INTERREG SVERIGE-NORGE Programmanual Version

Transkript

1 Program för Europeiskt territoriellt samarbete INTERREG SVERIGE-NORGE Programmanual Version

2 Programmanual Version 5 Innehållsförteckning 1 Allmänt om programmet Om programmet Gränsöverskridande mervärde Programmets struktur och geografi Karta över programområdet % -områden Finansiering Partnerskap och programorganisation Sekretariaten Regionalt prioriterande partnerskap (RPP) Styrkommittén (SK) Övervakningskommittén (ÖK) Förvaltande myndighet (FM) Utbetalning av EU-medel Utbetalning av IR-midler Vision, mål och prioriterade områden Vision Övergripande mål Prioriterade områden Prioriterat område A Ekonomisk tillväxt Prioriterat område B Attraktiv livsmiljö Projektutveckling Projekt som arbetsform Projektteori Projektidé och partnersökande Projektets livscykel Generell projektbeskrivning Projekttyper Initieringsprojekt (förprojekt) Små projekt Projekt Regionöverskridande projekt Vilka typer av projekt passar in i programmet Projektets innehåll Vem kan söka? Additionalitet Horisontella kriterier Grad av gränsöverskridande samarbete Miljö Jämställdhet Etnisk mångfald och integration Interreg programmets indikatorer och kvantitativa mål EU: strategi för Östersjöregionen Stödberättigande kostnader Egen personal Externa tjänster Lokalkostnader Investeringar Resekostnader... 32

3 Programmanual Version Övriga kostnader Externa offentliga direktfinansierade kostnader Kostnader som inte är stödberättigande Projektintäkter Medfinansiering Offentlig upphandling Utformning av avtal mellan sökande Ansökan och urvalsprocess Förbereda en ansökan Att fylla i ansökan Skicka in ansökan Projektutlysning Urvalsprocessen Komplett ansökan Grundläggande förutsättningar för bedömningen om stöd Kvalitetsbedömning Specifika urvalskriterier Övriga punkter för kvalitetsbedömning av projektansökan Regionalt prioriterande partnerskap (RPP) Styrkommittén Översikt från ansökan till beslut Projektstart och genomförande Projektägare och projektledare Beslutets innehåll Ändringar i projektet efter beslut Informationsansvar att offentliggöra stödet Krav på dokumentation Krav på rapporter Krav på särredovisning av projektets kostnader Att ansöka om utbetalning av beslutade EU-medel Att rekvirera IR-medel Dokumentation i samband med ansökan om utbetalning Utbetalning av förskott Rapporter Lägesrapport Slutrapport Projektavslut och arkivering Bilagor Bilaga 1 Exempel på vad som kan stödjas inom Ekonomisk tillväxt Bilaga 2 Exempel på vad som kan stödjas inom Attraktiv livsmiljö Bilaga 3 Aktivitetsindikatorer Bilaga 4 Instruktion för att fylla i ansökningsblankett Projekt Bilaga 5 Instruktion för att fylla i ansökningsblankett Små projekt Bilaga 6 Instruktion för att fylla i ansökningsblankett Initieringsprojekt (förprojekt) Bilaga 7 Instruktion för att fylla i ansökningsblankett fält avsnitt projektekonomi

4 Programmanual Version 5 Inledning Denna programmanual ingår som en del av grundmaterialet för att söka och genomföra projekt i Interreg Sverige-Norge Övrigt material är Program för Europeiskt Territoriellt Samarbete Interreg Sverige Norge som är godkänt av EU-kommissionen, ansökningshandlingar och mallar för bilagor. Den projektsökande måste sätta sig in i dessa dokument för att se om projektet är i enlighet med programmets intentioner. Programmanualen ger även en gemensam referensram för genomförandet av programmet för övervakningskommittén, styrkommittén, de regionala prioriterande partnerskapen och sekretariaten. Projekthandboken är en vägledare för hur man planerar och genomför ett projekt i Interreg Sverige Norge programmet. Den innehåller projektteori från idé- till avslutningsfasen. Det rekommenderas att du som är projektsökande eller projektutvecklare sätter av god tid för utvecklingsfasen för att få fram bästa möjliga projektförslag. Utveckling av gränsöverskridande samarbetsprojekt innebär: Arbete i partnerskap mellan olika länder innebär ett möte med olika kulturer och språk. Relationer och tillit behöver odlas och utvecklas mellan projektparterna. Interreg projekt involverar parter från olika organisationer, offentliga, privata och frivillig sektor med olika erfarenheter och organisationsstruktur, olika förväntningar och arbetsmetoder. För genomförande av projekt och teamarbete behöver en gemensam metod utvecklas. Teamarbete och teamledning innebär en gemensam förståelse av begreppet team där ett team definieras som en mindre grupp av människor med kompletterande kunskaper som förbinder sig till ett arbete med: gemensamt syfte mätbara mål en tydlig gemensam arbetsmetod ömsesidigt ansvar för resultatet Arbete i partnerskap över landsgränser, ofta med långa avstånd, ställer stora krav på en kollektiv förbindelse med bra planering och organisering. Till detta hör även genomtänkta och effektiva rutiner för kommunikation för att nå det gemensamma målet. I ett projekt ska det finnas ett logiskt sammanhang mellan: analys/behov syfte organisering tids- och aktivitetsplan budget, finansiering och slutligt resultat Projektägare får sina kostnader täckta i efterskott. Detta innebär att projektägare behöver ha en god likviditet för att kunna bära kostnaderna innan utbetalningen sker av EU-medel och norska Interreg-medel. Lycka till!

