Verksamhetsplan för Regionservice 2016

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Regionservice Torbjörn Svanberg Förvaltningschef Datum Diarienummer DNRGS Driftnämnden Regionservice Verksamhetsplan för Regionservice 2016 Förslag till beslut Driftnämnden noterar att nämnden har tagit del av förvaltningschefens verksamhetsplan för Regionservice Bakgrund Verksamhetsplanen syftar till att på en övergripande nivå styra Regionservice verksamhet utifrån Driftnämndens beslutade Mål och inriktning för Planen återredovisas till Driftnämnden som en bekräftelse på styrningen genom Mål och inriktning Regionservice verksamhet ska vidare bedrivas utifrån det givna uppdraget, Regionfullmäktige beslutade policy samt utav Regionstyrelsen och regiondirektören beslutade riktlinjer och övriga koncernregler. Region Hallands värdegrund Vi KAN är en av flera viktiga styrande handlingar i vår verksamhet. Regionservice ledning deltar i arbetet med verksamhetsplanen och samverkan sker med de fackliga organisationerna. I verksamhetsplanen anges de prioriterade områden och mål som organisationen ska arbeta med under året, således beskrivs inte allt arbete Regionservice ansvarar för i verksamhetsplanen. Vidare ges särskilda uppdrag till områdescheferna, chefen för regionupphandling samt vissa stabsfunktioner. Nämnda chefer ska årligen utarbeta en verksamhetsplan inom eget ansvarsområde. Verksamhetsplanerna ska innehålla mål/aktiviteter som styr mot Regionservice fastställda mål och givna uppdrag. Målen ska vara mätbara vilket innebär att en skillnad skall kunna identifieras, jämföras med satta mål, analyseras och ligga till grund för fortsatt utveckling. Det ska även finnas en aktivitetsplan som beskriver aktiviteter, resurser, ansvar och tidplan för att nå de uppsatta målen. December 2015 Torbjörn Svanberg Förvaltningschef Regionservice

2 Sida 2 av 10 Verksamhetsplan för Regionservice 2016 Övergripande styrningen av Regionservice i sitt helhetssammanhang Nedanstående bild visar den samlade kedjan för hur styrning hänger samman i Region Halland. = underställda = verkställer och följer upp, utövar uppsiktsplikt = styr strategiskt funktionerna upphandling, fastighet och IT Regionservice grunduppdrag Uppdraget är att vara intern leverantör av kostnadseffektiv service och administration med rätt kvalitet till regionens kärnverksamheter. Regionservice ska utifrån kundkrav och behov från nämnder i regionen, utföra och effektivisera den service av olika slag som ägaren, Regionstyrelsen, överenskommer med driftnämnden att utföra. Uppdraget innebär också att effekten av det som genomförs inom Regionservice ska bidra till regional utveckling och tillväxt samt ökad jämnställdhet och mångfald. Regionservice linjeorganisationen finns beskriven i förvaltningens ledningssystem.

