Handbok för. Förtroendevalda. Systembolagets Personalförening

Transkript

1 Handbok för Förtroendevalda Systembolagets Personalförening

2 Handbok för Förtroendevalda Version 16 Uppdaterad av Föreningsstyrelsen; Anna Holgersson & Karin Larsson Layout av Johanna Larsson Tryckt på Svanenmärkt papper Stockholm, 12 november 2013

3 Förord Under 2013 har handboken omarbetats och publicerats för sextonde gången under SPFs historia. Handboken vänder sig i första hand till dig som har ett fackligt förtroendeuppdrag. Oavsett om du är SPFs kontaktombud på butik, sitter i en lokal klubbstyrelse eller till exempel är valberedare, ska du kunna hitta det mesta du behöver veta i handboken. Första delen i handboken är en allmän del som beskriver SPFs organisation och vår historia, våra avtal och andra grundläggande kunskaper. Den bör alla läsa och känna till. Annars är tanken med handboken att du ska kunna använda den som uppslagsbok. Du behöver inte läsa allt på en gång, utan kan slå upp saker när du behöver. Kanske ta fram den när klubben ska planera sitt årsmöte och se till att ni har tänkt på allt. Eller när det är dags att välja nytt SPFs kontaktombud på butiken. Längst bak i handboken har vi lagt alla bilagor. Här hittar du en massa blanketter som är bra och ha i olika sammanhang. Ett bra tips är att kopiera blanketten, så finns den kvar när du behöver den nästa gång. Vi hoppas att du kommer att ha stor glädje och användning av handboken. Anna Holgersson, Ordförande SPF Malmö

4

5 Innehållsförteckning För alla... 7 SPFs historia...7 Organisation...7 Organisationsskiss... 8 Representantskapet (RS)... 8 Föreningsstyrelsen... 8 Arbetsmiljökommittén (AMK)... 8 Samordnande arbetsmiljöombud (SAMO)... 8 Bolagsstyrelsen... 9 Samverkansrådet... 9 Pensionsstiftelsen... 9 Personal- och Samrådskontakter (PoSK)... 9 Valberedningen... 9 Samrådsgrupperna... 9 Klubbarna... 9 SPFs kontaktombud... 9 Arbetsmiljöombud (AMO)...10 Stadgar Våra avtal Kollektivavtalet...10 Avtalsförhandlingar...10 Samverkansavtalet...10 Årsarbetstidsavtalet...11 Förhandlingsordning Unionen Unionens demokratiska uppbyggnad...12 Medlemskap...12 Rekrytering...12 Råd och stöd...13 Värvningsmaterial...14 Unionens a-kassa Kontakt med SPF För klubben Klubbens syfte och funktion Uppdrag i klubbstyrelsen Ordförande...15 Vice ordförande...15 Sekreterare...15 Ekonomiansvarig...16 Arbetsmiljöansvarig...16

6 Studieansvarig...16 Klubbens år Om förhandlingar Arbetsuppgifter för Klubbstyrelsen Årsmöte Inför årsmötet...18 Årsmöteshandlingar...19 Efter årsmötet...19 Konstituerande möte...19 Motioner och skrivelser...19 SPFs kontaktombudsdag Tips och tankar om arbetet i klubben Att tänka på vid ansökan om facklig ledighet För klubbens Ekonomi Klubbavgifter/klubbidrag Administrationsbidrag Äska pengar/kostnadsredovisning Firmateckning Organisationsnummer Bokföring Kvartalsredovisning Kostnadsställe Reseräkningar Klubben betalar Unionens regionråd Föreningens representantskap SPFs kontaktombudsdagar För SPFs kontaktombud...24 Uppdraget och dess innebörd Val av SPFs kontaktombud Löneförhandlingar Så här går det till:...25 Att tänka på under förhandlingen...26 För arbetsmiljöombud Uppdraget och dess innebörd Val av arbetsmiljöombud... 27

7 Arbetsmiljökommittén Samordnande arbetsmiljöombud (Samo) För valberedningen...28 Uppdraget och dess innebörd Sammanställning Bilagor...29 Förhandlingsordning, Bilaga Förtroendevalda styrelseledamöter, Bilaga Klubbkonstituering, Bilaga Utbetalningsunderlag fackligt möte, Bilaga Reseräkning SPF, Bilaga Ansökan om ledighet för deltagande i facklig kurs, Bilaga Äskande, Bilaga Kostnadsredovisning, Bilaga Protokoll för firmateckning, Bilaga Resultat- och Balansräkning, Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga

8

9 Systembolagets Personalförening SPF För alla Det här avsnittet innehåller grundläggande kunskaper om SPF och vår verksamhet som alla förtroendevalda bör känna till. SPFs historia Den 27 december 1915 hade några systembolagsanställda kallat till möte för att bilda en förening som tillvaratog systembolagspersonalens intressen. På mötet beslutades att en förening skulle bildas och att namnet skulle vara Systembolagens Personalförening. Föreningen skulle framförallt ägna sig åt pensions- och understödsfrågor. Man var noga med att betona att föreningen inte var en kamporganisation, man skulle alltså inte stå på barrikaderna och slåss. Det dröjde dock inte länge förrän trycket på föreningen ökade att även ägna sig åt frågor som rörde löne- och anställningsvillkor. Systembolagets Personalförening är idag en förening som är organiserad inom Unionen och ägnar sig åt alla slags fackliga frågor. Anställda vid Systembolaget som blir medlemmar i Unionen blir automatiskt även medlemmar i SPF. Föreningen organiserar både försäljare, butikschefer, personal på huvudkontor, depåerna och Skarpö Lärcenter. Föreningen omfattar för närvarande ca medlemmar. Ordföranden, som valdes i maj 2010, heter Anna Holgersson och har i grunden en tjänst som försäljare i Malmö. Hon är inte bara den första kvinnan att bli SPFs ordförande, utan även den första försäljaren. Samtliga tidigare ordförande har varit chefer. Organisation SPF har en organisation som är uppbyggd på ett lite annat sätt än vad som är brukligt inom Unionen. En av anledningarna är att föreningen funnits i nära 100 år. Vi har en gedigen bakgrund att luta oss mot, men framförallt en mycket väl fungerande organisation. Det betyder bland annat att vår förhandlingsordning skiljer sig gentemot Unionens övriga klubbar. Förhandlingsordningen kan du läsa om lite längre fram. Föreningens högst beslutande organ är Representantskapet (RS) som är föreningens årsmöte. Där väljs bland annat ledamöter till Föreningsstyrelsen. Föreningsstyrelsen är ansvarig för att föreningens verksamhet sker i enlighet med de beslut som årsmötet fattar. En annan av Föreningsstyrelsens uppdrag är att stötta alla våra lokala klubbar och skapa tillfälle för erfarenhetsutbyten. Ett sådant tillfälle är samrådsgrupperna, där representanter för klubbarna och Föreningsstyrelsen möts och utbyter erfarenheter. De lokala klubbarna hanterar olika fackliga frågor på butiksnivå. Deras förlängda arm till butikerna eller enheterna är SPFs kontaktombud. Kontaktombuden sköter den främsta kontakten med medlemmarna på sin arbetsplats. Dessa instanser är de grundläggande byggstenarna i föreningen. Det finns också andra som utgör viktiga delar av verksamheten. Om dessa kan du läsa mer om nedan, där vi försökt tydliggöra det hela med en organisationsskiss. Handbok för Förtroendevalda 7