5 1 Allmänt om programmet 1.1 Om programmet Interreg Sverige-Norge har arbetats fram i ett interregionalt partnerskap mellan Nord-Trøndelag fylke, Sør-Trøndelag fylke, Hedmark fylke, Akershus fylke og Østfold fylke på norsk sida, och Jämtlands län, Dalarnas län, Värmlands län och Västra Götalandsregionen på svensk sida. Programmet bygger på europeiska och nationella strategier samt regionala utvecklingsstrategier i Sverige och Norge som t.ex. tillväxtprogram, regionala utvecklingsprogram och fylkesplaner. EU:s huvudsyfte med Europeiskt Territoriellt Samarbete är att stödja gränsöverskridande ekonomiska, sociala och miljörelaterade verksamheter, genom gemensamma strategier för en hållbar territoriell utveckling. Genom gränsöverskridande samarbete ska programmet genomföra aktiviteter som bidrar till att utveckla en attraktiv gränsregion. Alla program som EU finansierar ska stå i överenskommelse med och bidra till uppfyllelsen av målsättningarna i Lissabon-strategin och Göteborgsagendan. I Interreg-programmet finns därför en genomgående strävan att alla insatser ska främja en hållbar utveckling. Begreppet hållbar utveckling innefattar tre dimensioner; den ekonomiska, den sociala och den ekologiska dimensionen. Programgenomförandet och stödgivningen regleras av ett antal EG förordningar samt svenska och norska lagar, förordningar och föreskrifter av vilka de viktigaste redovisas här: Rådets förordning (EG) nr 1083/2006 av den 11 juli 2006 om allmänna bestämmelser för, Europeiska socialfonden och Sammanhållningsfonden samt om upphävande av förordning (EG) nr 1260/1999. Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 av den 5 juli 2006 om och om upphävande av förordning (EG) nr 1783/1999. Kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 av den 8 december 2006 om tillämpningsföreskrifter för rådets förordning (EG) nr 1083/2006 om allmänna bestämmelser för, Europeiska socialfonden och Sammanhållningsfonden och för Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006 om Förordning (2007:14) om förvaltning av EG:s strukturfonder. Departement/myndighet: Näringsdepartementet Utfärdad: Länsstyrelsen i Jämtlands läns föreskrifter och allmänna råd om stöd från Interreg programmet Sverige- Norge Norska statsbudsjettet programkategori retningslinjer for kap 551 post 60 -Tilskudd til fylkeskommuner for regional utvikling. 1

