Under mappen Moduler (Modules) ser du vilka moduler som finns i din arbetsbok. Det är i moduler som dina makron finns. Om du vill titta på vilka makron som finns i en modul dubbelklickar du på modulen i projektutforskaren, varefter innehållet visas i fönstret till höger. Modulen kan ainnehålla ett eller flera makron och lagras i arbetsboken. Under mappen Microsoft Excel-objekt (Microsoft Excel Objects) ser du vilka blad som finns i arbetsboken och även ThisWorkbook. Bladen visas för att du kan koppla VBA-kod till olika händelser i bladen. Du kan till exempel göra så att VBA-kod körs om bladet aktiveras eller om markeringen ändras. Du kan även lägga in kod, som ska köras vid olika händelser oberoende av i vilket blad det inträffar med hjälp av ThisWorkbook. Om du vill se om någon kod är kopplad till de olika bladen eller arbetsboken som helhet, dubbelklickar du på bladet eller ThisWorkbook. Koden visas i fönstret till höger. Under projektutforskaren finns egenskapsfönstret, där du kan ställa in egenskaper för dina moduler eller formulär. Exempel på egenskaper för moduler är modulernas namn. I Excel kan du skapa formulär, som enkelt sagt är egna dialogrutor som du kan använda. Exempel på egenskaper i ett formulär är formulärets höjd eller bredd. I fönstret till höger kan du se vilken kod som finns kopplad till kalkylblad, arbetsböcker, formulär eller som finns i moduler. Du får fram koden genom att dubbelklicka på respektive Excel-objekt. VB-editorn har samma utseende i alla Office-program. Det som däremot skiljer är vilka objekt som visas i projektutforskaren och egenskaperna i egenskapsfönstret. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 63

64 Redigera kod Med makrot Titel, som du gjorde i kapitlet Makro skapade du följande text: Koden för detta är: 64 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

65 Här följer en genomgång av vad koden gör: Den första raden börjar med Sub, och den talar om var makrot börjar. Namnet efter Sub anger makrots namn. Parenteserna ingår i koden. Längst ner finns det en raden med End Sub, som talar om var makrot slutar. Efter Sub-raden kommer ett antal rader med grön text. Dessa inleds med en apostrof ( ). Det är kommentarer till makrot. De härrör från den beskrivning du skrev, när du spelade in makrot. Det går bra att ta bort, ändra eller komplettera dessa kommentarer. Det som bestämmer att det är kommentarrader är just att de inleds med en apostrof. Efter kommentarerna följer: Rows( 1:2 ).Select Med egenskapen Rows och metoden Select markeras raderna 1 till 2. Med raden därefter: Selection.Insert Shift:=xlDown Infogas nya rader. Range( A1 ).Select Anger egenskapen Range och metoden Select att cellen A1 ska markeras. Sedan kommer en With-sats enligt följande: With Selection.Font.Name = Arial.Size = 18.Strikethrough = False.Superscript = False.Subscript = False.OutlineFont = False.Shadow = False.Underline = xlunderlinestylenone.colorindex = xlautomatic End With Ovanstående kod infogades, när du valde teckenstorlek 18 punkter. En With-sats används om du vill göra flera inställnngar på ett objekt och inte vill upprepa objektets namn för varje inställning. I det här fallet gäller det inställningar för markerad cell. För att ange teckenstorlek hade det räckt med följande kod: Selection.Size = 18 När du använder makroinspelaren lägger den ofta in kod för många fler inställningar än den du begärt. Det blir därför överskottskod, som du kan redigera bort och därmed göra makrot snabbare. Handlar det endast om några rader kod, så påverkar detta troligtvis inte så mycket snabbheten, men är det hundratals rader kod, så kommer det att göra skillnad! DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 65