10 Systembolagets Personalförening SPF Organisationsskiss Representantskapet (RS) RS är föreningens årsmöte och högst beslutande organ. Representantskapet äger rum varje år på Skarpö och ett bestämt antal ledamöter från SPFs klubbar är kallade. På RS väljs personer till Föreningsstyrelsen och andra centrala fackliga uppdrag. Första kallelse till RS kommer till klubbens ordförande cirka åtta veckor innan RS. Kallelse nummer två skickas till klubbens valda delegat fyra veckor före RS. BC-klubbarna väljer sina delegater på ett samrådsmöte medan försäljarklubbarnas delegater väljs på klubbens årsmöte. Föreningsstyrelsen Föreningsstyrelsen (FS) är ansvarig för ledningen av föreningens verksamhet i enlighet med dess stadgar. Styrelsens uppgift består i att under verksamhetsåret arbeta för att genomföra de målsättningar som representantskapet beslutat skall gälla. Föreningsstyrelsen är det högst beslutande organet mellan representantskapen (årsmötena). Arbetsmiljökommittén (AMK) Arbetsmiljökommittén består av nio ledamöter. Tre ledamöter utses av företaget. SPFs Föreningsstyrelse och SPFs Kontorsklubb utser en ledamot vardera. Övriga väljs på RS. AMK träffas minst fyra gånger per år och mötena protokollförs. Protokollen finns på Vinet under fliken personal/arbetsmiljö och hälsa. AMK hanterar strategiska företagsövergripande arbetsmiljöfrågor. Samordnande arbetsmiljöombud (SAMO) SAMO hanterar arbetsmiljöfrågor av övergripande karaktär och har hela Systembolaget som arbetsmiljöområde. Dessutom stöttar samordnande arbetsmiljöombudet alla lokala arbetsmiljöombud vid behov. Föreningsstyrelsen utser SAMO inom sig. SAMO har per automatik en plats i arbetsmiljökommittén. 8 Handbok för Förtroendevalda

11 Systembolagets Personalförening SPF Bolagsstyrelsen SPF har fyra representanter i styrelsen för Systembolaget AB, två ordinarie och två suppleanter. En av de ordinarie platserna är vikt åt SPFs ordförande. Övriga representanter väljs på Representantskapet (RS) för en mandatperiod om tre år. Samverkansrådet Samverkansrådet är det högst beslutande organet vid medbestämmandefrågor i organisationen. Rådet består av totalt 10 ledamöter, Föreningsstyrelsens fem ordinarie ledamöter, en representant från Akademikerföreningen och från företaget deltar VD, försäljningsdirektör, ekonomidirektör och HR-direktör. Rådet hanterar frågor som är av övergripande betydelse för hela företaget, till exempel samverkas budget och olika policys. Pensionsstiftelsen Systembolaget har en pensionsstiftelse där två arbetstagarrepresentanter har plats i stiftelsens styrelse. Arbetstagar representanterna väljs på RS. Stiftelsens syfte är att säkra företagets pensionsavsättningar så att de täcker företagets pensionskostnader. Personal- och Samrådskontakter (PoSK) Det finns åtta PoSK-ombud i organisationen och dessa väljs på RS. Fyra av dem representerar cheferna och fyra representerar försäljarna. PoSK-ombuden arbetar på områdeschefsnivå och behandlar individuella medlemsärenden, MBL-förhandlingar vid tillsättningar, samt övriga ärenden som avtalats i samverkansavtalet. Valberedningen Valberedningens huvudsakliga uppgift är att ta fram lämpliga kandidater till fackliga förtroendeuppdrag. Valberedningen jobbar löpande under året och är helt oberoende i sin ställning gentemot Föreningsstyrelsen. Den centrala valberedningen arbetar med att föreslå personer till olika centrala fackliga uppdrag som exempelvis Föreningsstyrelsen, bolagsstyrelsen, PoSK och arbetsmiljökommittén. Samrådsgrupperna Syftet med samrådsgrupperna är att byta erfarenheter mellan försäljare och butikschefer samt att få en direktkontakt med representanter för Föreningsstyrelsen. Klubbar som har fler än en områdeschef ska ha representation i respektive samrådsgrupp, såvida inte området delas med annan klubb. I det fallet ska klubbarna enas om en gemensam delegat. Klubbarna SPF består av flera lokala klubbar. De verkar inom sitt respektive område, försäljarklubbar, chefsklubbar, depåklubb och kontorsklubb. Klubben har ett eget avsnitt i handboken. Där kan du läsa mer om klubbens uppdrag och arbete. SPFs kontaktombud Ombudens uppgift är bland annat att förhandla ID-löner på butiken, rekrytera medlemmar, säkerställa att samverkan sker i enlighet med samverkansavtalet samt hjälpa medlemmar i olika fackliga frågor. Ombuden har en egen rubrik i handboken där du kan läsa mer om deras uppgifter. Handbok för Förtroendevalda 9