3 Sida 3 av 10 Regionservice förutsättningar 2016 Regionservice har flera stora utmaningar Våra relationer till kunden behöver utvecklas. Detta ska ske genom ett närmare samarbete där kundens behov av köpt tjänst tydliggörs parallellt med utveckling av enklare och mer transparanta prismodeller. Innehållet i levererad tjänst behöver granskas i syfte att kunna tydliggöra eventuella förändringar över tid som inte reglerats ner eller upp. Formerna för utvärdering av levererad tjänst ska utvecklas. Utvärderingen ska ge tydligare förutsättningar för justering av såväl tjänsten som ersättningen för levererad tjänst. För att sätta in förvaltningens utmaningar de närmaste åren i ett större samman-hang ges här en kort tillbakablick sedan början på 2000-talet. Prismodellerna för förvaltningens verksamhetsområden vid den tiden kost, städ, logistik, tele och teknisk service sattes i början av 2000-talet och har sedan endast marginellt förändrats. Sett över åren fram till cirka 2012 gick förvaltningen med överskott i princip varje år. Överskottet reglerades genom en återbäring till de köpande förvaltningarna. En mindre del avsattes för kommande års verksamhetsutveckling gjordes en övergripande styrning som innebar att Regionservice fick sänka sina priser i syfte att skapa jämnare flöde av pengarna över hela året. Sänkning innebar i princip en justering på 3%. Berörda verksamheter var Tele, IT, Städ, Kost, Logistik, Ekonomiservice och Teknisk service. Samtidigt beslutades att eventuellt överskott skulle överföras till central nivå. Övergripande styrningar för åren 2014, 2015 och 2016 har inneburit att Regionservice inte fått höja internpriserna gentemot kund förutom hyran på fastigheterna. Det ekonomiska resultatet för 2015 prognostiseras till ett överskott på förvaltningsnivå. Dock bedöms att vissa områden står inför en särskilt ansträngd utmaning att klara det ekonomiska resultatet kommande år. Åtgärdsplaner för ekonomi i balans behöver tas fram i ett tidigt skede inom flera verksamhetsområden. Sammanfattningsvis behöver vi arbeta med verksamhetsanpassningar för att öka verkningsgraden av varje insatt krona på olika sätt med bibehållen eller ökad kvalitet.

4 Sida 4 av 10 Förvaltningschefens uppdrag till underställda chefer i linjen och struktur för att omvandla mål till medarbetarnivå Uppdrag som gäller över tid till resultatansvariga chefer, funktionsansvariga samt några andra över förvaltningen gemensamma rollinnehavare återfinns i kapitel 103 i ledningssystemet (under utarbetande). Förvaltningschefen har med stöd av ledningsgruppen omsatt driftnämndens mål till Verksamhetsplan I denna plan finns särskilda uppdrag definierade för Verksamhetsplan 2016 med särskilda uppdrag ska sedan genom linje-organisationen skapa målfokus på medarbetarnivå. Utvecklingssamtal och lönesamtal ska knyta an till verksamhetens uppdrag och mål med de gemensamma bedömningskriterierna som grund. Verksamhetsplanen beskriver delar av förvaltningens verksamhet. Framgångsfaktorer I förhållande till våra kunder Respektfullt bemötande Transparanta och lättfattlig prismodell Kunderna ska känna sig trygga med vårt utförande Leverera i tid och med rätt kvalitet efter överenskommelse Engagemang för såväl vårt eget som för kundens uppdrag I ledning och styrning Följer upp mål, resultat och återkopplar till verksamheten Har en väl fungerande samverkan såväl inom förvaltningen som med övriga intressenter Genomför överenskommelser och uppdrag inom avdelade tider Vara beredda att efter styrning från regionkontoret ta emot ytterligare stödfunktioner från kärnverksamheten. Tydlighet i ansvar och befogenheter såväl genom hela linjeorganisationen som mellan linjen och stabsfunktionerna.

5 Öka verkningsrad Sida 5 av 10 Mål och uppdrag 2016 OC AC RU FA KA = områdeschef (G/K=Gas/kommunikation, N= Närservice, I/T=IT/Tele, T/S=Teknik/Service) = avdelningschef Regionupphandling = Direkt underställda Chefer (alla resultatansvariga chefer under FC) = Funktionsansvarig (kan t.ex. vara Ekonomi, Personal, Miljö m. fl.) = Kundansvarig Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Förvaltningens aktiviteter Indikatorer Ansvarig Delta i regionens åtgärdsarbete med fokus på utveckling av vårdnära service. Förebyggande planera och genomföra utveckling av vårdnära serviceteam utifrån kärnverksamhetens behov. Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform. OC N Andelen vårdskador ska halveras till 2018 I framtidsarbetet 1 bidra med förslag på områden som frigör kompetenser för hälsooch sjukvårdspersonal till deras huvuduppdrag. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. OC N Bidra med kunskap och nära samarbete kring aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Bidra med kunskap och nära samarbete kring aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Överenskomna aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. OC N Öka verkningsgraden Utveckla förmågan till ledning och styrning av förvaltningens huvuduppdrag. Överenskomna former för kundråd och påbörjat dialog om leveranser av tjänster. Kundnöjdheten fångas i dialogform med kunden. FC med stöd av KA Ta fram en sammanhållen struktur för kundundersökningar. Framtagen struktur. KA med stöd av OC 1 Från och med den 13 november ersattas namnet Åtgärdsarbetet med Framtidsarbetet. I nämndens styrning (ovan) som togs den 12 november står fortsatt åtgärdsarbet.