6 Till ovanstående kommer all annan lagstiftning som kan vara gällande för projektets verksamhet. I programmanualen beskrivs hur regelverket ovan m.fl. i praktiken kommer att tillämpas. Observera att om tveksamheter uppstår kring hur regelverket ska tolkas så är det texten i lagarna, förordningarna och föreskrifterna som gäller och inte programmanualens text. Presentation av området Interreg Sverige-Norge omfattar till ytan ett mycket stort geografiskt område. För att få en uppfattning om storleken på programmet kan konstateras att kärnområdet, exklusive 20 procent områdena, är större än 17 av EU:s 27 medlemsländer. Området är inte naturgeografiskt homogent och utgör inte heller någon funktionellt sammanhängande region. Trots detta finns många gemensamma särdrag mellan de ingående delarna. Gemensamt för hela området är de mycket gynnsamma naturliga förutsättningarna för gränsöverskridande samarbete, som baseras på gemensam kultur och traditioner. Regionen har ett närmast gemensamt språk samt en lång historiskt värdegemenskap. En stark vilja att vidareutveckla och förstärka den öst-västliga dimensionen är klart uttalad i hela området. Utmärkande för gränsregioner är ofta uppdelade marknader, arbetsförsörjning, investeringsmönster, infrastruktur, skatteresurser, institutioner och tjänsteutbud. En gemensam strävan för gränsöverskridande samarbete blir då att finna gemensamma lösningar på gemensamma problem. Av förordning 1080/ som anger ramarna för bl. a. Europeiskt territoriellt samarbete framgår att det gränsöverskridande samarbetet kan ske över en bred meny av insatser så att varje gränsregion kan anpassa insatsen till sin speciella situation. En indikatorbaserad studie visar att regioner inom Sverige-Norge programmet ligger långt framme, i ett europeiskt perspektiv, när det gäller att uppfylla ambitionerna i Lissabonstrategin. Gränsregionen för Sverige-Norge programmet är dock heterogen. Stora områden består av landsbygd och präglas av befolkningsnedgång. De urbana områdena, framför allt i Norge, ingår i starka tillväxtområden där också svenska gränsregioner drar nytta av dessa tillväxtimpulser. Gränsregionen är närmare de starkaste tillväxtområdena på norsk sida än på svensk sida. Detta kommer också till uttryck genom den nordiska pendlingskartan (2001) som visar betydelsen av pendling mellan de nordiska länderna. Faktum är att det är en betydande gränspendling mellan kommuner i Interreg Sverige-Norge programmet. Dessutom är det en betydande pendling mellan Stockholm och Oslo. Både den öst-västliga och nord-sydliga dimensionen förstärks genom programmets genomförande och skapar därmed bättre förutsättningar för ett växande näringsliv, entreprenörsanda och regionens utveckling. Programmet syftar till att ta tillvara enskilda individers erfarenheter, kunskaper, engagemang och delaktighet, som kan skapa utvecklingskraft. Programmet ska stärka förutsättningarna för positiva och självgenererande utvecklingsprocesser, där många enskilda individer samt företag, organisationer och myndigheter tar aktiv del och tillsammans förverkligar programmets vision. Utvecklingsarbete är tidskrävande och måste bedrivas långsiktigt. Detta program ger gränsregionen enastående möjligheter att genomföra insatser som åstadkommer hållbara och bestående effekter. Detta gäller såväl verksamheter som har påbörjats i de tidigare programmen Interreg II och III som helt nya initiativ. Det är vad som görs idag som avgör hur bra det blir att arbeta, studera, leva och bo i regionen åtskilliga år framåt i tiden. Fokuseringen ligger på insatser 1 Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006, artikel 6, p1. 2

7 som ger ett långsiktigt mervärde genom gränsöverskridande samverkan och som syftar till att utveckla gränsregionens starka sidor och eliminera dess svagheter Gränsöverskridande mervärde Grunden för det gränsöverskridande samarbetet måste baseras på en önskan om att skapa ett gränsöverskridande mervärde. Ett sådant mervärde har flera dimensioner. Europeiskt mervärde - genom att bidra till fred, säkerhet och att värna om de mänskliga rättigheterna. Politiskt mervärde - demokrati, nordisk och europeisk integration, förstå varandra, skapa ömsesidig tillit, partnerskap och samarbete. Institutionellt mervärde genom partnerskap mellan myndigheter och olika grupper och aktörer som ger ett långsiktig gränsöverskridande samarbete, en utveckling av myndigheters samarbete mellan länderna m.m. Socialekonomisk mervärde - lokal resursmobilisering, bred medverkan från olika aktörer, en öppnare arbetsmarknad, förbättringar av landsbygds- och stadsplanering och övrig regionalpolitik m.m. Socialkulturellt mervärde - ömsesidig kunskap om geografi, kultur, historia i gränsregionen som kan ges i uttryck av gränsöverskridande kartor och utbildningsmaterial, kompetensutveckling på flera områden, språk- och dialektkunskap m.m Programmets struktur och geografi Programmet är uppbyggt som ett gemensamt program med decentraliserade sekretariatsfunktioner och prioriterande partnerskap i tre geografiska delområden. Det främsta motivet för decentraliseringen är att behålla närheten mellan partnerskap, projektägare och programadministration i ett till ytan mycket stort geografisk programområde. Programstrukturen kombinerar en centralt sammanhållen programadministration med regionala kontaktytor som har ett stort inflytande över prioriteringen av projekt. I programmet ingår följande delområden och huvudsekretariat: Nordens Gröna Bälte Trondheim-Steinkjer/Östersund Inre Skandinavien Hamar/Karlstad Gränslöst samarbete Sarpsborg/Vänersborg Delområdenas geografiska omfattning (kärnområde): Nordens Gröna Bälte Jämtlands län i Sverige, Nord-Trøndelags fylke och Sør-Trøndelags fylke i Norge. Inre Skandinavien Värmlands och Dalarnas län i Sverige. I Norge ingår Hedmarks fylke, kommunerna Hurdal, Nannestad, Gjerdrum, Eidsvoll, Ullensaker, Nes, Skedsmo, Lørenskog, Nittedal, Rælingen, Fet, 3