12 Systembolagets Personalförening SPF Arbetsmiljöombud (AMO) Arbetsmiljöombudet är arbetstagarnas representant i arbetsmiljöfrågor. AMO skall verka för att ohälsa och olycksfall inte uppkommer. Ombuden har en egen rubrik i handboken där du kan läsa mer om AMOs uppgifter. Stadgar SPF har sina egna stadgar vilka omarbetades senast Stadgarna fyller en viktig demokratisk funktion och sätter spelreglerna för verksamheten. I stadgarna hittar du mycket information om hur saker och ting ska gå till i föreningen. Allt från vilka punkter som måste finnas med på dagordningen när klubben håller årsmöte, till regler om medlemsavgifter. Stadgarna finns upptryckta separat. Kontakta oss på spf@systembolaget.se så skickar vi dem till dig. Stadgarna finns även på Vinet under fliken: Personal/Facklig verksamhet/spf/allmänt om SPF. Våra avtal Avtalen är våra viktigaste redskap för att skapa bra arbetsvillkor för våra medlemmar. De flesta tar för givet att vi har rätt till olika saker och tänker inte så mycket på hur det kommer sig. Faktum är att de flesta av våra förmåner regleras genom avtalen. Förtroendevalda före oss har jobbat hårt för att vi ska ha de förmåner som vi har idag. Plocka gärna fram avtalen och läs i dem regelbundet. Du kommer att upptäcka nya saker varje gång. Kollektivavtalet Vårt kollektivavtal är ett företagsavtal som bara gäller för oss som är anställda på Systembolaget. Det heter: Avtal mellan Svensk Handel, Unionen och Akademikerförbunden för tjänstemän vid Systembolaget AB. Kollektivavtalet reglerar de flesta saker som rör våra arbetsförhållanden. Exempel på det är minimilön, rätt till löneökningar, extra semesterdagar, föräldralön och rätten till ob-ersättning. Kollektivavtalet kallas ibland för vårt huvudavtal och det är också vårt största avtal. Du hittar det på Vinet under fliken: Personal/Min anställning/avtal Unionen AKF Svensk Handel. Avtalsförhandlingar Kollektivavtalets giltighetstid varierar oftast mellan ett och tre år. Under avtalsperioden råder fredsplikt och förbundet kan inte ta ut sina medlemmar i strejk. När avtalsperioden löpt ut ska avtalet förhandlas på nytt. Om parterna inte kommer överens i förhandlingarna kan man varsla om uppsägning av avtalet och därefter har man inte längre fredsplikt. Det är Unionen som är ansvarig för att förhandla avtalet. En viktig roll i förhandlingarna har Delegation Handel, som bestämmer vilka krav som ska drivas i förhandlingarna och som lämnar rekommendationer till förbundet att anta eller förkasta ett slutligt avtalsförslag. I delegationen sitter 11 förtroendevalda från olika företag inom handelns område. De förhandlar sammanlagt sju kollektivavtal. Det är viktigt att klubbar och enskilda nominerar till delegationen, då representanter för SPF inte har någon garanterad plats. Ledamöterna till delegationerna väljs på Unionens förbundsråd eller kongress. Nyckeln till att få så bra avtal som möjligt är att vi är många medlemmar. Ju fler vi är, desto lättare har vi att få till bra skrivningar i avtalen. Om vi är många som är medlemmar, är vi också många som kan tas ut i strejk vid en konflikt. Det ger extra tyngd och kraft åt våra krav. Samverkansavtalet Samverkansavtalet bygger på Medbestämmandelagen (MBL) och syftar till att ge arbetstagarna större inflytande. Genom samverkan har chefer och medarbetare i Systembolaget möjlighet att lösa 10 Handbok för Förtroendevalda

13 Systembolagets Personalförening SPF både små och stora frågor direkt på den egna arbetsplatsen på ett tidigt stadium. Syftet med avtalet är att alla ska kunna påverka sin arbetsplats och att man ska kunna fånga upp alla bra idéer som finns i organisationen. Hela samverkansavtalet hittar du på Vinet under fliken Personal/Min anställning/avtal Samverkan. Årsarbetstidsavtalet Årsarbetstid infördes 2010 och är den modell som Systembolaget och SPF valt för hantera arbetstid inom företaget. Modellen är ett sätt att möta medlemmarnas krav på att ha kontrakt som motsvarar all arbetad tid och undvika mertid. (Historiskt sett har detta varit ett mycket stort problem i företaget.) Samtidigt får alla en jämn och förutsägbar inkomst, och företagets behov av svängningar i bemanningen tillgodoses. I dagsläget arbetar försäljare och personal på Skarpö och Depåerna med årsarbetstid. Du kan läsa mer om årsarbetstid och hur det fungerar på: Vinet/Personal/ Årsarbetstidsforum. Själva årsarbetstidsavtalet och regelverket kring det finns i en särskild folder. Förhandlingsordning I dokumentet Förhandlingar och Samverkan inom Systembolaget finns en sammanställning av arbetsrättslagar, kollektivavtal, samverkansavtal och de policys och riktlinjer som reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. Dokumentet riktar sig till fackliga förtroendevalda, chefer samt medarbetare på HR-enheten för att förtydliga vem som gör vad i olika förhandlings-/ samverkanssituationer. Dokumentet finns som bilaga 1 i denna handbok. Unionen Som medlem i SPF är du också medlem i Unionen. Förbundet bildades 1 januari 2008 då HTF och Sif beslutade att gå samman och bilda ett nytt fackförbund. Unionen är Sveriges största fackförbund på den privata arbetsmarknaden och landets största tjänstemannaförbund. Förbundet har över medlemmar och finns i allt från stora internationella koncerner till små familjeföretag. Alla tjänstemän på en arbetsplats i den privata sektorn kan vara medlemmar. Det är oavsett befattning, utbildning eller lön. Handbok för Förtroendevalda 11

14 Systembolagets Personalförening SPF Unionens demokratiska uppbyggnad Medlemskap Alla anställda på Systembolaget har rätt att vara medlemmar i Unionen och SPF. Anställda som har flera arbeten skall vara medlemmar i det förbund där de har sin huvudsakliga anställning. Om till exempel en försäljare har 12-timmarskontrakt på Systembolaget, men också arbetar på ICA 20 timmar i veckan, så ska personen vara medlem i Handels och inte i Unionen. Det omvända gäller givetvis om arbetet på Systembolaget överväger. Detta kallas huvudsysselsättnings-principen. Unionen har också en egen studerandeverksamhet som ger förmånligt medlemskap i Unionen för studerande. Mer om detta kan du läsa på Unionens hemsida: www. unionen.se. Att bli medlem är enkelt besök och registrera din ansökan direkt på hemsidan, eller skriv ut en blankett som du fyller i och postar. Medlemsavgiften är baserad på din inkomst. På Unionens hemsida kan du enkelt se vilken avgift du kommer att få betala beroende på vilken månadsinkomst du har. Utöver Unionens avgift tillkommer en klubbavgift som RS beslutat om som tillfaller din lokala klubb och SPF centralt. För närvarande är det 15 kr i månaden för försäljare, kontor och depå och 25 kr i månaden för butikschefer. Rekrytering Man kan ha olika uppfattningar om fackföreningsrörelsen och om Unionen, men de flesta är ense om att systemet med arbetstagarorganisationer är nödvändigt för att arbets marknaden skall fungera med kollektivavtal, försäkringar, pensioner etc. För att kunna på verka sådana frågor eller för att påverka fackföreningen som sådan, krävs medlemskap. 12 Handbok för Förtroendevalda

15 Systembolagets Personalförening SPF Inom Systembolaget är omkring medlemmar i Unionen och SPF. Av dessa är hundratals engagerade genom olika förtroendeuppdrag som exempelvis SPFs kontaktombud, styrelseledamöter eller arbetsmiljöombud. Andra är aktiva som medlemmar och skriver motioner till klubbens eller föreningens årsmöte. Våra kollektivavtal omfattar även icke-medlemmar och alla har således rätt till de förmåner och villkor som finns inom respektive avtalsområde. Det kan tyckas osolidariskt att bara en del anställda betalar kostnaderna för den fackliga verksamheten som alla har nytta av. För att hålla kostnaderna på en rimlig nivå och för att ha många medlemmar bakom sig vid förhandlingar är det därför viktigt att så många som möjligt är medlemmar. Att vara medlem i ett fackförbund är en fantastisk möjlighet att kunna påverka sina arbetsvillkor. Dessutom får du personlig hjälp vid problem som rör arbetet, vid konflikter eller uppsägningar. Det finns många anledningar till att vara medlem. Oavsett om du värnar om kollektivavtalet eller bara vill utnyttja någon av alla medlemsförmånerna gör du klokt i att bli medlem. På bilden nedan finns några exempel på allt som du får som medlem i Unionen. Materialet, och mycket annat, finns att beställa gratis på Unionens hemsida. Råd och stöd I första hand bör du vända dig till din lokala klubb för att få svar på dina frågor. Om du vill kan du vända dig direkt till Unionen. Du kan då ringa till Unionen Direkt på nummer: På Unionen Direkt hjälper de till att svara på olika arbetsrättsfrågor som exempelvis arbetstider, lön, semester, anställningsvillkor och liknade. Har du frågor kring din medlemsavgift eller vill ändra dina uppgifter kan du vända dig till Unionens medlemsregister på nummer: Här hanteras frågor om medlemskap, inträde, utträde, nya kontaktuppgifter, ny lön eller anställning, avgifter och avisering. För dig som är chef finns Unionen Chef som har specialiserat sig på frågor för dig som är ledare. Hit kan du vända dig med arbetsrättsliga frågor som rör ditt ledarskap. Unionen Chef når du på nummer: Handbok för Förtroendevalda 13