66 Mot slutet av koden hittar du raden som åstadkommer texten: ActiveCell.FormulaR1C1 = DC LÄROMEDEL Lägg märke till cellreferensen R1C1 (Row1, Column1) istället för A1. Övningsuppgift Rensa koden från onödiga rader! Relativa och absoluta referenser När du har spelat in din kod, har du inte angivit hur referenserna till cellerna i kalkylbladet ska anges. Om du inte anger något särskilt, blir referenserna absoluta. Detta innebär att om du klickar på cellen A1 när du spelar in makrot och skriver en text kommer texten alltid att infogas i cell A1. Du ser i ett makro, om absoluta referenser använts när egenskapen Range och metoden Select referera till en bestämd cell: Range( A1 ).Select Ibland är det så att absoluta referenser inte är det du behöver. Du kanske vill att en text infogas i cellen du har markerat eller i cellen närmast till vänster om den markerade. Om du vill att makrot ska fungera på detta sätt, ska du välja relativa referenser i stället för absoluta vid inspelningen. Om du klickar på den valet Använd relativa referenser (Use Relative References) i Makro-menyn, så kommer Excel att använda just relativa referenser vid makroinspelningen. När du sedan kör makrot måste du dock tänka på att du inte står i en cell som resulterar i att Excel försöker markera en cell utanför kalkylbladet! Exempel på kod med relativa referenser blir: ActiveCell.Offset(1,1).Range( A1 ).Select Det är således egenskapen Offset som anger hur många rader upp eller ner samt hur många kolumner till höger eller vänster som markeringen ska flyttas. 66 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

67 Programmering Ta fram Visual Basic Editor, till exempel med Visa (View), Makron (Macros), Visa makron. Markera makrot Rutnät och välj Redigera (Edit): Du kan nu se VisualBasic-koden och har möjlighet att redigera den. Gör följande förändring i koden: ActiveWindow.DisplayGridlines = False Ändras till: ActiveWindow.DisplayGridlines = Not ActiveWindow.DisplayGridlines Därigenom kommer makrot att istället växla mellan rutnät/icke rutnät. Övningsuppgift Gör ovanstående redigering. Testa funktionen och spara under samma namn. Lösningsförslag finns som MAKRO2.XLS. Funktionsmakro Redan från början finns ett par hundra funktioner i Excel. Det går att bygga på dessa med egendefinierade funktioner. Sådana måste skrivas in manuellt på ett modulblad. I det följande går vi igenom ett sådant exempel. Vi önskar konstruera en funktion som beräknar andelen i NOODLES6.XLS. Börja därför med att öppna filen och Blad 1 och radera innehållet i cellerna G4:G8. Alla funktioner måste börja med att deklarera vilka typer av argument som funktionen kommer att bearbeta och vilken typ av tal eller objekt som slutresultatet kommer att få. Skapa en modul på följande sätt: Öppna Visa, Makron (View, Macros), Visa makron, Redigera (View Macros, Edit). Välj därefter Infoga (Insert), Modul (Module). Skriv sedan in enligt följande: DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 67

68 Gå därefter tillbaka till Excel genom att stänga VBA-fönstret eller trycka på Excelknappen i verktygsfältet. Använda egendefinierad funktion Markera cellen där du önskar resultatet. Välj Infoga funktion (Insert Function), Funktionskategori (Category), Anpassade (User Defined), Funktionsnamn (Select a function) och fullfölj guiden som vanligt. Upprepa detta för samtliga celler och stäng utan att spara. Lösningsförslag finns som NOODLES8.XLS. 68 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

69 Plats för anteckningar DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 69

70 Målsökning Ofta vet du vilket resultat du vill att en formel ska ge, men inte vilka indatavärden formeln behöver för att uppnå resultatet. Om du vill lösa en sådan formel kan du tillämpa målsökning. Vid målsökning ges den cell du anger olika värden, tills en formel som är beroende av cellen ger önskat resultat. Målsökning besparar dig en massa tidsödande arbete. Om du vill hitta en lösning till en formel gör du så här: 1. Välj Data, Dataverktyg (Data Tools), Konsekvensanalys (What-If Analysis), Målsökning (Goal Seek ). 2. Skriv i rutan Målcell (Set cell) referensen eller namnet på den cell som innehåller formeln du vill hitta en lösning för. Du kan göra detta antingen genom att skriva referensen eller namnet, eller genom att markera cellen i kalkylbladet. 3. Skriv det värde du vill ha fram i rutan Värde (To value). 4. Skriv i rutan Justerbar cell (By changing cell) referensen för den cell som innehåller värdet som ska ändras för att du ska få fram önskat resultat. Du kan göra detta genom att skriva referensen eller namnet, eller genom att markera cellen i kalkylbladet. Se till att du anger referensen för den cell som innehåller ett värde som den ursprungliga formeln är beroende av, antingen direkt eller indirekt. Ange inte referensen för en cell som innehåller en formel. 5. Välj OK. En dialogruta där du kan avläsa målsökningens status visas. Om du vill avbryta målsökningen väljer du Paus (Pause). För att sedan fortsätta målsökningen ett steg i taget, väljer du Stega (Step). Välj Fortsätt (Continue) när du vill återuppta vanlig målsökning igen. När målsökningen är klar visas resultatet i kalkylbladet. Om det inte gick att hitta den specifika lösningen du ville få fram, visas ett meddelande. Om det gick att få fram den lösning du ville ha fram för formeln, väljer du OK för att spara lösningsvärdena i kalkylbladet. Du kan återställa de ursprungliga värdena genom att välja Avbryt (Cancel). Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok och skriv in följande kalkyl. I cell C7 ska det skrivas in en formel som räknar ut resultatet (skriv gärna Resultat i stället för Vinst i B7!). 70 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