8 Sørum och Aurskog-Høland i Akershus fylke, och kommunerna Askim, Skiptvet, Eidsberg, Trøgstad, Marker, Rømskog, Aremark, Hobøl och Spydeberg i Østfolds fylke. Gränslöst samarbete Fyrbodalområdet i Västra Götalands län i Sverige (kommunerna Strömstad, Tanum, Sotenäs, Munkedal, Lysekil, Uddevalla, Orust, Trollhättan, Vänersborg, Färgelanda, Mellerud, Åmål, Bengtsfors samt Dals-Ed). I Norge ingår kommunerna Halden, Moss, Sarpsborg, Fredrikstad, Hvaler, Råde, Rygge, Våler och Rakkestad i Østfolds fylke samt kommunerna Vestby, Ski, Ås, Frogn, Nesodden, Oppegård och Enebakk i Akershus fylke. Ett projekt kan bedrivas antingen inom ett delområde eller mellan delområden i så kallade regionöverskridande projekt se kap

9 1.1.3 Karta över programområdet Steinkjer Trondheim Nordens grønne belte Östersund Sundsvall 20% 20% Indre Lillehammer Skandinavia Hamar Falun Gävle Oslo Lillestrøm Fredrikstad Grenseløst samarbeid Karlstad Örebro Stockholm Gøteborg % -områden I välmotiverade fall får även kostnader som har uppkommit i områden som gränsar till kärnområdet inkluderas i programmet. Kostnaderna i sådana områden får dock uppgå till högst 20 procent av programmets totala budget. 2 Kostnader som uppstår hos parter utanför kärnområdet kan stödjas under förutsättning av att kostnaderna stärker projektets måluppfyllelse som helhet. Vinsten av aktiviteten för aktörerna i kärnområdet ska kunna stärkas. 2 Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1080/2006, artikel 21, punkt 1. 5

10 Programmet har följande 20 procent områden: Västernorrlands län, på den svenska sidan. Gävleborgs och Örebro län i Sverige och Oppland fylke samt Oslo kommun i Norge Finansiering Medfinansiering i form av svensk och norsk offentlig medfinansiering är en förutsättning för att EU-medel och statliga norska IR-midler ska kunna beviljas ett projekt (undantag är initieringsprojekt) Det är dessutom önskvärt med privat medfinansiering, men endast kontanta medel är tillåtna. Den svenska och norska offentliga medfinansieringen utgörs av medel beviljade på central, regional eller lokal nivå. De vanligaste svenska och norska offentliga medfinansiärerna redovisas i programmet för Interreg Sverige-Norge, kap Ett genomsnittligt krav är att den offentliga medfinansieringen ska vara minst lika stor som det belopp som söks i EU-medel och som söks i IR-midler. Den ekonomiska ramen i programmet är ca 120 miljoner euro över hela programperioden , som i svenska kronor är ca 1,1 miljarder. Tabellen nedan visar finansieringen av programmet: Finansiär Sverige Norge Finansiär Europeiska regionala utvecklingsfonden 37 miljoner euro 26 miljoner euro Statliga norska Interreg-midler Nationell offentlig finansiering 31 miljoner euro 26 miljoner euro Nationell offentlig finansiering Summa 68 miljoner euro 52 miljoner euro 1.2 Partnerskap och programorganisation Programorganisationen består av en kedja av myndigheter och partnerskap. Tillsammans ska de säkra att Interreg-programmet genomförs på bästa sätt, effektivt, opartiskt och med öppenhet, och att de projekt som får stöd har ett genuint gränsöverskridande mervärde Sekretariaten Det finns sekretariat i varje delområde, se kap De ger information om programmet och dess riktlinjer. De ger råd och stöd under ansökningsprocessen och under projektgenomförandet. Det är till närmaste svenska sekretariat som ansökan ska lämnas in och det är där som ansökan bereds. Sekretariaten genomför även utbildning för projektägare. 6