6 Sida 6 av 10 Öka verkningsgraden Utveckla tydligheten i vårt tjänsteutbud kopplat till avtal (externa kunder), överenskommelser / uppdrag (interna kunder). I dialog med övriga intressenter i regionen utarbeta utvecklade SLA med transparanta och överenskomna prismodeller samt finna former för att det årligen kan utvärderas och justeras. Utvecklade överenskommelser / SLA för huvuddelen av förvaltningens verksamheter. Utvecklade prismodeller för huvuddelen av förvaltningens verksamheter. FA Ek med stöd av OC och KA Utveckla ledningssystemet med fokus på de viktigaste processerna. Respektive identifierar de processer som ger störst effekt för såväl förvaltningens kundrelationer som för förvaltningens interna arbete. Processbeskrivningar OC, AC RU med stöd av FA Delta i regionens åtgärdsarbete och arbeta för att finna nya sätt att leverera tjänst med ökad eller bibehållen kvalitet till samma eller lägre kostnad. Förebyggande planera och genomföra utveckling av vårdnära serviceteam utifrån kärnverksamhetens behov. I framtidsarbetet bidra med förslag på områden som frigör kompetenser för hälsooch sjukvårdspersonal till deras huvuduppdrag. Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. OC N OC N Budgetramen ska hållas Förvaltningen ska minst uppnå ett nollresultat. Ta fram åtgärdsplaner för ekonomi i balans i de fall verksamheten prognosticeras mot ett underskott. Månadsrapporter med realistiska helårsprognoser kompletterade med åtgärdsplaner vid bedömt underskott. OC, AC RU med stöd av FA EK

7 Arbetsgivare Sida 7 av 10 Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Förvaltningens aktiviteter Indikatorer Ansvarig Genom samtliga chefsled börjat implementera det utvecklade chefsuppdraget. Beslutat chefsuppdrag implementerat. Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare. Arbetsgivarfrågor (ska utvecklas av regionkontoret). Kompetensförsörjning (ska utvecklas av regionkontoret). Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Arbetsmiljö (ska utvecklas av regionkontoret). Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet i hela organisationen. Verka utifrån det utvecklade chefsuppdraget samt arbeta efter samverkansavtalets andra och regionens antagna värdegrund. Förvaltningens ska minst ha ett medarbetarindex på 72 och ledningsindex på 70 vid medarbetarundersökningen Beakta mångfaldsperspektivet vid rekryteringar. Rekryteringar där mångfaldsperspektivet fått effekt. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. För medarbetarna tydliggöra hur det systematiska arbetsmiljöarbetet planeras och omhändertas. Utvärdering mellan arbetsgivare / arbetstagare genom samverkansgrupperna och vid APT.

8 Hög attraktivitet Stark konkurrenskraft Sida 8 av 10 Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Förvaltningens aktiviteter Indikatorer Ansvarig Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelser och ökat företagande Bidra med kompetens och kreativa upphandlingsmetoder för att skapa förutsättningar för regional utveckling. I upphandlingar utifrån övergripande styrning möjliggjort för små och medelstora företag att konkurrera vid upphandlingar. I upphandlingar utifrån övergripande styrning skapat förutsättningar att även nyetablerade företag kunnat vara en möjlig leverantör. Antalet / andelen upphandlingar där detta är möjliggjort. Antalet / andelen upphandlingar där detta är möjliggjort. AC RU AC RU Miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig I enlighet med den kommande styrningen från regionfullmäktige. Öka följsamheten till Strategi för energieffektivisering avseende elbilar. Inväntar styrning från RF. Utarbetat beslutsunderlag för långsiktigt införande av elbilar inom bilpool och förvaltningens verksamhetsbilar samt påbörjat införande efter beslutad styrning. Indikatorer ska efter RF beslut utvecklas av regionkontoret. Möjliggjort nyttjande av elbilsanvändande i regionens verksamhet. Oklart då styrning saknas från RF FA