16 Systembolagets Personalförening SPF Värvningsmaterial Unionen har massor med material som kan vara till hjälp för dig i ditt värvningsarbete. Du kan enkelt beställa det på deras hemsida, eller ladda ner som PDF om du vill. Broschyrer och flyers är gratis, medan annat profilmaterial som till exempel pennor, väskor och muggar kostar pengar. Det är viktigt att vi alla hjälps åt att värva. Du behöver inte kunna svara på alla frågor, dem kan du hänvisa till klubben eller Unionen. Det viktigaste att kunna svara på är varför du själv är medlem. Unionens a-kassa Unionen har en egen a-kassa. Det är dock inget krav att vara med i just denna a-kassa, utan du kan välja fritt. Det går att vara med i A-kassan utan att vara med i något fackförbund, och vice versa. Vi rekommenderar dock att du är med i en A-kassa. För att kunna utnyttja Unionens inkomstförsäkring är det ett krav att du är medlem i någon A-kassa. Eftersom A-kassorna har ett komplext regelverk som ändras ofta är det svårt att hålla sig uppdaterad på frågor rörande din ersättning. Vi ber därför att du vänder dig direkt till din A-kassa för att få svar på dina frågor. Unionens A-kassa når du på: Kontakt med SPF Alla klubbar har en personlig kontaktperson i Föreningsstyrelsen som de kan vända sig till. Tanken är att kontaktpersonen ska ha en god inblick i hur arbetet fungerar i klubben. På så sätt vet Föreningsstyrelsen vilket stöd klubben behöver. När Föreningsstyrelsen konstituerat sig på sitt junimöte skickar vi ut en konstitueringslista till alla klubbordförande via mejl. På den listan står vilka olika ansvarsområden de i Föreningsstyrelsen har, samt vilka klubbar som de är kontaktperson till. På så sätt blir det lättare att vända sig till rätt person med en gång. Inför sommaren gör styrelsen alltid en semesterlista över vem som är ansvarig när olika personer har semester. Semesterlistan skickas till klubbordföranden och berörda personer inom företaget under maj/juni. Kontaktuppgifter till de personer som sitter i Föreningsstyrelsen hittar du på Vinet/Personal/Facklig verksamhet/spf/allmänt om SPF. Alla som har tjänstetelefon finns även i telefonboken på Vinet. Det gäller Ordförande och Vice Ordförande, Samordnande arbetsmiljöombud och alla Personal- och Samrådskontakter. 14 Handbok för Förtroendevalda

17 Systembolagets Personalförening SPF För klubben I det här avsnittet hittar du information om den lokala klubbens arbete och uppdrag. Klubbens syfte och funktion Klubben organiserar medlemmar inom sitt upptagningsområde och utgör en länk mellan Föreningsstyrelsen och SPFs kontaktombud/arbetsmiljöombud. Klubben har till uppgift att värna och vårda om de medlemmar som finns lokalt i området. Klubben ska också stötta SPFs Kontaktombud på butik och säkerställa att ombuden får tillräcklig utbildning. Klubbens årsmöte är det högst beslutande organet. Mellan årsmötena är det klubbens styrelse som är högst ansvarig. Ledamöterna är gemensamt ansvariga för klubbens verksamhet och för att fattade beslut genomförs. Klubben består av tre eller fem ordinarie ledamöter, varav styrelsens ordförande väljs på två år. Styrelseledamöter väljs på två år med växelvis avgång. Antal suppleanter som kan ingå är max tre och väljs på ett år. För att en klubbstyrelse ska bli effektiv är det viktigt att fördela ansvar och uppgifter. Styrelsen bestämmer årligen vid sitt konstituerande möte vilka personer som har rätt att företräda klubben och teckna dess firma. På detta möte utses vice ordförande, sekreterare, ekonomiansvarig, arbetsmiljöansvarig, studieansvarig och eventuellt övriga roller som klubbstyrelsen bestämmer. En viktig uppgift är informationen till och från medlemmarna. För att skapa intresse och engagemang för klubbens arbete behöver medlemmarna löpande få information om vad klubbstyrelsen gör. Medlemmarna behöver också känna att styrelsen fångar upp och tar till vara deras idéer och åsikter. Medlemsvärvning är en del av klubbstyrelsens arbete. Berätta gärna på klubbens kontaktombudsdagar vad klubben gör och uppmuntra ombuden i detta arbete. Uppdrag i klubbstyrelsen Ordförande Som klubbordförande leder du det fackliga arbetet inom styrelsen. Du kallar till klubbens styrelsemöten, medlemsmöten och till klubbens årsmöte. Du anmäler till företaget vilka som är förtroendevalda inom din klubb (styrelseledamöter och SPFs kontaktombud). Det är oftast klubbordföranden som håller i klubbens förhandlingar gentemot företaget. Som ordförande är det viktigt att ge alla möjlighet att få komma till tals. Ordförande ser också till att det finns en jämn arbetsfördelning i styrelsen och att alla bidrar till klubbens arbete. Vice ordförande Vice ordförande ska arbeta nära ordförande och stötta i klubbens arbete. När ordförande är borta träder vice ordförande in i rollen som ordförande och tar därmed på sig det övergripande ansvaret. Sekreterare Som sekreterare skriver du protokoll på klubbstyrelsen möten. Kopior på klubbens protokoll skickas in till SPF, helst via mejl till spf@systembolaget.se och till Unionens regionkontor. Originalprotokollen arkiveras hos klubben. Klubbens årsmötesprotokoll med bilagor skickas per post eller inskannade via mejl till SPF och till Unionen. Handbok för Förtroendevalda 15