11 Sekretariaten är den organisation som projektsökande och projektägare ska vända sig till för att ställa frågor och få information både inför en ansökan och under projektgenomförandet Regionalt prioriterande partnerskap (RPP) Det finns tre regionala prioriterande partnerskap, ett i varje delområde. Syftet med partnerskapen är att behålla ett regionalt inflytande över vilka projekt som ska få stöd. Beslut om norska statliga IR-midler fattas i dessa RPP. RPP ska arbeta aktivt för att initiera projekt och vara en regionalt pådrivande kraft som verkar för att få fram bra och önskvärda projektansökningar. Partnerskapet består av svenska och norska ledamöter. Endast ansökningar som beviljats statliga norska IRmidler blir behandlade i styrkommittén Styrkommittén (SK) Styrkommitténs uppgift är att behandla ansökningar om projektstöd till projekt i alla delområden. Det innebär att den ska bedöma och göra urval av vilka projektansökningar som den anser ska få stöd. Styrkommittén består av svenska och norska ledamöter. Ordförandeskapet växlar årsvis mellan länderna Övervakningskommittén (ÖK) Övervakningskommittén ska se till att Interreg-programmet genomförs på ett effektivt sätt och med kvalitet. Den ska bl.a. regelbundet se över hur långt förverkligandet av målen i programmet har nått. Övervakningskommittén ska granska och godkänna varje förslag till ändring av innehållet i Interreg-programmet innan förslaget skickas vidare till EU-kommissionen för beslut. Ordförande i kommittén är en representant från Näringsdepartementet i Sverige och övriga ledamöter är representanter från Sverige och Norge. Från Norge deltar även Kommunal- og regionaldepartementet med en representant Förvaltande myndighet (FM) Förvaltande myndighet, Länsstyrelsen Jämtlands län, ansvarar för programgenomförandet. Den fattar beslut om EU-stöd utifrån styrkommitténs förslag. Efter att den nationella kontrollanten godkänt ett projekts ansökan om EU-medel fattar förvaltande myndighet beslut om utbetalning av EU-stödet. Vidare utfärdar förvaltande myndighet föreskrifter, blanketter, rutiner m.m. och har det övergripande informationsansvaret för programmet. Förvaltande organisationer för de norska IR-midlerna är fylkeskommunerna i Sør-Trøndelag, Hedmark och Østfold. Det är den förvaltande organisationen som effektuerar beslut till projekt i enlighet med styrkommitténs prioritering och som fattar beslut om utbetalning av IR-midler Utbetalning av EU-medel Svensk projektägare ska skicka sin ansökan om utbetalning av EU-medel inklusive läges-/ slutrapport till en nationell kontrollant som är placerad vid Länsstyrelsen Jämtlands län. Den 7

12 nationella kontrollanten granskar projektens ansökningar om utbetalning, både den ekonomiska och den som avser verksamheten (läges- och slutrapporter). Nationella kontrollanten genomför även kontroller på plats hos projektägaren. Vid förfrågningar kring ansökningar om utbetalning ska svensk projektägare vända sig till den nationella kontrollanten Utbetalning av IR-midler Norsk projektägare ska skicka ansökan om utbetalning av norska statliga IR-midler till det berörda norska delområdessekretariatet. Vid förfrågningar kring ansökningar om utbetalning ska norsk projektägare vända sig till det norska delområdessekretariatet. 1.3 Vision, mål och prioriterade områden Vision Interreg Sverige-Norge programmets vision är att genom gränsöverskridande samarbete stärka regionens attraktivitet och konkurrenskraft. Visionen om att utveckla en attraktiv gränsregion tar utgångspunkt i invånarna som bor och verkar i regionen. Det är även viktigt att regionen attraherar både inflyttare och besökare. Genom att ta hänsyn till både människors och företags behov kan en ekonomiskt stark och konkurrenskraftig region utvecklas och skapa en attraktiv livsmiljö Övergripande mål Programmets övergripande mål för att uppnå en god tillväxt och hållbar utveckling är Ekonomisk stark region med en attraktiv livsmiljö. För att nå tillväxt i regionen krävs utvecklingsinsatser för både kvinnor och män. Jämställdhetsmålet är att minst 40 % av deltagarna i projektaktiviteter ska vara kvinnor och minst 40 % ska vara män. En grundläggande förutsättning för en hållbar utveckling är att ungdomars behov och utvecklingsmöjligheter tillgodoses. För att stärka områdets attraktionskraft är det även viktigt att ungdomar kan delta och påverka det regionala utvecklingsarbetet. Med ungdomar avses åldern år. Målet är att minst 15 % av deltagarna i projektaktiviteter ska vara ungdomar. 8