9 Sida 9 av 10 Särskilda uppdrag 2016 Områdschef GAS och kommunikation Arbeta fram ett underlag för ställningstagande till en sammanställd övergripande information om Region Halland som insamlas inom GAS, kan användas på ett befrämjande sätt för regionens åtgärdsarbete. Arbeta fram en långsiktig plan för att samordna, effektivisera och utveckla, inklusive dess organisation, med särskild inriktning på kommunikationsdelarna Verkställer införandet av lokalt styrande dokument i ledningssystemet i syfte att kvalitetssäkrat innehåll genom versionshantering och signering Områdeschefen G/K är tillika RGS förändringsledare inom ramen för framtidsarbetet. Områdschef Närservice Leder arbetet med att analysera frågan om hur Region Hallands centralkök för vården ska organiseras och placeras Etablera vårdnära service och samtidigt överväga organisatoriska förändringar Verkställer införandet av lokalt styrande dokument i ledningssystemet i syfte att kvalitetssäkrat innehåll genom versionshantering och signering Områdschef Teknik och service Säkerställer att arbetet inom Teknisk service båda områden, norr och söder, utvecklas i samma riktning Klargöra överenskommelser med sjukhuset (MTH) Utveckla kompetensbehovet utifrån tänkta överenskommelser med sjukhuset Etablera uppföljningen utifrån AFF i skarpt läge Göra en plan för utvecklingen av digitala arbetsverktyg. Utreda hur skötseln av skolorna ska hanteras ansvarsmässigt. Klargöra om ansvaret för regionens parkeringsytor samt ta hand om eventuella följder av detta. Starta arbetet med långsiktiga fastighetsutvecklingsplaner om beslut tas i RS (i rollen som fastighetsstrateg) Verkställer införandet av lokalt styrande dokument i ledningssystemet i syfte att kvalitetssäkrat innehåll genom versionshantering och signering Områdschef IT/Tele Säkerställer att IT/Tele-service aktivt verkar i linje med Region Hallands implementering av Systemförvaltningsmodell och aktivt bidrar i regionens eplanearbete. Ta fram en tjänsteportfölj för IT/Tele-service tjänster. Arbeta för att upphandlingar sker inom utvalda områden.

10 Sida 10 av 10 Verkställer införandet av lokalt styrande dokument i ledningssystemet i syfte att kvalitetssäkrat innehåll genom versionshantering och signering Avdelningschef Regionupphandling Utarbetar underlag till styrande dokument för Region Halland. Säkerställer att upphandlingsprocessen är kommunicerad och förankrad på rätt nivå hos kund. Utvecklar samarbetet med kommunernas upphandlingsfunktioner inom identifierade områden. Verkställer införandet av lokalt styrande dokument i ledningssystemet i syfte att kvalitetssäkrat innehåll genom versionshantering och signering Personalchef Utveckla alternativa urvalsmetoder vid rekrytering. Verkställer införandet av lokalt styrande dokument i ledningssystemet i syfte att kvalitetssäkrat innehåll genom versionshantering och signering Ekonomichef Verkställer införandet av lokalt styrande dokument i ledningssystemet i syfte att kvalitetssäkrat innehåll genom versionshantering och signering Uppföljning Regionservice ska leverera månadsrapporter till driftnämnden enligt de rutiner som fastställts för Vid uppföljningsrapport 1 och 2 samt vid årsbokslut redovisas en mer omfattande beskrivning av möjligheten att nå de av driftnämnden beslutade målen.