71 Använd sedan målsökning för att ta reda på följande: Hur stort måste försäljningspriset vara för att ge en vinst på kr vid st sålda? Gör en break even-analys då försäljningspriset är 36,25 kr. Break even uppnås när resultatet är 0! I övningsmappen finns lösningen som Målsök01.xls. Målsökning påminner mycket om att lösa ekvationer, vilket du kanske gjorde på matematiklektionerna i gymnasiet! DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 71

72 Integration med andra program i MS Office Tabeller, diagram etc., som man gör i Excel, kan du exportera till Word eller PowerPoint för vidare bearbetning. Det är bara ett sätt att aktivt arbeta tillsammans med andra program i Windows. Det finns flera sätt att arbeta integrerat med de andra programmen som ingår i Office-paketet. Att infoga länkar Att infoga länkar (Linking) till andra program betyder att du skapar en liten adresshänvisning till ett annat program som finns tillgängligt för datorn du arbetar med. Observera att länkar fungerar med de flesta professionella program på marknaden, inte bara program från Microsoft. Som exempel kan nämnas Lotus SmartSuite som är en av huvudkonkurrenterna till Office-paketet. Om vi jämför med funktionen att klippa och klistra (Copy and Paste), så är skillnaden följande. Om du markerar t ex ett diagram i en arbetsbok i Lotus 1-2-3, klickar på Kopiera (Copy) och därefter öppnar PowerPoint och väljer Klistra in (Paste), så kommer du att få en identisk kopia av diagrammet du just kopierade i Lotus Denna kopia är helt frikopplad från sitt ursprung och om du gör förändringar i originalet påverkar det inte din kopia inne i PowerPoint på något sätt. En grov metafor är att du tagit ett foto av det ursprungliga diagrammet. Hade du istället öppnat en länk (link) mellan diagrammet i Lotus 1-2-3, genom att i PowerPoint välja Infoga, Objekt (Insert, Object ) och där leta upp Lotus kalkylark, så hade varje förändring i originalet påverkat kopian i PowerPoint. För att jämföra med den förra liknelsen, så fungerar ett länkat objekt som om man installerat en övervakningskamera hos det andra programmet. Sker det någon förändring i originalet, så återspeglas det direkt i PowerPoint. Länkar är således ett kraftfullt verktyg om man använder det på rätt sätt. Varför använder vi klipp-och-klistra (cut-and-paste) metoden överhuvudtaget istället för att skapa länkar (links) hela tiden? För det första kräver det en hel del av datorns kraft att bevaka alla olika länkar som skulle kunna förekomma. Dessutom kanske vi bara vill ha en stillbild av dagsläget, inte en aktiv länk som förändras med tiden. För det andra har utvecklingen gått relativt trögt inom detta område beroende på att det har funnits flera olika typer av länkar som de konkurrerande mjukvaruföretagen lanserat som den enda rätta vägen. Det har inneburit att inte alla program kunnat koppla länkar till varandra. För det tredje krävs det att när en länk upprättats mellan två program, så får inblandade filer (t ex en arbetsbok i Excel) inte flyttas, byta namn eller raderas från datorn. Det innebär att man riskerar att måla in sig i ett hörn med alla sina länkar 72 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

73 man kan kanske inte ta med sin presentation till andra datorer för att visa bildspelet, eftersom de inte har de aktuella program som länkarna pekar på i det bildspelet. Den typ av länkar som Microsofts program använder är speciellt avpassad för att de olika delarna i Office-paketet ska kunna samverka på bästa sätt. Därför är det relativt säkert att koppla länkar mellan dessa olika program, men observera att länkar även kan infogas från andra program än just Word, Excel och Access. För att skapa en länk väljer du Infoga, Textobjekt (Insert, Text Object ) och letar i listan som visas i dialogrutan. Är det du vill länka redan tidigare sparat i en viss fil väljer du alternativet Skapa från fil (Create from file), i annat fall Skapa nytt (Create new). Integration med Word Infoga kalkyler och tabeller Om du väljer att kopiera ett cellområde i Excel och därefter Klistra in i Word, så kommer inklistringen att bli RTF-text (Rich Text Format) som en Word-tabell. Som alternativ kan du välja Klistra in special (Paste Special). Där finns bl.a. alternativet Microsoft Excel kalkylbladobjekt. Då behålls formateringen från Excel. Om du dubbelklickar på objektet efter inklistringen kommer Word att erhålla alla menyer och verktygsfält från Excel, så att objektet kan modifieras med vanliga Excelhjälpmedel. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 73