13 1.3.3 Prioriterade områden Programmet är indelat i två prioriterade områden, Ekonomisk tillväxt och Attraktivt livsmiljö. Modellen visar sambandet mellan de prioriterade områdena, insatser, effektmål, mål och vision. Insatser Effektmål Mål Vision Gränshinder En ökad tillgänglighet till och inom regionen Infrastruktur Prioriterade områden Ekonomisk tillväxt Attraktiv Livsmiljö Kompetensutveckling och FoU Utveckling av företag branscher och entreprenörskap Naturresurser Kultur och kreativitet Stads- och Landsbygdsutveckling En integrerad arbetsmarknad med en konkurrens- Kraftig arbetskraft Ökat antal konkurrenskraftiga företag med attraktiva arbetsmiljöer Förbättrat nyttjande, förvaltning och utveckling av natur- & kulturresurser Förbättrat samarbete för att minska negativa miljöeffekter Ökad kulturell mångfald och livskvalitet Utvecklade metoder och samverkan för lokal utveckling och stadsutveckling Förbättrad samhällsservice Ekonomiskt stark region Attraktiv Livsmiljö Genom gränsöverskridande samarbete stärka regionens attraktivitet och konkurrenskraft. Folkhälsa Förbättrat samarbete för att förbättra hälsa, förebygga risker och öka säkerheten Prioriterat område A Ekonomisk tillväxt Syfte Att stärka näringslivets och gränsregionens hållbara konkurrenskraft genom gränsöverskridande samarbete inom kunskapsutveckling, utveckling av näringslivets förutsättningar och ekonomisk integration. Strategi Det gränsöverskridande samarbetet ska medverka till att stärka innovativa krafter samt utveckla kompetens och konkurrenskraft inom näringsliv, teknikmiljöer och samhällsutveckling. Interaktionen mellan näringsliv och samhällets olika utbildnings- och forskningsorgan ska öka. 9

14 Genom samarbetet skapas goda förutsättningar för etablering och utveckling av företag och den näringslivsmiljö som företagen och företagarna lever i och samspelar med. Projekt inom det prioriterade området ska kunna ge möjlighet till livslångt lärande för den enskilde individen vilket bidrar till ökad välfärd, nyskapande och en bärkraftig tillväxt. Närmare beskrivning av vilka typer av projekt som det prioriterade området ekonomisk tillväxt kan ge stöd till, se Interreg-programmet kapitel och Exempel på insatser som kan stödjas finns i bilaga Prioriterat område B Attraktiv livsmiljö Syfte Att ta vara på den dynamiska gränsregionens särdrag och att med befolkningens välbefinnande i centrum skapa en sund region som det är attraktivt att bo i, att verka inom, att etablera verksamhet inom och att besöka. Strategi Genom gränsöverskridande utveckling av kommunikationer, natur- och kulturmiljöer, metoder för landsbygdsutveckling, stadsutveckling samt utökat institutionellt och kulturellt samarbete ska samhörigheten och kontaktytorna i regionen stärkas. Samarbete för utveckling och tillämpning av ny kunskap skapar en bra förutsättning för en hållbar ekologisk utveckling, där sambanden mellan ökad materiell välfärd inte ökar belastningen på naturen. Genom samarbetet ska skapas goda förutsättningar för attraktivt boende och fördelaktiga levnadsförhållanden. Närmare beskrivning av vilka slag av projekt som Attraktiv livsmiljö kan ge stöd till, se Interregprogrammet kapitel och Exempel på insatser som kan stödjas finns i bilaga 2. 10

15 2 Projektutveckling 2.1 Projekt som arbetsform Att genomföra ett gränsöverskridande projekt kan verka utmanande. Utvärderingar av programmet visar att flertalet av projekten fortsätter med verksamhet efter projektslut och resultaten förs in i ordinarie organisationers verksamhet. Detta ger en god indikation att samarbete över gränsen ger ett mervärde för involverade aktörer. Gemensam förståelse av projekt som arbetsform är nyckeln till framgång. Till grund görs först en analys som visar om det finns ett behov. Denna analys utgör underlaget för att värdera om man önskar lösa behovet i ett tidsavgränsat projekt. Detta kapitel vill ge dig en kort beskrivning av projekt som arbetsform och vilken livscykel ett projekt går igenom oavsett om du söker stöd genom Interreg-programmet eller genom någon annan finansieringsform. Det är utarbetat en projekthandbok som kan hämtas från hemsidan. Den ger mer kunskap om projektteori och är en vägledning i projektarbete. Projekthandboken belyser projektarbete, ett projekts bakgrund, projektplanering, organisation, genomförande, ledarskap, team och grupper. 2.2 Projektteori Vad är ett projekt? Svaret kan formuleras på många sätt och vi har valt följande: En ny verksamhet som med särskilda resurser genomförs under en avgränsad tid för att uppnå ett visst resultat Interreg-projekt varierar i grunden inte så mycket från andra projekt men metoder och modeller är något olika utifrån vilka teorier man har som referensram. På norsk sida inom offentlig förvaltning av regionala utvecklingsmedel används PLP-metoden (projektledarprocessen) starkt och motsvarande modeller och metoder finns på svensk sida. I denna manual har vi tagit utgångspunkt i en modell utvecklat av EU-kommissionen (Project Cycle Management Guidelines) Denna modell finns utförligt beskriven i Interacts Territorial Cooperation Project Management Handbook, sept Se Interacts hemsida Projektidé och partnersökande Att hitta en samarbetspartner på den andra sidan av gränsen kan vara tidskrävande. I sekretariaten finns det en stor kunskap om varandras region, län, fylken och kontakter som kan vara till hjälp i startfasen för att hitta aktuella samarbetsparter. Dock är det din organisation som har det fulla ansvaret för att skapa ett givande partnerskap för att genomföra projektet i samarbete på ett bra sätt. 11

16 En process och utveckling av ett partnerskap har följande innehåll: 6. Genomförande Ett gemensamt genomförande av projektet, effektiv projektledning och ett aktiv deltagande av alla parter i projektet 5. Beslut Upprätta avtal mellan parterna 4. Strategi och planering Utveckling av ett gemensamt mål och en konkret projektplan 3. Koordinering och presentation Utveckling av en gemensam partnerskapsstruktur som klargör rollerna mellan aktörerna 2. Information Skapa tillit som är grunden för samarbete, erfarenhetsutbyte och bygger grunden för utveckling av en gemensam projektidé 1. Träff första mötet Lära känna varandra när det gäller t.ex. motivation, intressen, behov, kunskap, kompetens, kulturella skillnader Modellen visar stegen för utveckling av ett gott partnerskap från det första mötet till nivån då det har etablerat sig en stark önskan om att genomföra ett projekt tillsammans. 12

17 2.2.2 Projektets livscykel Projektlivscykel Användning av resultat och effekter, utvärderingar och uppföljningar. 5.Avslut Genomf ö rande/styr ning av aktiviteter, rapportering, ö vervakning, korrigeringar, ekonomihantering 4.Genomf ö rande Start, detaljplanering f ö r genomf ö randet, kontrakt och ö verenskommelser 3.Beslut, avtal och projektstart 1.Idéutveckling och etablering av partnerskap Partners ök, utveckling av projektid é, analys, omvärldsbevakning m.m 2.Projektutveckling och ansökan Strategi och innehåll, ansvar, krav på ans ö kan Faserna i projektets livscykel vad sker när? 1. Idéutveckling och etablering av partnerskap Baserad på en analys av nuläget, problem, behov och möjligheter, etableras ett grundkoncept för projektet inom ramen i programstrategin. Partnersök och val av parter inom projektets strategiska ram. Övergripande målsättning och innehåll beroende av kapacitet och uppgifter för parterna och andra aktörer anges och revideras allt eftersom eventuellt fler parter kommer till. Idéns relevans testas och bekräftas genom undersökningar och eventuellt pilotaktiviteter samt involvering av centrala målgrupper och andra intressenter (behovs-, nytto- och problemanalys). Första kontakten med ett programsekretariat etableras. 13

18 2. Projektutveckling och ansökan Projektets parter sätter upp mål och arbetar med detaljer och finansiering i projektförslaget. Uppgiften som ska lösas, förväntade resultat och projektets betydelse beskrivs i en åtgärdsplan. Projektets budget förbereds. I projektets utvecklingsfas enas parterna om en styrmodell för projektet. Initiativtagarna för projektet är i kontakt med programsekretariatet för att få stöd och råd i projektutvecklingsarbete och för frågor kring ansökan. Till slut, ansökan skickas till programmets sekretariat. 3. Beslut, avtal och projektstart Ett beslut fattas om projektet får finansiering eller inte. Eventuella avtal mellan projektägarna utformas och undertecknas. Projektledare och beslutsstruktur i projektet etableras i enlighet med projektplanen. Uppgifter och projektägarnas ansvar detaljplaneras för projektperioden. 4. Genomförande De inlagda resurserna disponeras för genomförande av de planerade aktiviteterna som leder till projektets övergripande mål. Genomförande- och rapporteringsrutiner etableras. Projektets framdrift övervakas och utvärderas internt. Omvärderingar och anpassningar görs för att möta oförutsedda förhållanden. Arbetsuppgifter genomförs och slutförs. Kvalitetskontroll. Alla resultat gås igenom av projektägarna för att uppnå bästa möjliga samlade slutresultat. Projektet bör alltid se på möjligheten att förbättra den ursprungliga planen. Samarbete mellan projektägarna. Samarbeten fungerar oftast inte helt perfekt av sig själv genom en hel projektperiod. Problem behöver därför lyftas upp och lösas så fort de uppstår för att samarbetet ska fungera smidigt. 14

19 5. Avslut I slutet av genomförandefasen skrivs en slutrapport som sänds till programmet för slutlig utbetalning av finansieringen. En avslutsstrategi måste finnas för att säkra avslutningen av projektet, hur resultaten ska vidareföras och riktlinjer för användandet av resultaten efter projektslut. Uppföljningsaktiviteter utvecklas där det är aktuellt. Projektresultaten utvärderas och förmedlas. Som figuren ovan visar, ska livscykeln för projektet inte förstås som en kontinuerlig cykel som leder från avslutning till början av ett nytt projekt. Varje projekt har ett start- och slutdatum. Idén med cirkeln är att projektet ska vara bärkraftigt efter att projektet har avslutats. Detta kan leda till utveckling av nya projektidéer som i viss grad bygger på de uppnådda resultaten men med ett klart mervärde. Strukturen i programmanualen bygger på den presenterade livscykelmodellen Generell projektbeskrivning Projekt är unika i mer eller mindre grad och det kan därmed vara svårt att planera. Planeringsprocessen i sig är viktig då den bidrar till att skapa förpliktelser, gemensam syn, förståelse och uppslutning. En projektbeskrivning är det centrala planeringsdokumentet för ett projekt. Den kan ses som ett kontrakt mellan projektägare och projektledare, och är en av projektledarens viktigaste arbetsdokument. Alla Interregprojekt oavsett verksamhet ska skriva en detaljerad projektbeskrivning. Denna ska vara ett underlag när ansökan ska fyllas i. Olika organisationer har olika krav på en projektbeskrivning. Som sökande kan det vara bra att i projektutvecklingsskedet utforma projektet enligt nedanstående mall för att därefter anpassa projektbeskrivningen till Interreg Sverige-Norges krav på projektbeskrivningen som återfinns i ansökningshandlingarna. På hemsidan för Interreg programmet finns ytterligare vägledning under Blanketter och råd i dokumentet Projekthandbok. En projektbeskrivning bör innehålla följande Bakgrund och skäl för projektet a. Bakgrund och historia b. Syfte c. Nyskapande 15

20 Projektets omfång och avgränsningar a. Start och slutdatum (avgränsning i tid) b. Gränsregionalt mervärde c. Horisontella kriterier d. Projektets resultat/resultatmål 3 och egna resultatindikatorer e. Långsiktiga effekter och effektindikatorer (vilka långsiktiga resultat/effekter, bör mätas efter projektavslut) f. Yttre förutsättningar för att de långsiktiga effekterna ska uppnås Intressenter a. Mottagare av resultatet b. Målgrupp c. Andra viktiga intressenter Genomförande a. Aktivitetsplan (aktiviteter och aktivitetsmål) b. Plan för avslut av projektet och överlämnande/leveranser av resultat till mottagare av resultatet c. Plan för fortsatt verksamhet och samarbete d. Plan för information och rapportering Projektorganisation a. Projektledning b. Styrgrupper c. Verksamhetspartners Budget a. Kostnader b. Finansiering Osäkerhet a. Risker b. Möjligheter Annat a. Koppling till andra projekt b. Utvärderingsmetod 2.3 Projekttyper Programmet ger möjlighet att genomföra följande tre projekttyper, initieringsprojekt (förprojekt), små projekt och projekt. För projekttyperna gäller olika regler för retroaktivitet d.v.s. när det är tillåtet att starta ett projekt före beslut (se respektive projekttyp). Att starta ett projekt utan att ha fått ett beslut om stöd sker alltid på egen risk. Kravet för att i efterhand få redovisa retroaktiva kostnader är att projektet har- 3 vad och hur mycket projektet ska leverera inom ramen för projektets tid, resurser eller andra begränsningar 16