18 Systembolagets Personalförening SPF Ekonomiansvarig Som ekonomiansvarig sköter du klubbens ekonomi men behöver inte vara expert på bokföring. Du är firmatecknare tillsammans med en styrelseledamot (oftast ordföranden). Du för bok över intäkter och utgifter, skickar ekonomirapport fyra gånger om året till Föreningsstyrelsen och förvaltar klubbens ekonomi. Inför klubbens årsmöte lämnar du en resultat- och balansräkning till klubbens revisorer. Det är klubbstyrelsen som ytterst ansvarar för klubbens ekonomi. Arbetsmiljöansvarig Som arbetsmiljöansvarig är du en kontakt till arbetsmiljöombuden på arbetsställena. Du bör också se till att klubben har en uppdaterad lista över alla arbetsmiljöombud i klubbens område. Om du behöver bolla frågor kan du till exempel vända dig till Arbetsmiljökommitténs representanter, kontaktuppgifter till dem hittar du på Vinet under fliken: Personal/Arbetsmiljö & Hälsa/Arbetsmiljökommitté. Studieansvarig Som studieansvarig har du till uppgift att uppmana klubbstyrelsen och förtroendevalda till fackliga studier. Du hittar uppgifter och information på facklig utbildning på Unionens hemsida. För ansökan om ledighet finns speciell blankett (bilaga 6) som sedan skickas till spf@systembolaget. se via mejl allra senast fyra veckor innan kurstillfället (gärna tidigare). Enligt Unionen och förtroendemannalagen behöver ledighetsansökan lämnas senast två veckor innan kurstillfället, men vi har sedan gammalt en överenskommelse med företaget om fyra veckor. Detta har sin grund i hur schemaläggningen ser ut på vårt företag. 16 Handbok för Förtroendevalda

19 Systembolagets Personalförening SPF Klubbens år Det är mycket att hålla reda på när det gäller klubbens uppdrag. Till din hjälp har vi gjort en liten tabell. Där kan du se ungefär när på året olika händelser inträffar. Vissa av sakerna måste klubben göra (som att hålla årsmöte) medan andra är frivilliga (till exempel arrangera medlemsmöte). De frivilliga aktiviteterna står i kursiv stil och längst ner har vi lämnat några rader tomma. Där kan du själv fylla i sådant som ni gör i klubben, till exempel sommarutskick till medlemmar. Om förhandlingar Klubbstyrelsen leder klubbens verksamhet och ansvarar för olika förhandlingar på övergripande nivå. Det kan till exempel vara arbetsbristförhandlingar eller samverkansfrågor där man anmält oenighet på butiken/avdelningen. Klubben hanterar även löneförhandlingar för de butiker som saknar SPFs kontaktombud. MBL-förhandlingar som gäller chefstillsättningar samt förhandlingar som rör förhållanden kring enskilda individer hanterar respektive Personal- och Samrådskontakt. Det är en god idé att skapa en bra relation till ert regionala Unionen-kontor och er ombudsman där. Ni kan vända er till Unionen för tips och råd i olika förhandlingar. Det går också bra att kontakta Personal- och Samrådskontakten i ert område. Om det behövs kan Unionen bistå i förhandlingar med en ombudsman som förhandlar tillsammans med klubbens representant. Då heter det att vi gör en förstärkt lokal förhandling. Handbok för Förtroendevalda 17

20 Systembolagets Personalförening SPF Samverkansavtalet är ett medbestämmandeavtal som utgår från Medbestämmandelagen (MBL). I samverkansavtalet finns beskrivningar för vad som händer när man inte kommer överens i en MBLförhandling. Mer om förhandlingar hittar du i vår förhandlingsordning i Bilaga 1. Arbetsuppgifter för Klubbstyrelsen Kontakt med butiker/arbetsplatser. Förhandlingar Värva medlemmar. Löneförhandlingar på butiker utan kontaktombud. Kontakt med andra lokala klubbar. Kontakt med Föreningsstyrelsen. Planera och arrangera årsmöte. Årsmöte ska hållas mellan 1 januari och 28 februari. Protokoll med samtliga bilagor ska skickas till SPF centralt och Unionens regionkontor inom två veckor efter årsmötet, men senast den 31 mars. Hålla styrelsemöten protokoll ska skickas till spf@systembolaget.se samt till medlemmar/butiker/ombud i klubbens område (styrelseprotokoll skickas osignerade). Hålla konstituerande styrelsemöte snarast efter genomfört årsmöte. Protokoll ska skickas till spf@systembolaget.se och till Unionen. Hålla kontaktombudsdagar en gång varje år (två gånger vid lönerevision) minnesanteckningar skrivs och skickas in till spf@systembolaget.se. Hålla medlemsmöten. Delta på samrådsmöten som Föreningsstyrelsen kallar till. Inför avtalsrörelse samla in medlemmarnas avtalskrav. Inför representantskapet (RS) motioner, nomineringar till valberedningen, håll ett styrelsemöte innan RS, återkoppla till motionären efter RS. Inrapportering av förtroendevalda till föreningsstyrelsen bilaga 2 och 3 (konstitueringsblankett) och till Unionen (fylls i under administrera klubb på Unionens hemsida). Anmäla sig till och delta på relevanta utbildningar. Informera medlemmarna om klubbens verksamhet. Årsmöte Inför årsmötet Planera inför årsmötet i god tid. Om det finns behov av att äska pengar vänder du dig i första hand till Unionen. Äskandet ställs till Unionens regionstyrelse. I andra hand skickar du in ett äskande till Föreningsstyrelsen. Ta kontakt med valberedningen i god tid och stäm av vilka poster som ska väljas. Den första kallelsen skickas ut till klubbens kontaktombud åtta veckor innan årsmötet och andra kallelsen skickas fyra veckor före klubbens årsmöte. Alla medlemmar i SPF har rätt att skriva motioner. Motion som ställs till årsmötet skall inkomma till klubben fyra veckor innan årsmötet. Motion som ställs direkt till representantskapet (RS) ska vara Föreningsstyrelsen tillhanda sju veckor innan RS. 18 Handbok för Förtroendevalda

21 Systembolagets Personalförening SPF Vid närvaro på klubbens årsmöte och/eller medlemsmöte har medlemmen rätt till lön (max 5 timmar om året). Blankett: Utbetalningsunderlag möte, bilaga 4 i denna handbok. Årsmöteshandlingar Årsmöteshandlingarna består av: dagordning, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, revisorernas berättelse, valberedningens förslag. Tänk även på att förbereda blankett: utbetalningsunderlag möte (bilaga 4), en närvarolista och reseräkning (bilaga 5). I SPFs stadgar står vad som ska finnas med på dagordningen. Efter årsmötet Kopior av klubbens justerade årsmötesprotokoll med bilagor (närvarolista, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse och revisorernas berättelse) skickas per post (med internposten till SPF eller på adress SPF, Systembolaget, STOCKHOLM) eller inskannade via mejl till spf@systembolaget.se samt till Unionens regionkontor. Årsmötesprotokollet skickas ut till arbetsställena. Protokollet skickas två veckor efter årsmötet. Det ska dock vara inne senast den 31 mars för att inte klubben ska missa ekonomiska bidrag och kallelser till möten. Originalet arkiveras i minst tio år hos den lokala klubbens sekreterare. Konstituerande möte På styrelsens konstituerande möte bestämmer man vilka personer som har rätt att företräda klubben och teckna dess firma. På detta möte utses vice ordförande, sekreterare, ekonomiansvarig, arbetsmiljöansvarig, studieansvarig och eventuellt övriga roller som klubbstyrelsen bestämmer. Blankett för konstituering finns som bilaga 3. Skicka blanketten till Föreningsstyrelsen, antingen via mejl eller per post. Motioner och skrivelser SPF är en demokratiskt styrd organisation med medlemmarna i fokus. Det betyder att det är medlemmarna som bestämmer vad SPF ska göra. Ett sätt att vara med och bestämma är att skriva motioner eller skrivelser. Alla medlemmar i SPF har rätt att skriva och skicka in motioner eller skrivelser antingen till sin klubb, Föreningsstyrelsen eller till RS. En bra motion har en tydlig problemformulering. Vad är det du vill ändra på eller utveckla, och vad är målet med din motion? En tydlig beslutsformulering är viktig, vad är det du vill att SPF ska göra? Utgå gärna från dig själv och dina erfarenheter, men tänk på att ju fler som står bakom en motion desto större tyngd får den. Beskriv problemet och argumentera för din sak. Det är enklare att få igenom en motion som beskriver vad du vill uppnå, än en motion som anger exakt hur SPF ska arbeta med problemet. Det kan vara bra att dela upp ditt förslag i flera att-satser eftersom RS beslutar om varje att-sats för sig. När du är färdig med formuleringarna ska du skriva under motionen med ditt namn och arbetsställe. Behöver ni hjälp med att skriva? Kontakta Föreningsstyrelsen så hjälper vi dig! Motion som skickas till klubben ska vara klubben tillhanda fyra veckor före klubbens årsmöte och motion som skickas till RS ska vara Föreningsstyrelsen tillhanda sju veckor före RS. Skrivelser kan skickas till klubbar eller till Föreningsstyrelsen under hela året. SPFs kontaktombudsdag En kontaktombudsdag genomförs en gång per år. Om det är ett år med lönerevision har klubben rätt att arrangera två dagar per år. Den ena dagen ska vara utbildning i löneförhandling. I övrigt så bestämmer klubben själv innehållet på kontaktombudsdagen. Klubben ska skicka in en ansökan Handbok för Förtroendevalda 19

22 Systembolagets Personalförening SPF om ledighet för alla ombud som ska delta på ombudsdagen för att de ska få rätt till ledighet med lön. Blanketten ska skickas till allra senast fyra veckor innan ombudsdagen. Skicka gärna ansökan med god marginal så att vi hinner gå igenom den och skicka vidare till rätt person på HR för godkännande. När ledigheten godkänts skickar HR-enheten ut mejl till alla berörda butiker med instruktion om hur timmarna ska registreras i Heroma. Klubben ska skicka kallelse till alla kontaktombud minst fyra veckor i förväg, gärna i god tid innan den 15:e månaden före så att butikschefen kan planera frånvaron. Sänd gärna med program, om sådant är framtaget. Har ni svårt att komma fram med förslag på ämnen att ta upp på kontaktombudsdagarna? Låt det vara en punkt på dagordningen varje utbildningsdag; vad önskar sig ombuden fortbildning i? Tips och tankar om arbetet i klubben Det är bra om klubbstyrelsens ledamöter delar upp butikerna mellan sig, så att varje kontaktombud får sin egen kontaktperson i styrelsen. Man kan förslagsvis förlägga klubbens styrelsemöten på olika butiker, för att på det sättet hålla kon takten med medlemmarna. Särskilt viktigt är detta om det är långa avstånd rent geo gra fiskt mellan butikerna. Delaktighet skapar engagemang! Arbeta för att alla ska vara så delaktiga som möjligt i styrelsearbetet. Dela upp arbetsuppgifterna mellan er, och var inte rädd för att byta uppgifter. Tänk på att ni i styrelsen har tystnadsplikt när det gäller information som rör enskilda medlemmar. Ett öppet samtalsklimat på styrelsemötena är grund för ett bra arbetsklimat. En förutsättning är dock att alla respekterar sekretessen. Att tänka på vid ansökan om facklig ledighet Ansökan skall vara inne minst fyra veckor i förväg helst fem! Använd alltid den blankett som heter: ansökan om ledighet för deltagande i facklig utbildning bilaga 6. Om ansökan gäller Kontaktombudsdag, ska alla namn på listan vara aktuella (tänk på att den treåriga mandatperioden kan ha gått ut.) Annars blir det ingen ledighet med betalning. Deltagare i kontaktombudsdag måste vara anmäld som förtroendevald till Systembolaget. Inga ersättare får åka. Kolla så att butiken fortfarande finns och att ombudets namn är korrekt. Ansök alltid till spf@systembolaget.se. Ledighet beviljas i enlighet med överenskommelse mellan företaget och SPF. Beslut skickas via mejl från företaget till berörda butiker samt till SPFs representant. Tid och resor för SPFs kontaktombudsdag förs på kostnadsställe 3250 och aktivitetsnummer Handbok för Förtroendevalda

23 Systembolagets Personalförening SPF För klubbens Ekonomi Det finns en del att hålla reda på när det gäller klubbens ekonomi. Styrelsen har säkert valt en ekonomiansvarig och det är kanske han/hon som har störst nytta av det här kapitlet. Vi har valt att kalla det klubbens ekonomi. För även om det finns en ekonomiansvarig så är hela styrelsen ansvarig för att klubbens ekonomi sköts. Klubbavgifter/klubbidrag Föreningens årsmöte (RS) fattar beslut om en klubbavgift ska tas ut, hur stor avgiften ska vara och hur den fördelas mellan förening och klubb. Alla som är medlemmar i SPF betalar klubbavgift. Klubbavgiften betalas in i samband med att medlemsavgiften dras från Unionen. År 2009 fattade RS beslut om att avgiften ska vara 15 kronor per månad för försäljar-, depå- och kontorsklubbens medlemmar och 25 kronor per månad för butikschefernas medlemmar. Av dessa summor går 9 respektive 19 kronor per medlem och månad till den lokala klubben och kallas då klubbidrag. Föreningsstyrelsens ekonomiansvarig gör utbetalning två gånger per år (april och september) till klubben. Utbetalningarna gäller för perioderna januari till juni och juli till december. Förutsättningen för att klubbidraget skall utbetalas är att klubben har genomfört sitt årsmöte och skickat in samtliga års-möteshandlingar (se under rubrik årsmöte/årsmöteshandlingar) till SPFs Föreningsstyrelse. Administrationsbidrag Efter genomfört årsmöte ska årsmöteshandlingarna skickas in till Unionens regionkontor. Unionens stadgar säger att handlingarna ska vara dem tillhanda senast den 31 mars, men skicka in pappren snarast efter genomfört årsmöte. När handlingarna inkommit utbetalas ett administrationsbidrag till klubben. Detta bidrag sätts in på SPFs centrala konto och Föreningsstyrelsens ekonomiansvarige för sedan över pengarna till klubben. Äska pengar/kostnadsredovisning Om klubben behöver ytterligare medel kan man ansöka om detta i första hand hos Unionen enligt de regler som gäller hos Unionen. I andra hand ansöker man om bidrag hos Föreningsstyrelsen minst två månader före planerad aktivitet. Ansökan ska inkomma skriftligen med motivering och en redovisning av det ekonomiska läget i klubben. Efter beviljande från Föreningsstyrelsen och genomförd aktivitet ska en kostnadsredovisning insändas till Föreningsstyrelsen. Blankett för äskande och kostnadsredovisning finns som bilaga 7 och 8. Firmateckning På styrelsens konstituerande möte bestämmer man vilka personer som har rätt att teckna klubbens firma. Det är vanligtvis ekonomiansvarig som tillsammans med ordförande tecknar firma. Firmatecknandet införs i det protokoll som uppförs i samband med konstitueringen och blankett fylls i. Det firmatecknade protokollet och blanketten för firmateckning lämnas till banken. I vissa fall vill banken bara ha ny firmateckning om det skett en förändring. Blankett med förslag på hur firmateckning skrivs finns som bilaga 9. Handbok för Förtroendevalda 21

24 Systembolagets Personalförening SPF Organisationsnummer Vid öppning av nytt bankkonto begär klubben ett föreningskonto. Banken kan ställa krav om att klubben ska ha ett organisationsnummer. Detta nummer fås av Skatteverket. Läs på Skatteverkets hemsida för mer information. Bokföring Registrering av klubbens löpande ekonomi sker genom bokföring av verifikationer i bokföringsbok. Klubbens verksamhetsår är från den 1 januari till den 31 december. Efter avslutat verksamhetsår upprättas en resultat- och balansräkning som lämnas till klubbens revisorer för granskning inför klubbens årsmöte. Förslag till blankett för resultat- och balansräkning finns som bilaga 10. Kvartalsredovisning Efter varje kvartal, den 31 mars, 30 juni, 30 september och 31 december, vill Föreningsstyrelsen ha besked från ekonomiansvarige i klubben om den ekonomiska ställningen. Ett mejl med uppgifterna: vilken klubb, vilket saldo vid ovanstående datum och om ni i klubben planerar någon aktivitet som medför kostnad. Mejlet skickas till Föreningsstyrelsens ekonomiansvarige karin.larsson@systembolaget.se. Kostnadsställe 3250 Nedan finns uppräknat de flesta fackliga aktiviteter som ligger under kostnadsställe När kostnadsstället används skall det alltid redovisas tillsammans med ett aktivitetsnummer. Resor i samband med aktiviteterna nedan läggs på samma aktivitetsnummer som den registrerade tiden. 22 Handbok för Förtroendevalda

25 Systembolagets Personalförening SPF Reseräkningar Reseräkning skrivs i samband med fackligt aktivitet. Mer information hur du fyller i din reseräkning finner du på: Vinet/Personal/Tjänsteresa/Rese- och traktamentsersättning. Reseräkningen skickar du till SPF, Systembolaget, Stockholm. Eller så skickar du den helt enkelt med internposten till huvudkontoret och märker kuvertet med SPF. Klubben betalar Vid medlemsmöte eller årsmöte är det klubben som står för kostnaden eftersom det är internt fackligt arbete (utom för arbetstiden om max 5 timmar). Klubben bekostar mat och resor för de närvarande. Klubben kan välja att ta ut en kostnad för mat av deltagarna. Reseräkning till klubbens årsmöte finns som bilaga 5. Unionens regionråd Unionen kallar till regionråd (årsmöte) på våren till valda delegater. Om det är en kurs i samband med regionrådet som är F-märkt ska man ansöka om ledighet till spf@systembolaget.se via mejl. Ibland hålls regionråd över flera dagar, men bara en av dem är F-märkt. I det fallet är det bara dagen som är F-märkt som företaget betalar för. Är ingen av dagarna F-märkt och du skulle ha jobbat, så är det Unionen som betalar ut förlorad arbetsförtjänst efter inkommen begäran. Även utlägg för resor till och från regionrådet betalas av Unionen. Föreningens representantskap Inför föreningen SPFs representantskap som hålls en helg före maj månads utgång skickas kallelse till valda delegater. Det är SPF centralt som betalar resorna och eventuell förlorad arbetsförtjänst (om man skulle ha jobbat) för detta tillfälle. Det betyder att du inte ska boka din resa via Systembolagets resebyrå! Uppgifter om vart du vänder dig för att boka resa finns i kallelsen till representantskapet. SPFs kontaktombudsdagar När klubben håller sin kontaktombudsdag står klubben för maten. Om inte klubben har ekonomi för detta skickas fakturan till SPF centralt. Fakturan ställs till: Systembolagets Personalförening, Systembolaget, STOCKHOLM, med betalningsvillkor på 30 dagar. Kostnaden för lokal faktureras SPF centralt, samma adress och villkor som ovan. Handbok för Förtroendevalda 23

26 Systembolagets Personalförening SPF För SPFs kontaktombud Det här avsnittet vänder sig främst till dig som är SPFs kontaktombud. Med det menas helt enkelt att du har ett förtroendeuppdrag som fackligt ombud. Uppdraget och dess innebörd Som SPFs kontaktombud är du fackligt förtroendevald och din främsta uppgift är att ta tillvara medlemmarnas gemensamma intressen på arbetsplatsen. Kontaktombudet är klubbstyrelsens kontakt i butik och förhandlar enligt mandat som klubbstyrelsen beslutar. Som kontaktombud fungerar du som länk mellan medlemmarna på butiken och Unionen/SPF. Ett av dina uppdrag som ombud är att informera medlemmarna. Du ska också hjälpa till att säkerställa att våra avtal följs. Det innebär att du till exempel ska hålla koll på att samverkan sker i enlighet med samverkansavtalet och att butikschefen följer kollektivavtalet. En annan viktig roll är att informera nya medarbetare om SPF/ Unionen och berätta om vår verksamhet. Du är vår främsta möjlighet att kunna värva nya medlemmar. Det betyder inte att du behöver veta och kunna allt. Ibland räcker det att kunna väcka en nyfikenhet. Hänvisa till klubben eller Unionen om du får frågor du inte kan svara på, eller ännu bättre, erbjud dig att ta reda på svaret. Det är viktigt att du håller dig själv uppdaterad med verksamheten och avtal. Gå på de utbildningar och träffar som klubben kallar till. Som ombud ska du också gå Unionens grundkurs. Om det var väldigt länge sedan du gick finns det inget som hindrar att du går den igen. Tänk på att vidarebefordrar ditt önskemål om att gå utbildning till klubben. Den tid som du arbetar som fackligt förtroendevald på arbetsstället sätts upp på kostnadsställe 3250 med aktivitetsnummer Tänk på att den tid som id-löneförhandling tar sätts upp på arbetsstället. Val av SPFs kontaktombud SPFs kontaktombud utses vid val genom röstning på butiken, lämpligen vid morgonmöte eller vid samverkansmöte. Det är bara försäljare (inklusive de med kombitjänster) som är medlemmar i Unionen som får rösta. Ni har rätt att hålla möte utan att butikschefen eller icke-medlemmar närvarar, bara ni ser till att hålla mötet på en tidpunkt som inte stör verksamheten. Kallelse till medlemsmöte ska sättas upp sju dagar före mötet. Skriv ut blanketten val spf kontaktombud som du hittar på Vinet under blanketter. Under mötets gång ska ni föra protokoll. En mall för detta finns i blanketten. När valet är genomfört skickas protokoll och blankett till din lokala klubbordförande (det är ordföranden som sedan anmäler dig som förtroendevald till arbetsgivare och till Unionen). Behåll ett exemplar på butiken och sätt upp det på anslagstavlan. Mandatperioden för uppdraget är 3 år. Detta innebär att du måste hålla reda på när det är dags för omval eller val av en efterträdare. Vid både nyval och omval måste en ny anmälan göras. Det kontaktombud som slutar eller byter butik ansvarar för att en efterträdare utses. Gör gärna en överlämning där tiden förs på kostnadsställe 3250 och aktivitetsnummer Handbok för Förtroendevalda

27 Systembolagets Personalförening SPF Löneförhandlingar En av dina viktigaste uppgifter som ombud är att förhandla individuella löner vid lönerevision. Här lotsar vi dig igenom de olika stegen och ger dig tips och råd att tänka på. Så här går det till: 1. Ta reda på vem du förhandlar för Du förhandlar för dig själv och för medlemmar i Unionen och medlemmar i andra förbund. Behöver du hjälp med att ta reda på vem som är medlem kan du vända dig till Unionens medlemsregister. Du förhandlar inte för de som inte är anslutna, och inte heller för medlemmar som meddelat att de inte vill att du ska förhandla för dem. Enskilda medarbetare har ingen rätt att själva förhandla med sin chef. Om man inte är medlem eller avsäger sig att bli förhandlad för så sätter chefen ensidigt lön. 2. Ha en dialog med dina medlemmar Prata med dina kollegor och ta reda på vad de har för förväntningar och önskemål kring lönerevisionen. Ta reda på hur medlemmarna ser på sin utveckling under året som gått och vad de tycker ligger till grund för en lönehöjning. Gör gärna anteckningar så du kommer ihåg. Det finns också möjlighet att dela ut en blankett som dina kollegor får fylla i. 3. Ta emot butikschefens utgångsbud Se till att få budet i god tid så att ni hinner med hela förhandlingen utan att stressa. En vecka kan vara lagom. Då blir det ett par dagar för dig att se över butikschefens bud och komma med eget förslag, eller förslag till ändringar. Därefter behöver ni tid att förhandla kring de olika utgångsbuden, kanske vid mer än ett tillfälle. Du ska också se till att de olika delarna i budet blir ordentligt motiverade så att du vet vad som ligger bakom löneförslaget. Det räcker inte att bara få reda på siffrorna. Kräv en ordentlig förklaring till varför förslaget du får ser ut som det gör! 4. Ta dig en rejäl funderare Ta dig tid att begrunda det bud som butikschefen har kommit med. Du ska aldrig acceptera det första budet vid sittande bord. 5. Lägg ett eget, eller ändrat, bud Lägg fram ett eget förslag. Du kan antingen utgå från det bud du fått, eller lägga ett helt nytt förslag. Var inte rädd för att ha synpunkter på butikschefens bud. 6. Förhandla Ha en dialog med varandra om de olika buden som ligger. Argumentera för dina förslag och var öppen för motpartens resonemang. En god förhandling kännetecknas av att båda sidor kompromissar utifrån sina utgångsbud. Efter att ni diskuterat låter du butikschefen lägga fram ett nytt förslag, alternativt lägga ett slutbud. 7. Hantera slutbudet Om ni är överens så skriver butikschefen ut ett förhandlingsprotokoll som du får skriva under. Kontrollera att lönerna finns med som bilaga. Protokollet ska skrivas under i tre exemplar, ett är till dig, ett till butikschefen och ett till områdeschefen. Handbok för Förtroendevalda 25

28 Systembolagets Personalförening SPF Om ni inte kan enas om slutbudet så ska ni skriva detta i protokollet och du ska kontakta klubbens ordförande omgående. Tänk på att vi bara har en vecka på oss innan avslutad förhandling att kalla till central förhandling. 8. Skicka in kopia av protokollet Efter avslutad förhandling ska du skicka in en kopia av protokollet till klubbens ordförande. Se till att även bilagan med lönerna finns med. Detta är för att klubben ska veta att förhandlingen är genomförd och avslutad. En annan viktig anledning är att klubben ska få en uppfattning om hur lönerna ser ut i ert område och kunna göra statistik. Detta är till stor hjälp för att kunna få upp lönerna. 9. Butikschefen meddelar nya löner Efter att ni kommit överens är det butikschefens uppgift att meddela den nya lönen och motivera nivån. Du behöver inte svara inför medlemmarna om varför de fått den lön de fått. Det är butikschefens uppgift. Tänk dock på att dina medlemmar ska känna förtroende för dig när du förhandlar. Det är viktigt att de känner att du förhandlar för dem, och inte i någon annans intresse. Att tänka på under förhandlingen Det är viktigt att skilja på sak och person. Försök att lägga undan personliga känslor och engagemang i förhandlingarna och se sakligt på individens prestation. Behandla de förslag du får respektfullt och konfidentiellt. Allt som sägs under förhandlingen är konfidentiellt och du får aldrig diskutera förhandlingens bud med någon utomstående. Visa respekt för din motpart. Lyssna utan att avbryta och ta en stunds eftertanke innan du förkastar något. Låt dig inte lockas att lösa motpartens problem. Om hela löneutrymmet är utlagt i första förslaget och du anser att någon lön behöver höjas mer, så behöver du inte komma med förslag på varifrån pengarna ska tas. Det blir motpartens huvudvärk. På det sättet riskerar du inte att förespråka en sänkning för någon. Du ska aldrig argumentera för att någon har fått för mycket i lön och borde sänkas. Använd istället förslaget som en språngbräda för att höja någon annan. Gå aldrig med på att korrigera felaktiga löner med hjälp av potten. Pengarna i löneförhandlingen ska inte användas för att korrigera någon som har felaktigt satt lön. Pengar till detta ska tas utanför ordinarie revision. Ofta kan man få höra att någon ligger lågt i förhållande till andra på arbetsstället och dennes lön därför ska höjas. Det är inget godtagbart argument och ett typiskt exempel på när arbetsgivaren vill använda potten till att korrigera någons lön. Vi har individuell och differentierad lön som ska grundas på kompetens och uppnådda resultat. Du kan läsa mer i vårt löneavtal om vad som ligger till grund för bedömningen av lön. Det är en god idé att läsa igenom det innan du börjar ditt arbete med löneförhandlingarna. Det finns en överenskommelse med företaget som ger handledare (Interna handledare, Dryckesprovningshandledare, Systemhandledare, Ergonomihandledare och Städsupport) rätt till en löneöversyn för att säkerställa rätt lönenivå. Om en sådan löneöversyn har skett och en höjning är aktuell, ska denna ligga utanför ordinarie lönerevision och inte tas ur potten. 26 Handbok för Förtroendevalda