74 Infoga Excel-diagram För att infoga ett diagram gör man på samma sätt som beträffande cellområde. Det kan dock vara en god idé att göra diagrammet på ett kalkylblad och därefter kopiera det. Ett diagram på kalkylblad är lättare att anpassa i storlek, så att kopian i Word blir lagom stor. Alternativen är: Använd måltema och bädda in arbetsbok Bevara källformatering och bädda in arbetsbok Använd måltema och länkdata Behåll källformatering och länkdata Klistra in som bild Integration med PowerPoint I PowerPoint kan du välja Layout, Diagram (Chart) och får då upp följande: Integration med Access Import från Excel Om du pekar på Externa data, Importera och länka, Excel (External Data, Import & Link, Excel)i Access visas dialogrutan Hämta externa data (Get External Data), där du kan importera tabeller från databaser som har skapats i Excel. Import kan ske till en befintlig tabell eller till en ny tabell. En mycket vanlig situation är att man har en databas i Excel som man vill använda i form av en tabell i en databas i Access. 74 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

75 För att importen ska fungera på bästa sätt, så bör Excel-databasen ha skapats med de regler som framgår av början på kapitlet Databaser. Om det finns flera databaser på samma kalkylblad, så är det lämpligt att de tilldelats Namn (Formler, Namnhanteraren Formulas, Name Manager). Export till Excel Vill du jobba vidare med en Accesstabell i Excel? Gör så här: Välj fliken Externa Data, Exportera, Excel (External Data, Export, Excel).. Tabellen konverteras automatiskt till ett kalkylblad i Excel. Enklare kan det knappast bli. Ibland kan du råka ut för denna meddelanderuta: Klicka på knappen OK och bry dig inte mera om det. Detta meddelande är oftast ofarligt och brukar bero på att Excel inte vill acceptera någon indatamask. Om du har mer än poster (antalet rader i ett kalkylblad i Excel 2007/2010), kommer du naturligtvis också att stöta på problem, när du konverterar tabellen till ett kalkylblad! Integration med Project Import till Project Du kan Kopiera din Excel-databas och därefter Klistra in den i Project på motsvarande sätt som beskrivits för t.ex. Word. Annars kan du välja Importera och därvid styra t.ex. vilka fält som ska importeras till de olika fälten i Project. Export från Project Du kan naturligtvis Kopiera i Project och Klistra in i Excel. Du kan också välja Spara som och där välja Excel-format. Därvid öppnar sig ett antal fördefinierade tabeller. Utöver dessa kan du själv skapa anpassade tabeller. När du infogar objekt, kommer hela filen (alltså inte enbart den markerade delen av filen) att infogas i målfilen. Hela innehållet, t.ex. andra kalkylblad i en Excel-arbetsbok, blir på så sätt tillgängligt för användaren av målfilen. För att undvika detta måste du t.ex. välja att infoga Bitmapp i stället för objekt. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 75

76 Sammanfattningsuppgift Följande uppgift utgör en övning, där du får använda flera av de olika funktionerna som finns i Excel. Exempelföretaget heter Export AB. Detta företag säljer sina produkter A1-A7 till många marknader runtom i världen. Budgeten för åren finns i filen Export AB.xls: Din uppgift består nu i att presentera detta material på olika sätt. Delsummering Budgeten presenteras här ovan delsummerad per land och per region. Regionerna är sorterade Europa, Nordamerika, Sydamerika, Asien, Afrika, Australien. Alla dessa exporterar inte företaget till ännu, men planerar att göra det så småningom, så det är bäst att lägga upp en anpassad sorteringslista. Tips 1. Ändra till tid genom att ändra dem till , etc. samt formatera för visning (Formatera celler) som enbart årtal. Tips 2. Kopiera Budget-bladet till ett nytt blad och gör delsummeringarna på detta blad. På detta sätt undgår du att behöva ta bort delsummeringarna när du senare skapar pivottabellen. 76 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs